Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ cho việc thiết kế bảng tính với nhiều tính năng phức tạp, và một trong những tính năng hữu ích cần biết là danh sách thả xuống. Bạn có thể thêm một danh sách thả xuống vào một ô (hoặc một phạm vi ô) và khi bạn hoặc bất kỳ ai khác có quyền truy cập vào bảng tính của bạn nhấp vào ô đó, một danh sách thả xuống sẽ hiển thị hiển thị một danh sách các số hoặc từ mà họ có thể chọn. Số hoặc từ được chọn sẽ xuất hiện trong ô đó.
Tại sao sử dụng danh sách thả xuống?
Dưới đây là một số ví dụ về việc sử dụng danh sách thả xuống trong Google Sheets:
- Bạn cần đồng nghiệp nhập các số hoặc từ cụ thể vào bảng tính của bạn. Danh sách thả xuống giúp đơn giản hóa công việc này và loại bỏ khả năng nhập sai.
- Bạn thêm một danh sách thả xuống chứa các tham số số học mà làm thay đổi ngay lập tức biểu đồ tích hợp trong bảng tính của bạn.
- Bạn tạo một bảng tính để theo dõi một dự án, trong đó đồng nghiệp của bạn chọn trạng thái tiến trình của họ trong một danh sách thả xuống.
Cách tạo danh sách thả xuống cho các số hoặc từ cụ thể
-
Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện. Sau đó, trên thanh công cụ trên bảng tính của bạn, nhấp vào Chèn > Danh sách thả xuống. Cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu” sẽ mở ra bên phải.
-
Để thêm mục vào danh sách thả xuống của bạn: Trong các ô “Tùy chọn 1” và “Tùy chọn 2”, nhập các tùy chọn số hoặc từ mà bạn muốn bao gồm trong danh sách thả xuống của bạn. Nhấp vào Thêm mục khác để thêm một tùy chọn khác vào danh sách thả xuống.
-
Để di chuyển mục trong danh sách thả xuống: Nhấp và giữ biểu tượng sáu chấm bên trái của một mục, kéo nó lên hoặc xuống, sau đó buông nó vào vị trí mới trong danh sách thả xuống.
-
Để gán màu cho một mục trong danh sách: Nhấp vào hình tròn xám bên trái của một mục. Trong bảng “Màu sắc” mở ra, nhấp vào màu bạn muốn cho mục. Nếu bạn muốn chọn một màu bạn không thấy hoặc thay đổi màu văn bản, nhấp vào Tùy chỉnh.
-
Khi mục được chọn trong danh sách thả xuống trên bảng tính của bạn, ô và văn bản hiển thị màu cho mục đó. Ngoài việc làm cho bảng tính của bạn hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh, các màu duy nhất có thể giúp phân biệt các mục hoặc chỉ ra sự quan trọng của một mục.
-
Để thay đổi kiểu hiển thị của danh sách thả xuống: Nhấp vào Tùy chọn nâng cao và cuộn xuống trong cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu” cho đến khi bạn nhìn thấy “Kiểu hiển thị”. Các tùy chọn ở đây cho phép bạn kiểm soát cách danh sách thả xuống hiển thị trong ô bạn đã chọn trong bảng tính. Nếu bạn đã chọn nhiều ô, mỗi ô sẽ có chỉ báo danh sách thả xuống riêng.
-
Để chèn danh sách thả xuống vào bảng tính của bạn: Khi bạn đã hoàn thành việc tạo danh sách thả xuống mới của mình, hãy nhấp vào nút Hoàn tất ở cuối cạnh bên.
Bây giờ, khi người dùng nhấp vào (hoặc nhấp đúp) vào một trong các ô bạn đã chọn ở bước đầu tiên, một danh sách thả xuống sẽ mở ra liệt kê các số hoặc từ bạn đã nhập ở trên. Khi một trong các mục này được chọn, nó sẽ xuất hiện trong ô.
Nếu bạn đã gán màu cho một mục và chọn một kiểu hiển thị dạng đạn, màu sẽ xuất hiện trên nút trong ô sau khi người dùng chọn nó. Nếu bạn đã chọn kiểu mũi tên hoặc kiểu văn bản đơn giản, toàn bộ ô sẽ hiển thị màu này.
Cách tạo danh sách thả xuống cho dữ liệu từ bảng tính của bạn
-
Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện. Sau đó, trên thanh công cụ trên bảng tính của bạn, nhấp vào Chèn > Danh sách thả xuống để mở cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu” bên phải.
