Tạo và xóa khoảng trắng tự động với Google Sheets

Giải pháp đơn giản để tạo và xóa khoảng trắng

Bạn có biết rằng trong Google Sheets có một công cụ tuyệt vời cho phép bạn thực hiện thay thế toàn bộ các thuộc tính dựa trên một quy tắc cụ thể? Đó là công cụ “Tìm kiếm và thay thế”. Với công cụ này, bạn có thể thay đổi đồng loạt các từ viết sai chính tả của cùng một tên, như rút gọn tên của một quốc gia (từ “Cộng hòa Ấn Độ” thành “Ấn Độ”), hoặc mở rộng nó (từ “United States” thành “Hoa Kỳ”), hoặc dịch các tên (từ “Italy” thành “Italia”). Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng “Tìm kiếm và thay thế” với một chuỗi trống để loại bỏ các đơn vị đo lường, mà đôi khi xuất hiện trong cùng một ô với các số liệu (ví dụ: thay đổi “321 kg” thành “321”).

Hãy xem cách nó hoạt động trong thực tế. Một vấn đề phổ biến với dữ liệu từ cuộc điều tra dân số Hoa Kỳ là các tên địa lý thường chứa các từ không cần thiết. Ví dụ, khi bạn tải xuống dữ liệu về dân số của các thành phố Connecticut, cột vị trí chứa từ “thành phố” sau mỗi tên:

Hartford town New Haven town Stamford town

Nhưng nói chung, bạn muốn có một danh sách sạch sẽ của các thành phố, để hiển thị nó trong một biểu đồ hoặc để kết hợp với một tập dữ liệu khác, như sau:

Hartford New Haven Stamford

Chúng ta hãy sử dụng “Tìm kiếm và thay thế” trong một mẫu tệp của cuộc điều tra dân số Hoa Kỳ mà chúng ta đã tải xuống, chứa 169 tên thành phố Connecticut và dân số của chúng, để loại bỏ nhãn không mong muốn “thành phố” sau mỗi địa danh.

Mở tệp “CT Town Geonames” trong Google Sheets, đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập vào “Tệp” > “Tạo bản sao” để tạo một bản sao có thể chỉnh sửa trên Google Drive của bạn.

Chọn cột mà bạn muốn thay đổi bằng cách nhấp vào tiêu đề của nó. Nếu bạn không chọn một cột nào, bạn sẽ thực hiện tìm kiếm và thay thế trên toàn bộ bảng tính.

Trong menu “Chỉnh sửa”, chọn “Tìm kiếm và thay thế”. Một cửa sổ hiện ra như được hiển thị trong Hình 4.3.

Trong ô “Tìm kiếm”, nhập “thành phố” và đảm bảo rằng bạn chèn một khoảng trắng trước từ. Nếu không chèn khoảng trắng, bạn sẽ vô tình xóa “thành phố” khỏi các tên như “Newtown”. Ngoài ra, bạn sẽ tạo ra các khoảng trắng thêm ở cuối một dòng không có ký tự tiếp theo, điều này có thể gây ra vấn đề trong tương lai.

Để ô “Thay thế bằng” trống. Đừng để khoảng trống. Chỉ để nó trống.

Ô “Tìm kiếm trong” phải được thiết lập trên phạm vi bạn đã chọn trong bước 2, hoặc “Tất cả các tờ” nếu bạn không chọn gì cả.

Bạn có thể chọn tùy chọn phân biệt chữ hoa chữ thường. Nếu bạn chọn tùy chọn này, “thành phố”, “Thành phố” và “THÀNH PHỐ” sẽ được xử lý khác nhau. Nhưng trong trường hợp của chúng ta, bạn có thể để tùy chọn này không được chọn.

Nhấp vào nút “Thay thế tất cả”. Vì tệp mẫu này chứa 169 thành phố, một cửa sổ sẽ hiển thị thông báo rằng 169 trường hợp của “thành phố” đã được thay thế.

Kiểm tra kết quả trên tờ được tạo. Đảm bảo các địa điểm bao gồm “thành phố” trong tên của chúng, như “Newtown”, không bị thay đổi.

Vậy là xong! Bạn vừa học được một mẹo nhanh để làm sạch dữ liệu và có được một danh sách rõ ràng và dễ sử dụng hơn. Để tìm hiểu thêm mẹo và thủ thuật khác về Google Sheets, bạn có thể truy cập Crawlan.com. Chúc bạn vui vẻ!