Một trong những câu hỏi thường được đặt cho tôi là làm thế nào để áp dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên ô khác. Câu trả lời rất đơn giản. Tôi sẽ chỉ bạn cách sử dụng định dạng điều kiện dưới đây, tập trung vào cách thay đổi định dạng dựa trên ô khác. Hãy làm theo hướng dẫn bước này để có thể sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên ô khác.
Định dạng điều kiện là gì?
Trước khi chúng ta đi vào những chủ đề nâng cao hơn, hãy xem qua những khái niệm cơ bản. Tôi đã giải thích chi tiết về định dạng điều kiện trước đây. Tóm tắt, đó là cách nhanh chóng làm nổi bật dữ liệu quan trọng trong Google Sheets. Nó giúp bạn sử dụng dữ liệu để kể một câu chuyện, và rất nhanh chóng. Định dạng điều kiện cũng bao gồm những lợi ích đồ họa đơn giản như làm nổi bật các dòng xen kẽ. Thật thú vị hơn khi sử dụng nó để định dạng dựa trên giá trị của ô khác.
Đây là điều tôi đang mô tả ở đây. Bạn thường thấy các ô được định dạng điều kiện dựa trên những gì đang nằm trong ô đó. Tuy nhiên, hướng dẫn này sẽ chỉ bạn cách sử dụng định dạng điều kiện dựa trên những gì đang nằm trong một ô khác.
Ví dụ, giả sử bạn có một tập dữ liệu điểm của các học sinh trong một bài kiểm tra (như được hiển thị dưới đây). Bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện để làm nổi bật các ô có điểm dưới 35 bằng màu đỏ và các ô có điểm trên 80 bằng màu xanh. Điều này cho bạn một cái nhìn nhanh về số lượng học sinh xuất sắc và số lượng học sinh đang tụt dốc.
Đây là lúc định dạng các ô sử dụng định dạng điều kiện dựa trên giá trị của một ô khác trong Google Sheets. Sẵn sàng để học cách làm này?
Cách sử dụng định dạng điều kiện dựa trên ô khác
Để sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên ô khác, bạn chỉ cần sử dụng tùy chọn “Công thức tuỳ chỉnh là” trong menu định dạng điều kiện. Đây là điểm khởi đầu, nhưng quan trọng là bạn phải biết loại công thức tuỳ chỉnh mà bạn cần xây dựng.
Sử dụng “Công thức tuỳ chỉnh là” cho định dạng điều kiện dựa trên ô khác
Như thường lệ, tôi muốn giải thích cú pháp của hàm. Để làm điều này, chúng ta sẽ lấy ví dụ cụ thể. Giả sử chúng ta muốn làm nổi bật một tập dữ liệu cụ thể ở đây. Hãy làm theo các bước sau để hoàn thành định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên ô khác để làm nổi bật các ô. Mục tiêu của chúng ta rất đơn giản. Chúng ta không đang cố gắng thêm các thụt đầu dòng trong Google Sheets hoặc thay đổi dữ liệu bên trong. Chúng ta chỉ muốn làm nổi bật các tên dựa trên điểm tương ứng của họ. Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn các ô chứa tên (A2:A11).
- Đi đến tab “Định dạng”.
- Nhấp vào “Định dạng điều kiện”.
- Trong bảng điều khiển định dạng điều kiện, chọn “Màu duy nhất”.
- Từ menu thả xuống “Định dạng ô nếu”, chọn “Công thức tuỳ chỉnh là”.
- Trong ô công thức, gõ công thức:
=B2<35 - Chọn định dạng bằng cách nhấp vào menu thả xuống “Kiểu định dạng”.
- Nhấp vào “Hoàn tất”.
Vậy là xong. Bạn sẽ thấy rằng chúng ta đã định dạng các ô trong cột A dựa trên một đánh giá đơn giản trong cột B. Các tên John và Elvis được làm nổi bật bằng màu đỏ vì điểm số bài kiểm tra tương ứng của họ thấp hơn số 35 mà chúng tôi đã chọn. Nói cách khác, chúng ta đã định dạng các ô dựa trên các ô kế cận. Chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng định dạng tùy chỉnh dựa trên cột hoặc hàng khác. Quan trọng là thay đổi công thức tùy chỉnh.
