Làm thế nào để điền dữ liệu vào Google Sheets một cách tự động? Đó là câu hỏi mà bạn thường tự đặt khi bạn phải nhập hàng tấn dữ liệu vào Google Sheets. Nhưng đừng lo, có ba cách dễ dàng để bạn không cần phải nhập dữ liệu một cách đơn điệu, sử dụng tính năng tự động hoàn thành của Google Sheets. 🙌
Cách phổ biến nhất là sử dụng tính năng có sẵn trong Google. Cách “Kéo hộp giới hạn” và “Hoàn thành thông minh” nhận biết các mẫu và tự động điền dữ liệu vào Google Sheets cho bạn, tuy nhiên chúng có một số hạn chế nghiêm trọng (và có thể hơi cầu kỳ để sử dụng). Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách làm cho việc tự động hoàn thành trong Google Sheets dễ dàng hơn và khám phá cách sử dụng tiện ích miễn phí và phép màu của Chrome để tự động điền dữ liệu từ các trang web hoặc tab khác.
Phương pháp 1: Tự động điền dữ liệu vào Google Sheets bằng cách kéo hộp giới hạn
Nếu bạn chỉ muốn tự động điền dữ liệu vào Google Sheets với dữ liệu bạn đã có, đây là cách bạn có thể làm điều đó. Hộp giới hạn là ô nhỏ ở góc dưới bên phải của ô trên Google Sheets:
Kéo hộp giới hạn theo chiều dọc hoặc ngang để tự động điền dữ liệu vào các ô trên bảng tính dựa trên các mẫu bạn đã bắt đầu điền trên bảng tính.
Vậy làm thế nào để tự động điền dữ liệu số tuần tự vào Google Sheets theo cách này?
Đầu tiên, bạn phải tạo một mẫu bằng cách nhập một số lượng dữ liệu bằng tay. Điều này giúp Google Sheets hiểu bạn đang làm gì trước khi tính năng tự động hoàn thành hoạt động đúng.
Chúng ta sẽ khám phá một số ví dụ về mẫu hoàn thành trong phần này. Nhưng trước tiên, đây là cách bạn nên kéo hộp để bắt đầu tính năng tự động hoàn thành:
- Theo chiều dọc
- Theo chiều ngang
Bây giờ, hãy xem một số ví dụ về cách hộp giới hạn giúp bạn tăng tốc việc nhập dữ liệu.
1. Sử dụng hộp giới hạn trên Google Sheets để tự động điền ngày tháng
Hãy xem cách sử dụng hộp giới hạn để thêm ngày. Hãy lấy ví dụ về tháng Chín, tháng thứ 9. Hai ngày đầu tiên (MM/JJ/YY) là 01/09/2022 và 02/09/2022:
Chỉ cần hai mục này, Google Sheets đã hiểu mẫu của chúng ta.
Vì vậy, chúng ta có thể kéo hộp giới hạn:
Đó là cách đơn giản như vậy. Nếu bạn muốn tạo một bảng tính lớn với các ngày tuân theo một mẫu đã xác định, hộp giới hạn có thể cung cấp cho bạn chính xác những gì bạn cần.
2. Sử dụng hộp giới hạn cho các ngày trong tuần
Bạn cần điền dữ liệu cho các ngày trong tuần liên tiếp trên bảng tính Google? Hộp giới hạn cho phép bạn tạo một lịch trình đầy đủ sử dụng hộp giới hạn, chỉ cần bạn bắt đầu bằng cách nhập hai ngày đầu tiên:
Tiếp tục kéo hộp giới hạn đến nơi bạn cần nó trên bảng tính:
Khi bạn thả, kết quả cuối cùng sẽ trông như thế này:
Như bạn có thể thấy, hộp giới hạn bắt đầu một tuần mới sau ngày Chủ nhật, như mong muốn. Điều này giúp bạn tạo ra một lịch. Ví dụ, hãy lấy năm 2022. Ngày thứ Hai đầu tiên của tháng Một năm 2022 là ngày thứ ba: 03/01/2022 (MM/JJ/YY).
Hãy bắt đầu lịch của chúng ta với các mục sau:
Và tiếp tục kéo:
Ở đây, bạn cũng có thể thấy cách sử dụng hộp giới hạn để tự động điền hai hàng cùng một lúc. Trong trường hợp này, các ngày trong tuần và ngày. Khá ấn tượng, đúng không?
Phương pháp 2: Tự động điền dữ liệu vào Google Sheets với tính năng Hoàn thành thông minh
Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Excel, bạn có thể biết về tính năng Flash Fill. Đó là một tính năng nhận biết mẫu và tự động điền dữ liệu tương ứng. Nhưng liệu có một tùy chọn Flash Fill trong Google Sheets không? Đúng vậy, Google đã phát hành Hoàn thành thông minh như phiên bản riêng của họ về Flash Fill.
