Google Forms: Bắt đầu dễ dàng

Bạn muốn tạo một bài trắc nghiệm, khảo sát, biểu mẫu đăng ký, đặt hàng hoặc bất kỳ trang web nào nhằm thu thập phản hồi từ đồng nghiệp, khách hàng hoặc những người khác? Bạn có thể thiết kế và triển khai một biểu mẫu trực tiếp từ trình duyệt web của bạn bằng Google Forms. Nó được tích hợp vào Google Drive để lưu trữ biểu mẫu của bạn trong đám mây.

Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể sử dụng Google Forms miễn phí. Nó cũng là một phần của Google Workspace, bộ sưu tập các ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google dành cho người dùng chuyên nghiệp và doanh nghiệp, bao gồm Google Docs, Sheets, Slides, Gmail và nhiều ứng dụng khác. Forms ít được biết đến hơn các ứng dụng năng suất khác này, nhưng đây là một công cụ hữu ích mà bạn nên biết. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn tạo một biểu mẫu, triển khai nó trực tuyến và xem những phản hồi đã thu thập được.

Bắt đầu một biểu mẫu mới

Trước tiên, đăng nhập vào tài khoản Google hoặc Google Workspace của bạn nếu chưa làm điều đó. Bạn có thể tạo một biểu mẫu mới theo nhiều cách khác nhau.

• Trong Google Drive: Từ màn hình chính của Google Drive, nhấp vào nút “Mới” ở góc trên bên trái, sau đó chọn Google Forms. Ứng dụng web Google Forms sẽ mở trong một tab trình duyệt mới, hiển thị một biểu mẫu trống.

• Hoặc bạn có thể bắt đầu với một mẫu và chỉnh sửa nó theo nhu cầu của bạn. Trên màn hình chính của Google Drive, nhấp vào nút “Mới”, sau đó, bên phải của “Google Forms”, nhấp vào mũi tên và chọn “Từ một mẫu”. Bạn sẽ được chuyển đến một thư viện nơi bạn có thể chọn một mẫu đã thiết kế trước đó. Các mẫu này được thiết kế để thu thập dữ liệu cụ thể từ mọi người, ví dụ như sẵn lòng tham dự một cuộc họp, thông tin liên hệ hoặc ý kiến về một chủ đề.

• Trong Google Forms: Ở phía trên màn hình chính, nhấp vào hình thu nhỏ “Trống”, chọn một hình thu nhỏ mẫu bên phải hoặc nhấp vào “Thư viện mẫu” để mở trang thư viện mẫu như đã mô tả ở trên.

• Trong Google Sheets: Bạn có thể chèn một biểu mẫu vào một bảng tính. Khi mọi người điền vào biểu mẫu này, phản hồi của họ sẽ được lưu trong một bảng tính mới của bảng tính của bạn.

• Truy cập Forms.new: Truy cập Forms.new để mở ngay một biểu mẫu mới trong một tab trình duyệt mới.

Xây dựng biểu mẫu của bạn

Bây giờ chúng ta sẽ xem xét việc tạo một biểu mẫu từ đầu. Nếu bạn đã bắt đầu với một mẫu, chỉ cần sử dụng các công cụ tương tự được mô tả dưới đây để chỉnh sửa các phần tử đã được bao gồm trong một mẫu.

Ở phía trên trang là ô chính để nhập tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu của bạn. Nhấp vào dòng “Biểu mẫu chưa có tiêu đề” để nhập tiêu đề cho biểu mẫu của bạn. Trên dòng dưới tiêu đề, bạn có thể nhập các từ mô tả biểu mẫu của bạn với một chút thông tin chi tiết hơn.

Ngay phía dưới ô tiêu đề/mô tả là các ô phần tử.

Làm việc với câu hỏi

Phần tử mà bạn nên quen thuộc nhất là hộp câu hỏi. Trong một biểu mẫu trống, một hộp câu hỏi xuất hiện dưới ô tiêu đề/mô tả, với định dạng mặc định là lựa chọn nhiều lựa chọn. Để thay đổi thành một định dạng câu hỏi khác, nhấp vào hộp câu hỏi để chọn. Nhấp vào “Lựa chọn nhiều” sẽ mở một menu liệt kê các định dạng câu hỏi khác mà bạn có thể chọn.

• Câu trả lời ngắn hoặc Đoạn văn: Người trả lời nhập câu trả lời của mình vào một trường văn bản. Trường Đoạn văn lớn hơn trường Câu trả lời ngắn.

