Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để so sánh hai cột trong Google Sheets hoặc Excel chưa? Có nhiều phương pháp để tìm các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp bằng cách sử dụng các hàm VLOOKUP, MATCH, INDEX, IF, COUNTIF hoặc điều kiện định dạng. Trong hướng dẫn này từng bước, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách so sánh hai cột trong Excel hoặc Google Sheets, cho dù bạn là người mới bắt đầu hay chuyên gia.
Chuẩn đoán dữ liệu
Hãy bắt đầu bằng cách hiểu cách tổ chức dữ liệu của bạn để thực hiện việc so sánh. Giả sử bạn có ba cột: Danh sách 1 (cột B), Danh sách 2 (cột C) và So sánh (cột D). Mục tiêu là so sánh các mã sản phẩm trong cột B và C, và ghi kết quả vào cột D.
Sử dụng hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm một giá trị trong một cột và xác định xem nó có tồn tại trong cột khác hay không. Dưới đây là cú pháp của hàm VLOOKUP:
=VLOOKUP(value_to_lookup, lookup_range, column_number, [approximate_match])
value_to_lookup: giá trị mà chúng ta muốn tìm trong lookup_rangelookup_range: phạm vi các ô chứa dữ liệu chúng ta muốn tìm hoặc lấycolumn_number: số cột trong lookup_range tương ứng với thông tin chúng ta muốn lấy, liên quan đến value_to_lookup[approximate_match]: (tùy chọn) giá trị có thể là TRUE hoặc FALSE. Nếu là TRUE hoặc thiếu, VLOOKUP sẽ trả về một sự khớp chính xác hoặc gần đúng. Nếu là FALSE, VLOOKUP chỉ tìm một sự khớp chính xác.
Để xác định xem giá trị trong cột đầu tiên (Danh sách 1) có tồn tại trong một cột khác (Danh sách 2) và trả về giá trị đó, làm theo các bước sau:
- Nhập công thức vào ô D3:
=VLOOKUP(B3,$C$3:$C$9,1,FALSE) - Nhấn Enter
- Sao chép công thức từ ô D3 đến các ô D4:D9 bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” ở góc dưới cùng bên phải của ô D3 và kéo nó xuống.
Giá trị trong ô D3 sẽ là “19001”, vì giá trị trong cột B “19001” được tìm thấy trong cột C. Đối với giá trị tiếp theo trong cột B, “19002”, hàm VLOOKUP trả về “#N/A” trong ô D4 vì “19002” không được tìm thấy trong cột C.
So sánh hai cột trong Google Sheets
Tương tự, bạn cũng có thể so sánh hai cột trong Google Sheets bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP theo cùng quy trình đã mô tả ở trên.
So sánh kết quả trong Excel và Google Sheets là giống nhau, như được thể hiện trong bảng dưới đây:
Sử dụng hàm COUNTIF
Khi làm việc với Excel hoặc Google Sheets, có thể hữu ích để đếm số lần một giá trị trong một cột xuất hiện trong cột khác. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF.
Dưới đây là cú pháp của hàm COUNTIF:
=COUNTIF(range, criteria)
range: phạm vi dữ liệu sẽ được đánh giá bằng tiêu chícriteria: tiêu chí hoặc điều kiện xác định các ô sẽ được đếm
Để xác định số lần một giá trị trong cột B xuất hiện trong cột C, làm theo các bước sau:
- Nhập công thức vào ô D3:
=COUNTIF($C$3:$C$9,B3) - Nhấn Enter
- Sao chép công thức từ ô D3 đến các ô D4:D9 bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” ở góc dưới cùng bên phải của ô D3 và kéo nó xuống.
Giá trị trong ô D3 sẽ là “1”, vì “19001” được tìm thấy một lần trong cột C. Đối với “19002”, hàm COUNTIF trả về “0” vì “19002” không được tìm thấy trong cột C. Giá trị trong D5 là “2”, vì “19003” được tìm thấy hai lần trong cột C.
Tùy chỉnh kết quả với IF và COUNTIF
Bạn có thể tùy chỉnh kết quả của việc so sánh hai cột trong Excel bằng cách kết hợp các hàm IF và COUNTIF. Làm theo cùng quy trình như trong ví dụ trước, nhưng sử dụng công thức sau:
=IF(COUNTIF($C$3:$C$9,B3)>0,"Match trouvé","Non trouvé")
Thay vì trả về số giá trị trùng trong hai danh sách, công thức trên trả về “Match trouvé” khi giá trị trong cột B tồn tại trong cột C, và trả về “Non trouvé” nếu không tồn tại.
So sánh hai cột bằng cách sử dụng MATCH
Đôi khi, bạn có thể muốn trả về vị trí của một giá trị trong một cột cụ thể thay vì giá trị đó khi so sánh hai cột trong Excel. Hàm MATCH là giải pháp lý tưởng cho điều này, vì nó trả về vị trí của một giá trị trong một phạm vi cụ thể. Lưu ý rằng nó chỉ xem xét sự khớp đầu tiên.