Cách hoạt động công thức “Công thức tuỳ chỉnh là”
Lý do chúng ta có thể sử dụng định dạng điều kiện dựa trên ô khác nằm trong việc xác nhận dữ liệu. Chúng tôi đánh giá xem một điều kiện có bằng TRUE hay không. Nếu không thì định dạng không được áp dụng. Nếu nó bằng TRUE, chúng ta có thể định dạng các ô đích của mình.
Trong ví dụ trên, mặc dù chúng ta đã chọn các ô chứa tên (A2:A11), công thức đã sử dụng các giá trị ô từ cột kề cận. Ví dụ, đối với ô A2, định dạng điều kiện đã đánh giá công thức B2<35. Vì giá trị của B2 là 12 và công thức đánh giá bằng TRUE, nó đã được làm nổi bật.
Tương tự, đối với ô B3, đánh giá giá trị ô A3, và vậy điều tiếp tục. Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng một phương pháp tương tự để làm nổi bật các giá trị trùng lặp. Đây là phiên bản đơn giản nhất của định dạng điều kiện, nhưng không phải là duy nhất. Hãy nói về cách làm điều này theo một cách khác.
Cách sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên nhiều ô
Trong ví dụ trên, bạn đã thấy định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên một ô khác. Bạn cũng có thể làm điều này với nhiều ô hơn. Phương pháp có chút khác biệt. Hãy nói về cách xác định nhiều ô sau đó làm nổi bật các ô dựa trên kết quả. (Điều này bao gồm đánh giá một dòng đầy đủ!) Bạn có thể đoán được nơi điều này xảy ra, vì các bước đầu tiên tương đối giống nhau.
Ví dụ, giả sử tôi có một tập dữ liệu như được hiển thị dưới đây:
Giả sử bạn là giáo viên và bạn muốn làm nổi bật những học sinh không đủ điểm trong một hoặc nhiều môn. Đồng thời, bạn cũng muốn làm nổi bật tên của những học sinh đạt hơn 80 điểm trong cả ba môn. Dưới đây là các bước để làm điều này:
- Chọn dải dữ liệu chứa tên (A2:A11).
- Đi đến tab “Định dạng”.
- Nhấp vào “Định dạng điều kiện”.
- Trong bảng điều khiển định dạng điều kiện, chọn “Màu duy nhất”.
- Từ menu thả xuống “Định dạng ô nếu”, chọn “Công thức tuỳ chỉnh là”.
- Trong ô công thức, gõ công thức:
=OR(B2<35,C2<35,D2<35) - Chọn định dạng bằng cách nhấp vào menu thả xuống “Kiểu định dạng”. Ở đây, bạn có thể chọn màu nền trong bảng màu. Vì chúng tôi đang làm nổi bật những học sinh không đủ điểm, tôi đã chọn màu đỏ.
- Nhấp vào “Hoàn tất”.
- Trong bảng điều khiển “Định dạng điều kiện”, nhấp vào tùy chọn “Thêm một quy tắc mới”.
- Trong bảng điều khiển định dạng điều kiện, từ menu thả xuống “Định dạng ô nếu”, chọn “Công thức tuỳ chỉnh là”.
- Trong ô công thức, gõ công thức để tạo ra các quy tắc định dạng mới:
=AND(B2>80,C2>80,D2>80) - Chọn màu từ bảng màu cho kiểu định dạng.
- Nhấp vào “Hoàn tất”.
Điều này ngay lập tức làm nổi bật các tên như được hiển thị dưới đây. Lưu ý rằng định dạng điều kiện, trong trường hợp này, dựa trên nhiều ô. Quy tắc định dạng xem xét một công thức phức tạp hơn, đánh giá nhiều ô trước khi định dạng dữ liệu của chúng tôi. Đây là cách nó trông như:
Làm thế nào để áp dụng định dạng điều kiện dựa trên văn bản trong Google Sheets
Chúng tôi đã nói về việc sử dụng định dạng điều kiện dựa trên dữ liệu của một ô khác. Nhưng bạn có thể làm điều tương tự với văn bản không? Đương nhiên.
Dưới đây là cách áp dụng các quy tắc định dạng điều kiện trong Google Sheets nếu một ô khác chứa văn bản. Nói một cách ngắn gọn: bạn chỉ cần đặt chuỗi văn bản giữa dấu ngoặc kép trong công thức tùy chỉnh.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể: Hãy nói rằng bạn đang làm việc trong một trường tiểu học nam nữ và bạn cần đề xuất những học sinh nữ giỏi nhất cho một chương trình học bổng tại một trường tư cho nữ. Bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện để làm nổi bật tất cả học sinh nữ. Chúng tôi sẽ sử dụng một mẫu nhỏ các dữ liệu giả để cho thấy cách nó hoạt động.
