Google Sheets có một số phím tắt tuyệt vời giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hơn (và chính xác hơn). Một trong những tính năng này là Google Sheets Fill Down.
Fill Down là một thiết lập tự động điền dữ liệu trong Google Sheets mà bạn có thể áp dụng cho một cột (hoặc hàng) dựa trên mẫu có sẵn.
Hãy bắt đầu với cách sử dụng Fill Down trong Google Sheets:
Làm thế nào để Fill Down trong Google Sheets
Dưới đây là cách fill down trong Google Sheets:
- Chọn các ô có dữ liệu.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột hoặc trackpad và kéo xuống phạm vi mong muốn.
Fill Handle là gì?
Khi bạn chọn một ô hoặc một loạt ô trong Google Sheets, bạn sẽ thấy rằng phía dưới cùng bên phải của phạm vi đã chọn có một hình tròn nhỏ (như được hiển thị bên dưới).
Bạn có thể sử dụng chúng để tự động điền công thức, số hoặc thậm chí các chuỗi văn bản. Ví dụ, giả sử bạn muốn nhanh chóng có một loạt 100 số (tức là 1, 2, 3… và cứ như vậy). Mặc dù bạn có thể làm điều này bằng tay, nhưng đó là lãng phí thời gian.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng chức năng fill down của Google Sheets để có được loạt số này trong vài giây. Google Sheets có thể tự động điền số dựa trên các số trước đó.
Khi bạn đặt con trỏ chuột lên hình tròn màu xanh dương nhỏ này, con trỏ chuột sẽ chuyển đổi thành biểu tượng cộng.
Điều này cho thấy rằng nếu bạn sử dụng nhấp chuột trái (hoặc trackpad), bạn sẽ chọn fill handle và bạn có thể sử dụng nó để điền dữ liệu xuống trong Google Sheets.
Lúc này, nếu bạn giữ nút trái chuột và kéo fill handle xuống, bạn sẽ thấy nó tự động điền các ô với một số giá trị.
Các giá trị được điền sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đã có trong các ô ban đầu đã được chọn (thêm thông tin về điều này sẽ được đề cập sau trong các ví dụ).
Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng fill down trong Google Sheets để làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn (mỗi ví dụ này cũng được mô tả chi tiết sau trong hướng dẫn này):
- Lấy một loạt số (với khoảng cách đã chỉ định giữa mỗi số)
- Lấy tất cả các tên 12 tháng (hoặc tên tháng và năm)
- Sao chép công thức
Bây giờ, hãy xem một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng fill handle để nhanh chóng điền dữ liệu / công thức và tiết kiệm thời gian trong Google Sheets.
Cách cấu hình Autofill
Bạn có thể thay đổi cài đặt fill down của bảng tính Google bằng:
- Chuyển đến Công cụ > Tự động hoàn thiện
- Kiểm tra “Cho phép tự động hoàn thành”
Autofill Google Sheets bằng cùng một giá trị ô trong một cột và fill handle
Trong trường hợp bạn muốn lặp lại cùng một số (hoặc thậm chí văn bản) trong một cột, bạn có thể dễ dàng thực hiện điều đó trong Google Sheets.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như được hiển thị dưới đây và bạn muốn nhanh chóng điền các ô A3:A11 với cùng một giá trị như trong ô A2.
Dưới đây là các bước để làm điều này:
- Chọn ô A2.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột (trackpad) và kéo xuống ô A11.
Các bước trên sẽ điền cùng một ID bộ phận trong tất cả các ô.
Mẹo chuyên gia: Khi bạn có dữ liệu trong cột kề cạnh (bên trái hoặc bên phải), bạn cũng có thể đơn giản là nhấp đúp vào biểu tượng fill handle (thay vì nhấp chuột và kéo). Nhấp đúp sẽ thực hiện cùng một điều và điền dữ liệu xuống cột cho đến ô cuối cùng đã được điền trong cột kề cạnh.
Điền một loạt số
Nếu bạn muốn nhanh chóng thêm một loạt số trong một cột, bạn có thể làm điều này trong vài giây bằng cách sử dụng Fill Down.
Một trường hợp sử dụng tốt của điều này có thể là khi bạn muốn điền một loạt số (1, 2, 3… và cứ như vậy). Ví dụ, giả sử bạn có một tập dữ liệu như được hiển thị dưới đây và bạn muốn có các số seri trong cột A.
Dưới đây là các bước sẽ điền một loạt số trong một cột bằng cách sử dụng fill down:
- Nhập số 1 vào ô A2 và số 2 vào ô A3.
