Mặc dù bạn thường xuyên sử dụng bảng tính, bạn có thể không biết đến phạm vi và sâu sắc của khả năng của chúng. Điều này đặc biệt đúng với Google Sheets!
Google đã phát triển Google Sheets như một phần của bộ ứng dụng G Suite kể từ năm 2006; và với nhu cầu hiện tại của việc hợp tác nhanh chóng và dễ dàng trên toàn cầu, Google Sheets là một giải pháp hấp dẫn để nhanh chóng phân tích và xử lý dữ liệu.
Danh sách gốc gồm 32 mẹo và kỹ thuật đã được bổ sung bởi tám (8) mẹo và kỹ thuật mới trong phiên bản 2024 này của danh sách! Bạn đã sẵn sàng chưa?
Định dạng nội dung
1. Thay đổi nhanh chóng định dạng số
Bạn gõ một số mà nó phải là tiền tệ hoặc phần trăm? Bạn có thể nhanh chóng thay đổi định dạng số của một ô bằng cách chọn nó, sau đó đi đến thanh công cụ chính. Tìm các biểu tượng sau:
Bấm vào biểu tượng đô la để thay đổi định dạng số thành tiền tệ, tự động chèn biểu tượng tiền tệ và thêm (hoặc giảm) hai chữ số thập phân.
Bấm vào biểu tượng phần trăm để thay đổi định dạng số thành phần trăm. Hãy đảm bảo phần trăm được viết dưới dạng thập phân trước khi thực hiện hành động này.
2. Hiển thị công thức dưới dạng chuỗi văn bản
Giả sử bạn muốn hiển thị công thức trên bảng tính của mình để giải thích những gì bạn đang làm trong ô khác… Khi bạn gõ, Google Sheets tự động chạy công thức đó như một công thức thực sự. Bạn sẽ làm gì bây giờ?
Một mẹo nhỏ để nhập công thức mà không cần Google Sheets xử lý chúng là thêm một dấu ngoặc đơn ‘ trước khi gõ công thức. Điều này cho biết Google Sheets giữ các ký tự tiếp theo trong một chuỗi.
Bạn cũng có thể làm điều này bằng cách sử dụng một chức năng đã được phát hành gần đây trong Google Sheets. Di chuyển đến mẹo số 27 để biết thêm thông tin.
3. Chuyển đổi số thành chuỗi ký tự
Đôi khi, việc xử lý số như một chuỗi ký tự dễ dàng hơn. Để làm điều này, hãy sử dụng hàm TEXT để tham chiếu đến ô chứa số hoặc chỉ đơn giản là gõ một số trong hàm TEXT.
4. Trả về chữ trong một số ô
Nếu ô chứa một chuỗi không phù hợp với kích thước của nó, bạn có thể làm cho chữ trong cột bị trả lại bằng cách nhấp vào Định dạng trong menu chính, sau đó nhấp vào Gói chữ trong menu thả xuống. Một menu thả xuống nhỏ hơn sẽ xuất hiện. Chọn Trả lại.
5. Sử dụng chủ đề Google Sheets
Google Sheets có một bộ chủ đề mà bạn có thể áp dụng để làm cho bất kỳ bảng tính nào trở nên hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh.
Để truy cập vào các chủ đề, hãy nhấp vào Định dạng trong menu chính. Tùy chọn Chủ đề được liệt kê đầu tiên trong danh sách thả xuống. Một thanh bên sẽ xuất hiện bên phải bảng tính, nơi bạn có thể chọn chủ đề để áp dụng.
Bạn cũng có thể đi sâu hơn và tạo một chủ đề tùy chỉnh!
6. Thêm viền vào ô
Ngoài việc thêm màu sắc nền, phông chữ và kiểu phông chữ, bạn cũng có thể thêm viền với gần như các chức năng và tính năng linh hoạt tương tự như Microsoft Excel. Bạn có thể thêm viền bằng cách chọn phạm vi ô, sau đó chọn phía hoặc các bên của ô mà bạn muốn thêm viền.
Màu sắc và kiểu viền cũng có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể có viền đỏ nét đứt hoặc viền xanh dương nét gạch chân.
7. Xoay văn bản trong bảng tính
Bạn cũng có thể xoay văn bản trong bảng tính để tạo hiệu ứng thẩm mỹ hơn! Tìm biểu tượng Xoay văn bản trong thanh công cụ, sau đó chọn các góc đã được định sẵn hiển thị dưới dạng tùy chọn hình ảnh. Bạn cũng có thể nhập góc cụ thể vào trong một hộp văn bản sẽ xuất hiện.
8. Đặt kích thước chữ cho văn bản
Bạn có thể làm cho kích thước chữ lớn hơn hoặc nhỏ hơn trong Google Sheets. Đơn giản tìm kiếm một hộp văn bản có số “10” dọc theo thanh công cụ chính. Bạn có thể nhấp vào mũi tên bên phải để chọn từ các kích thước chữ đã định sẵn hoặc nhập trực tiếp một giá trị vào hộp văn bản.
