Xin chào bạn thân yêu! Hôm nay, chúng ta sẽ hướng dẫn bạn cách tìm kiếm bản sao trong Google Sheets bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện, công thức UNIQUE và một tiện ích hữu ích.
Tìm kiếm bản sao trong Google Sheets bằng định dạng có điều kiện
-
Hãy chọn tập dữ liệu của bạn: Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn các tên trong phạm vi A1:E12. Trong định dạng hiện tại, việc nhìn thấy các tên trùng lặp sẽ rất khó khăn.
-
Trong menu File, chọn Định dạng > Định dạng có điều kiện. Khi chọn định dạng có điều kiện, một menu cho các quy tắc định dạng có điều kiện sẽ xuất hiện bên phải màn hình của bạn.
-
Trong các Quy tắc định dạng, chọn “Công thức tùy chỉnh”. Bạn cũng có thể chọn các quy tắc định dạng khác, nhưng vì chúng ta muốn tìm kiếm bản sao, chúng ta sẽ nhập công thức của chúng ta.
-
Trong ô bên dưới, hãy nhập công thức sau:
=NB.SI(plage,critère)>1. Dưới đây là nội dung của công thức của chúng ta:NB.SI: Hàm này đếm số lần xuất hiện của một giá trị duy nhất trong một phạm vi đã chỉ định.Plage: Chỉ định phạm vi mà chúng ta sẽ đếm các giá trị. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ đếm trong phạm vi $A$1:$E$12. Đừng quên đặt ký tự “$” trước cột và hàng để chỉ định rằng phạm vi của chúng ta là tuyệt đối.Critère: Ở đây, chúng ta chỉ định rằng chúng ta sẽ đếm một giá trị chỉ khi nó trùng khớp với ô. Hãy đặt giá trị đầu tiên của chúng ta, A1, làm tiêu chí.>1: Đánh giá xem số lượng giá trị đếm của chúng ta có lớn hơn một hay không, điều này chỉ ra rằng có một bản sao hiện diện. Định dạng có điều kiện của chúng ta sẽ được kích hoạt để làm nổi bật các giá trị trùng lặp.
Với ví dụ của chúng ta, chúng ta sẽ sử dụng
=NB.SI($A$1:$E$12,A1)>1. -
Bây giờ, chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy các bản sao trong tập dữ liệu của chúng ta. Chúng ta sẽ thấy các giá trị trùng lặp được làm nổi bật với màu nền xanh nhạt.
Mẹo: Bạn có thể chỉnh sửa định dạng được áp dụng cho các bản sao trong phong cách định dạng của tab Định dạng có điều kiện.
Tìm kiếm bản sao trong Google Sheets bằng công thức UNIQUE
-
Hãy chọn một ô riêng biệt khỏi tập dữ liệu của bạn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn ô B2, cách xa tập dữ liệu trong cột A. Hãy đảm bảo rằng các ô phía dưới cùng của cột trống.
-
Trong ô này, hãy sử dụng công thức
=UNIQUE(plage). Trong đó:UNIQUE: Là một công thức lấy các giá trị chỉ xuất hiện một lần trong phạm vi đã chỉ định.Plage: Là nơi mà công thức của bạn sẽ tìm kiếm các giá trị duy nhất.
Với việc hiểu điều này, chúng ta sẽ nhập
=UNIQUE(A2:A18)hoặc=UNIQUE(A:A)(cho toàn bộ cột A). -
Nhấn Enter và xem danh sách các giá trị mà các bản sao đã được loại bỏ. Bạn có thể thấy trong ví dụ của chúng ta, các bản sao của dâu, cà rốt, hành tây và ớt đã được loại bỏ khỏi danh sách mới của chúng ta, chỉ còn một lần xuất hiện của mỗi giá trị. Đây là một cách rất đơn giản để làm sạch các bản sao trên bảng tính của bạn.
Tìm kiếm bản sao trong Google Sheets bằng một tiện ích
-
Trong menu File, chọn Tiện ích > Tiện ích bổ sung > Lấy tiện ích. Các tiện ích là các chương trình bổ sung có thể giúp bạn trong các tác vụ đơn giản hoặc phức tạp trên Google Sheets.
-
Tìm kiếm “Xóa bản sao” trong Google Workspace Marketplace. Có nhiều lựa chọn, nhưng chúng ta sẽ thử tiện ích “Remove Duplicates” của Ablebits.
-
Cài đặt tiện ích và cho phép quyền. Cửa sổ pop-up sẽ yêu cầu bạn đăng nhập và cho phép cài đặt tiện ích vào tài khoản của bạn, chỉ cần tuân theo hướng dẫn và cho phép. Bây giờ, bạn có thể sử dụng tiện ích này để xóa bản sao trong Google Sheets.
-
Trên bảng tính của bạn, hãy chọn phạm vi mà bạn muốn tìm kiếm các bản sao. Hãy chọn phạm vi A1:A18 cho ví dụ này.
-
Điều hướng đến Tiện ích > Xóa bản sao > Tìm hàng trùng lặp hoặc duy nhất. Tiện ích cũng cho phép bạn thực hiện các chức năng khác với các giá trị và bản sao, chẳng hạn như so sánh các cột, kết hợp các hàng trùng lặp, v.v.
-
Nhập phạm vi vào ô chọn hoặc tự động chọn ô của bạn và nhấp vào Tiếp theo. Vì chúng ta đã chọn các ô trước khi nhấp vào tiện ích, bạn sẽ thấy phạm vi của chúng ta tự động điền vào lựa chọn.
-
Chọn loại dữ liệu mà bạn muốn tìm và nhấp vào Tiếp theo. Bạn có thể chọn tìm tất cả bản sao, bản sao đầu tiên hoặc các giá trị duy nhất. Đối với ví dụ này, chúng ta chỉ muốn xem các bản sao.
-
Chọn các cột của bạn và nhấp vào Tiếp theo. Điều này hữu ích trong các trường hợp bạn có nhiều cột. Đối với ví dụ của chúng ta, chúng ta chỉ có một cột, vì vậy chúng ta có thể tiếp tục.
-
Chọn những gì bạn muốn làm với dữ liệu đã chọn. Đối với ví dụ của chúng ta, chúng ta muốn điền các ô của bản sao với màu vàng. Bạn có thể điều chỉnh điều này theo ý thích.
-
Nhấp vào Hoàn tất và bây giờ các bản sao của bạn sẽ được làm nổi bật. Bây giờ, chúng ta có thể thấy các số 13, 10 và 12 lặp lại trong cột của chúng ta. Vì chúng ta chỉ chọn các bản sao và không phải các lần xuất hiện đầu tiên của các số trong cột, các lần xuất hiện đầu tiên của chúng ta không được tô màu theo màu đã chỉ định.
Sử dụng tiện ích này, bạn cũng có thể chọn xóa các giá trị trong các hàng chứa bản sao để chỉ giữ lại các giá trị duy nhất.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tìm kiếm bản sao trong Google Sheets. Bạn cũng có thể thích các bài viết của chúng tôi về cách trích xuất một chuỗi con trong Google Sheets và cách xóa bản sao.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, chúng tôi khuyên bạn đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách gửi lời nhắc trong Google Sheets và thử nghiệm phần mềm của chúng tôi để theo dõi các thời hạn một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thêm thông tin và mẹo trên Crawlan.com.
Nhớ ghé thăm thường xuyên nhé!