- Chọn cả hai ô A2 và A3.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột (hoặc trackpad) và kéo xuống ô A11.
Các bước trên sẽ thêm số seri vào các ô mà bạn đã kéo fill down.
Lưu ý rằng bạn cần có hai ô đầu tiên với các số để có thể lặp lại cùng một mẫu trong các ô còn lại. Fill Down hoạt động bằng cách xác định mẫu trong các ô đã chọn và sau đó cung cấp cho bạn cùng một mẫu trong các ô mà bạn áp dụng nó.
Trong ví dụ này, mẫu là tăng mỗi ô lên 1 và đây là lý do tại sao fill handle cung cấp cho bạn một loạt số.
Trong trường hợp bạn sử dụng 1 và 3 trong ô A2 và A3, việc sử dụng fill handle sẽ cung cấp cho bạn một loạt số lẻ (vì mẫu là để giữ khoảng cách 2 giữa các số).
Việc sử dụng fill handle để điền các số cũng hoạt động khi bạn có một số văn bản kèm theo số. Ví dụ, thay vì chỉ sử dụng số, nếu bạn sử dụng #1 và #2 trong hai ô đầu tiên và sau đó fill down, nó sẽ nhận ra mẫu và đưa cho bạn #3, #4, và cứ như vậy.
Fill Down tháng (hoặc tháng và năm)
Giống như số, bạn cũng có thể sử dụng fill handle để nhanh chóng lấy tên các tháng (hoặc tên tháng và năm).
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như được hiển thị dưới đây và bạn muốn nhanh chóng điền tên tháng và giá trị năm trong cột A.
Dưới đây là các bước để điền giá trị tháng và năm bằng cách sử dụng fill handle:
- Nhập ‘Jan 2019’ vào ô A2 và ‘Feb 2019’ vào ô A3.
- Chọn cả hai ô A2 và A3.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột (trackpad) và kéo xuống ô A11.
Các bước trên sẽ chèn tên tháng và giá trị năm vào tất cả các ô trong cột A. Khi mẫu trong hai ô đầu tiên là tăng theo tháng từ tháng 1, việc sử dụng fill handle sẽ tiếp tục mẫu này và cung cấp các giá trị.
Lưu ý rằng để làm việc này, Google Sheets cần nhận ra mục nhập trong ô là một ngày tháng. Ví dụ, nếu bạn nhập ‘Jan 2019’ hoặc ‘January 2019’, Google Sheets sẽ nhận ra đó là định dạng ngày hợp lệ. Nhưng nếu bạn nhập vào một cái gì đó khác (như J 2019) và nếu Google Sheets không nhận ra nó là một ngày tháng, nó sẽ không thể điền theo mẫu và tuân theo mẫu.
Trong trường hợp bạn chỉ sử dụng tên tháng (như Jan, Feb, vv.) và sau đó fill down, Google Sheets sẽ cung cấp cho bạn các tháng cho đến tháng Mười hai và sau đó lặp lại tên các tháng bằng cách bắt đầu từ Tháng Một. Trong trường hợp bạn có cả tên tháng và giá trị năm, mặc dù tên tháng lặp lại, năm được tăng lên.
Fill Down công thức (Áp dụng cho cả cột)
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng fill-down để nhanh chóng sao chép một công thức vào cả cột.
Mặc dù bạn cũng có thể làm điều này bằng cách sử dụng cách cũ copy và paste, việc sử dụng fill handle để làm việc này tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn.
Dưới đây là một tập dữ liệu trong đó tôi phải sao chép công thức trong ô C2 vào tất cả các ô dưới nó. Ô C2 có công thức để lấy mục tiêu doanh số cho năm sau, trong đó tôi chỉ đơn giản là nhân giá trị trong ô B2 với 1.1.
Dưới đây là các bước để điền công thức xuống trong Google Sheets:
- Chọn ô C2.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột (trackpad) và kéo xuống ô C13 (bạn cũng có thể nhấp đúp vào biểu tượng màu xanh dương ở góc dưới bên phải và nó sẽ điền các ô).
Lưu ý rằng để làm việc này, công thức của bạn không được sử dụng tham chiếu ô bị khóa. Vì vậy, công thức có thể là =B21.1 hoặc =$B21.1 (nhưng không thể là =$B$21.1 hoặc =B$21.1).
Trong trường hợp có một dấu đô la trước số thứ tự hàng, nó sẽ không cho phép công thức điều chỉnh số hàng khi bạn fill down.