9. Thay đổi số thập phân của một giá trị
Bạn có thể tăng hoặc giảm số lượng chữ số thập phân được hiển thị cho một giá trị cụ thể trong Google Sheets. Biểu tượng được hiển thị bên dưới. Biểu tượng .0 với mũi tên trỏ xuống phía bên dưới được sử dụng để giảm số lượng chữ số thập phân, trong khi biểu tượng .00 với mũi tên trỏ sang phải phía dưới được sử dụng để tăng số lượng chữ số thập phân.
10. Chèn cột và hàng giữa các dữ liệu hiện có
Google Sheets cho phép bạn chèn cột và/hoặc hàng bổ sung giữa các ô đã chứa dữ liệu hiện có.
11. Thêm ô kiểm vào bảng tính
Đôi khi, bạn cần nhập các giá trị mà giá trị đó là ĐÚNG hoặc SAI. Bạn có thể làm cho công việc của mình dễ dàng hơn bằng cách biến ô thành ô kiểm.
Để làm điều này, hãy chọn các ô hoặc cột mà bạn muốn thêm ô kiểm, sau đó nhấp chuột phải và chọn Chèn trong menu chính, sau đó chọn Ô kiểm trong danh sách thả xuống.
12. Giới hạn các lựa chọn bằng cách thêm danh sách thả xuống
Nếu các giá trị trong một cột hoặc một số cột cần có một số lựa chọn hạn chế, bạn có thể giới hạn các lựa chọn có thể và tiết kiệm thời gian bằng cách định dạng chúng thành danh sách thả xuống.
Nhấp vào Dữ liệu trong menu chính, sau đó chọn Xác nhận dữ liệu. Một hộp thoại xuất hiện, trong đó bạn có thể định nghĩa danh sách các mục phải được chọn.
13. Khoá hàng tiêu đề ở trên cùng
Khi bạn đọc một bảng tính rất dài, thường rất dễ quên những gì các cột đơn lẻ đang làm. May mắn thay, bạn có thể khoá hàng tiêu đề ở trên cùng trong Google Sheets.
Chỉ cần kéo thanh xám dày ở góc trên bên trái của bảng tính đến gần cuối hàng 1.
14. Áp dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các ô thỏa mãn một điều kiện
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để nhìn thấy các ô thỏa mãn các điều kiện nhất định nếu chúng được điền vào với một màu sắc nổi bật. Để làm điều này, chúng ta cần áp dụng định dạng có điều kiện. Nhấp vào Định dạng trong menu chính, sau đó chọn Định dạng có điều kiện trong danh sách thả xuống.
Một thanh bên sẽ xuất hiện bên phải bảng tính, nơi bạn có thể thêm điều kiện cần kiểm tra.
15. Tận dụng tính năng Slicer
Tính năng Slicer mới của Google Sheets cho phép bạn lọc qua một bảng tính dài để xem các giá trị bạn đang tìm kiếm. Slicer tự động phân tích bảng tính để tìm các mẫu phổ biến trong các giá trị và sử dụng chúng như bộ lọc tiềm năng để cắt các dữ liệu, chỉ giữ lại các giá trị liên quan.
16. Tổng hợp dữ liệu bằng cách sử dụng Bảng tổng hợp
Một công cụ hữu ích để tổng hợp dữ liệu trong một bảng tính lớn là sử dụng chức năng Bảng tổng hợp của Google Sheets. Nhấp vào bất kỳ ô chứa các dữ liệu liên quan, sau đó nhấp vào Dữ liệu trong menu chính, sau đó chọn Bảng tổng hợp trong danh sách thả xuống.
Một hộp thoại xuất hiện, hỏi bạn xem liệu bạn muốn thêm bảng tổng hợp vào một bảng tính mới hay chèn nó vào bảng tính hiện có. Bảng tổng hợp sẽ được tạo ra, nơi bạn có thể chọn các giá trị để hiển thị và nhóm.
Sử dụng phím tắt để làm việc nhanh hơn
17. Hiển thị các công thức thay vì kết quả
Nếu bạn muốn kiểm tra tính nhất quán của các công thức đã nhập trong bảng tính mà không thay đổi bảng tính, hãy nhấp vào Xem trong menu chính, sau đó chọn Hiển thị công thức trong danh sách thả xuống. Các công thức sẽ được hiển thị thay vì kết quả.
18. Kiểm tra chính tả
Google Sheets cho phép bạn kiểm tra chính tả của từ. Nhấp vào Công cụ trong menu chính, sau đó tìm kiếm Chính tả. Bấm vào đó để tìm Kiểm tra chính tả. Bấm vào Kiểm tra chính tả và Google Sheets sẽ tự động kiểm tra chính tả của từ trong bảng tính.
19. Dán giá trị thay vì công thức
Rất nhiều lần chúng ta cần sao chép giá trị kết quả từ một bảng công thức này sang một bảng khác. Để dán giá trị thay vì công thức, hãy dùng phím tắt Ctrl + Shift + V.
Một cách khác là nhấp chuột phải vào ô mà bạn muốn dán giá trị, sau đó nhấp vào Dán đặc biệt, sau đó nhấp vào Chỉ dán giá trị.
20. Sao chép một bảng, sau đó dán nó ngược lại hàng và cột
Nếu bạn có một bảng mà bạn cần sao chép, nhưng với hàng và cột được đảo ngược, bạn chỉ cần sao chép bảng đó, sau đó chuột phải vào ô đầu tiên mà bạn muốn dán bảng. Chọn Dán đặc biệt, sau đó chọn Dán ngược. Tùy chọn này sẽ xuất hiện bên phải (hoặc đôi khi bên trái).
21. Sao chép định dạng của một ô sang một ô khác
Bạn cũng có thể sao chép định dạng của một ô sang một ô khác mà không làm thay đổi dữ liệu của ô đích. Sao chép ô chứa định dạng mong muốn, sau đó nhấp vào ô đích và sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V.
22. Kiểm tra nhanh cách một công thức hoạt động
Có một mẹo cho những tình huống bạn biết công thức mà bạn đang muốn sử dụng nhưng đột nhiên quên cú pháp của nó. Khi bạn gõ một công thức vào Google Sheets, một hộp màu xanh nhỏ với một dấu chấm hỏi sẽ xuất hiện trong thanh công cụ. Nhấp vào đó để xem một mô tả ngắn gọn về công thức, bao gồm cách định dạng đầu vào phải được ghi.
23. Sử dụng Filter View để lọc bỏ dữ liệu không liên quan cho phân tích
Google Sheets có một tính năng gọi là Filter View, cho phép bạn áp dụng một số điều kiện để lọc bỏ các hàng không đáp ứng các điều kiện đó. Lợi ích chính của Filter View là các thay đổi của nó sẽ không làm thay đổi bảng tính gốc; chúng chỉ xuất hiện cho người dùng khi duyệt qua bảng tính và sẽ bị xóa khi bảng tính được đóng.
24. Sử dụng tính năng Khám phá
Khi bạn bắt đầu phân tích một tập dữ liệu lớn trên Google Sheets, bạn có thể cần một chút sự giúp đỡ để tìm các vị trí phù hợp để tìm những mô hình có ý nghĩa. Tính năng Khám phá của Google Sheets giúp bắt đầu phân tích của bạn. Để sử dụng nó, hãy nhấp vào bất kỳ ô dữ liệu nào, sau đó nhấp vào nút Khám phá ở góc dưới cùng bên phải của Google Sheets, hoặc đơn giản là nhấn Alt + Shift + X trên bàn phím của bạn. Một thanh bên xuất hiện bên phải Google Sheets của bạn, cung cấp một phân tích sơ bộ của dữ liệu của bạn. Điều này thường bao gồm một bảng tổng hợp và một số biểu đồ.
25. Truy cập vào danh sách phím tắt
Bạn có thể truy cập vào danh sách phím tắt trong khi sử dụng Google Sheets bằng cách nhấn Ctrl + /. Điều này sẽ mở một cửa sổ chứa các phím tắt được nhóm theo danh mục.
Sử dụng các công thức đặc biệt
26. Kiểm tra xem ô có thực sự trống không
Những ký tự không xuất hiện trong bảng tính, chẳng hạn như ký tự nháy đơn và các khoảng trắng không mong muốn, có thể làm sai kết quả của hàm COUNTA mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra số ô chứa giá trị hiện có. Giải pháp là sử dụng hàm ISBLANK để xác định các ô chứa các ký tự không mong muốn này.
27. Dịch từng từ bằng Google Translate
Google Sheets có một hàm tích hợp được gọi là GOOGLETRANSLATE bạn có thể sử dụng để dịch các từ đơn giản từ ngôn ngữ gốc sang một ngôn ngữ cụ thể. Hãy chỉ định ô chứa văn bản, cùng với ngôn ngữ gốc và ngôn ngữ đích.
28. Kiểm tra xem văn bản có đúng định dạng địa chỉ email hợp lệ không
Nếu một cột nhất định dự định chứa địa chỉ email, bạn có thể sử dụng hàm ISEMAIL để kiểm tra xem cú pháp của địa chỉ email có đúng định dạng địa chỉ email hợp lệ không. Điều này sẽ giúp bạn lọc bỏ những phản hồi không đáng tin cậy không khớp với cú pháp của địa chỉ email hợp lệ.
29. Chèn liên kết đến trang web bên ngoài
Để chèn liên kết đến trang web bên ngoài, Google Sheets có một hàm tích hợp HYPERLINK. Cú pháp như sau:
=HYPERLINK("url","label")
Trong ví dụ của chúng tôi dưới đây, chúng tôi đã sử dụng cú pháp sau:
=hyperlink("www.lido.app","Lido App")
Và chúng tôi đã nhận được kết quả sau:
