Dữ liệu trùng lặp có thể ảnh hưởng đến chất lượng và độ chính xác của các chỉ số hiệu suất, bảng điều khiển bán hàng, các chỉ số hiệu suất ứng dụng, quyết định ra quyết định và các nỗ lực quan trọng khác. Vì lý do này, bạn cần một phương pháp hiệu quả để làm sạch và làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tìm dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets và cung cấp ví dụ về các cách khác nhau để làm nổi bật chúng. Hãy xem video hướng dẫn của chúng tôi dưới đây để có hướng dẫn đầy đủ về cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets.
Video hướng dẫn: Cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets
Trước khi bắt đầu, hãy đảm bảo tuân thủ các yêu cầu tiên quyết sau:
- Loại bỏ các quy tắc định dạng điều kiện được áp dụng cho ô bạn đang nhắm đến.
- Đảm bảo không có khoảng trắng bị thiếu trong tìm kiếm của bạn.
- Không chọn tiêu đề khi làm nổi bật dữ liệu trùng lặp với các công thức bảng.
- Tránh làm nổi bật các giá trị trùng lặp nếu cần thiết. Chọn các ô với quy tắc định dạng điều kiện, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác trong
Định dạng > Điều kiện định dạng.
Chú ý cũng đến những khoảng trống thừa. Google Sheets có thể không làm nổi bật dữ liệu trùng lặp do các ký tự khoảng trống bổ sung. Điều này xảy ra khi có các khoảng trống bổ sung (phía trước hoặc sau văn bản) trong một ô nhưng không có ở một ô khác. Các khoảng trắng bổ sung này có thể dẫn đến việc không phát hiện dữ liệu trùng vì Sheets đang tìm kiếm một sự khớp chính xác. Bạn có thể loại bỏ các khoảng trắng bổ sung trong các ô của mình bằng cách sử dụng các hàm TRIM hoặc CLEAN trong Google Sheets. Bằng cách xử lý những vấn đề tiềm ẩn này từ đầu, bạn có thể tránh một số rắc rối sau này.
5 cách làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets
Trong Google Sheets, bạn có thể sử dụng các công thức tùy chỉnh kết hợp với định dạng điều kiện để làm nổi bật dữ liệu trùng lặp. Trước khi bắt đầu, hãy nhập một bộ dữ liệu Salesforce ví dụ vào Google Sheets bằng Coefficient. Để biết cách nhập dữ liệu Salesforce vào Google Sheets trực tiếp với một cú nhấp chuột bằng thanh bên Coefficient, hãy xem bài viết của chúng tôi Salesforce to Google Sheets.
Chúng tôi sẽ sử dụng bộ dữ liệu Salesforce này để minh họa các phương pháp khác nhau dưới đây.
1. Làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong một cột duy nhất
Làm nổi bật dữ liệu trùng lặp trong một cột duy nhất rất đơn giản. Giả sử bạn muốn làm nổi bật các mục trùng lặp trong cột “Tên chủ sở hữu kinh doanh”.
Trước tiên, hãy chọn tên trong bộ dữ liệu (loại bỏ tiêu đề).
Nhấp vào “Định dạng” trong menu trên cùng và chọn “Định dạng điều kiện” trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào “Thêm quy tắc khác” trong khung bên “Quy tắc định dạng điều kiện”.
Dưới “Quy tắc định dạng”, nhấp vào “Định dạng ô nếu …” và chọn “Công thức tùy chỉnh là” từ menu thả xuống. Hãy viết công thức trùng đầu tiên của chúng tôi trong Google Sheets.
Nhập công thức “COUNTIF” vào trường “Công thức tùy chỉnh là …”. Để biết thêm thông tin về chức năng này, hãy xem Hướng dẫn cuối cùng về COUNTIF trong Google Sheets.
Dưới đây là công thức: =COUNTIF($C$3:$C$18,C3)>1
Tiếp theo, xác định định dạng của các ô trùng lặp, tức là cách chúng được hiển thị trong bảng tính, bằng cách đặt các tùy chọn “Kiểu định dạng”.