Hoàn thành thông minh linh hoạt hơn so với hộp giới hạn vì nó nhận biết mẫu khi bạn làm việc trên các bảng và giúp bạn tăng tốc việc điền dữ liệu.
Hoàn thành thông minh được kích hoạt theo mặc định trên Google Sheets. Để kích hoạt nó, bạn chỉ cần:
- Nhập dữ liệu vào Google Sheets, sau đó
- Nhấn ⌘ + Shift + Y trên Mac hoặc CTRL + Shift + Y trên Windows/Chromebook.
Để kích hoạt hoặc tắt Hoàn thành thông minh, hãy vào Công cụ > Tự động hoàn thành và chọn “Bật chế độ hoàn thành” trong menu:
Một tính năng hữu ích khác của Hoàn thành thông minh là nó không chỉ giới hạn việc nhận biết mẫu. Hoàn thành thông minh cũng có thể sử dụng dữ liệu từ Knowledge Graph của Google để điền dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn cung cấp một danh sách các thành phố, Hoàn thành thông minh sẽ nhận biết các quốc gia của chúng thông qua Knowledge Graph.
Hãy xem một số ví dụ để bạn hiểu cách Hoàn thành thông minh hoạt động.
1. Tách tên và họ
Nếu bạn có một danh sách các tên đầy đủ của người, Hoàn thành thông minh cho phép bạn tạo các cột riêng biệt cho tên và họ của họ. Điều này hữu ích nếu bạn tạo bảng tính để, ví dụ, cá nhân hóa email.
Việc tách thủ công tên có thể trở thành ác mộng. May mắn thay, Hoàn thành thông minh có thể nhận biết mẫu sau khi bạn đã tách một số tên. Hãy bắt đầu với một danh sách tên đầy đủ:
Bây giờ, chúng ta hãy tách thủ công hai tên đầu tiên:
Và đó, Hoàn thành thông minh tự động kích hoạt. Sau khi chấp nhận các gợi ý, cột “Tên” sẽ được điền tự động:
Bây giờ, hãy di chuyển con trỏ vào cột “Họ”:
Hoàn thành thông minh lại kích hoạt! Nó tự động điền thành công cột “Họ”:
Đây chỉ là một ví dụ đơn giản về việc tách dữ liệu trên Google Sheets bằng cách sử dụng Hoàn thành thông minh, và cùng các nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các tình huống phức tạp hơn. Ví dụ, Hoàn thành thông minh có thể được sử dụng để tách mã bưu điện từ một địa chỉ đầy đủ.
2. Kết hợp tên và họ
Hoàn thành thông minh không chỉ giúp bạn tách dữ liệu, mà còn giúp bạn kết hợp chúng. Hãy xem một ví dụ đơn giản, trong đó chúng ta cần kết hợp hai danh sách tên và họ:
Sau khi chúng ta đã kết hợp hai tên trong phần “Tên đầy đủ”, gợi ý từ Hoàn thành thông minh xuất hiện:
Và sau khi chấp nhận chúng, cột được tự động điền:
Phương pháp 3: Tự động điền Google Sheets với Magical
Khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ các nền tảng khác nhau, tính năng tự động hoàn thành của Google Sheets không đủ. Bạn sẽ vẫn phải sao chép thủ công dữ liệu từ bên ngoài và di chuyển chúng vào Google Sheets, điều đó mất thời gian và… khá chán ngắt.
Dưới đây là một số ví dụ về các tình huống mà bạn có thể muốn tự động điền dữ liệu vào Google Sheets từ các nguồn khác:
- Bạn là một nhân viên tuyển dụng và bạn cần chuyển thông tin của các ứng viên vào một bảng tính để phân tích dữ liệu.
- Bạn là một nhân viên kinh doanh và bạn cần chuyển dữ liệu từ doanh nghiệp hoặc cá nhân vào một bảng tính.
- Bạn đang tìm ngôi nhà trên Airbnb, Zillow hoặc một chiếc xe trên Autotrader và bạn muốn tạo một danh sách dễ nhìn trong bảng tính Google.
Đó là lúc Magical xuất hiện. Magical là một tiện ích đơn giản nhưng mạnh mẽ của Chrome giúp bạn thu thập và di chuyển dữ liệu giữa các trang web khác nhau mà không cần API hoặc tích hợp. Không cần mã lệnh.
Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể sử dụng Magical để tự động điền thông tin vào Google Sheets:
1. Tự động điền Google Sheets với thông tin khách hàng tiềm năng
Hãy giả sử bạn là một nhân viên kinh doanh. Bạn cần nhập thông tin liên hệ của các khách hàng tiềm năng vào Google Sheets từ các nền tảng khác nhau.
