Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách điền dữ liệu xuống dưới trong Google Sheets bằng cách sử dụng phương pháp kéo thả và chức năng điền tự động.
Phương pháp kéo thả để điền xuống dưới trong Google Sheets
Đây là một phương pháp đơn giản để sao chép cùng dữ liệu vào một cột. Mặc dù ví dụ của chúng ta sử dụng số làm dữ liệu giả, bạn có thể áp dụng phương pháp này cho các trường hợp sau:
- Dữ liệu tĩnh như số và chuỗi ký tự
- Dữ liệu tuần tự
- Công thức
Chúng ta sẽ có một ví dụ cho mỗi trường hợp này.
Điền xuống dưới với dữ liệu tĩnh (phương pháp kéo thả)
-
Thêm dữ liệu bạn muốn sao chép vào ô đầu tiên.
Giá trị có thể là một số, một chuỗi ký tự hoặc thậm chí là một công thức. -
Nhấp và giữ nút vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Khi bạn chọn một ô, có một khung chọn màu xanh xuất hiện. Một hình vuông nhỏ màu xanh xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải. Con trỏ chuột cũng thay đổi hình dạng từ mũi tên thành một dấu chéo nhỏ. Khi nó thay đổi hình dạng đó, đó có nghĩa là con trỏ đang nằm trên hình vuông nhỏ. Giữ nút chuột khi điều này xảy ra. -
Kéo xuống dưới cho đến khi đạt được phạm vi mong muốn hoặc nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Đối với cột ngắn, kéo xuống là tốt nhất, trong khi đối với những cột dài vượt quá màn hình, nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới cùng bên phải của ô là tốt nhất.
Điền xuống dưới với dữ liệu tuần tự (phương pháp kéo thả)
Nếu bạn muốn điền xuống dưới một chuỗi dữ liệu tuần tự, chẳng hạn như các số tăng hoặc giảm dần, bạn chỉ cần thực hiện một số thay đổi nhỏ cho các bước trước đó:
-
Nhập giá trị đầu tiên và thứ hai.
Hai giá trị đầu tiên có thể là các số nguyên hoặc có giá trị thập phân và có thể hình thành một xu hướng tăng hoặc giảm. Bằng cách thêm hai giá trị này, Google Sheets có thể phân tích ra mô hình sử dụng cho lệnh điền xuống dưới.
-
Chọn hai ô dữ liệu.
Việc chọn hai ô dữ liệu giúp Google Sheets xác minh mô hình nên sử dụng.
-
Nhấp và kéo hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của dải ô đã chọn xuống dưới hoặc nhấp đúp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Nếu dải ô dài hơn màn hình, bạn vẫn có thể nhấp đúp vào hình vuông nhỏ và bạn sẽ nhận được cùng một kết quả.
Điền xuống bằng công thức (phương pháp kéo thả)
Bạn cũng có thể điền xuống các cột bằng cách sử dụng cùng một công thức chỉ trong vài cú nhấp chuột. Dưới đây là các bước:
-
Thêm công thức vào ô đầu tiên.
Cấu hình công thức theo ý muốn, nhưng đảm bảo đặt các tham chiếu theo cách Google Sheets sử dụng. Phần FAQ dưới đây cung cấp hướng dẫn để giúp bạn định nghĩa tham chiếu đúng trong công thức của mình.
-
Nhấp và giữ nút vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Khi bạn chọn một ô, có một khung chọn màu xanh xuất hiện. Một hình vuông nhỏ màu xanh xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải. Con trỏ chuột cũng thay đổi hình dạng từ mũi tên thành một dấu chéo nhỏ. Khi nó thay đổi hình dạng đó, đó có nghĩa là con trỏ đang nằm trên hình vuông nhỏ. Giữ nút chuột khi điều này xảy ra.
-
Kéo xuống dưới cho đến khi đạt được phạm vi mong muốn hoặc nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Đối với cột ngắn, kéo xuống là tốt nhất, trong khi đối với những cột dài vượt quá màn hình, nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới cùng bên phải của ô là tốt nhất.
Phương pháp điền tự động để điền xuống dưới trong Google Sheets
Phương pháp này hoạt động khi bạn muốn điền một cột với cùng một công thức nhưng có các giá trị khác nhau phụ thuộc vào dòng mà nó xuất hiện. Dưới đây là các bước:
-
Nhấp vào ô đầu tiên của cột.
Việc chọn ô đầu tiên của cột là tốt nhất vì nó cũng gần với các hàng tiêu đề, nếu có. Điều này cho phép bạn kiểm tra xem công thức là chính xác hay không.
-
Nhập công thức và nhấn phím Enter.
Cấu hình công thức cho dòng đầu tiên và nhấn Enter.
-
Nhấp vào nút kiểm tra để nhận gợi ý điền tự động (nếu có) hoặc nhấp đúp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn.
Nếu bạn thêm công thức lần đầu tiên, sẽ hiển thị một cửa sổ xổ xuống được gọi là Điền tự động với gợi ý điền tự động cho toàn bộ cột. Nếu bạn hài lòng với gợi ý, hãy nhấp vào nút kiểm tra.
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách điền xuống dưới trong Google Sheets. Bạn cũng có thể xem các bài viết của chúng tôi về cách xóa hàng trong Google Sheets và cách điền một dãy số trong Google Sheets. Để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, chúng tôi khuyến nghị bạn đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách cấu hình email tự động từ Google Sheets và thử nghiệm phần mềm quản lý gia hạn của chúng tôi.
Để biết thêm thông tin và nguồn tài nguyên hữu ích, hãy truy cập vào Crawlan.com.
