Nếu bạn đang yêu cầu hoàn lại chi phí hoặc quản lý ngân sách dự án, báo cáo chi phí là điều không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc viết báo cáo này không phải lúc nào cũng vui vẻ. Thực tế là, quá trình này có thể làm phiền và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn phải tạo từ đầu mỗi lần. May mắn thay, có một giải pháp dễ dàng và miễn phí mà mọi nhóm đều có thể sử dụng!
Mẫu báo cáo chi phí giúp đơn giản hóa việc nộp báo cáo chi phí của bạn nhanh hơn, dễ dàng hơn và không có lỗi, với các mô hình chuyên nghiệp có sẵn để bắt đầu. Bên cạnh đó, bạn có thể truy cập nhiều mẫu có thể tùy chỉnh và chi tiết mà không tốn phí.
Để kỷ niệm về các mẫu báo cáo chi phí, hãy khám phá những đặc điểm quan trọng nhất trong mẫu báo cáo chi phí tiếp theo và tìm hiểu về 10 mẫu ưa thích của chúng tôi cho Excel, Google Sheets và ClickUp. Chúng tôi sẽ tìm hiểu về các tính năng tốt nhất của chúng và chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa chúng trong thời gian cho chi tiêu lớn tiếp theo của bạn. 🎉
Định nghĩa của mẫu báo cáo chi phí là gì?
Báo cáo chi phí là một tài liệu được doanh nghiệp sử dụng để theo dõi các chi phí. Mẫu báo cáo chi phí là một biểu mẫu được xây dựng trước để dễ dàng tạo ra các báo cáo của doanh nghiệp. 🖊️
Báo cáo chi phí thường được tạo ra khi nhân viên chi trả chi phí cho doanh nghiệp. Nó chỉ định chi phí của mỗi mục hoặc dịch vụ để đảm bảo việc hoàn trả chính xác. Nhưng nó cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác! Nhiều nhóm sử dụng báo cáo chi phí để gửi báo cáo thuế, đánh giá tác động của dự án hoặc chỉ để kiểm soát ngân sách đơn giản.
Các lợi ích của việc sử dụng mẫu báo cáo chi phí bao gồm:
- Hiệu quả: Vì bạn chỉ cần nhập giá trị cho mỗi chi phí mới, bạn có thể tạo báo cáo nhanh chóng và hiệu quả.
- Kết quả chuyên nghiệp: Mẫu báo cáo sẵn sàng làm việc đó, vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến các con số. Bạn có thể chọn mẫu báo cáo chi phí phù hợp nhất với thương hiệu của bạn và mức độ hình thức mà công ty yêu thích.
- Hướng dẫn: Nếu bạn chưa từng viết báo cáo chi phí trước đây, một mẫu đảm bảo rằng bạn không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Cải thiện giao tiếp: Nhờ báo cáo chi tiết về chi phí, các nhà đánh giá và bên liên quan khác sẽ có cái nhìn tốt hơn về việc sử dụng thực tế của ngân sách được phê duyệt.
- Các tính năng bổ sung: Mẫu số hóa cung cấp nhiều tính năng tích hợp và đính kèm hữu ích khác cho báo cáo của bạn.
Những gì cần tìm kiếm trong một mẫu báo cáo chi phí chất lượng?
Một mẫu báo cáo chi phí chất lượng phải:
- Có cấu trúc rõ ràng: Nó phải sạch sẽ, có tổ chức và dễ đọc.
- Bao gồm tất cả các phần cần thiết: Nó nên cung cấp đủ không gian và phần để thêm tất cả các chi tiết quan trọng.
- Cung cấp hướng dẫn đầy đủ: Nó phải xác định chính xác nơi thông tin của bạn nên được đặt và các tệp tin nên được đính kèm.
- Cho phép một số linh hoạt: Bạn nên có thể tùy chỉnh mẫu để phản ánh thực hành, chính sách và hình ảnh thương hiệu của bạn.
- Có thể truy cập trên nhiều thiết bị: Bạn nên có thể chỉnh sửa mẫu khi di chuyển từ máy tính xách tay hoặc điện thoại di động của bạn.
- Cải thiện việc làm việc nhóm: Dễ dàng chia sẻ ý kiến hoặc chia sẻ tệp tin, một mẫu chất lượng cao nên cho phép bạn liên lạc với đồng nghiệp của mình.
10 mẫu báo cáo chi phí tốt nhất để sử dụng trong năm 2024
Nộp một báo cáo chi phí trở nên dễ dàng khi bạn có mẫu đúng để hướng dẫn bạn. Với một cấu trúc rõ ràng và các danh mục đã được xác định trước, bạn có thể ghi lại chi phí của mình và đảm bảo rằng tất cả các tài khoản được cân bằng hoàn hảo.
