Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về việc xác thực dữ liệu trên Google Sheets, kèm theo các ví dụ cụ thể.
Xác thực dữ liệu trên Google Sheets
Xác thực dữ liệu cho phép kiểm soát và giới hạn dữ liệu mà người dùng có thể nhập. Tính năng này của Google Sheets rất hữu ích để cải thiện độ chính xác và tính năng của các bảng tính được sử dụng bởi người khác. Giới hạn có thể được áp dụng cho các loại nhập khác nhau và có thể được sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu nhập có phù hợp với tiêu chí được định trước.
Dưới đây là các ví dụ minh họa về việc sử dụng xác thực dữ liệu trên Google Sheets, bao gồm giới hạn văn bản đầu vào và giá trị số. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách tạo một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu.
Cách sử dụng xác thực dữ liệu trên Google Sheets
Xác thực dữ liệu là một tính năng khá đơn giản để sử dụng.
1. Chọn một ô hoặc một dải ô
Nhấp vào một ô trống để chọn nó, hoặc bạn có thể chọn một dải ô bằng cách nhấn và kéo trên các ô cần chọn.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn dải ô C4:C9.
2. Chọn Dữ liệu > Xác thực dữ liệu
Trong menu File, chọn Dữ liệu để hiển thị một menu thả xuống, sau đó chọn Xác thực dữ liệu.
3. Chọn “Thêm một quy tắc” trong menu quy tắc xác thực dữ liệu
Menu quy tắc xác thực dữ liệu sẽ hiển thị ở phía bên phải. Từ cửa sổ này, hãy chọn + Thêm một quy tắc.
4. Đặt các tiêu chí cho xác thực dữ liệu
Một tùy chọn các lựa chọn sẽ xuất hiện trong menu quy tắc xác thực dữ liệu.
Mở rộng menu thả xuống của phần tiêu chí và chọn các tiêu chí mà bạn muốn áp dụng cho xác thực dữ liệu. Tùy thuộc vào tiêu chí, bạn có thể nhập các tham số khác nhau.
5. Nhấp vào Hoàn tất để áp dụng xác thực dữ liệu
Với các tiêu chí và tham số đã chọn, nhấp vào Hoàn tất để áp dụng các tiêu chí. Xác thực dữ liệu sẽ được áp dụng cho dải dữ liệu đã chọn trước đó.
Cách sử dụng xác thực dữ liệu để đặt giới hạn giá trị số trên Google Sheets
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đặt giới hạn giá trị số trên Google Sheets bằng cách sử dụng tính năng xác thực dữ liệu. Bây giờ, chúng tôi sẽ áp dụng xác thực dữ liệu để hiển thị cảnh báo với bất kỳ số nào nhỏ hơn 20.
1. Chọn ô hoặc dải ô
Chọn ô hoặc dải ô mà bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn dải ô G5:G10.
2. Nhấp vào Dữ liệu > Xác thực dữ liệu, sau đó nhấp vào + Thêm một quy tắc
Trong menu File ở phía trên màn hình, nhấp vào Dữ liệu và sau đó chọn Xác thực dữ liệu trong menu thả xuống.
Trong menu các tùy chọn xác thực dữ liệu xuất hiện, chọn + Thêm một quy tắc.
3. Chọn “lớn hơn” trong menu thả xuống tiêu chí
Mở rộng menu thả xuống Tiêu chí và sau đó chọn lớn hơn. Điều này áp dụng đặc biệt cho một giới hạn dưới một số cụ thể. Nếu bạn cần áp dụng xác thực dữ liệu để chỉ định giới hạn trên hoặc bằng một số, hãy chọn tùy chọn tương ứng.
Vì chúng tôi áp dụng xác thực dữ liệu để giới hạn số nhỏ hơn 20, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn lớn hơn.
4. Chọn một hành động cho dữ liệu không hợp lệ và nhấp vào Hoàn tất
Trong phần nếu dữ liệu không hợp lệ, chọn tùy chọn mà bạn muốn áp dụng nếu xác thực dữ liệu không nằm trong giới hạn đã định:
- Hiển thị thông báo: Cho phép nhập, nhưng hiển thị thông báo cảnh báo.
- Từ chối nhập: Không cho phép nhập và xóa văn bản nếu giới hạn không hợp lệ.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Hiển thị thông báo.
Sau đó, nhấn vào Hoàn tất để xem kết quả.
Cách tạo một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu trên Google Sheets
Chúng ta có thể sử dụng xác thực dữ liệu để tạo một danh sách thả xuống trên Google Sheets. Điều này rất hữu ích để cho phép nhập một cách cụ thể. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống cho màu tóc của một người.
1. Chọn một ô hoặc dải ô trống
Chọn ô hoặc dải ô mà bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ làm nổi bật dải ô D23:D28.
2. Chọn Dữ liệu, sau đó chọn Xác thực dữ liệu. Tiếp theo, chọn + Thêm một quy tắc
Nhấp vào Dữ liệu, sau đó chọn Xác thực dữ liệu trong menu File ở phía trên màn hình.
Tiếp theo, nhấp vào + Thêm một quy tắc trong menu các tùy chọn xác thực dữ liệu xuất hiện bên phải màn hình.
3. Chọn “Danh sách thả xuống” trong tiêu chí và nhập các tham số
Trong phần Tiêu chí, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn tùy chọn Danh sách thả xuống. Một danh sách sẽ xuất hiện ở dưới. Điền danh sách với các tham số mà bạn đã chọn, bạn cũng có thể chọn màu sắc để áp dụng cho danh sách khi lựa chọn cụ thể được chọn.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập năm màu tóc khác nhau và gán một màu tương ứng cho mỗi màu tóc.
4. Nhấp vào “Hoàn tất” và kiểm tra kết quả
Với các tham số và tiêu chí đã chọn, nhấp vào nút Hoàn tất màu xanh lá cây. Bây giờ bạn có thể kiểm tra danh sách thả xuống của mình bằng cách nhấp vào ô tương ứng để xem các giá trị trong danh sách.
Như bạn có thể thấy trong ví dụ của chúng tôi, khi chúng tôi nhấp vào một ô trong dải ô đã chọn trước đó, các giá trị trong danh sách được áp dụng và chúng tôi chỉ cần nhấp vào một giá trị để nhập vào ô.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã hữu ích và giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xác thực dữ liệu trên Google Sheets. Bạn cũng có thể quan tâm đến các bài viết của chúng tôi về cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu trên Google Sheets và cách thêm danh sách thả xuống vào Google Sheets.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, chúng tôi đề xuất bạn đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách gửi email từ Google Sheets và thử phần mềm nhắc nhở hoá đơn của chúng tôi!
Để biết thêm các mẹo và kỹ thuật về các công cụ Google và marketing trực tuyến, hãy truy cập Crawlan.com.