Dưới đây là cú pháp của hàm MATCH:
=MATCH(value_to_lookup, lookup_range, [match_type])
value_to_lookup: giá trị chúng ta muốn tìm trong lookup_rangelookup_range: phạm vi các ô chứa giá trị chúng ta muốn khớp[match_type]: (tùy chọn) kiểu khớp; nếu bỏ qua, giá trị mặc định là 1; chúng tôi sử dụng 0 để tìm sự khớp chính xác
Để xác định xem một giá trị có tồn tại trong cột B và C và trả về vị trí của nó thay vì giá trị đó, làm theo các bước sau:
- Nhập công thức vào ô D3:
=MATCH(B3,$C$3:$C$9,0) - Nhấn Enter
- Sao chép công thức từ ô D3 đến các ô D4:D9 bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” ở góc dưới cùng bên phải của ô D3 và kéo nó xuống.
Giá trị trong ô D3 sẽ là “4”, vì giá trị trong cột B “19001” được tìm thấy ở vị trí thứ tư (C6) trong phạm vi C3:C9. Khi một giá trị không được tìm thấy, hàm trả về “#N/A”, điều này xảy ra cho D4, D6 và D9. Đối với “19003”, có hai sự khớp trong cột C, cụ thể là C3 và C9. Tuy nhiên, hàm MATCH chỉ xem xét sự khớp đầu tiên và bỏ qua các sự khớp khác. Trong D5, kết quả là “1”, vì sự khớp đầu tiên cho “19003” ở vị trí đầu tiên trong phạm vi C3:C9.
So sánh hai cột bằng cách sử dụng INDEX và MATCH
Kết hợp các hàm INDEX và MATCH được sử dụng khi bạn muốn khớp hai cột trong Google Sheets hoặc Microsoft Excel. Hàm MATCH, như đã thấy trước đó, trả về vị trí của một giá trị trong một phạm vi xác định, trong khi hàm INDEX trả về giá trị của một ô trong phạm vi dựa trên số cột và số hàng.
Dưới đây là cú pháp của hàm INDEX:
=INDEX(data_range, row_number, column_number)
data_range: một phạm vi ô nơi chúng ta muốn lấy dữ liệurow_number: hàng trong phạm vi từ đó chúng ta muốn lấy dữ liệucolumn_number: cột trong phạm vi từ đó chúng ta muốn lấy dữ liệu; nếu phạm vi chỉ có một cột, số cột có thể bị bỏ qua
Để so sánh cột B và C và trả về giá trị khớp bằng cách sử dụng INDEX và MATCH, làm theo các bước sau:
- Nhập công thức vào ô D3:
=INDEX($C$3:$C$9,MATCH(B3,$C$3:$C$9,0)) - Nhấn Enter
- Sao chép công thức từ ô D3 đến các ô D4:D9 bằng cách nhấp vào biểu tượng “+” ở góc dưới cùng bên phải của ô D3 và kéo nó xuống.
Phạm vi dữ liệu là tất cả các giá trị trong cột C, $C$3:$C$9, và số hàng được cung cấp bởi hàm MATCH.
Giá trị trong ô D3 sẽ là “19001”, vì giá trị trong cột B “19001” được tìm thấy ở vị trí thứ tư (C6) trong phạm vi C3:C9. Hàm INDEX bỏ qua số cột vì chúng tôi chỉ xem xét một cột duy nhất trong phạm vi của mình, cột C.
Sự kết hợp của INDEX và MATCH, khi được sử dụng để so sánh hai cột, cho kết quả giống như khi chúng ta sử dụng VLOOKUP.
Sử dụng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện là một tính năng tích hợp khác nằm trong Excel và Google Sheets cho phép chúng ta so sánh hai cột dựa trên một tập hợp quy tắc.
Đánh dấu giá trị trùng trong hai cột
Giả sử bạn muốn so sánh hai cột trong Excel và đánh dấu các giá trị khớp hoặc trùng lặp trong cột B và C. Làm theo các bước sau:
- Chọn các ô bạn muốn đánh dấu, B3:C9.
- Nhấp vào tab Home, sau đó chọn Conditional Formatting và chọn “Highlight Cells Rules”, sau đó “Duplicate Values”. Hộp thoại “Duplicate Values” sẽ hiển thị.
- Trong hộp thoại “Duplicate Values”, chọn “Duplicate” và chọn “Light Red Fill with Dark Red Text” trong danh sách thả xuống.
- Nhấp vào OK để áp dụng quy tắc định dạng.
Các giá trị trùng lặp, 19001, 19003, 19005 và 19006, trong cả hai cột B và C sẽ được đánh dấu màu.
Đánh dấu giá trị duy nhất trong hai cột
Bạn cũng có thể so sánh hai cột trong Excel và đánh dấu những khác biệt bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện để chỉ đánh dấu các giá trị duy nhất. Làm theo cùng quy trình, nhưng lần này chọn “Unique” trong danh sách thả xuống và chọn một định dạng theo sở thích của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn kiểu định dạng “Fill Yellow with Dark Yellow Text”.
Các giá trị duy nhất, 19002, 19004 và 19007, trong cả hai cột B và C sẽ được đánh dấu màu.
Đó là những cách khác nhau để so sánh hai cột trong Google Sheets và Excel. Bạn có thể sử dụng các hàm VLOOKUP, MATCH, INDEX, IF, COUNTIF hoặc định dạng có điều kiện dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn. Hãy thỏa sức khám phá những tính năng mạnh mẽ này! Nếu bạn cần sự trợ giúp bổ sung, đừng ngần ngại truy cập vào trang web Crawlan.com của chúng tôi để tìm thêm mẹo và thủ thuật về Google Sheets và các công cụ năng suất khác.
