Sử dụng chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets

Published on March 2, 2023

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets. Đây là một tính năng cho phép bạn kiểm soát loại dữ liệu mà người dùng có thể nhập vào một ô hoặc một dải ô trong bảng tính. Khi người dùng cố gắng nhập dữ liệu không đáp ứng được các tiêu chí xác thực, Google Sheets sẽ hiển thị thông báo lỗi và ngăn người dùng nhập các dữ liệu không chính xác.

Khái niệm xác thực dữ liệu trong Google Sheets là gì?

Xác thực dữ liệu trong Google Sheets là một tính năng giúp bạn kiểm soát loại dữ liệu mà người dùng có thể nhập vào ô hoặc một dải ô trong bảng tính. Điều này giúp tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và các công thức trong bảng tính của bạn.

Ví dụ, với chức năng xác thực dữ liệu, bạn có thể đặt các quy tắc để hạn chế loại dữ liệu có thể nhập vào ô như:

• Dải số cụ thể, chỉ cho phép nhập số từ 1 đến 100.
• Danh sách giá trị đã được xác định trước hoặc chuỗi văn bản, chỉ cho phép các giá trị “Có” hoặc “Không”.
• Dải ngày cụ thể, chỉ cho phép nhập các ngày trong một khoảng thời gian nhất định.

Khi nào cần sử dụng chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets?

Bằng cách sử dụng chức năng xác thực dữ liệu, bạn có thể làm cho phân tích, bảng điều khiển chỉ số hiệu suất chính hoặc mô hình tài chính của mình trở nên hiệu quả và hợp lệ mà không cần quan tâm đến dữ liệu không hợp lệ hoặc phải điều chỉnh mô hình hoặc công thức của mình để phù hợp với các loại dữ liệu mới.

Cụ thể, xác thực dữ liệu hữu ích trong các trường hợp sau:

• Bạn muốn duy trì việc nhập dữ liệu nhất quán trong một danh sách từ đầu đến cuối.
• Bạn muốn hạn chế việc nhập dữ liệu (ví dụ: dải số cụ thể: 1-10) hoặc kiểu dữ liệu.
• Bạn cần tạo một danh sách thả xuống với các lựa chọn cụ thể.

Cập nhật về chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets

Vào tháng 12 năm 2022, hai cập nhật quan trọng về chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets đã được phát hành.

• Các mã token của danh sách thả xuống: Các mã token của danh sách thả xuống là một tính năng cho phép bạn hiển thị và nhanh chóng xem trạng thái của một dự án. Google Sheets đã có một tính năng tương tự để tạo danh sách thả xuống, nhưng tính năng này đã được cải tiến để phù hợp với những gì có sẵn trong Google Docs.

• Hiển thị rõ ràng về tất cả các quy tắc xác thực dữ liệu: Trước khi có phiên bản cập nhật, không hề dễ dàng để nhìn thấy tất cả các quy tắc xác thực dữ liệu một cách tổng quan. Tuy nhiên, với cập nhật này, bạn có thể xem tất cả các quy tắc xác thực dữ liệu trong một danh sách, giống như các tính năng khác như định dạng có điều kiện, phạm vi được bảo vệ và các phạm vi được đặt tên. Cải tiến này giúp bạn quản lý các quy tắc xác thực dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác hơn.

Cách sử dụng chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets?

Dưới đây là các bước sử dụng chức năng xác thực dữ liệu trong Google Sheets:

1. Để đến trang “Dữ liệu”, nhấp vào “Xác thực dữ liệu” và một hộp thoại sẽ xuất hiện ở phía bên phải của bảng tính.

2. Nhấp vào “+ Thêm quy tắc”.

3. Chọn phạm vi mà bạn muốn áp dụng chức năng xác thực dữ liệu.

4. Chọn một trong các tiêu chí và nhập các giá trị dựa trên tiêu chí đó.

5. Đánh dấu tùy chọn nâng cao “Hiển thị văn bản hướng dẫn cho ô được chọn” nếu bạn muốn để lại một gợi ý cho người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ để biến chúng thành hợp lệ.

6. Chọn một trong hai tùy chọn cho dữ liệu không hợp lệ.

• “Hiển thị cảnh báo”: Tùy chọn này cho phép người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào một ô trong phạm vi đã chọn, nhưng hiển thị cho họ một tin nhắn cảnh báo cho biết nhập liệu của họ không tuân thủ quy tắc xác thực đã được định nghĩa.