• Nhiều lựa chọn, Ô đánh dấu hoặc Trình đơn thả xuống: Người trả lời chọn từ các tùy chọn trong danh sách mà bạn cung cấp. Với nhiều lựa chọn (nút radio) và trình đơn thả xuống, người trả lời chỉ có thể chọn một tùy chọn duy nhất. Với ô kiểm, họ có thể chọn nhiều tùy chọn.

• Tải lên tệp tin: Cho phép người trả lời tải lên một tệp tin lên Google Drive của bạn. Ví dụ, bạn tạo một biểu mẫu cho ứng viên ứng tuyển và bạn muốn họ tải lên một file PDF của CV của họ. (Người trả lời phải đăng nhập bằng tài khoản người dùng Google để tải lên tệp tin.)

• Thang đo tuyến tính: Người trả lời được yêu cầu đánh giá một điều gì đó trên một thang đo, ví dụ từ 1 đến 5.

• Bảng điều khiển nhiều lựa chọn hoặc Bảng điều khiển ô kiểm: Người trả lời chọn các câu trả lời được sắp xếp trong một bảng. Với bảng điều khiển nhiều lựa chọn (nút radio), người trả lời chỉ có thể chọn một tùy chọn duy nhất. Với bảng điều khiển ô kiểm, họ có thể chọn nhiều tùy chọn.

• Ngày hoặc Giờ: Người trả lời nhập ngày hoặc giờ, có thể ở quá khứ hoặc tương lai. Ví dụ, bạn có thể hỏi ngày sớm nhất mà họ có thể tham gia một cuộc họp. Biểu mẫu bao gồm một lịch hoặc dụng cụ đồng hồ mà người trả lời có thể sử dụng để nhập câu trả lời của mình.

Sau khi chọn một định dạng câu hỏi, nhấp vào dòng “Câu hỏi chưa có tiêu đề” và nhập câu hỏi bạn muốn người trả lời đọc. Bạn có thể thêm ảnh để đi kèm với câu hỏi này bằng cách nhấp vào biểu tượng ảnh bên phải dòng. Bạn có thể tải lên một tệp hình ảnh từ máy tính hoặc Google Drive của bạn.

• Để thêm mô tả cho câu hỏi: Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới bên phải và chọn “Mô tả”. Điều này sẽ mở một dòng “Mô tả” mà bạn có thể điền vào dưới câu hỏi.

• Để thêm các lựa chọn câu trả lời: Dưới câu hỏi, nhấp vào dòng “Tùy chọn 1” và nhập một câu trả lời mà bạn muốn người trả lời xem xét. Bạn có thể bao gồm một ảnh với lựa chọn này bằng cách nhấp vào biểu tượng ảnh bên phải của dòng này.

• Nhấp vào “Thêm tùy chọn” để thêm một lựa chọn câu trả lời khác, hoặc nhấp vào “Thêm tùy chọn câu trả lời” để thêm một lựa chọn với một dòng trống mà người trả lời có thể nhập câu trả lời.

• Để yêu cầu người trả lời trả lời câu hỏi này: Nhấp vào công tắc “Bắt buộc” ở góc dưới bên phải. Nếu người trả lời không trả lời câu hỏi này, họ sẽ không thể gửi các câu trả lời khác của họ trong biểu mẫu của bạn.

• Để thêm một hộp câu hỏi khác vào biểu mẫu của bạn: Nhấp vào nút “+” ở đầu thanh công cụ nổi bên phải của biểu mẫu của bạn.

Bạn có thể tiếp tục thêm câu hỏi và câu trả lời theo cách này cho đến khi biểu mẫu của bạn hoàn chỉnh.

Sử dụng định dạng bài trắc nghiệm

Nếu bạn muốn kiểm tra kiến thức của người trả lời, ví dụ sau một buổi đào tạo, bạn có thể định dạng biểu mẫu như một bài trắc nghiệm. Người trả lời phải chọn câu trả lời hoặc các câu trả lời đúng cho mỗi câu hỏi và được thưởng điểm.

• Để định dạng biểu mẫu thành bài trắc nghiệm: Ở đầu trang, nhấp vào “Cài đặt”. Trên trang tiếp theo, bật tùy chọn “Biến trang này thành bài trắc nghiệm”.

Bây giờ, khi bạn nhấp vào bất kỳ hộp câu hỏi nào, bạn sẽ thấy “Khóa câu trả lời” ở góc dưới bên trái của hộp.

• Nhấp vào “Khóa câu trả lời” để truy cập vào một bảng điều khiển nơi bạn có thể chọn các câu trả lời đúng cho câu hỏi. Bạn cũng phải chỉ định số điểm mà câu hỏi này đạt được nếu trả lời đúng. Bạn sẽ cần đặt khóa câu trả lời cho mỗi câu hỏi trong một bài trắc nghiệm.

Thêm các phần tử: tiêu đề/mô tả, hình ảnh hoặc video

Ngoài các câu hỏi, có ba loại phần tử khác bạn có thể thêm vào biểu mẫu của mình. Nhấp vào các nút tương ứng trên thanh công cụ bên phải của biểu mẫu của bạn.

• Thêm tiêu đề và mô tả: Hộp này tương tự như hộp ở đầu biểu mẫu của bạn. Nó có các ô tiêu đề và mô tả riêng mà bạn có thể hoàn thành. Một hộp tiêu đề/mô tả có thể hữu ích nếu bạn muốn thêm một số danh mục hoặc cung cấp thêm thông tin cho người trả lời trước khi tương tác với một hộp câu hỏi. (Thêm các phần trong biểu mẫu của bạn, như mô tả dưới đây, có thể tốt hơn để chia một biểu mẫu dài và phức tạp hơn. Cuối cùng, đây là sự lựa chọn thiết kế cá nhân của bạn.)

• Thêm hình ảnh: Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn một tệp hình ảnh từ máy tính hoặc Google Drive của bạn. Bạn có thể điều chỉnh kích thước hình ảnh nhúng bằng cách chọn nó và kéo các góc của khung xung quanh nó.

• Thêm video: Từ bảng điều khiển mở ra, bạn có thể tìm kiếm trên YouTube hoặc dán URL video YouTube bạn muốn nhúng. Người trả lời của bạn có thể nhấp vào để xem nó.

Quản lý các phần tử

Vì bạn có thể thiết kế một biểu mẫu với nhiều câu hỏi, tiêu đề/mô tả, hình ảnh và video YouTube, quan trọng là biết cách quản lý các hộp của chúng.

• Để di chuyển một phần tử: Đặt con trỏ lên đầu hộp, nhấp vào và giữ biểu tượng sáu điểm xuất hiện. Kéo hộp xuống hoặc lên và thả nó vào vị trí bạn muốn nó xuất hiện. (Lưu ý: Bạn không thể di chuyển hộp văn bản/mô tả lên đầu biểu mẫu hoặc một phần.)

• Để sao chép hoặc xóa một phần tử: Nhấp vào hộp để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng sao chép (hai tờ giấy) hoặc biểu tượng xóa (thùng rác). Những biểu tượng này xuất hiện ở dưới phần tử câu hỏi và ở góc trên bên phải của các loại phần tử khác. Nếu bạn sao chép một phần tử, bản sao của nó sẽ xuất hiện dưới phần tử gốc.

Làm việc với các phần

Biểu mẫu của bạn có thể được chia thành các phần – ví dụ, nếu nó có nhiều câu hỏi và hình ảnh, nó có thể trông rối mắt đối với người trả lời.

• Để thêm một phần mới: Nhấp vào một hộp phần tử để chọn nó. Trên thanh công cụ bên phải của biểu mẫu của bạn, nhấp vào nút Thêm một phần dưới cùng. Một hộp tiêu đề phần mới sẽ được thêm phía dưới. Nó có một hộp tiêu đề/mô tả riêng mà bạn có thể hoàn thành. Mọi phần tử nằm phía dưới hộp này, hoặc mà bạn thêm hoặc di chuyển xuống dưới, sẽ được xem là thuộc về phần này.

• Để quản lý một phần: Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải của hộp tiêu đề phần. Trong menu mở ra, bạn sẽ thấy các tùy chọn để sao chép, di chuyển hoặc xóa phần, hoặc hợp nhất với phần trước đó. Lưu ý rằng khi bạn chọn một phần, nó ảnh hưởng đến tất cả các hộp phần tử nằm phía dưới hộp tiêu đề phần này. Vì vậy, nếu bạn chọn xóa một phần, tất cả các hộp phần tử nằm phía dưới sẽ bị xóa. Để giữ các phần tử này trong khi xóa phân đoạn phân chia, chọn tùy chọn Hợp nhất với phần trước.

Giờ bạn đã có thông tin cần thiết để tạo một biểu mẫu Google Forms, bạn có thể bắt đầu thu thập dữ liệu và nhận phản hồi từ đồng nghiệp, khách hàng hoặc người khác. Đừng quên ghé thăm Crawlan.com để biết thêm mẹo và thủ thuật về việc tạo biểu mẫu trực tuyến.

Hãy truy cập Crawlan.com để khám phá các bài viết hữu ích khác và tài nguyên để cải thiện sự hiện diện của bạn trực tuyến.