Hé, các bạn thân mến! Hôm nay, mình sẽ chia sẻ với các bạn một mẹo vô cùng hữu ích để tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets. Như các bạn đã biết, đôi khi chúng ta cần kiểm soát các tùy chọn thông tin có sẵn cho người dùng. Danh sách thả xuống là công cụ hoàn hảo cho việc này, vì nó đảm bảo chỉ có thông tin cần thiết được nhập vào. Với tính năng này, bạn có thể tạo các bảng tính cho các bản khảo sát, hướng dẫn chấm điểm và nhiều hơn nữa!
Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets không?
Một danh sách thả xuống thông thường được biết đến là một phương pháp xác thực dữ liệu có thể được áp dụng cho một số ô trên một bảng tính cụ thể để đảm bảo dữ liệu được nhập không khác với những gì được mong đợi. Bạn nên có thể tạo, chỉnh sửa và sửa danh sách thả xuống trên bất kỳ thiết bị nào chạy Android, Linux, Windows, Chrome OS hoặc macOS. Tuy nhiên, trên thiết bị iOS, bạn có thể chỉ xem và sử dụng danh sách thả xuống này.
Làm thế nào để tạo danh sách thả xuống?
Bước đầu tiên, tất nhiên, là mở tệp liên quan đến danh sách thả xuống trong Google Sheets trên thiết bị của bạn. Sau đó, làm theo các bước sau:
- Chọn các ô mà bạn muốn hiển thị danh sách thả xuống bằng cách kéo chuột qua chúng hoặc sử dụng lệnh shift+phím mũi tên. Bạn có thể chọn bao nhiêu ô tùy thích.
- Trong menu trên cùng, nhấp vào “Dữ liệu” và chọn “Xác thực dữ liệu”. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn “Xác thực dữ liệu”.
Xác thực dữ liệu trong Google Sheets là gì?
Trong giao diện xác thực dữ liệu, bạn sẽ thấy các tùy chọn mà bạn có thể chỉnh sửa để thiết kế danh sách thả xuống của mình:
- “Phạm vi ô” cho phép bạn chọn các ô mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện trên tệp. Nếu bạn đã trước đó đã chọn chúng bằng chuột hoặc bàn phím, số ô sẽ được hiển thị sẵn tự động.
- Tiếp theo là “Tiêu chí”, nơi chứa một danh sách thả xuống các loại dữ liệu cụ thể mà bạn muốn nhập vào bảng tính của mình. Bạn có thể chọn “Danh sách các mục”, “Ngày”, “Số”, vv Dưới các tùy chọn này, có một ô văn bản mà bạn có thể nhập các từ chính xác, số, công thức hoặc mục mà bạn muốn người dùng nhập vào các phạm vi ô bạn đã chọn.
- Các “Tiêu chí” được chia thành sáu phần riêng biệt: Danh sách, Hộp kiểm, Văn bản hợp lệ/Email/URL, Ngày, Số và Dữ liệu tùy chỉnh.
Cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Đối với danh sách, bạn có thể chọn “Danh sách các mục” hoặc “Danh sách từ phạm vi”.
- “Danh sách các mục” cho phép bạn nhập một danh sách dữ liệu đã xác định trước, có thể là số hoặc văn bản. Bạn sẽ nhập chúng vào ô văn bản dưới đây và phân tách chúng bằng dấu phẩy.
- Nếu bạn chọn một tiêu chí cung cấp một danh sách thả xuống, bạn sẽ được yêu cầu chọn xem bạn muốn danh sách thả xuống có hiển thị cho người dùng hay không, hoặc người dùng có được phép nhập dữ liệu sau khi được xác thực hay không. Bạn có thể chỉ định một trong hai bằng cách chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” hoặc không.
- Sau đó, có “Giao diện”, cho phép bạn cung cấp hướng dẫn cho người dùng về loại dữ liệu được mong đợi trong các ô đã chọn.
- Tiếp theo đó, bạn cũng có thể quyết định liệu dữ liệu không hợp lệ có nên bị từ chối hay không với các tùy chọn được cung cấp trong “Dữ liệu không chính xác”. Nếu bạn chọn “Hiển thị cảnh báo”, người dùng sẽ được phép nhập dữ liệu không hợp lệ vào bảng tính, nhưng nó sẽ được báo cáo. Trạng thái này hoàn hảo để thu thập dữ liệu mới không được bao gồm trong danh sách cấu hình của bạn. Với “Từ chối nhập”, mục nhập không chính xác sẽ không được chấp nhận.
Sau khi bạn đã cấu hình danh sách thả xuống trong Google Sheets, hãy nhấp vào “Lưu”.
Cách mã hóa màu sắc danh sách thả xuống trong Google Sheets?
Một điều thú vị là đó không phải là điều duy nhất. Màu sắc là công cụ hữu ích trong việc thu thập dữ liệu, vì nó giúp sắp xếp câu trả lời nhanh hơn. Chúng cũng có thể thu hút sự chú ý của người dùng, đặc biệt là trẻ em. Nếu bạn dự định sử dụng bảng tính Google của mình như một bảng khảo sát cho trẻ em, hoặc nếu bạn muốn dễ dàng sắp xếp dữ liệu cho chính mình, bạn có thể xem xét mã hóa màu sắc danh sách thả xuống của mình.
Bằng cách sử dụng tùy chọn “Định dạng điều kiện”, bạn có thể làm được điều này. Dưới đây là những gì bạn cần làm:
- Chọn các ô trong danh sách thả xuống mà bạn muốn mã màu.
- Chọn “Định dạng điều kiện”.
- Định dạng điều kiện có hai giao diện, “Một màu duy nhất” và “Dải màu”. Trong giao diện “Một màu duy nhất”, các ô bạn đã chọn sẽ xuất hiện trong ô văn bản “Áp dụng cho phạm vi” (bạn cũng có thể chỉ định phạm vi ô ở đây thay vì chọn chúng).
- Tùy chọn tiếp theo là “Định dạng nếu…”. Tùy chọn này cho phép bạn chọn điều kiện trong đó phạm vi bạn đã chọn trước đó sẽ có màu. Điều này tương tự như “Tiêu chí” trong “Xác thực dữ liệu”.
- Tiếp theo, là “Kiểu định dạng” cho phép bạn chọn một màu sắc.
- Với “Tùy chỉnh”, bạn có thể thực hiện định dạng bổ sung.
- Khi bạn hoàn thành, nhấp vào “Lưu/Thêm mới”.
Bạn có thể áp dụng cùng một kỹ thuật trong giao diện “Dải màu”. “Dải màu” là lý tưởng cho các số.
Kết luận
Bây giờ bạn đã biết cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets, hãy thử và tinh chỉnh nó theo sở thích của bạn! Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn về Google Sheets này. Sau một vài lần thực hành, bạn sẽ có thể tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets một cách dễ dàng.
P.S. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các mẹo và thực hành tốt, hãy đảm bảo truy cập Crawlan.com. Đây là một trang web tuyệt vời cung cấp các tài nguyên vô giá cho các chuyên gia Google Sheets như bạn và tôi.