Điền với mẫu phức tạp
Bạn cũng có thể điền theo các mẫu phức tạp. Ví dụ, nếu bạn có các số chẵn hoặc số lẻ hoặc số với khoảng cách bằng nhau giữa chúng.
Hãy xem một ví dụ dưới đây:
Bạn có thể điền phần còn lại của mẫu bằng cách chọn các ô đã điền và kéo fill handle xuống dưới.
Các ô còn lại sẽ được điền với các số theo mẫu của các giá trị ban đầu. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng là số chẵn.
Google Sheets Fill Down bằng Fill Handle
Giống như bạn có thể sử dụng fill handle để điền xuống (hoặc điền lên), bạn cũng có thể sử dụng nó để tự động điền một công thức trong Google Sheets trong các hàng.
Ý tưởng là tương tự khi nó cố gắng xác định mẫu dựa trên các ô đã chọn và sau đó lặp lại cùng mẫu đó cho tất cả các ô mà bạn kéo fill handle.
Giả sử bạn có tập dữ liệu như được hiển thị dưới đây và bạn muốn điền hàng bằng cách đề cập đến số tuần.
Dưới đây là các bước để điền hàng bằng fill handle trong Google Sheets:
- Nhập ‘#1’ vào ô B1 và ‘#2’ vào ô C1.
- Chọn cả hai ô B1 và C1.
- Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng fill handle (hình tròn màu xanh dương ở phía dưới bên phải của phạm vi đã chọn).
- Giữ nút trái chuột trên chuột (trackpad) và kéo xuống ô J11 (hoặc bất kỳ ô nào mà bạn muốn fill các số tuần đến).
Các bước trên sẽ điền các ô trong hàng với các số tuần.
Làm thế nào để tự động điền trong Google Sheets mà không kéo bằng phím tắt bàn phím
Bạn có thể sử dụng phím tắt để tự động điền các công thức thay vì kéo. Bạn chỉ cần:
- Tô sáng các ô mà bạn muốn tự động điền, bao gồm ít nhất một ô với công thức mà bạn muốn tự động điền
- Sử dụng một trong các phím tắt bàn phím sau:
- Fill Right: Ctrl + R
- Fill Down: Ctrl + D
- Fill Range: Ctrl + Enter
- Đối với hệ điều hành Mac, sử dụng nút ⌘ thay vì Ctrl.
Về cơ bản, nếu bạn muốn tự động điền một cột đầy đủ công thức:
- Đặt công thức vào ô đầu tiên trong cột
- Nhấp vào tiêu đề cột
- Nhấn Ctrl + R (hoặc ⌘ + R).
Đối với hàng, sử dụng Ctrl + R thay thế.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tự động điền trong Google Sheets mà không kéo?
Bạn có thể sử dụng phím tắt thay thế. (Sử dụng ⌘ thay vì Ctrl nếu sử dụng máy Mac)
- Ctrl + R để điền qua phải
- Ctrl + D để điền xuống
- Ctrl + Enter để điền một phạm vi
Hãy nói rằng bạn muốn tự động điền một hàng từ cột C trở đi trong bảng tính của bạn. Để làm điều đó, bạn phải:
- Nhập công thức bạn muốn điền vào hàng trên cùng bên trái mà bạn muốn áp dụng công thức từ đó (cột C)
- Nhấp vào tiêu đề hàng
- Nhấp giữ Ctrl và nhấp vào các ô mà bạn không muốn áp dụng công thức
- Nhấn Ctrl + R
Phím tắt nào được sử dụng để tự động điền trong Google Sheets?
(Sử dụng ⌘ thay vì Ctrl nếu sử dụng máy Mac)
- Ctrl + R để điền qua phải
- Ctrl + D để điền xuống
- Ctrl + Enter để điền một phạm vi
Làm thế nào để lặp lại một công thức trong Google Sheets?
- Tô sáng công thức bạn muốn lặp lại
- Kéo biểu tượng fill handle (hình tròn xanh đậm) ở góc dưới bên phải qua các ô bạn muốn áp dụng công thức vào.
Tại sao Google Sheets không tự động điền?
Bạn có thể đã thay đổi cài đặt một cách tình cờ. Bạn có thể kiểm tra bằng cách điều hướng đến Công cụ > Tự động hoàn thiện.
Hãy tiếp tục học
Chúng tôi hy vọng rằng bài hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu cách sử dụng tính năng fill down trong Google Sheets một cách rất tiện dụng. Bây giờ bạn có thể sử dụng Google Sheets để tự động điền số và điền một loạt dữ liệu gần như tức thì!
Bạn cũng có thể quan tâm đến các bài viết sau:
