Google Sheets là loại ứng dụng cơ sở dữ liệu mà mọi doanh nghiệp, mới thành lập hay đã tồn tại, đều cần để phát triển. Từ việc lưu trữ thông tin khách hàng đến chi tiết dự án và doanh số bán hàng, nó có thể là nguồn thông tin đáng tin cậy cho tất cả dữ liệu doanh nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, việc làm cho tất cả các bảng tính của bạn được tổ chức và đảm bảo rằng dữ liệu từ các ứng dụng khác được truyền đầy đủ là một câu chuyện khác. Đó là lý do tại sao kết nối Google Sheets với các công cụ yêu thích của bạn – như Slack hoặc các ứng dụng quản lý dự án – có thể tối ưu cách làm việc của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số cách sử dụng các luồng công việc tự động của Zapier, được gọi là Zaps, để tự động hóa Google Sheets và tối ưu hóa cách bạn lưu trữ dữ liệu.
Bắt đầu thôi nào
- Nhận thông báo khi có sự thay đổi trong bảng tính Google
- Quản lý dự án và nhiệm vụ
- Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng
- Quản lý cửa hàng trực tuyến của bạn
- Phân tích các kết quả khảo sát và biểu mẫu tại cùng một nơi
- Theo dõi người tham gia sự kiện
- Lưu trữ email
Nhận thông báo khi có sự thay đổi trong bảng tính Google
Một trong những tính năng tuyệt vời của Google Sheets là khả năng cộng tác trên một bảng tính. Nếu bạn cũng như tôi, là người thường gặp lỗi khi làm hỏng các công thức, thì có một đồng nghiệp có thể can thiệp vào cùng một bảng tính để giúp đỡ là rất tiện lợi.
Khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, không tránh khỏi việc có một người nhanh hơn trong việc cập nhật hơn những người khác. Và sự chậm trễ này có thể trở thành trở ngại khiến bạn không thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả.
Nếu bạn thường phải chờ đợi người khác lâu hơn mong muốn hoặc kiểm tra bảng tính suốt cả ngày, hãy thử sử dụng Zap để cập nhật bạn khi một hàng mới hoặc hàng đã được cập nhật xuất hiện trong Google Sheets. Bạn có thể chọn nơi bạn muốn nhận thông báo – có thể là ứng dụng trò chuyện bạn sử dụng trong công việc hoặc SMS.
Và nếu bạn cần gửi các cập nhật cụ thể từ bảng tính đến một người khác? Mặc dù việc chia sẻ liên kết đến một bảng tính Google là dễ dàng, nhưng chia sẻ thông tin cụ thể từ một số hàng hoặc cột có thể dễ dàng và ít khó hiểu hơn, đặc biệt nếu bảng tính của bạn rất lớn.
Hãy dừng việc sao chép dán thông tin từ ô. Thay vào đó, hãy sử dụng một trong những Zap này để chia sẻ các cập nhật từ các cột hoặc hàng cụ thể.
Quản lý dự án và nhiệm vụ
Một bảng tính có thể là một cách nhanh chóng và đơn giản để tổ chức thông tin, nhưng không phải lúc nào cũng là nơi tốt nhất để quản lý một dự án.
Ví dụ, có thể bạn đang xây dựng một kế hoạch dự án trong một bảng tính Google vì đó là cách dễ dàng nhất để bạn có thể nhìn thấy dự án. Tuy nhiên, nhóm mà bạn đang làm việc cùng lại sử dụng Asana để quản lý các dự án.
Để tránh việc làm trùng lặp công việc, bạn có thể sử dụng Zap để tự động tạo nhiệm vụ Asana hoặc các mục khác trong ứng dụng quản lý dự án yêu thích của bạn mỗi khi có một hàng mới được thêm vào bảng tính Google.
Bạn cũng có thể gửi cập nhật cho hàng mới trong ứng dụng quản lý công việc nếu bạn quên thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ, nếu nhóm marketing của bạn sử dụng Google Sheets để quản lý lịch biên tập, bạn có thể sử dụng Zap để kết nối nó với ứng dụng quản lý công việc như Google Tasks hoặc Any.do để không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Thu thập thông tin khách hàng tiềm năng
Mạng xã hội đã trở thành điểm nóng cho các doanh nghiệp muốn có được khách hàng tiềm năng. Facebook và LinkedIn có các nền tảng được thiết kế đặc biệt cho mục đích này – Facebook Lead Ads và LinkedIn Lead Gen. Dữ liệu khách hàng tiềm năng được tổ chức thành báo cáo để bạn có thể theo dõi hiệu suất, và có tùy chọn để tải xuống dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, vấn đề là bạn không sở hữu thực sự những dữ liệu này cho đến khi bạn xuất chúng thành một tệp CSV.
Bạn có thể vượt qua vấn đề này bằng cách sử dụng một luồng công việc tự động để kết nối quảng cáo Facebook Lead Ads hoặc LinkedIn Lead Gen với Google Sheets. Bảng tính sẽ thêm các hàng mới với thông tin khách hàng tiềm năng của bạn khi chúng xuất hiện, để bạn luôn có bản sao lưu và không bỏ lỡ thông tin quan trọng trong các báo cáo chiến dịch.
Phân tích các kết quả khảo sát và biểu mẫu tại cùng một nơi
Các cuộc khảo sát là một cách tuyệt vời để hiểu ý kiến của khách hàng, người dùng và thậm chí là đồng nghiệp. Một số ứng dụng khảo sát hiển thị các thông tin đã gửi trong một báo cáo, hiển thị kết quả tổng hợp. Nếu bạn cần phân tích các đơn đăng ký khảo sát cá nhân dưới dạng bảng, nhiều ứng dụng cho phép bạn xuất tệp CSV.
Tuy nhiên, việc xuất tệp này mất thời gian. Và khi bạn mở một tệp CSV, bạn có thể phải làm sạch nó trước để thông tin trông chuyên nghiệp hơn.
Loại bỏ bước này bằng cách sử dụng Zap để kết nối ứng dụng khảo sát yêu thích của bạn với Google Sheets. Bạn và đồng nghiệp của bạn có thể phân tích các đơn đăng ký ngay khi chúng đến.
Cần một cách để phân tích các câu trả lời khảo sát của bạn – mà không cần nỗ lực thủ công để sắp xếp hàng chục hoặc hàng trăm biểu mẫu? May mắn thay, bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo (hãy nghĩ đến ChatGPT) để phân loại mỗi câu trả lời của khách hàng vào nhóm hoặc chủ đề cụ thể cho bạn. Những Zap này sẽ lấy dữ liệu biểu mẫu của bạn, gửi cho ChatGPT hoặc OpenAI, sau đó gửi phân tích trực tiếp đến Google Sheets. Nhiệm vụ hoàn thành.
Quản lý cửa hàng trực tuyến của bạn
Bạn đang quản lý một cửa hàng trực tuyến phát triển? Hay bạn đang suy nghĩ về điều đó? Dù bạn vừa mới tạo cửa hàng trực tuyến của mình hay bạn đã có sẵn và ghi nhận các giao dịch, bạn cần một cách dễ dàng để theo dõi các đơn đặt hàng và ghi lại từng khoản thanh toán.
Một cách tuyệt vời để làm điều này là lưu trữ dữ liệu này trong Google Sheets – tự động. Với những Zap này, bạn có thể tự động gửi thông tin đơn hàng (như thanh toán mới của Stripe và đơn đặt hàng WooCommerce) trực tiếp vào Google Sheets để bạn và nhóm của bạn có thể theo dõi hoạt động của bạn theo thời gian thực.
Theo dõi người tham gia sự kiện
Tổ chức một sự kiện hoặc webinar thành công có thể gây áp lực. Bạn thường phải xử lý nhiều yếu tố cùng một lúc, chẳng hạn như tìm kiếm người diễn giả, tạo bài thuyết trình và xây dựng danh sách người tham gia. Và sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần tiếp tục liên lạc với các người tham gia bằng cách gửi khảo sát, tài nguyên hoặc chuyển hướng họ đến một tin tức bản tin.
Việc có danh sách người tham gia được tổ chức giúp bạn gửi lời mời, cung cấp thông tin cần thiết về tham gia và tiếp tục theo dõi sau đó. Sự kiện và webinar thường căng thẳng đủ rồi. Đừng thêm căng thẳng bằng cách sao chép và dán thông tin người tham gia một cách thủ công vào một bảng tính.
Sử dụng Zap để thêm những người mới đăng ký sự kiện của bạn qua Eventbrite hoặc WebinarGeek vào bảng tính Google. Bạn có thể theo dõi đăng ký theo thời gian và đơn giản hóa việc liên lạc theo sau của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng Zap để gửi lời mời tham gia webinar cho những người mới được thêm vào bảng tính Google.
Lưu trữ email
Hộp thư đến của bạn đang bừng bừng. Đó, tôi đã nói. Tôi không đến đây để phê phán – tôi cũng có hàng ngàn thư ngồi trong hộp thư đến của mình vì “có lẽ tôi sẽ cần chúng một ngày nào đó”.
Bạn có thể sử dụng các thư mục, email và bộ lọc để tổ chức hộp thư đến của bạn, nhưng thường yêu cầu một số công sức để thiết lập và duy trì. Ngay cả khi có một hệ thống như vậy, bạn không thể dễ dàng duyệt qua các email để tìm kiếm những gì bạn đang tìm kiếm.
Đối với email, tôi thích không làm gì cả. Bạn có thể tạo một bản sao lưu dễ dàng tìm kiếm bằng cách sử dụng một luồng công việc sẽ tự động lưu email của bạn vào một bảng tính Google.
Bạn có thể lựa chọn cấu hình Zap của bạn để lưu trữ thông tin email dựa trên một số đặc điểm, một chuỗi tìm kiếm cụ thể hoặc một nhãn. Bây giờ, bạn có một bản sao của những thông báo bạn muốn giữ lại, và bạn có thể thoải mái làm trống hộp thư đến của mình.
Làm cho bảng tính của bạn trở nên tốt hơn
Đó chỉ là khởi đầu của những gì bạn có thể làm với Google Sheets và Zapier. Zapier hỗ trợ hàng ngàn ứng dụng, vì vậy bạn có thể tự động hóa hầu hết các nhiệm vụ trong công việc. Hãy bắt đầu xây dựng Zap của bạn và xem bạn có thể tạo ra điều gì.
Đây chỉ là một bài viết tiếng Việt hay được viết bởi Crawlan.com. Hãy truy cập Crawlan.com để biết thêm thông tin về cách tự động hóa doanh nghiệp của bạn và nâng cao năng suất làm việc của bạn.
