Đối với việc tạo, theo dõi và phân tích dữ liệu, bảng tính thường được sử dụng chủ yếu. Thông thường, khi tạo kế hoạch, không ai nghĩ ngay đến Google Sheets. Thay vào đó, chúng ta thường dùng các ứng dụng đặc biệt hoặc sử dụng lịch thuần túy.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Google Sheets để tạo một kế hoạch rất chức năng. Nếu bạn đã quen thuộc với giao diện của Google Sheets, điều này có thể làm cho việc tạo kế hoạch trở nên đơn giản hơn. Bạn có thể đơn giản hóa quá trình này bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn.
Lợi ích của việc sử dụng Google Sheets cho kế hoạch
Tại sao lại sử dụng Google Sheets để tạo kế hoạch?
Tạo kế hoạch trên Google Sheets mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian: Mỗi khi bạn muốn tạo kế hoạch, bạn chỉ cần mở mẫu kế hoạch trên Google Sheets và chỉnh sửa nó thay vì bắt đầu từ đầu. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
- Tập trung vào các công việc khác: Bạn không phải mất thời gian tạo kế hoạch, điều đó giúp bạn có thời gian thêm để làm những việc khác hiệu quả.
- Dễ dàng tùy chỉnh: Kế hoạch trên Google Sheets cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể chọn màu sắc đặc biệt cho các nhiệm vụ cụ thể, gán các nhiệm vụ khác nhau cho các nhóm khác nhau hoặc sửa đổi lịch làm việc dựa trên môi trường làm việc.
- Có thể chia sẻ với các bên liên quan: Bảng tính có thể được chia sẻ, bạn chỉ cần gửi liên kết đến đồng nghiệp của mình. Bạn cũng có thể chọn xem liệu liên kết có cho phép chỉnh sửa hay không, giúp bạn có thêm kiểm soát với kế hoạch của mình. Nếu kế hoạch thay đổi, ai đó chỉ cần chỉnh sửa nó và sẽ được áp dụng cho tất cả mọi người. Bạn không cần phải gửi lịch làm việc mới cho mỗi lần ai đó thay đổi.
- Tiết kiệm tiền bạc: Google Sheets miễn phí cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, đây là một lựa chọn tuyệt vời, và nó rất dễ tiếp cận vì tất cả mọi người có thể sử dụng nó mà không cần trả tiền.
- Định dạng tệp đa nền tảng: Google Sheets sử dụng cùng định dạng tệp với hầu hết các ứng dụng bảng tính khác, điều này có nghĩa là bạn có thể xuất tệp và nhập chúng vào một bảng tính Excel hoặc thậm chí chuyển đổi chúng thành PDF.
Làm thế nào để tạo kế hoạch trên Google Sheets
Dưới đây là ba bước đơn giản để tạo kế hoạch trên Google Sheets. Điều này sử dụng các mẫu sẵn có trong Thư viện mẫu của Google Sheets, mẫu mặc định là một mẫu kế hoạch hàng tuần. Có nhiều mẫu khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, ví dụ như một mẫu kế hoạch làm việc hoặc một mẫu kế hoạch hàng ngày cho Google Sheets.
Chúng tôi sẽ chỉ bạn cách tùy chỉnh các mẫu này sau trong bài viết này.
Bước 1: Mở Google Sheets. Gần đầu bảng tính, bạn sẽ thấy một nút “Thư viện mẫu”. Bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ thấy một loạt các mẫu.
Nhấp vào “Planning”, điều này sẽ mở một bảng tính mới và mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh.
Bước 2 – Tùy chỉnh: Mẫu kế hoạch trống hiện có thể được tùy chỉnh theo sở thích của bạn. Nó có một bố cục rất thuận tiện và dễ chỉnh sửa. Mỗi ngày có một ngày và một cột riêng của nó. Các ngày cũng được chia thành các khung thời gian 30 phút mà bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu của bạn, và bạn có thể thêm ghi chú dưới kế hoạch cho mỗi tuần.
Bước 3: Đặt ngày bắt đầu của kế hoạch trong ô C2. Ngay khi bạn đặt ngày, bạn sẽ thấy hàng 3 và hàng 4 thay đổi tùy thuộc vào ngày bạn đã đặt, thu thập các ngày và ngày của tuần đúng.
Nếu bạn sử dụng điều này như lịch hàng tuần của bạn, hãy chọn ngày bắt đầu tuần làm điểm bắt đầu, tùy thuộc vào cách bạn chọn xem liệu Chủ nhật hay Thứ hai có phải là ngày bắt đầu của tuần hay không.
Bạn cũng có thể gán màu cho các ô dựa trên nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn sử dụng kế hoạch cho công việc học, bạn có thể mã hóa màu xanh cho môn vật lý của bạn trong khi môn sinh học được mã hóa màu đỏ.
Mẫu này rất tiện lợi nếu bạn thay đổi nhỏ mỗi tuần mà không cần chỉnh sửa toàn bộ kế hoạch, vì bạn chỉ cần thay đổi ngày bắt đầu trong ô C2 và thực hiện các thay đổi trong các ô cần thiết.
Sử dụng định dạng điều kiện để tùy chỉnh mẫu kế hoạch của bạn trên Google Sheets
Để sử dụng định dạng điều kiện để tùy chỉnh kế hoạch của bạn, làm theo các bước sau:
Bước 1: Để sử dụng định dạng điều kiện trên bảng tính của bạn, hãy chọn toàn bộ bảng tính bằng cách nhấn Ctrl + A. Nhấp vào “Định dạng” trên thanh trên cùng, sau đó chọn “Định dạng điều kiện”. Bạn sẽ thấy một thanh bên hiển thị bên phải màn hình.
Bước 2: Nhấp vào ô dưới “Định dạng các ô nếu” và trong menu thả xuống, chọn tùy chọn nói “Văn bản chứa”. Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, nhưng trong ví dụ này, chúng tôi muốn mã hóa màu các ô chứa một từ cụ thể.
Bước 3: Trong ô văn bản dưới đó, nhập từ khóa sẽ được kiểm tra để xác định liệu ô có nên được mã hóa màu hay không. Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng từ “Họp”, nếu được tìm thấy, nó sẽ được mã hóa màu xanh nước biển.
Bước 4: Bây giờ mà điều kiện đã được định nghĩa, chúng ta cần chọn màu sắc để áp dụng để tự động làm nổi bật các ô chứa từ khóa. Trong cùng ô đó, bạn cũng có thể thay đổi định dạng văn bản, in đậm, thay đổi màu chữ hoặc gạch chân.
Định dạng điều kiện là một cách tuyệt vời để cải thiện diện mạo hình ảnh của kế hoạch và cũng giúp dễ dàng tìm kiếm các phần tử cụ thể. Bạn có thể làm nổi bật cuộc họp đã xác nhận so với những cuộc họp chưa xác nhận.
Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh không giới hạn kế hoạch của bạn và là cách tuyệt vời để tăng cường năng suất. Bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý các nhiệm vụ định kỳ trong kế hoạch của mình.
Đóng băng cột và hàng để làm việc hiệu quả hơn
Việc đóng băng một số cột và hàng cho phép bạn di chuyển mà không cần phải quay lại. Nó cho phép bạn xem ngày hoặc giờ mà công việc được lên lịch khi bạn bắt đầu cuộc di chuyển.
Bước 1: Nhấp vào hàng hoặc cột bạn muốn đóng băng. Hãy nhớ nhấp vào thanh bên trái hoặc trên cùng đại diện cho hàng hoặc cột, không phải ô thực sự. Bạn sẽ thấy nó hiển thị ngay khi nhấp vào.
Bước 2: Bây giờ, nhấp vào “Xem” trong thanh trên cùng, sau đó nhấp vào “Đóng băng”.
Bước 3: Một menu xổ xuống sẽ hiển thị cho bạn biết bạn có thể đóng băng bao nhiêu hàng. Chọn tùy chọn phù hợp.
