Ah, Google Sheets – ứng dụng tuyệt vời cho phép chúng ta làm việc cùng nhau và hợp tác. Nhưng bạn phải làm gì khi muốn giữ kiểm soát đối với tệp của mình và ngăn ai đó chỉnh sửa nó mà không được cho phép? May mắn thay, Google Sheets cung cấp các tùy chọn để đặt quyền chỉnh sửa và bảo vệ dữ liệu của bạn. Hãy làm theo những gợi ý dưới đây để giữ cho tệp của bạn an toàn và chỉ cho phép những người tin cậy được chỉnh sửa. Bạn có thể rút lại quyền cho phép chỉnh sửa của bất kỳ ai dù đã từng cho phép họ.
Cách bảo vệ các ô trong Google Sheets
Sau khi mở tệp Google Sheets của bạn, hãy chọn các ô mà bạn muốn bảo vệ khỏi chỉnh sửa. Nhấp vào tab Dữ liệu ở phía trên, sau đó chọn Bảo vệ bảng và phạm vi. Nếu cần, bạn có thể nhập mô tả và sau đó nhấp vào nút màu xanh lá cây Đặt quyền.
Dù bạn muốn cho phép hay rút lại quyền chỉnh sửa của ai đó, các bước đều là như nhau. Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Chỉ định ai có thể chỉnh sửa phạm vi này được chọn. Nhấp vào menu thả xuống bên phải của tùy chọn Chỉ bạn. Chọn Tùy chỉnh để có nhiều tùy chọn hơn.
Nếu bạn đã cho phép người dùng chỉnh sửa, họ sẽ được liệt kê trong phần Chọn ai có thể chỉnh sửa. Những người đã được phép chỉnh sửa sẽ có một dấu check bên phải tên của họ. Để rút lại quyền chỉnh sửa của ai đó, chỉ cần bỏ chọn hộp kiểm tương ứng và nhấp vào nút Hoàn tất.
Bạn cũng có thể cho phép mọi người trong danh sách chỉnh sửa tệp nhưng hiển thị một thông báo cảnh báo cho họ. Điều này hữu ích để tránh những sửa đổi không cố ý. Đôi khi, người dùng có thể nghĩ rằng họ đang chỉnh sửa một ô cụ thể, nhưng do vội vàng, họ nhầm nhấn vào ô sai. Để thiết lập thông báo cảnh báo này, vào phần Dữ liệu > Bảng và phạm vi đã bảo vệ > Đặt quyền > Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này.
Nếu bạn muốn hủy quyền mà bạn đã đặt, chỉ cần nhấp vào quyền bạn muốn xóa và nhấn vào biểu tượng thùng rác.
Cách ngăn chỉnh sửa toàn bộ một bảng trong Google Sheets
Nếu bạn chỉ muốn cho phép ai đó xem một bảng mà không thể chỉnh sửa, bạn sẽ cần thay thế quyền chỉnh sửa bằng quyền xem. Để làm điều này, vào phần Dữ liệu > Bảng và phạm vi đã bảo vệ > Bảng > Đặt quyền. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn những người mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa (tùy chọn). Hãy nhớ rằng bạn có thể cho hoặc rút lại quyền chỉnh sửa trong tùy chọn Tùy chỉnh.
Kết luận
Google Sheets là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần chia sẻ tệp với đội nhóm của mình. Tuy nhiên, khi bạn muốn giữ kiểm soát về những thay đổi trong tệp của bạn, rất tốt nếu bạn biết những mẹo này. Hãy đặt quyền chỉnh sửa một cách cụ thể và chỉ cho phép những người tin cậy được thay đổi. Để biết thêm mẹo về việc sử dụng Google Sheets và các công cụ hữu ích khác, hãy truy cập Crawlan.com. Và hãy nhớ, với Google Sheets, bạn có thể kiểm soát dữ liệu của mình như chưa bao giờ có!
