Google Sheets cung cấp nhiều công thức và tính năng (thậm chí tốt hơn cả tính năng của Microsoft Excel) cho phép bạn tách văn bản.
Trong một số trường hợp, bạn có thể cần phải sử dụng một công thức để tách tên thành tên và họ (hoặc email thành tên người dùng và tên miền).
Trong bài hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn ba phương pháp đơn giản để tách tên trong Google Sheets.
Sử dụng công thức SPLIT để tách tên trong Google Sheets
Google Sheets có một tính năng tích hợp gọi là SPLIT cho phép bạn tách văn bản dựa trên một ký tự phân tách.
Trong trường hợp tách tên, ký tự phân tách là khoảng trắng. Điều này có nghĩa là công thức sẽ sử dụng khoảng trắng để tách tên đầy đủ thành tên và họ (hoặc thành bất kỳ phần nào tùy thuộc vào số lượng phần trong tên).
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như sau:
Để tách tên đầy đủ và tách tên và họ trong Google Sheets, hãy sử dụng công thức sau trong ô B2 của Google Sheets:
=SPLIT(A2," ")Ngay khi bạn nhập công thức này và nhấn Enter, nó sẽ tự động tách tên thành tên và họ. Tên sẽ được đặt trong ô B2 và họ sẽ được đặt trong ô C2.
Bạn có thể sao chép và dán công thức này vào tất cả các ô trong cột B hoặc sử dụng tay cầm để tự động điền các cột B và C với các tên và họ.
Lưu ý rằng khi sử dụng công thức này, Google Sheets sẽ không cho phép bạn xóa chỉ họ của bất kỳ tên nào. Bạn có thể xóa phần tên trong cột B hoặc xóa cả tên và họ, nhưng không thể chỉ xóa họ.
Điều này xảy ra vì khi bạn nhập công thức vào bất kỳ ô nào trong cột B, nó tự động thêm cột C. Do đó, họ trở thành một phần của công thức và vì công thức được đặt trong cột B, bạn phải xóa nó từ đó.
Một ưu điểm của việc sử dụng công thức SPLIT để tách tên (hoặc bất kỳ văn bản nào khác) là nó làm cho kết quả của bạn trở nên linh hoạt. Điều này có nghĩa là nếu bạn thay đổi tên, kết quả sẽ tự động cập nhật để phản ánh sự thay đổi.
Lưu ý rằng công thức này sẽ đưa ra tất cả các giá trị đã được tách. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn lấy tên hoặc chỉ muốn lấy họ, bạn không thể sử dụng công thức SPLIT.
Nếu bạn chỉ muốn lấy một phần của văn bản (ví dụ: chỉ muốn lấy tên hoặc chỉ muốn lấy họ), hãy sử dụng phương pháp sử dụng công thức TEXT mà chúng tôi sẽ mô tả sau trong bài hướng dẫn này.
Sử dụng chức năng “Tách văn bản thành cột” để tách tên trong Google Sheets
Một tính năng mạnh mẽ khác của Google Sheets là chức năng “Tách văn bản thành cột”.
Chức năng này cho phép bạn chỉ định ký tự phân tách mà bạn muốn sử dụng để tách các cột hoặc văn bản trong Google Sheets (trong trường hợp của chúng tôi là tên).
Bạn có thể tách các cột bằng cách sử dụng dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm, dấu cách hoặc ký tự phân tách tùy chỉnh.
Google Sheets sau đó tự động sử dụng ký tự phân tách đã được chỉ định để tách văn bản.
Giả sử bạn có các tên sau và bạn muốn tách tên thành tên và họ:
- Chọn ô chứa tên mà bạn muốn tách.
- Nhấp vào tab “Dữ liệu”.
- Nhấp vào tùy chọn “Tách văn bản thành cột”.
Trong hộp “Phân cách” hiển thị, chọn “Dấu cách” làm ký tự phân tách.
Các bước trên sẽ tức thì tách tên đầy đủ thành tên và họ (trong các cột khác nhau).
Khác với kết quả của công thức SPLIT, kết quả sau khi sử dụng chức năng “Tách văn bản thành cột” là tĩnh. Đây là phương pháp ưu tiên khi bạn có một danh sách và chỉ muốn tách văn bản một hoặc hai lần. Nếu bạn muốn tách văn bản nhiều lần hoặc lặp đi lặp lại, việc sử dụng một công thức sẽ tốt hơn.
Sử dụng chức năng Text để tách tên trong Google Sheets
Mặc dù công thức SPLIT là cách tuyệt vời để tách văn bản thành các cột trong Google Sheets, nó cung cấp cho bạn văn bản đã tách toàn bộ.
Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn lấy tên hoặc chỉ muốn lấy họ, bạn không thể làm điều này trực tiếp bằng công thức SPLIT. Bạn vẫn có thể sử dụng nó bằng cách chuyển đổi công thức thành giá trị, sau đó xóa các ô mà bạn không muốn, nhưng điều này làm cho nó hiệu quả kém hơn.
Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng các chức năng Text tuyệt vời của Google Sheets. Các chức năng văn bản này cho phép bạn chỉ trích chỉ phần văn bản mà bạn quan tâm.
Hãy để tôi chỉ cho bạn cách tách văn bản trong Google Sheets bằng cách sử dụng chức năng Text với các ví dụ.
Giả sử bạn có tập dữ liệu sau:
Bạn có thể sử dụng công thức sau để chỉ trích chỉ tên từ tên đầy đủ:
=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)Công thức trên sử dụng chức năng FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng trong tên. Ví dụ, trong tên “Jesusa Owenby”, ký tự khoảng trắng nằm ở vị trí thứ bảy.
Sau đó, chúng tôi sử dụng số vị trí này để chỉ trích tất cả các ký tự ở bên trái nó bằng chức năng LEFT.
Tương tự, nếu bạn chỉ muốn lấy họ, bạn có thể sử dụng công thức sau:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))Công thức trên sử dụng cùng một nguyên tắc với một số biến thể nhỏ. Vì chúng tôi muốn lấy họ, chúng tôi cần tìm số ký tự để nhận được sau ký tự khoảng trắng.
Vì vậy, tôi đã sử dụng chức năng FIND để lấy vị trí của ký tự khoảng trắng, sau đó sử dụng chức năng LEN để lấy số ký tự trong tên. Việc trừ kết quả của công thức FIND từ kết quả của công thức LEN cho tôi số ký tự trong họ.
Sau đó, tôi sử dụng chức năng RIGHT để lấy tất cả các ký tự từ phải (sau ký tự khoảng trắng).
Các chức năng Văn bản cung cấp cho bạn sự linh hoạt lớn và cho phép bạn xử lý nhiều tình huống với các công thức như vậy. Ví dụ, nếu bạn có một sự kết hợp giữa tên/họ và tên/họ với tên thứ hai, bạn vẫn có thể sử dụng biến thể của các công thức Văn bản này để lấy tên và họ.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã chỉ cho bạn cách tách tên trong Google Sheets bằng cách sử dụng công thức SPLIT, chức năng “Tách văn bản thành cột” của Google Sheets, chức năng Text và Add-on Split Names. Bây giờ bạn đã biết cách tách tên trong Google Sheets, bạn cũng có thể quan tâm đến bài viết của chúng tôi về cách chuyển đổi trong Google Sheets.