Để làm nổi bật tất cả học sinh xác định là nữ, chúng tôi có thể áp dụng định dạng điều kiện vào cột chứa tên của họ bằng màu xanh lá cây bằng cách sử dụng một quy tắc văn bản. Để làm điều này, bạn chỉ cần:
- Chọn dải ô mà bạn muốn áp dụng các quy tắc định dạng cho (A2:A9).
- Truy cập tab “Định dạng” sau đó chọn “Định dạng điều kiện”.
- Thay đổi menu thả xuống “Điều kiện” thành “Công thức tuỳ chỉnh là”.
- Nhập công thức để xác định quy tắc định dạng của mình.
- Chọn màu bạn muốn sử dụng cho định dạng.
- Nhấp vào “Hoàn tất”.
Vậy là xong. Bạn sẽ thấy rằng chúng tôi đã áp dụng các quy tắc định dạng vào các ô như hiển thị dưới đây.
Đặt là chúng ta muốn thêm vào cả những học sinh không xác định giới tính. Chúng ta có thể sử dụng hàm OR để làm điều này, như sau:
=OR(B2="F",B2="NB")
Cách sử dụng định dạng điều kiện dựa trên một dải ô khác
Thay vì chỉ sử dụng một ô, bạn cũng có thể sử dụng một dải ô làm đối số cho quy tắc định dạng trong Google Sheets. Điều này hơi khác so với chỉ đưa ra định dạng dựa trên một ô khác. Trong trường hợp này, bạn đánh giá một dải ô hoàn chỉnh, sau đó sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên kết quả tổng.
Nhìn vào bảng mẫu của chúng tôi, chúng tôi có thể làm nổi bật các tên học sinh có điểm toán dưới 50.
Dưới đây là các bước để áp dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên một cột khác:
- Chọn dải ô để áp dụng các quy tắc định dạng cho.
- Truy cập tab “Định dạng” sau đó chọn “Định dạng điều kiện”.
- Thay đổi menu thả xuống “Điều kiện” thành “Công thức tuỳ chỉnh là”.
- Nhập một công thức để xác định quy tắc định dạng của bạn.
- Chọn màu bạn muốn sử dụng cho định dạng.
- Nhấp vào “Hoàn tất”.
Định dạng điều kiện áp dụng các quy tắc định dạng để làm nổi bật tất cả các ô trong cột A tương ứng với ô trong cột B có giá trị nhỏ hơn 50. Trong trường hợp này, đó là John, Elvis và Sheldon.
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất mà tôi nhận được về định dạng điều kiện dựa trên ô khác. Tôi đã cố gắng trả lời một cách ngắn gọn. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn trên.
Có thể sử dụng định dạng điều kiện dựa trên ô khác trong Google Sheets không?
Có, bạn có thể áp dụng định dạng điều kiện cho một ô dựa trên một ô khác. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước dễ dàng ở trên vào hộp thư gợi ý và sử dụng công thức tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tôi có thể sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên màu sắc của một ô khác không?
Có, bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets dựa trên màu sắc của một ô khác. Điều này phức tạp hơn các phương pháp mà tôi đã trình bày ở trên. Bạn sẽ cần sử dụng Google App Script. Điều này đòi hỏi một số mã để làm, nhưng kết quả xứng đáng. Trước tiên, bạn sẽ lọc theo màu. Sau đó, bạn sẽ áp dụng định dạng điều kiện dựa trên bộ lọc đó. Bạn không muốn mã? Có một cách giải pháp khác để định dạng dựa trên màu sắc của ô. Chỉ cần làm nổi bật một ô nếu một ô đánh dấu Google Sheets được chọn hoặc không được chọn.
Làm thế nào để sử dụng định dạng điều kiện để hiển thị màu xanh nếu câu trả lời đúng và màu đỏ nếu câu trả lời sai?
Bạn có thể cấu hình quy tắc định dạng điều kiện của mình để hiển thị màu xanh khi câu trả lời đúng được nhập và màu đỏ khi câu trả lời sai được nhập.
Hãy xem xét ví dụ sau. Chúng ta muốn ô B2 hiển thị màu xanh khi câu trả lời đúng được nhập và màu đỏ khi câu trả lời sai được nhập.