Cần sự giúp đỡ để tìm một mẫu? Chúng tôi có những gì bạn cần.
Hãy theo dõi chúng tôi trong khi chúng tôi giới thiệu 10 mẫu báo cáo chi phí tốt nhất cho ClickUp, Excel, Word và Google Sheets.
Và điều tuyệt vời nhất, chúng đều miễn phí! Vì vậy, bạn có thể quản lý chi phí của doanh nghiệp mà không cần tiêu xài quá nhiều. 🍒
1. Mẫu báo cáo chi phí bởi ClickUp
Hãy bắt đầu với một cái gì đó đơn giản nhưng hiệu quả. Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp thu thập tất cả thông tin chính về các chi phí trong một bản trình bày rõ ràng và màu sắc. 🌈
Mẫu dễ sử dụng này cho người mới bắt đầu được tạo trong ClickUp Docs, công cụ chỉnh sửa tài liệu tích hợp động của ClickUp, khác biệt so với bất kỳ thứ gì bạn đã từng sử dụng trước đây. Trong tài liệu sẵn có này, bạn sẽ tìm thấy định dạng và kiểu dáng được thiết lập trước, tiêu đề và kiểu dáng để giúp bạn tạo và chia sẻ báo cáo chi phí của mình một cách dễ dàng.
Với các phần chi tiết để xác định các thành viên tham gia, ngân sách, chi phí và nhiều hơn nữa, mẫu này có tất cả những gì bạn cần để ghi lại đúng tất cả các chi phí liên quan đến một nhóm hoặc một dự án. Phần “Phân phối chi phí” bao gồm một bảng để bạn liệt kê tất cả các chi phí với ngày, mô tả và các danh mục con như thức ăn và du lịch.
Sau khi liệt kê các chi phí doanh nghiệp và tìm ra tổng cộng, người nộp có thể thêm ảnh của hóa đơn và mô tả chúng trực tiếp trong mẫu. Khi bạn đến cuối mẫu, bạn sẽ thấy một không gian cuối cùng để các nhà đánh giá phê duyệt và ký báo cáo. Hơn nữa, giống như bất kỳ mẫu ClickUp nào, bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ phần nào của tài liệu để phù hợp với hình ảnh thương hiệu và quy trình của bạn.
2. Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng bởi ClickUp
Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng bởi ClickUp có rất nhiều điểm tương đồng với mẫu ClickUp Docs trước đó, nhưng nó được thiết kế để quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động của một nhân viên trong một tháng, cung cấp một giải pháp thuận tiện cho việc báo cáo đều đặn và có hệ thống.
Ở phần đầu của mẫu này, bạn sẽ tìm thấy các phần được chỉ định để thêm logo, tên và thông tin liên lạc của công ty của bạn. Xuống dưới trang, bạn sẽ tìm thấy các phần để xác định mục tiêu và thời kỳ cho các chi phí. Nộp đơn có thể sau đó xác định tên, chức vụ, số nhận dạng, số an sinh xã hội và các chi tiết khác trong phần “Thông tin nhân viên” để đảm bảo việc hoàn trả phù hợp.
Có hai bảng mà họ có thể liệt kê các chi phí của mình. Bảng đầu tiên là tổng quan với tổng chi phí cho mỗi loại chi phí, bao gồm vận chuyển, chỗ ở và thức ăn. Bảng thứ hai và cuối cùng cho phép bạn đi vào chi tiết hơn về các chi phí. Nếu chi phí liên quan đến một tài khoản doanh nghiệp cụ thể, bạn sẽ có cơ hội chỉ định nó trong phần này.
3. Mẫu báo cáo chi phí nhân viên bởi ClickUp
Nếu bạn thường xuyên tổ chức các chuyến công tác, mẫu báo cáo chi phí nhân viên của ClickUp sẽ giúp việc này dễ dàng hơn nhiều bằng cách cung cấp một tài liệu được định dạng sẵn để theo dõi các chi phí liên quan đến chuyến đi của từng nhân viên. 🧳
Mẫu tải trọng này bao gồm tám trang tổng cộng. Trang chính đầu tiên chứa thông tin cơ bản về tổ chức, người nộp và người nhận. Năm trang tiếp theo đại diện cho các loại chi phí khác nhau, bao gồm:
- Chỗ ở
- Vận chuyển và nhiên liệu
- Bữa ăn
- Giải trí
- Khác
Mỗi trang đều chứa các bảng để liệt kê tất cả các chi phí và cung cấp chi tiết về từng giao dịch. Từ đó, nhân viên có thể truy cập vào trang phụ “Phụ lục hồ sơ đính kèm” để chứng minh các chi phí của mình bằng tài liệu thích hợp.
Cuối cùng, trên trang “Tổng kết chi phí du lịch”, bạn sẽ tìm thấy danh sách cuối cùng của các chi phí theo loại và tổng số tiền hoàn trả đến nhân viên của bạn.
Để trải nghiệm mượt mà hơn, hãy sử dụng bảng mục lục bên trái của tài liệu. Bật bảng mục lục cố định để hiển thị nội dung trang bên phải.
4. Mẫu báo cáo chi phí và hoạt động kinh doanh bởi ClickUp
Trong khi các mẫu dạng văn bản rất phổ biến trong số các mẫu báo cáo chi phí, nhưng đó không phải là cách duy nhất để tạo ra một. Hãy xem bạn có thể tổ chức các chi phí và ngân sách phức tạp hơn bằng cách sử dụng mẫu báo cáo chi phí và hoạt động kinh doanh của ClickUp. Mẫu cấp danh sách này đi kèm với nhiều tính năng sẵn có, bao gồm trường tùy chỉnh, nhiệm vụ đã được chỉ định trước và nhiều chế độ xem để giúp bạn quản lý báo cáo chi phí của mình từ nhiều góc độ.
Thu thập và lưu trữ dữ liệu theo cách có hệ thống trong không gian làm việc của bạn trong khi nhận thông tin quan trọng về hành vi tiêu dùng của doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn thông qua mẫu tùy chỉnh này. Mẫu này đi kèm với các tài liệu khác nhau để quản lý các chi phí từ khi được chấp thuận đến khi thực hiện, bao gồm:
- Xem “Biểu mẫu”: Một biểu mẫu nộp báo cáo chi phí mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên của mình qua một URL đơn giản để lấy thông tin về các chi phí của họ. Khi hoàn thành, việc nộp sẽ tự động tạo ra một nhiệm vụ.
- Xem “Danh sách”: Một danh sách chính tương tác của các chi phí, được tổ chức theo các loại chi phí theo mặc định. Bạn có thể tìm thấy thông tin cần thiết về mỗi chi phí trong các cột bên phải.
- Xem “Bảng”: Một bảng theo phong cách Kanban của các chi phí được tổ chức theo trạng thái. Di chuyển các nhiệm vụ từ cột này sang cột khác để thay đổi trạng thái của chúng trong quá trình xác nhận.
Bạn có thể tùy chỉnh mọi khía cạnh của mẫu này để phù hợp với các bước của quy trình của bạn và áp dụng bộ lọc, cũng như thay đổi tiêu chí nhóm hoặc sắp xếp.
5. Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ bởi ClickUp
Trong khi các chế độ xem đa dạng, các trường tùy chỉnh và các trạng thái tùy chỉnh của nhiệm vụ có vẻ ấn tượng đối với bất kỳ báo cáo chi phí nào, doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể không cần những tính năng này để duy trì hiệu quả. Mẫu tiếp theo này đến để giúp bạn, đơn giản hóa mọi thứ để đảm bảo việc nộp đúng giờ và chính xác.
Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ bởi ClickUp là một công cụ tiện dụng được thiết kế đặc biệt cho mục đích này. Dễ sử dụng cho bất kỳ ai, ngay cả khi bạn mới sử dụng ClickUp hoặc không quen với công nghệ.
Nhưng mẫu này cũng mang đến một cấu trúc quen thuộc. Nó bắt đầu bằng tên công ty, logo và cái nhìn tổng quan về người nộp, một phần dành riêng cho thông tin người nộp. Trong phần “Chi tiết chi phí”, bạn sẽ chi tiết từng chi phí, khi nào chúng xảy ra và chi phí cho công ty.
Sau phần dành cho hóa đơn, bạn sẽ tìm thấy phần cuối cùng “Phê duyệt”. Người phê duyệt giao dịch sẽ điền vào các phần này và đặt tên, ngày, chữ ký, v.v.
6. Mẫu quản lý tài chính bởi ClickUp
Mẫu quản lý tài chính ClickUp là một nơi tập trung tất cả mọi thứ liên quan đến tài chính. Nó tập trung dữ liệu tài chính, cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng và tài liệu dự án được tổ chức trong một không gian có trật tự trong nền tảng. Nó cũng cho phép bạn gán nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của chúng bằng các chế độ xem đa dạng, trường tùy chỉnh và trạng thái nhiệm vụ có thể tùy chỉnh.
