Nếu bạn đã sử dụng Google Sheets, bạn đã biết rằng công cụ này có thể hữu ích đến đâu trong việc tổ chức công việc và duy trì sự hiệu quả. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể nâng cao năng suất của mình bằng cách sử dụng các ô kiểm? Các ô kiểm trên Google Sheets là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi tiến trình của bạn và đảm bảo không có gì bỏ sót. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm các ô kiểm vào Google Sheets và cách sử dụng chúng để tối ưu hóa bảng tính của bạn.
Thêm các ô kiểm vào Google Sheets
Việc thêm một ô kiểm vào Google Sheets thực sự rất đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Chọn ô mà bạn muốn chèn ô kiểm vào.
- Nhấp vào menu “Chèn” và chọn “Ô kiểm”.
- Một ô kiểm sẽ xuất hiện trong ô được chọn.
Bạn cũng có thể thêm nhiều ô kiểm cùng một lúc bằng cách làm tương tự với một phạm vi ô được chọn. Sau khi đã thêm các ô kiểm, bạn có thể tùy chỉnh hình dạng và hành vi của chúng bằng cách sử dụng tùy chọn “Xác nhận dữ liệu” trong menu.
Đếm số lượng ô kiểm
Các ô kiểm không chỉ được sử dụng để theo dõi các công việc đơn giản. Chúng cũng có thể được sử dụng cho các công việc phức tạp hơn bằng cách sử dụng các công thức. Ví dụ, bạn có thể đếm số lượng ô kiểm được chọn trong một dải ô bằng cách làm theo các bước sau:
- Xác định dải ô: Chọn các ô chứa các ô kiểm, ví dụ từ A1 đến A10.
- Sử dụng công thức COUNTIF: Nhập =COUNTIF(A1:A10, TRUE) vào một ô riêng biệt.
Công thức này sẽ đếm số lượng ô kiểm được chọn (được đánh dấu là TRUE) trong dải ô đã chỉ định. Đây là một cách đơn giản để tổng hợp các câu trả lời từ các ô kiểm.
Định dạng các ô kiểm
Định dạng có điều kiện là một công cụ mạnh mẽ cho phép bạn thay đổi hình dạng của ô dựa trên các điều kiện cụ thể. Trong trường hợp các ô kiểm trên Google Sheets, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tùy chỉnh hình dạng của chúng dựa trên trạng thái (được chọn hoặc không được chọn). Đây là cách thực hiện:
- Chọn ô hoặc dải ô chứa các ô kiểm.
- Nhấp vào menu “Định dạng” và chọn “Định dạng có điều kiện”.
- Trong menu thả xuống “Định dạng ô nếu”, chọn “Công thức tùy chỉnh là”.
- Trong trường “Giá trị hoặc công thức”, nhập công thức “=A1=TRUE” (thay “A1” bằng tham chiếu của ô chứa ô kiểm).
- Chọn các tùy chọn định dạng cho trạng thái được chọn của ô kiểm (ví dụ: thay đổi màu nền thành màu xanh lá cây).
- Nhấp vào “Hoàn tất” để áp dụng định dạng.
Bạn có thể lặp lại các bước này để tùy chỉnh hình dạng của ô kiểm cho trạng thái đã không được chọn (sử dụng công thức “=A1=FALSE” thay vào đó).
Sử dụng công thức ô kiểm trong các công thức khác
Các công thức của ô kiểm có thể được sử dụng trong các công thức khác để thực hiện tính toán hoặc trả về các giá trị dựa trên trạng thái của ô kiểm. Ví dụ, để tổng các ô trong một dải ô chỉ khi các ô kiểm tương ứng được chọn, bạn có thể sử dụng công thức SUMIF:
- Sử dụng SUMIF: Áp dụng công thức =SUMIF(A1:A10, TRUE, B1:B10).
- Cách hoạt động: Công thức này tổng các giá trị trong B1:B10 chỉ khi các ô kiểm trong A1:A10 đã được chọn.
Như bạn có thể thấy, có nhiều cách để tận dụng các công thức của ô kiểm dựa trên trường hợp sử dụng cụ thể của bạn. Tuy nhiên, đôi khi việc nhớ tất cả các công thức này trở nên hơi áp lực. May mắn thay, có các tiện ích bổ sung cho Google Sheets, như Coefficient, có thể giúp bạn tạo ra các công thức, bảng tổng hợp và biểu đồ!
Việc cài đặt tiện ích mở rộng Google Sheets của Coefficient rất nhanh chóng và bạn có thể bắt đầu miễn phí từ trang web của chúng tôi. Sau khi đã đăng ký địa chỉ email của bạn, bạn sẽ thấy một nút xanh lớn trên bảng tính sẽ cài đặt tiện ích mở rộng.
Sau khi cài đặt xong, quay lại menu Tiện ích trong Google Sheets. Coefficient sẽ hiển thị là một tiện ích bổ sung.
Bây giờ hãy khởi chạy ứng dụng. Coefficient sẽ hiển thị trong thanh bên của bảng tính Google của bạn. Chọn GPT Copilot trong thanh bên của Coefficient.
Sau đó, nhấp vào “Trình tạo công thức”.
Nhập mô tả của công thức vào trường văn bản. Ví dụ, tôi sẽ tính tổng các “deal gagné” để giữ thông tin này luôn được cập nhật trong báo cáo của mình.
Hãy gõ: “Tổng giá trị từ A2:B9 trong Sheet 4 chỉ khi các ô kiểm từ B2:B9 được chọn”.
Nhấp vào “Xây dựng”. Trình tạo công thức sẽ tự động tạo công thức từ ví dụ đầu tiên.
Sau đó, bạn chỉ cần sao chép công thức của mình vào ô nơi bạn muốn đặt giá trị của “deal gagné”.
Các công thức của ô kiểm cho phép tính toán nâng cao và định dạng có điều kiện, giúp dễ dàng phân tích và quản lý dữ liệu.
Tóm lại, việc sử dụng công cụ ô kiểm và công thức trong Google Sheets có thể cải thiện đáng kể tính năng của bảng tính của bạn. Với những kỹ thuật tiên tiến này, bạn có thể đếm số ô được chọn, áp dụng định dạng có điều kiện và sử dụng công thức ô kiểm trong các công thức khác để thực hiện các tính toán phức tạp. Và bạn có thể làm điều này một cách nhanh chóng hơn với công cụ tạo công thức GPT của Coefficient.
Vậy hãy mạnh dạn khám phá tất cả những cơ hội mà các ô kiểm của Google Sheets mang lại và sử dụng chúng để cải thiện công việc hàng ngày của bạn. Với một chút thực hành, bạn sẽ trở thành một người dùng thành thạo trong thời gian ngắn!
Để tìm hiểu thêm về các kỹ thuật tiên tiến của Google Sheets và các công cụ giúp bạn làm chủ chúng, hãy ghé thăm Crawlan.com, nguồn thông tin cuối cùng của bạn về mọi thứ liên quan đến Google Sheets.