Để làm điều này, bạn sẽ cần sử dụng ba quy tắc định dạng:
- Một quy tắc cho trường hợp ô bằng (câu trả lời đúng).
- Một quy tắc cho trường hợp ô không bằng (câu trả lời sai).
- Cuối cùng, một quy tắc cho trường hợp ô trống.
Tôi đã chia nhỏ nó thành ba phần. Tôi sẽ bắt đầu với phần “bằng”.
Bằng:
- Chọn dải ô làm cho rules format được áp dụng (A4).
- Đi đến “Format” sau đó chọn “Conditional formatting”.
- Chọn “Equal to” từ menu thả xuống công thức.
- Gõ vào =A$2 (cell với câu trả lời đúng).
- Chọn màu xanh trong bảng màu format style.
- Nhấp vào “Done”.
Không bằng:
- Nhấp chuột để “Add another rule”.
- Chọn “Is not equal to” từ menu thả xuống công thức.
- Gõ vào =A$2 (cell với câu trả lời đúng).
- Chọn màu đỏ trong bảng màu format style.
- Nhấp vào “Done”.
Trống:
Bạn sẽ cần thêm một quy tắc khác để xem xét nếu ô này trống và chọn màu trắng làm màu nền. Hãy đảm bảo ô này nằm trên cùng của quy tắc “không bằng”.
Nếu giá trị được nhập cho ô A4 tương ứng với một ô A4 là bằng, hộp sẽ được làm nổi bật xanh lá cây và nếu giá trị được nhập là khác, nó sẽ được làm nổi bật đỏ, như hiển thị dưới đây.
Làm thế nào để sử dụng cùng lúc các toán tử “lớn hơn” và “nhỏ hơn” cho định dạng điều kiện?
Nếu bạn muốn áp dụng định dạng điều kiện cho một dải ô sử dụng cùng lúc các toán tử “lớn hơn” và “nhỏ hơn”, bạn có thể sử dụng hàm IF trong quy tắc định dạng của mình thay vì sử dụng hàm IF tích hợp.
Ví dụ, nếu bạn muốn làm nổi bật một dải ô trong Google Sheets sao cho học sinh có điểm toán lớn hơn 40 nhưng nhỏ hơn 70 được làm nổi bật, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=IF(B2:B11>40, B2:B11<70)
Truy cập vào cửa sổ định dạng điều kiện và dán nó làm công thức tùy chỉnh của bạn.
Bạn có thể thấy từ ví dụ của chúng tôi rằng chỉ có những học sinh nào có điểm toán lớn hơn 40 nhưng nhỏ hơn 70 mới được làm nổi bật.
Làm thế nào để làm nổi bật một ô dựa trên giá trị của một ô khác?
Để áp dụng định dạng điều kiện dựa trên một cột khác, chỉ cần sử dụng địa chỉ cột làm đối số trong một công thức tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể sử dụng =B2:B<50 để kiểm tra xem các giá trị trong cột B (trừ thanh đầu tiên B1) có lớn hơn 50 hay không.
Kết luận
Để làm nổi bật các ô dựa trên một ô khác trong Google Sheets, bạn chỉ cần làm theo các bước dễ dàng đã liệt kê ở trên trong cửa sổ gợi ý và sử dụng công thức tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn đã tìm thấy bài viết của tôi hữu ích, bạn cũng có thể xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tìm kiếm trong Google Sheets.
Bạn có câu hỏi khác về định dạng điều kiện? Có bất kỳ điều gì khác bạn muốn thấy được bao gồm trong hướng dẫn của tôi? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận!
Nếu bạn tìm thấy bài viết về định dạng điều kiện dựa trên một ô khác trong Google Sheets hữu ích, bạn có thể thích các hướng dẫn sau về Google Sheets:
- Tạo bản đồ nhiệt trong Google Sheets (hướng dẫn từng bước)
- Định dạng số điện thoại trong Google Sheets
- Cách tạo một danh sách thả xuống phụ thuộc
- Cách tô màu các dòng xen kẽ trong Google Sheets
- Cách phóng to và thu nhỏ trong Google Sheets
- Cách chèn hình ảnh vào ô trong Google Sheets
- Cách so sánh hai cột trong Google Sheets
- Format Painter trong Google Sheets (dễ dàng sao chép định dạng)
- Cách khóa ô trong Google Sheets: hướng dẫn từng bước