• “Từ chối nhập liệu”: Tùy chọn này từ chối mọi nhập liệu không hợp lệ.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích về các loại xác thực dữ liệu có sẵn trong Google Sheets.

• (i) Danh sách thả xuống: Tùy chọn này cho phép bạn tạo một danh sách thả xuống trong bảng tính bằng cách nhập lựa chọn bằng tay. Bạn có thể gán màu cho mỗi lựa chọn bạn tạo ra.

• (ii) Danh sách thả xuống (từ phạm vi): Sự khác biệt duy nhất giữa danh sách thả xuống và danh sách thả xuống (từ phạm vi) là các lựa chọn trong danh sách thứ hai được tạo ra bằng cách tham chiếu các ô thay vì nhập tay trong danh sách trước đó.

• (iii) Xác thực dữ liệu liên quan đến văn bản: Bằng cách chọn tùy chọn này, bạn có thể giới hạn dữ liệu nhập vào là văn bản theo các điều kiện. Có năm tiền tố điều kiện: “văn bản chứa”, “văn bản không chứa”, “văn bản chính xác”, “văn bản là địa chỉ email hợp lệ” và “văn bản là URL hợp lệ”. Lưu ý rằng, tùy thuộc vào lựa chọn, bạn sẽ phải nhập một chuỗi văn bản cụ thể vào hộp văn bản.

• (iv) Xác thực dữ liệu liên quan đến ngày: Nếu chọn tùy chọn này cho một ô, dữ liệu nhập vào ô đó phải là ngày. Có tám tiền tố điều kiện liên quan đến ngày. Tương tự như với văn bản, tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, bạn sẽ phải nhập một ngày cụ thể vào hộp văn bản.

• (v) Xác thực dữ liệu liên quan đến số: Nếu bạn chọn tùy chọn này, dữ liệu nhập vào phải là một giá trị số cụ thể hoặc một công thức. Bạn có thể đặt điều kiện như “trong khoảng từ X đến Y” và “lớn hơn Z” trong số tám lựa chọn có sẵn.

• (vi) Công thức tùy chỉnh: Tùy chọn này cho phép bạn chèn một công thức để trích xuất dữ liệu từ một vị trí khác.

• (vii) Ô kiểm: Bằng cách chọn tùy chọn này, bạn có thể đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu một ô bằng cách chọn một ô kiểm. Bạn có thể nhập một giá trị ô tương ứng cho ô được đánh dấu và một giá trị khác cho ô không được đánh dấu (ví dụ: ĐÚNG cho ô được đánh dấu và SAI cho ô không được đánh dấu).

Cách nhanh chóng chèn danh sách thả xuống và ô kiểm trong Google Sheets?

Ngoài cách chúng tôi đã giới thiệu ở trên, còn có một cách nhanh chóng hơn để chèn danh sách thả xuống hoặc ô kiểm trong Google Sheets.

1. Truy cập thanh menu.
2. Nhấp vào “Chèn”.
3. Chọn “Ô kiểm” hoặc “Danh sách thả xuống”.
4. Quy tắc xác thực dữ liệu sẽ xuất hiện ở phía bên phải để bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết.

Làm thế nào để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc trong Google Sheets?

Để biết cách tạo danh sách thả xuống chi tiết, hãy xem bài viết này: Danh sách thả xuống trong Google Sheets:Được giải thích.

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến việc tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, trong đó các lựa chọn thay đổi dựa trên lựa chọn được thực hiện trong danh sách thả xuống khác, bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây: Danh sách thả xuống phụ thuộc trong Google Sheets: Được giải thích.

Cuối cùng, đây là một ví dụ về danh sách thả xuống. Đây là mẫu báo cáo kết quả hợp nhất tài khoản của LiveFlow cho Excel và Google Sheets. Bạn có thể thấy một danh sách thả xuống, cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu tài chính hàng tháng, ở giữa hình ảnh (ô bên cạnh văn bản “Chọn một tháng”).

Để biết thêm thông tin về các tính năng nâng cao của Google Sheets và khám phá cách tối ưu công việc của bạn, hãy truy cập Crawlan.com.