Các bước tương tự có thể được thực hiện để đóng băng các cột. Nếu bạn muốn có cái nhìn chi tiết hơn, hãy xem bài viết này về cách đóng băng hàng.
Cách thêm lịch trình liên quan vào kế hoạch của bạn
Bạn cũng có thể thêm lịch trình liên quan vào một ô hoặc một cột của mẫu kế hoạch hàng tuần của bạn trên Google Sheets. Điều này là cách hữu ích để theo dõi ngày trong kế hoạch của bạn mà không làm quá tải bảng tính của bạn với quá nhiều dữ liệu.
Đây là cách bạn làm điều đó:
- Chọn cột hoặc ô mà lịch trình sẽ xuất hiện.
- Trên thanh công cụ, điều hướng đến “Dữ liệu” sau đó “Xác nhận dữ liệu”.
- Chỉnh sửa tiêu chí cho “Ngày”.
- Chọn tùy chọn từ chối nhập và nhấp vào “Lưu”.
Nếu bạn nhấp đúp vào ô hoặc bất kỳ ô nào của cột mà bạn đã chọn, lịch trình sẽ xuất hiện, nếu không, nó sẽ được giấu đi. Ngày bắt đầu của tuần của bạn sẽ được tự động đặt trong lịch.
Làm cho Google Sheets sẵn sàng ngoại tuyến
Google Sheets có tính năng lưu trực tuyến, điều đó có nghĩa là bạn cần có truy cập liên tục vào Internet. Đôi khi, bạn không có kết nối Internet và có thể cần thực hiện các thay đổi trên bảng tính. Bạn có thể giải quyết vấn đề này với một giải pháp rất đơn giản, chỉ mất 5 phút.
Bước 1: Cài đặt tiện ích Google Docs ngoại tuyến trên Google Chrome bằng cách sử dụng liên kết đến trang cửa hàng.
Bước 2: Truy cập vào docs.google.com.
Bước 3: Nhấp vào ba dấu gạch ở góc trên cùng bên trái để mở menu.
Bước 4: Nhấp vào “Cài đặt”.
Bước 5: Bật tùy chọn “Ngoại tuyến”.
Bây giờ, bạn sẽ không mất quyền truy cập vào cửa sổ Docs nếu mất kết nối Internet hoặc chỉ muốn làm việc ngoại tuyến trên tài liệu của mình. Vì Google Sheets và Google Docs là một phần của cùng một bộ công cụ, Google Sheets cũng sẽ hoạt động ngoại tuyến từ giờ.
Các tùy chọn mẫu kế hoạch Google Sheets
Google cung cấp nhiều mẫu hoàn hảo cho nhiều mục đích khác nhau.
Tuy nhiên, đôi khi bạn cần tạo một mẫu đặc biệt phù hợp với nhu cầu của bạn. Điều này không mất nhiều thời gian và bạn chỉ cần tạo nó một lần duy nhất, sau đó có thể sử dụng lại sau này.
Sau khi bạn đã sử dụng một mẫu nào đó, bạn cần tạo một bản sao riêng của mình bằng cách nhấp vào “Tệp” trên thanh trên cùng, sau đó nhấp vào “Tạo bản sao”.
Sau khi lưu, bạn có thể thực hiện các thay đổi cần thiết cho tệp.
Cho dù bạn chọn loại mẫu kế hoạch nào, hãy đảm bảo rằng định dạng ô đã được đặt thành “Xuống dòng tự động”.
Mẫu kế hoạch hàng ngày trên Google Sheets
Nếu bạn đang cần kế hoạch cho cuộc sống hàng ngày của mình, bạn có thể tìm một mẫu ở đây.
Mẫu kế hoạch hàng năm và hàng tháng
Bạn có thể dễ dàng sử dụng một lịch dưới dạng bảng tính như kế hoạch hàng tháng. Chúng cho phép bạn nhập các nhiệm vụ hàng ngày trong ô dưới các ngày của mỗi tháng.
Đối với ví dụ trên, chúng tôi đã sử dụng mẫu lịch này.
Nếu bạn cần một lịch trình nội dung làm kế hoạch, bạn có thể sử dụng mẫu trong bài viết này.
Mẹo để tận dụng tối đa lịch trình của bạn trên Google Sheets
Việc tạo lịch trình trên Google Sheets có thể rất hữu ích vì nhiều lý do. Dưới đây là một số mẹo để tận dụng tối đa mẫu kế hoạch của bạn trên Google Sheets:
- Nếu bạn quản lý một doanh nghiệp hoặc là một quản lý nhỏ, bạn có thể sử dụng Tiện ích Lập lịch Shift Scheduler trong bảng kế hoạch nhóm của mình để quản lý, thêm và sửa đổi lịch trình. Những thay đổi này sẽ được chia sẻ tự động với toàn bộ nhóm nhờ tính năng cộng tác thời gian thực của Google Sheets.
- Bạn cũng có thể đặt màu cho lịch trình của mình bằng cách sử dụng định dạng điều kiện. Điều này là một cách tuyệt vời để trình bày lịch trình của bạn dưới dạng hình ảnh và giúp bạn theo dõi nó dễ dàng hơn.
- Bạn cũng có thể tải xuống lịch trình của mình để có một bản sao ngoại tuyến mà bạn có thể truy cập bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu, ngay cả khi không có kết nối Internet.
- Bạn cũng có thể có lịch trình hàng ngày và lịch trình hàng tuần trong cùng một bảng bằng cách sử dụng các tab bảng tính. Đây là một cách rất hiệu quả để có tất cả các lịch trình của bạn tại cùng một nơi để giúp bạn trong các nhiệm vụ như quản lý dự án.
- Bạn có thể kết hợp mẫu kế hoạch Google Sheets của mình với một mẫu lịch để dễ dàng theo dõi các ngày. Có cả tiện ích mở rộng bạn có thể sử dụng để đồng bộ hóa lịch Google của bạn với kế hoạch Google Sheets của bạn, như Time Tackle và Calendar to Sheets.
Câu hỏi thường gặp
Q: Google Sheets có phù hợp cho việc lập kế hoạch?
A: Một điểm mạnh của Google Sheets để lập kế hoạch là các chức năng tự động hóa và cộng tác thời gian thực. Điều này khiến nó trở thành một công cụ phù hợp để lập kế hoạch, nhưng nó cũng có một số khuyết điểm, chẳng hạn như dễ gây ra lỗi và không cung cấp nhiều tính năng để tùy chỉnh kế hoạch.
Q: Google Sheets có mẫu lập kế hoạch không?
A: Có, Google Sheets có một mẫu kế hoạch hàng ngày mà bạn có thể tùy chỉnh cho loại kế hoạch mà bạn muốn tạo. Bạn có thể thêm các dải thời gian của riêng bạn, đặt ngày bắt đầu và kết thúc cho lịch hàng tuần của bạn, và nhiều thứ khác.
Kết luận
Sử dụng Google Sheets để lập kế hoạch thời gian có thể có vẻ phức tạp, nhưng một khi bạn đã quen với điều đó, nó có thể trở thành một sự thay thế miễn phí tuyệt vời cho việc sử dụng phần mềm chuyên biệt. Bây giờ bạn đã biết cách tạo kế hoạch trên Google Sheets, bạn đã có một công cụ dễ sử dụng và có nhiều tính năng cho phép bạn chia sẻ kế hoạch với đồng nghiệp của mình. Bạn cũng có thể tạo một lịch trình cho mạng xã hội để lập kế hoạch cho bài viết của bạn!
Hơn nữa, tính năng cộng tác giúp cho các thành viên trong nhóm có thể xem và chỉnh sửa mẫu kế hoạch trên Google Sheets, và tất cả thành viên khác đều được thông báo qua email. Đơn giản như vậy.