-
Dưới “Tiêu chí”, nhấp vào Danh sách thả xuống. Trong danh sách mở ra, chọn Danh sách thả xuống (từ phạm vi).
-
Để nhập thủ công một phạm vi ô: Bên trong ô nhập xuất hiện dưới “Danh sách thả xuống (từ phạm vi)”, nhập phạm vi ô bạn muốn hiển thị trong danh sách thả xuống. Ví dụ: Nếu bạn nhập A1:A10, dữ liệu từ ô A1 đến A10 của bảng tính của bạn sẽ xuất hiện như là 10 mục trong danh sách thả xuống.
-
Để chọn một phạm vi ô: Nhấp vào biểu tượng lưới bên trong ô nhập dưới “Danh sách thả xuống (từ phạm vi)”. Bảng “Chọn phạm vi dữ liệu” sẽ mở trên bảng tính của bạn. Với bảng này mở, bạn có thể cuộn bảng tính của bạn. Chọn một phạm vi ô trong bảng tính; các đặt tên chữ-số (ví dụ: C4:G4) của chúng hiển thị trong ô nhập của bảng.
-
Nhấp vào nút OK. Trong cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu”, phạm vi ô đã chọn xuất hiện trong ô nhập dưới “Danh sách thả xuống (từ phạm vi)”, và dữ liệu từ các ô đó xuất hiện như các mục trong danh sách thả xuống của bạn.
-
Để thay đổi cách hiển thị của danh sách thả xuống: Tương tự như loại danh sách thả xuống đầu tiên, bạn có thể sắp xếp lại các mục trong danh sách, gán màu cho các mục trong danh sách và thay đổi cách hiển thị của chỉ báo danh sách thả xuống. Hãy tham khảo phần trước của bài viết này để biết hướng dẫn đầy đủ về điều này.
-
Để chèn danh sách thả xuống vào bảng tính của bạn: Khi bạn đã hoàn thành việc tạo danh sách thả xuống mới của mình, hãy nhấp vào nút Hoàn tất ở cuối cạnh bên.
Bây giờ, khi người dùng nhấp vào (hoặc nhấp đúp) vào một trong các ô bạn đã chọn ở bước đầu tiên, một danh sách thả xuống sẽ mở ra liệt kê dữ liệu hiện tại (số hoặc từ) của phạm vi ô bạn đã chọn. Khi một trong các mục này được chọn, nó sẽ xuất hiện trong ô.
Nếu phạm vi ô bạn đã chọn chứa các công thức, số hiện tại xuất hiện trong một ô tính toán bằng một công thức sẽ xuất hiện như một mục trong danh sách thả xuống. Nếu phạm vi ô bạn đã chọn chứa các từ, những từ này sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống. Bạn có thể thậm chí chọn một phạm vi ô chứa một kết hợp của các công thức, các số và các từ. Danh sách thả xuống sẽ liệt kê những gì đang xuất hiện trong mỗi ô của phạm vi ô bạn đã chọn.
Sửa đổi hoặc xóa danh sách thả xuống
-
Nhấp (hoặc nhấp đúp) vào một ô chứa danh sách thả xuống. Trong menu thả xuống mở ra, nhấp vào biểu tượng bút chì ở góc dưới bên phải. Điều này mở cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu” và bạn có thể thay đổi danh sách thả xuống, chẳng hạn như thay đổi giá trị hoặc màu sắc của các mục.
-
Để xóa danh sách thả xuống khỏi bảng tính của bạn, nhấp vào Xóa quy tắc ở cuối cạnh bên.
Nếu bạn có hai hoặc nhiều danh sách thả xuống trên bảng tính của bạn, bạn có thể thấy tất cả chúng được liệt kê trong cạnh bên “Qui tắc xác thực dữ liệu”. Trên thanh công cụ trên bảng tính của bạn, hãy chọn Dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Trong cạnh bên mở ra, nhấp vào danh sách thả xuống bạn muốn chỉnh sửa để mở nó trong cạnh bên hoặc nhấp vào biểu tượng thùng rác bên cạnh để xóa nó khỏi bảng tính của bạn.
Ứng dụng Cách sử dụng danh sách thả xuống trong Google Sheets sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả với các bảng tính của mình. Bạn có thể tạo các danh sách thả xuống chứa các tùy chọn số hoặc từ cụ thể hoặc hiển thị dữ liệu từ bảng tính của mình. Bạn cũng có thể gán màu cho các mục trong danh sách thả xuống và thay đổi cách hiển thị của nút danh sách thả xuống.
Đọc thêm: Crawlan.com