Bạn chỉ cần mở các trang khác nhau:
Và để Magical làm phần còn lại:
Nhờ Magical, các nhóm kinh doanh đã tiết kiệm tổng cộng hơn 42 năm thời gian! 🤯
2. Tự động điền Google Sheets với chi tiết các quảng cáo
Magical cho phép bạn chuyển không chỉ thông tin liên hệ của cá nhân, mà còn dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến như quảng cáo Airbnb hoặc danh sách sản phẩm Amazon. Ví dụ, hãy xem cách sử dụng Magical để trích xuất một quảng cáo Airbnb.
Bạn chỉ cần mở quảng cáo:
Kích hoạt chức năng chuyển quảng cáo Airbnb của Magical:
Và sử dụng các phím tắt để tự động điền vào bảng tính Google Sheets của bạn:
Bạn cũng có thể mở nhiều tab để các quảng cáo Airbnb khác nhau và trích xuất dữ liệu từ tất cả chỉ bằng một cú nhấp chuột bằng cách sử dụng nút “Chuyển tất cả”.
3. Tự động điền Google Sheets với đánh giá của khách hàng
Quan trọng để theo dõi đánh giá của bạn để hiểu ý kiến của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của bạn. Nhưng khi những đánh giá này phân tán trên nhiều nền tảng, không phải lúc nào cũng dễ dàng theo dõi. Điều này có thể là một lý do để tạo một bảng tính Google điền thông tin hoặc thu thập chúng cho báo cáo quý về thành công của khách hàng.
Với Magical, bạn có thể trích xuất những đánh giá này và tự động điền vào Google Sheets một cách dễ dàng. Magical hoạt động với tất cả các trang đánh giá hàng đầu, vì vậy bạn có thể trích xuất đánh giá từ G2, TrustPilot, Amazon, eBay, Capterra và nhiều trang khác.
Ví dụ, hãy giả sử một doanh nghiệp nhỏ muốn thu thập đánh giá từ G2. Để trích xuất chúng vào một bảng tính Google, bạn bắt đầu bằng cách tạo một truyền thông:
Tiếp theo, bạn chọn “G2” làm nguồn và “Sheets” làm đích:
Và ứng dụng Magical xử lý phần còn lại:
Bạn có thể thực hiện các truyền tự động hóa khác trong Google Sheets bằng Magical không?
Chúng tôi liên tục thêm các tùy chọn truyền mới, nhưng đây là một cái nhìn tổng quan về những gì bạn có thể tự động điền vào Google Sheets bằng Magical ngay bây giờ:
- Hồ sơ LinkedIn, công việc và doanh nghiệp vào Google Sheets
- Các công việc Indeed vào Google Sheets
- GitHub vào Google Sheets
- Đại lý bất động sản vào Google Sheets
- Zillow vào Google Sheets
- Các công việc Monster vào Google Sheets
- Crunchbase vào Google Sheets
- Salesforce vào Google Sheets
- Các ứng viên Lever vào Google Sheets
- Nhân viên và công việc Greenhouse vào Google Sheets
- Redfin vào Google Sheets
- G2 vào Google Sheets
- Instagram và Facebook vào Google Sheets
- Các công việc và báo cáo Glassdoor vào Google Sheets
- Video và trang YouTube vào Google Sheets
- Hồ sơ Twitter vào Google Sheets
- Dice vào Google Sheets
- Etsy vào Google Sheets
- Doanh nghiệp Yelp vào Google Sheets
- Alibaba vào Google Sheets
Bạn không thấy cái bạn cần? Hãy hỏi chúng tôi trực tiếp trên Twitter, nó có thể đang được phát triển.
Câu hỏi thường gặp
Bạn đang tìm kiếm câu trả lời nhanh chóng? Đây là những câu hỏi thường gặp về việc tự động hoàn thành Google Sheets, cùng với câu trả lời tương ứng.
1. Phương pháp nào nhanh nhất để tự động điền dữ liệu vào Google Sheets từ dữ liệu bên ngoài?
Bằng cách sử dụng Magical, ứng dụng miễn phí của chúng tôi cho phép bạn thu thập ngay lập tức dữ liệu và tự động chuyển nó vào bảng tính Google của bạn. 🪄
2. Nhấn phím tắt nào để kích hoạt Hoàn thành thông minh trên Windows/Chromebook?
Là CTRL + Shift + Y.
3. Nhấn phím tắt nào để kích hoạt Hoàn thành thông minh trên Mac?
Là ⌘ + Shift + Y.
4. Nhấn phím tắt nào để tự động hoàn thành (hộp giới hạn) trong Google Sheets?
Các phím tắt cho hoàn thành trên Windows/Chromebook là:
- CTRL + R để điền ngang (đúng về phải).
- CTRL + D để điền dọc (đúng xuống dưới).
- CTRL + Enter để điền vào những gì bạn đã chọn.
Nếu bạn sử dụng Mac, thay thế CTRL bằng ⌘.
