Làm cho đồng nghiệp khâm phục với khả năng vẽ biểu đồ tổ chức của bạn!
Bạn đã bao giờ muốn tạo một biểu đồ tổ chức để hiển thị một cấu trúc hệ thống hoặc quy trình làm việc trong công ty của bạn một cách trực quan chưa? Đừng tìm kiếm nữa! Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu đồ tổ chức dễ dàng và nhanh chóng trong Google Sheets.
Bước 1: Mở một tờ tính trống
Trước hết, hãy mở một tờ tính trống trong Google Sheets. Rất tiếc là Google Sheets không cung cấp các mẫu tích hợp cho biểu đồ tổ chức, nhưng đừng lo, chúng ta có một giải pháp.
Bước 2: Mở cửa sổ Vẽ của Google
Hãy chuyển đến tab “Chèn” và nhấp vào “Vẽ” để mở cửa sổ “Vẽ” của Google.
Bước 3: Vẽ biểu đồ tổ chức của bạn
Trong cửa sổ “Vẽ”, sử dụng các biểu tượng hình dạng để thêm các hình dạng của biểu đồ tổ chức và sử dụng các biểu tượng đường hoặc mũi tên để kết nối chúng. Sau khi hoàn thành biểu đồ, hãy nhấp vào nút “Lưu và đóng”. Biểu đồ tổ chức của bạn sẽ được thêm vào tờ tính.
Tuy nhiên, các biểu tượng hình dạng trong Google Sheets không được thiết kế đặc biệt cho biểu đồ tổ chức, vì vậy biểu đồ của bạn có thể không đồng nhất.
Bước 4: Chia sẻ biểu đồ tổ chức của bạn
Để chia sẻ biểu đồ tổ chức của bạn, hãy chuyển đến tab “Tệp”, nhấp vào “Chia sẻ” trong danh sách thả xuống hoặc nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải của giao diện.
Nhập tên của tài liệu và nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ biểu đồ tổ chức. Bạn cũng có thể thay đổi các quyền cho phép người khác chỉnh sửa, bình luận hoặc chỉ xem biểu đồ tổ chức.
Bạn có thích sử dụng EdrawMax hơn không?
Sử dụng Google Vẽ để tạo một biểu đồ tổ chức cơ bản yêu cầu bạn bắt đầu từ đầu. Nhưng nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và tạo ra một biểu đồ tổ chức phức tạp hơn, tôi khuyên bạn nên sử dụng EdrawMax.
Bước 1: Tìm một mẫu biểu đồ tổ chức
Trong EdrawMax, nhấp vào “Biểu đồ tổ chức” trong danh sách loại sơ đồ để tìm nhiều mẫu biểu đồ tổ chức. Bạn cũng có thể tìm thấy mẫu biểu đồ tổ chức trên trang web mẫu Edraw và tải chúng về máy tính của bạn.
Bước 2: Tạo một biểu đồ tổ chức với một mẫu miễn phí
Để tạo một biểu đồ tổ chức với một mẫu trong EdrawMax, hãy nhấp vào hình nhỏ của mẫu trong thư viện hoặc nhấp vào nút “Nhập” trong bảng điều khiển bên trái và nhập mẫu đã lưu trong ứng dụng web.
Bây giờ, mẫu biểu đồ tổ chức sẽ hiển thị trên giao diện chính. Bạn cũng có thể tạo một biểu đồ tổ chức trống bằng cách nhấp vào hình nhỏ “Thêm” trong thư viện mẫu. EdrawMax sẽ cung cấp cho bạn một trang vẽ trống mà bạn có thể vẽ biểu đồ tổ chức theo cách thủ công.
Tiếp theo, bạn có thể nhấp vào biểu tượng thư viện ký hiệu, mở hộp thoại “Thư viện” và chọn các hình dạng và ký hiệu mong muốn, không chỉ riêng biểu đồ tổ chức. Các hình dạng và ký hiệu đã chọn sẽ hiển thị trong bảng điều khiển “Thư viện”.
Bạn có thể kéo thả các hình dạng và ký hiệu này vào trang vẽ, nhấp vào nút “Máy nối” trong thanh công cụ để thêm các đường nối giữa các hình dạng trong biểu đồ tổ chức. Trong EdrawMax, tất cả các hình dạng và các đường nối được thiết kế để giúp bạn tạo ra sơ đồ một cách hiệu quả thông qua “hướng dẫn thông minh” và “điểm nối” tự động giữ cho các hình dạng được căn chỉnh và các đường nối được tự động kết nối.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ tổ chức của bạn
Để thay đổi màu sắc hoặc phong cách nền, các đường hoặc bóng, hãy trước tiên chọn hình dạng, sau đó nhấp vào biểu tượng “Phong cách” trong thanh bên phải để mở bảng điều khiển “Nền/Giới hạn/Bóng”.
Để thay đổi chủ đề của toàn bộ biểu đồ tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng “Chủ đề” trong thanh bên phải để mở bảng điều khiển “Chủ đề” và chọn chủ đề, màu sắc, kiểu nối hoặc kiểu phông chữ ưa thích của bạn.
Bước 4: Chia sẻ biểu đồ tổ chức của bạn
Để chia sẻ biểu đồ tổ chức bạn đã tạo trong EdrawMax, hãy nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải của giao diện chính hoặc chuyển đến tab “Tệp” và nhấp vào “Chia sẻ” trong danh sách thả xuống.
Nhập tên tài liệu và nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ biểu đồ tổ chức. Bạn cũng có thể thay đổi các quyền cho phép người khác chỉnh sửa, bình luận hoặc chỉ xem biểu đồ tổ chức.
Kết luận
Dù bạn thích tạo biểu đồ tổ chức trong Google Sheets hay sử dụng các công cụ nâng cao như EdrawMax, bạn hiện đã có đủ kiến thức để chia sẻ ý tưởng và quy trình của mình một cách rõ ràng và trực quan. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy bắt đầu ngay!
Để biết thêm các bài viết tương tự, hãy truy cập Crawlan.com.
