Comment sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets

Interpreting tables filled with data is not a skill that comes naturally to me. My eyes get blurry with too much information before I can even grasp its meaning. That’s why I use conditional formatting.

It helps me better understand key data at a glance, allowing me to track things like my spending habits and my team’s progress towards our quarterly goals.

In this article, I will guide you through the basics of conditional formatting in Google Sheets. And I’ll show you how to apply some of the most common formatting rules. To follow along, use our demo table. Copy the table, then try it out as we go through the tutorial.

But first, if you’re looking for a quick reminder, here’s the simplified version of using conditional formatting. (Scroll down for more detailed information and practice with our demo table.)

Select the range of cells you want to apply the formatting rules to.
Select Format > Conditional formatting.
In the Conditional formatting window that appears, click on the dropdown menu under Format cells if…
Select the condition that should trigger your rule.
Under Formatting style, select the desired formatting style.
Click Done.

Want to see all the rules in your table? Just select the entire range of data (or the entire sheet) and open the Conditional formatting window using the first step above. This will display a complete list of all existing rules. You can also quickly remove rules by selecting the “Delete rule” icon, which looks like a trash can.

Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets ?

Dans Google Sheets, la mise en forme conditionnelle vous permet de modifier dynamiquement le style du texte et la couleur de fond d’une cellule en fonction des règles personnalisées que vous définissez. Chaque règle que vous définissez est créée à l’aide d’une déclaration “nếu điều này, thì điều này”.

Dans l’exemple ci-dessous, la règle dit à Google Sheets : “Nếu bất kỳ ô nào trong cột E bằng 0%, hãy thay đổi màu nền của ô đó thành màu vàng nhạt”.

Avant d’aller plus loin, clarifions les trois composants clés qui composent chaque règle de mise en forme conditionnelle :

Phạm vi: Ô (hoặc các ô) mà quy tắc áp dụng. Trong ví dụ trên, phạm vi là “E:E” (tức là toàn bộ cột E).
Điều kiện: Đây là phần “nếu” trong quy tắc “nếu điều này, thì điều này”. Nó ám chỉ sự kiện kích hoạt cần xảy ra để quy tắc được thực thi. Trong ví dụ trên, điều kiện là “bằng”.
Định dạng: Đây là phần “thì” trong quy tắc “nếu điều này, thì điều này”. Nó ám chỉ kiểu định dạng nên áp dụng cho ô cụ thể nếu các điều kiện được đáp ứng. Trong ví dụ trên, kiểu định dạng là “màu nền màu vàng nhạt”.

Cách sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets

Định dạng điều kiện là một cách hiệu quả để làm nổi bật các thông tin quý giá. Đây là cách tạo và chỉnh sửa các quy tắc định dạng điều kiện trong Google Sheets.

1. Chọn phạm vi

Trước tiên, hãy chọn phạm vi mong muốn. Bạn có hai cách để làm điều này.

Tùy chọn 1: Chọn một phạm vi trực tiếp trong bảng tính. Đây có thể là một ô đơn hoặc nhiều ô trải dài trên nhiều hàng và cột khác nhau. Nếu bạn không quản lý nhiều dữ liệu, đây là cách nhanh nhất để tiến tới.
Tùy chọn 2: Mà không chọn bất cứ điều gì, nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện. Trong cửa sổ Định dạng điều kiện xuất hiện, nhập phạm vi mong muốn vào ô Áp dụng cho phạm vi.

Để thêm các phạm vi khác, hãy nhấp chuột vào Chọn phạm vi dữ liệu (được đại diện bằng một lưới) từ ô văn bản phạm vi ô. Trong cửa sổ Chọn phạm vi dữ liệu xuất hiện, nhấp chuột vào Thêm phạm vi khác.

2. Tạo điều kiện

Sau khi bạn đã chọn phạm vi, hãy tạo ra quy tắc kích hoạt (tức là tuyên bố “nếu điều này, thì điều này”) trong mục Áp dụng cho ô định dạng. Có nhiều điều kiện khác nhau để lựa chọn, điều này sẽ ảnh hưởng đến cách bạn định dạng quy tắc của mình. Hãy xem xét các điều kiện phổ biến nhất.

a. Áp dụng định dạng điều kiện với “rỗng” / “không rỗng”

Bộ điều kiện đầu tiên, “ô rỗng” và “ô không rỗng”, chạy dựa trên sự có mặt hoặc vắng mặt của dữ liệu trong phạm vi được xác định.

Hãy thử điều này:

Trong bảng tham khảo, hãy chọn ô A1 rồi nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Chọn điều kiện “rỗng”. Vì ô được chọn (A1) là rỗng, định dạng điều kiện mặc định sẽ được áp dụng. Ma thuật! (Lưu ý: Đây không phải thực sự là ma thuật.)

b. Áp dụng định dạng điều kiện dựa trên văn bản

Để tự động định dạng một ô dựa trên văn bản của nó, hãy sử dụng một trong các điều kiện dựa trên văn bản sau:

Văn bản chứa
Văn bản không chứa
Văn bản bắt đầu bằng
Văn bản kết thúc bằng
Văn bản chính xác

Hãy thử điều này: Giả sử bạn muốn làm nổi bật tất cả nhân viên đang làm việc tại văn phòng Tampa.

Chọn cột B, sau đó nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Trong mục Áp dụng cho ô định dạng, chọn Văn bản chứa.
Trong ô Giá trị hoặc công thức, nhập “Tampa” (giá trị văn bản không phân biệt hoa thường).

Bây giờ, định dạng mặc định sẽ được áp dụng cho bất kỳ ô nào chứa từ “Tampa”. Và vì bạn đã áp dụng quy tắc cho cả cột B, mỗi khi bạn thêm một đại diện mới vào văn phòng Tampa, ô chứa “Tampa” sẽ tự động được làm nổi bật để dễ dàng truy cập.

c. Áp dụng định dạng điều kiện dựa trên giá trị số

Để tự động định dạng một ô dựa trên giá trị số, hãy sử dụng một trong các điều kiện sau:

Lớn hơn
Lớn hơn hoặc bằng
Nhỏ hơn
Nhỏ hơn hoặc bằng
Bằng
Không bằng
Nằm trong khoảng
Không nằm trong khoảng

Hãy thử điều này: Giả sử bạn muốn làm nổi bật các mục tiêu “vượt” tức là tất cả các mục tiêu mà tăng trưởng là 20% trở lên.

Chọn cột E, sau đó nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Trong mục Áp dụng cho ô định dạng, chọn Lớn hơn hoặc bằng.
Trong ô Giá trị hoặc công thức, nhập “20%”.

d. Áp dụng định dạng điều kiện cho một dòng đầy đủ

Áp dụng định dạng điều kiện cho toàn bộ dòng là một chút phức tạp hơn và yêu cầu sử dụng công thức tùy chỉnh.

Hãy thử điều này: Giả sử bạn muốn truy cập nhanh vào tất cả các dữ liệu liên quan đến các đại diện Tampa hiện tại, bao gồm cả tên và mục tiêu doanh số của họ.

Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn (trong trường hợp này, A3:F14) và nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Trong mục Áp dụng cho ô định dạng, chọn Công thức tùy chỉnh (tùy chọn cuối cùng).
Trong ô Giá trị hoặc công thức, nhập =$B:$B="Tampa".

Bây giờ, mỗi dòng chứa “Tampa” trong cột B sẽ được làm nổi bật.

Làm thế nào điều này hoạt động? Hãy phân tích công thức tùy chỉnh này.

Dấu = cho biết bắt đầu của công thức. $B:$B cho biết Google Sheets tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột B. Bằng việc thêm $ trước B, điều này cho biết Google chỉ tìm kiếm trong cột B. Và cuối cùng, =”Tampa” cho biết Google Sheets tìm kiếm giá trị nào.

Bây giờ, giả sử bạn muốn làm nổi bật tất cả các dòng mà mục tiêu “vượt” là lớn hơn hoặc bằng 20%. Một lần nữa, bạn sẽ sử dụng một công thức tùy chỉnh. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập =$E:$E>=20%.

Nếu bạn áp dụng một công thức tùy chỉnh dựa trên giá trị số, bạn có nhiều toán tử mà bạn có thể sử dụng: lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn (<), lớn hơn (>), hoặc bằng (=).

Bạn cũng có thể sử dụng một công thức tùy chỉnh để làm nổi bật tất cả các dòng không bao gồm một giá trị cụ thể. Ví dụ, nếu bạn muốn làm nổi bật nhân viên của mình không làm việc tại văn phòng Tampa, bạn sẽ sử dụng công thức tùy chỉnh =$B:$B<>"Tampa".

e. Áp dụng định dạng điều kiện bằng cách sử dụng một mức màu

Mức màu là một kiểu định dạng khác giúp bạn dễ dàng hình dung các giá trị trên một phổ.

Hãy thử điều này: Giả sử bạn muốn xem mục tiêu “vượt” của các đại diện của mình nằm ở đâu trên một phổ: tăng 0% không tốt và tăng 50% là một mục tiêu “vượt” nổi bật. Một cách tuyệt vời để hình dung điều này là sử dụng một mức màu, nơi màu nền biến đổi theo cường độ dựa trên giá trị của ô. Đây là cách làm.

Chọn cột E, sau đó nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Trong cửa sổ Định dạng điều kiện, nhấp chuột vào Mức màu. Định dạng mặc định sẽ xuất hiện, làm nổi bật các mục tiêu tăng trưởng thấp nhất với một màu rất bão hòa (trong trường hợp này là màu xanh lá cây đậm) và các mục tiêu cao nhất với một phiên bản ít bão hòa hơn của cùng một màu (trong trường hợp này là màu xanh lá cây nhạt).

f. Áp dụng định dạng điều kiện dựa trên ngày tháng

Trước khi áp dụng các quy tắc định dạng điều kiện bằng cách sử dụng ngày tháng, quan trọng là sử dụng một định dạng ngày tháng nhất quán trong toàn bộ bảng tính.

Để làm điều này, hãy chọn các ô chứa ngày tháng, nhấp chuột vào Định dạng > Số. Từ đó, bạn có thể chọn định dạng ngày tháng mặc định hoặc chọn Ngày và giờ tùy chỉnh và chọn định dạng theo ý muốn.

Bây giờ mà định dạng ngày của bạn đã đồng nhất, bạn có thể áp dụng các quy tắc định dạng điều kiện dựa trên ngày tháng. Đây là các lựa chọn của bạn:

Ngày là
Ngày trước
Ngày sau

Hãy thử điều này: Giả sử bạn muốn làm nổi bật các đại diện có mục tiêu tăng doanh số của họ trước cuối tháng Tám.

Chọn cột F, sau đó nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện.
Trong mục Áp dụng cho ô định dạng, chọn Ngày trước > Ngày chính xác.
Trong ô Giá trị hoặc công thức, nhập 01/09/2023.

g. Áp dụng nhiều quy tắc định dạng điều kiện

Thêm nhiều hơn một quy tắc định dạng điều kiện cho một phạm vi cho trước là dễ dàng. Chỉ cần chọn phạm vi, nhấp chuột vào Định dạng > Định dạng điều kiện, sau đó nhấp chuột vào Thêm quy tắc khác.

Google Sheets sẽ thực hiện từng quy tắc theo thứ tự mà chúng đã được tạo ra cho đến khi nó tìm thấy một điều kiện yêu cầu thay đổi kiểu định dạng. Tuy nhiên, một khi một quy tắc được áp dụng cho một ô cụ thể, các quy tắc sau đó không thể thay thế nó.

Trong ví dụ dưới đây, các quy tắc định dạng điều kiện sau đã được áp dụng cho toàn bộ dữ liệu (A3:F14) :

Quy tắc đầu tiên: Nếu đại diện đặt tại Tampa, làm nổi bật toàn bộ dòng với màu xanh nhạt.
Quy tắc thứ hai: Nếu tăng trưởng mục tiêu bán hàng của bất kỳ đại diện nào là 0%, làm nổi bật ô đó với màu vàng nhạt.

Jackson (dòng 7) làm việc tại văn phòng Tampa. Bởi vì ô này đáp ứng quy tắc đầu tiên, dòng 7 được làm nổi bật màu xanh. Mặc dù Jackson cũng có một mục tiêu tăng trưởng là 0% và quy tắc thứ hai áp dụng… lý thuyết, điều này không quan trọng đối với Google Sheets. Đó là một quy tắc định dạng điều kiện cho… tất cả các quy tắc.

3. Chọn kiểu định dạng

Cho đến nay, chúng ta đã chủ yếu sử dụng kiểu định dạng mặc định của Google Sheets để làm nổi bật các ô cụ thể. Nhưng nếu bạn muốn thêm chút sắc sảo, bạn có thể dễ dàng cập nhật kiểu định dạng của mình. Đây là cách làm.

Trong cửa sổ Định dạng điều kiện, nhấp chuột vào Mặc định bên dưới Kiểu định dạng để chọn từ năm kiểu khác nhau. Nếu không có tùy chọn nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể tạo kiểu định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ dưới Kiểu định dạng.

Bonus: Cách sao chép và dán định dạng điều kiện vào bảng tính Google khác

Giả sử bạn có nhiều bảng dữ liệu và muốn áp dụng cùng một quy tắc định dạng điều kiện từ một bảng sang bảng khác trong Google Sheets. Bạn có thể áp dụng các quy tắc giống nhau bằng cách thủ công hoặc bạn có thể sử dụng một phím tắt nhanh hơn rất nhiều: sao chép và dán, nhưng một cách đặc biệt. Đây là điều tôi muốn nói.

Trong ví dụ dưới đây, có hai bảng dữ liệu doanh số bán hàng: một cho các mục tiêu năm 2022 và một cho các mục tiêu năm 2023. Trong bảng “2022 Goals”, quy tắc là “nếu giá trị bằng 0%, làm nổi bật ô bằng màu xanh nhạt”. Đây là cách áp dụng cùng một quy tắc cho bảng “2023 Goals”.

Nhấp chuột vào bất kỳ ô nào mà quy tắc định rõ trong bảng “2022 Goals” và sử dụng phím tắt để sao chép.
Nhấp chuột vào tab bảng tính “2023 Goals”.
Tô sáng phạm vi dữ liệu trong cột E (E3:E14).
Chuột phải và chọn “Dán giá trị chỉ” > “Chỉ dán định dạng”.

Bất kỳ ô nào trong cột E có giá trị 0% sẽ tự động được đặt màu xanh nhạt.

Comment sử dụng định dạng điều kiện trong Google Sheets

Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets ?