Bạn có hiểu rõ về tầm quan trọng của việc có một lịch trình cuộc họp. Hãy nghĩ về nó giống như một danh sách nhiệm vụ: bạn không đi vào siêu thị mà không có danh sách, vì nếu không bạn sẽ quên những thứ cần mua và mất thời gian lúng túng. Tương tự, bạn không nên tham gia cuộc họp mà không có lịch trình, vì điều đó sẽ dẫn đến việc bỏ qua các điểm trao đổi và lãng phí thời gian.
Trong khi hầu hết mọi người hiểu tầm quan trọng của lịch trình cuộc họp, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc xác định những gì cần bao gồm trong lịch trình của họ để có cuộc trò chuyện hiệu quả. Đó là lý do tại sao mẫu lịch trình cuộc họp ra đời!
Mẫu lịch trình cuộc họp giúp hướng dẫn bạn về những gì cần trò chuyện và trong thứ tự nào để thảo luận về các vấn đề, giúp cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả và năng suất nhất có thể.
Lợi ích của việc sử dụng một mẫu lịch trình cuộc họp
Có nhiều lợi ích khi sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp. Hãy xem xét 3 lợi ích chính…
1. Tạo ra sự tổ chức
Một cuộc họp được tổ chức đáng giá để tham gia. Chắc chắn rằng chúng ta đã từng trải qua những cuộc họp không tổ chức. Đó là những cuộc họp mà mọi người nói chuyện cùng một lúc, không quyết định được kết quả hay bước tiếp theo và cuối cùng là lãng phí thời gian.
Việc sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp đảm bảo rằng cuộc họp được tổ chức từ đầu đến cuối. Với các phần khác nhau trong lịch trình, các thành viên trong nhóm sẽ biết khi nào để tiếp cận các điểm thảo luận, câu hỏi, v.v. Mẫu lịch trình cuộc họp cũng giúp tập trung vào chủ đề và hoàn thành đúng giờ.
2. Khích lệ sự hợp tác
Đôi khi có thể khó để đưa mọi người tham gia vào lịch trình cuộc họp. Họ có thể không có gì để nói hoặc không biết khi nào nói. Đó là lý do tại sao mẫu lịch trình cuộc họp rất quan trọng.
Ví dụ, hãy thử sử dụng một mẫu cuộc họp với một phần được dành riêng cho “Những thành công” ở đầu. Như vậy, ngay cả khi một số thành viên trong nhóm không có gì để nói trong cuộc họp, họ vẫn có thể đóng góp bằng cách thêm một thành công nhỏ từ tuần trước.
3. Tạo ra mục tiêu rõ ràng
Một trong những sai lầm lớn nhất trong cuộc họp là không có mục tiêu rõ ràng. Nếu không có mục tiêu cho cuộc họp, thì không có lý do để tham gia. Mẫu lịch trình cuộc họp giúp xác định xem cuộc họp của bạn có mục tiêu hay không bằng cách cung cấp các không gian chỉ định cho mỗi điểm thảo luận và câu hỏi. Nếu bạn không thể thêm gì vào mẫu lịch trình cuộc họp, có khả năng cao cuộc họp của bạn không có mục tiêu!
Hơn nữa, nếu bạn nhìn vào lịch trình cuộc họp và chỉ thấy một câu hỏi duy nhất hoặc một điểm thảo luận nhanh duy nhất trong lịch trình, thì một cuộc gọi điện hoặc một email có lẽ sẽ hữu ích hơn. Hãy nhớ rằng cuộc họp định kỳ CÓ THỂ mất mục tiêu và bạn không luôn luôn phải chọn cuộc gọi hình ảnh khi lịch trình cuộc họp của bạn trống rỗng.
Cách tạo bản sao miễn phí từ mẫu lịch trình cuộc họp trên Google Docs
Để sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp được cung cấp ở trên, làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu bằng cách nhấp vào hình ảnh
- Nhấp vào “Tệp” ở thanh menu trên cùng của trang
- Nhấp vào “Tạo bản sao”, sau đó đổi tên tài liệu theo ý muốn và chọn thư mục để lưu bản sao vào
- Nhấp vào “OK”
Một bản sao của mẫu lịch trình cuộc họp sẽ xuất hiện trong thư mục bạn đã chọn, với quyền truy cập để chỉnh sửa nó!
Mẹo của chuyên gia: Nếu bạn nhấp vào “Tệp” và sau đó chọn “Tải xuống”, bạn có thể lưu tài liệu dưới dạng Microsoft Word hoặc PDF.
19 mẫu lịch trình cuộc họp cho Google Docs
- Mẫu lịch trình cuộc họp trang trọng
- Mẫu lịch trình cuộc họp đơn giản
- Cuộc họp Hội đồng quản trị
- Cuộc họp 1-1
- Cuộc họp bán hàng
- Cuộc họp marketing
- Cuộc họp khởi động dự án
- Cuộc họp tổng kết
- Mẫu lịch trình cuộc họp quản lý
- Mẫu lịch trình cuộc họp nhân viên hiệu quả
- Mẫu lịch trình cuộc họp hàng tuần của ban giám đốc
- Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động dự án trang đích
- Lịch trình cuộc họp đầu tiên của giai đoạn mới
- Mẫu cuộc họp thiết kế mạng xã hội
- Mẫu lịch trình cuộc họp hội nghị thường niên
- Mẫu lịch trình cuộc họp toàn bộ nhân viên
- Mẫu lịch trình cuộc họp kế hoạch Sprint
- Mẫu lịch trình cuộc họp khám phá thiết kế
- Mẫu lịch trình cuộc họp hàng tháng của đội ngũ trải nghiệm khách hàng
Một lựa chọn tốt hơn thay cho Google Docs cho cuộc họp của bạn
Với gần 500 mẫu lịch trình cuộc họp, Fellow mang đến cho người dùng trải nghiệm hàng đầu để cải thiện cuộc họp của họ. Cho dù bạn ưa thích lịch trình cuộc họp truyền thống và đơn giản hay lịch trình cuộc họp phức tạp và độc đáo hơn, Fellow cung cấp nhiều lựa chọn để lựa chọn.
Không chỉ cung cấp một loạt mẫu cho người dùng, Fellow còn cung cấp một số mẫu cụ thể cho mỗi trường hợp sử dụng. Cho dù bạn làm việc trong chính phủ, bệnh viện hay văn phòng luật sư, Fellow cung cấp mẫu cho bạn.
Dưới đây là danh sách đầy đủ các danh mục mẫu khác nhau mà Fellow đề xuất cho mỗi loại cuộc họp:
- Cuộc họp tuần của nhóm
- Cuộc họp cá nhân
- Cuộc họp Agile
- Cuộc họp Hội đồng quản trị
- Cuộc họp thành công khách hàng
- Cuộc họp thiết kế
- Cuộc họp kỹ thuật
- Cuộc họp lãnh đạo
- Cuộc họp tài chính
- Cuộc họp chính phủ
- Cuộc họp nhân viên y tế
- Cuộc họp nhân sự
- Cuộc họp luật
- Cuộc họp vận động
- Cuộc họp marketing
- Cuộc họp kế hoạch
- Cuộc họp sản phẩm
- Cuộc họp từ xa
- Cuộc họp tổng kết
- Cuộc họp bán hàng
- Cuộc họp nhóm
Hơn nữa, khác với Google Docs, Fellow là một ứng dụng được thiết kế đặc biệt để giúp các nhóm có cuộc họp hiệu quả hơn. Dưới đây là một số tính năng quan trọng làm Fellow (không phải Google Docs) trở thành công cụ lý tưởng để tổ chức và cộng tác trên lịch trình cuộc họp, theo dõi các hành động cần thực hiện và trao đổi phản hồi:
- Trải nghiệm tập trung vào cuộc họp
- Xem cùng lúc lịch và ghi chú cuộc họp
- Mẫu lịch trình cuộc họp cấp công ty
- Tổ chức hành động cho tất cả các cuộc họp
- Gợi ý câu hỏi cho các cuộc họp cá nhân
- Phản hồi và công nhận
- Thông báo và nhắc nhở hữu ích
Thêm nhiều mẫu lịch trình cuộc họp hơn
Tại sao chấp nhận ít hơn khi bạn có thể có nhiều hơn? – “nhiều hơn” có nghĩa là nhiều hơn năng suất, năng lực, cộng tác, tổ chức, v.v. Sử dụng một mẫu lịch trình cuộc họp sẽ làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, cuộc sống của đồng nghiệp dễ dàng hơn và cuộc họp của bạn tốt hơn.
Và nếu bạn không muốn tin chúng tôi, hãy tự thử một số mẫu ở đây! 😃 (Crawlan.com)