Trong mẫu không gian này, bạn sẽ tìm thấy các thư mục riêng biệt để tổ chức các chi phí liên quan đến doanh số bán hàng, chi phí và sản phẩm và dịch vụ. Trong mỗi thư mục, bạn sẽ tìm thấy các danh sách riêng biệt với nhiều chế độ xem cho các hoàn trả liên quan, lịch thanh toán, bảng giá, v.v.
Mẫu này cũng đi kèm với bốn tự động hóa được thiết lập sẵn để loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết liên quan đến quá trình hoàn trả. Ví dụ, khi trường tùy chỉnh thay đổi, trạng thái nhiệm vụ sẽ tự động cập nhật. Bạn cũng có thể tạo tự động hóa tùy chỉnh để đáp ứng quy trình công việc cụ thể của bạn và các phụ thuộc nhiệm vụ.
7. Mẫu báo cáo chi phí du lịch trong Excel bởi Vertex42
Nếu bạn muốn vẫn giữ trung thành với bảng tính quen thuộc, chúng tôi có những gì bạn cần! Mẫu báo cáo chi phí du lịch trong Excel là một lựa chọn đáng tin cậy và quen thuộc để quản lý các chi phí liên quan đến du lịch. 🛍️
Từ thời gian nộp báo cáo, nhập tất cả thông tin cần thiết vào các ô được chỉ định, chẳng hạn như mục đích, tên và bộ phận. Các phần tiếp theo liệt kê tất cả các ngày đi du lịch và chi phí của từng loại chi phí hàng ngày. Có cũng một phần dành riêng cho chi tiết chi phí.
Đừng quên đính kèm hóa đơn như bằng chứng, vì mẫu này không có phần được chỉ định cho nó. 🧾
Vì đây là một tài liệu Excel, mẫu này không hỗ trợ cộng tác thời gian thực hoặc truy cập di động. Trong khi ClickUp cung cấp một nền tảng thống nhất vượt ra ngoài việc theo dõi chi phí, Excel là một công cụ bảng tính độc lập.
8. Mẫu báo cáo chi phí hàng năm trong Word bởi ExcelTemplates
Nhiều thứ có thể xảy ra trong một năm – chuyến công tác, bữa tối với khách hàng, sự kiện xây dựng đội. 👥
Một hệ thống theo dõi chi phí hàng năm mạnh mẽ là cần thiết nếu bạn muốn chính xác và rõ ràng về chi phí hàng năm của mình.
Chính xác như vậy là những gì mà mẫu báo cáo chi phí hàng năm của Word cho phép. Đây là một công cụ đơn giản nhưng quý giá để theo dõi chính xác các chi phí hàng năm.
Giống như trong bất kỳ tài liệu Word nào, hãy nhập và định dạng văn bản mong muốn. Đầu tiên, xác định tên của bạn, chức vụ, số nhận dạng và bộ phận ở đầu tài liệu. Tính toán các chi phí cho từng tháng trong năm và sau đó tổng hợp chúng theo quý. Nhập số vào bảng được cung cấp, sắp xếp theo loại chi phí.
Để ghi chú hoặc làm rõ rằng, hãy sử dụng phần “Bình luận bổ sung”. Kết thúc bằng tên, ngày và chữ ký của người phê duyệt để xác minh tài liệu. ✒️
Nếu bạn vẫn muốn sử dụng Word, mẫu này hoàn toàn phù hợp. Tuy nhiên, vì đây chủ yếu là một công cụ chỉnh sửa văn bản, chương trình này cung cấp các tính năng hạn chế so với Excel và ClickUp.
9. Mẫu báo cáo chi phí nhân viên trong Excel bởi ExcelTemplates
Mẫu báo cáo chi phí nhân viên trong Excel là một cách đơn giản để tài liệu, phân loại và phân tích thu nhập và chi tiêu hàng tháng của bạn. 📆
Nó ban đầu được thiết kế cho việc sử dụng cá nhân. Nó bao gồm các danh mục chi phí như chỗ ở và dịch vụ công cộng, thông thường không được khấu trừ bởi nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, vì tính linh hoạt của nó, bạn có thể tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhiều ngữ cảnh liên quan đến doanh nghiệp. Văn bản thay thế cung cấp một điểm khởi đầu tuyệt vời để tạo nội dung riêng của bạn.
Trong mục tổng kết chính, người làm việc phải liệt kê nguồn thu nhập của mình trong phần xanh lá cây và các chi phí trong phần xanh dương. Các cột đại diện cho các tháng. Mẫu cũng đi kèm với các tab riêng biệt cho từng tháng, cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về chi phí của mình. Mỗi danh mục thu nhập hoặc chi phí có thể có nhiều danh mục con.
10. Mẫu báo cáo chi phí trong Google Sheets
Ở giai đoạn này, ai cũng biết một mẫu báo cáo chi phí là gì. Vì vậy, hãy đi vào điều quan trọng – điều gì làm cho mẫu báo cáo chi phí đơn giản này trong Google Sheets trở nên độc đáo?
Đầu tiên, nó có lẽ là mẫu báo cáo chi phí hàng tuần chi tiết nhất trong danh sách này. Nó cung cấp nhiều ví dụ cho mỗi loại chi phí, cho phép bạn chi tiết chi phí hàng tuần của mình một cách chính xác. Nhờ các công thức được thiết lập trước, tất cả các tổng số tự động được tính toán. Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn tránh phải tính toán, điều đó luôn có lợi! 🔣
Giống như ClickUp, Google Sheets là một nền tảng dựa trên đám mây, tự động lưu tiến trình của bạn và lưu trữ nó an toàn trực tuyến trong đám mây. Bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào và thậm chí chỉnh sửa nó cùng lúc với người khác.
Tóm tắt về 10 mẫu báo cáo chi phí – Một cái nhìn tổng quan
Chúng tôi biết rằng bạn đang rất bận rộn, vì vậy chúng tôi đã tóm tắt những điểm chính trong bảng dưới đây:
| Mẫu | Điều gì chúng mang lại |
|---|---|
| Mẫu báo cáo chi phí bởi ClickUp | Nắm bắt tất cả thông tin quan trọng về các chi phí trong một bản trình bày rõ ràng và màu sắc. |
| Mẫu báo cáo chi phí hàng tháng bởi ClickUp | Quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động của nhân viên trong một tháng. |
| Mẫu báo cáo chi phí nhân viên bởi ClickUp | Giúp theo dõi các chi phí liên quan đến chuyến đi của từng nhân viên. |
| Mẫu báo cáo chi phí và hoạt động kinh doanh bởi ClickUp | Quản lý các chi phí và ngân sách phức tạp hơn bằng cách sử dụng mẫu này với các trường tùy chỉnh và chế độ xem. |
| Mẫu báo cáo chi phí cho doanh nghiệp nhỏ bởi ClickUp | Giúp việc nộp đúng giờ và chính xác cho các doanh nghiệp nhỏ. |
| Mẫu quản lý tài chính bởi ClickUp | Tập trung các dữ liệu tài chính, truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng và tài liệu dự án trong một không gian có trật tự trên nền tảng ClickUp. |
| Mẫu báo cáo chi phí du lịch trong Excel bởi Vertex42 | Quản lý các chi phí liên quan đến du lịch bằng một bảng tính Excel quen thuộc và đáng tin cậy. |
| Mẫu báo cáo chi phí hàng năm trong Word bởi ExcelTemplates | Duy trì các bản ghi chính xác về các chi phí hằng năm bằng cách sử dụng Word. |
| Mẫu báo cáo chi phí nhân viên trong Excel bởi ExcelTemplates | Tài liệu, phân loại và phân tích thu nhập và chi tiêu hàng tháng của bạn một cách linh hoạt trong bảng tính Excel. |
| Mẫu báo cáo chi phí trong Google Sheets | Báo cáo hàng tuần chi tiết với tính toán tự động trong Google Sheets. |
Thêm những mẫu này vào quy trình làm việc của bạn cũng đảm bảo một quá trình kết thúc dự án mượt mà. Nó cho phép bạn hoàn thành việc ghi chính xác và nhanh chóng các ghi chép tài chính và thông qua quy trình phê duyệt một cách hiệu quả. 💵
Đơn giản hóa việc theo dõi chi phí với các mẫu ClickUp
Hãy tận dụng những lợi ích rất nhiều của các mẫu báo cáo chi phí này. Ghi chú tất cả các chi phí và dữ liệu tài chính khác tại cùng một địa điểm, phân tích chúng và có cái nhìn thống nhất về tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn.
Không thể sai khi sử dụng một mẫu báo cáo chi phí từ ClickUp để có cái nhìn đầy đủ về các chi phí liên quan đến doanh nghiệp và các dự án của bạn. Bạn không chỉ có quyền truy cập vào nhiều tính năng phong phú và linh hoạt hoàn toàn miễn phí, mà còn có thể làm nhiều hơn nữa với hơn 1000 tích hợp và thư viện mẫu rộng lớn cho mọi trường hợp sử dụng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để đưa báo cáo chi phí của bạn lên một tầm cao mới. ⛰️
ClickUp là một công cụ quản lý dự án phổ biến và linh hoạt được sử dụng bởi hàng triệu công ty trên toàn thế giới.
