Comment importer des données dans Google Sheets – Cẩm nang tuyệt đỉnh

GiGiKing·Tháng ba 20, 2024·0 comments
Video google sheet importdata

Nếu doanh nghiệp của bạn quản lý một lượng lớn dữ liệu, việc nhập chúng vào Google Sheets có thể là một cách hiệu quả để quản lý. Tại sao? Bởi vì Google Sheets cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để tạo báo cáo, phân tích dữ liệu và chia sẻ dữ liệu một cách mượt mà với thành viên nhóm của bạn và các ứng dụng khác.

Vậy loại dữ liệu nào có thể được nhập vào Google Sheets? Có những chức năng nào bạn có thể sử dụng để xử lý dữ liệu này? Cách thức nhập dữ liệu hoạt động như thế nào? Hãy cùng xem xét cách chúng ta có thể trả lời những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác trong bài viết này.

Lợi ích của việc nhập dữ liệu vào Google Sheets

Google Sheets cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và nhập lượng lớn dữ liệu vào bảng tính bằng cách sử dụng các chức năng nhập dữ liệu như IMPORTDATA hoặc các giải pháp của bên thứ ba như Coupler.io. Sau khi dữ liệu đã được nhập, bạn có thể tổ chức, quản lý và thực hiện các phép toán toán học, từ đó biến dữ liệu số thành thông tin quý giá cần thiết cho kinh doanh và phân tích.

Nếu bạn và nhóm của bạn đang cần một ứng dụng để xử lý bảng tính của mình, bạn có thể chắc chắn rằng việc nhập dữ liệu vào Google Sheets sẽ đem lại nhiều lợi ích như:

  • Sửa đổi cộng tác đồng thời và theo thời gian thực: Nhiều thành viên trong nhóm có thể sửa đổi bảng tính cùng một lúc và thảo luận về những thay đổi này theo thời gian thực. Tất cả các thay đổi có thể được theo dõi và các thay đổi không mong muốn có thể dễ dàng được hoàn tác bởi các thành viên trong nhóm.

  • Tích hợp: Bạn có thể tích hợp và nhập dữ liệu từ nhiều ứng dụng khác như Asana, Dropbox, Facebook Ads và nhiều ứng dụng khác. Điều này không chỉ giúp bạn thu thập dữ liệu từ các ứng dụng làm việc của nhóm mình mà còn giúp chia sẻ dữ liệu một cách mượt mà hơn.

  • Làm việc với dữ liệu theo thời gian thực: Bạn có thể sử dụng các chức năng như IMPORTHTML và các giải pháp phần mềm khác để nhập dữ liệu theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể tận dụng được dữ liệu động thay đổi liên tục, như số lượng cổ phiếu hoặc điểm số trong một giải đấu mà nhóm tiếp thị có thể cần.

Các phương pháp để nhập dữ liệu vào Google Sheets

Google Sheets cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để nhập dữ liệu theo cách phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Nếu nhóm của bạn quen thuộc với công nghệ, họ có thể tích hợp các tập lệnh vào quy trình nhập dữ liệu, thậm chí là các hàm. Nếu không, họ có thể nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng cách sử dụng các công cụ của bên thứ ba. Các add-on cũng có thể cung cấp giải pháp nhanh chóng nếu bạn không có thời gian để lập trình nhập liệu cho riêng mình.

Hãy xem xét một số phương pháp dưới đây.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng cách thủ công

Bạn có thể chọn nhập dữ liệu thủ công vào Google Sheets. Điều này cho phép bạn chọn một tệp từ Google Drive của bạn, một tệp đã được chia sẻ với bạn hoặc tải lên từ máy tính của bạn. Việc nhập dữ liệu thủ công có thể đơn giản, nhưng nó có thể trở nên dễ gây lỗi và tốn thời gian nếu bạn phải quản lý hàng trăm tệp.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng Google Apps Script

Google Apps Script là một nền tảng cho phép bạn tạo ra ứng dụng có thể sử dụng trong không gian làm việc của Google. Với Apps Script, bạn có thể tạo ra các chức năng và macro tùy chỉnh của riêng bạn để dễ dàng nhập dữ liệu.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng các hàm tích hợp

Google Sheets cung cấp các công thức tích hợp có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn tệp khác nhau, bao gồm tệp csv, xml và html. Một số công thức cũng có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào Google Sheets. Nhưng công thức nào là tốt nhất cho công việc? Tất cả phụ thuộc vào loại thông tin bạn cố gắng nhập vào bảng tính của mình. Chúng tôi sẽ xem xét các chức năng của Google Sheets sau trong phần “Nhập dữ liệu theo cách thủ công” trong bài viết này.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng các add-on

Add-on của Google Sheets là một tính năng cho phép bạn kết hợp với các chương trình tùy chỉnh do người dùng tạo ra và giúp cải thiện tính năng và sức mạnh của Google Sheets. Với các add-on, bạn có thể tận hưởng nhiều lợi ích liên quan đến việc nhập dữ liệu, chẳng hạn như:

  • Tự động hóa quá trình nhập dữ liệu.
  • Cấu hình nhập dữ liệu để chạy theo lịch trình mong muốn.
  • Thay thế dữ liệu cũ hoặc thêm dữ liệu mới vào bảng tính của bạn.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng các công cụ ETL từ bên thứ ba

Các công cụ ETL có thể bao gồm các ứng dụng quản lý doanh nghiệp, kế toán, bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể tích hợp với Google Sheets để cải thiện tính năng và giúp bạn tìm ra các giải pháp cho nhu cầu xử lý dữ liệu của mình. Với các công cụ này, bạn có thể tận hưởng nhiều lợi ích liên quan đến việc nhập dữ liệu, chẳng hạn như:

  • Tích hợp với nhiều ứng dụng có thể gửi dữ liệu đến bảng tính Google của bạn.
  • Cung cấp các công cụ tiên tiến giúp bạn theo dõi các công việc nhập dữ liệu của bạn.
  • Loại bỏ bản sao và lỗi dữ liệu.

Để bắt đầu với một giải pháp từ bên thứ ba, bạn có thể tìm kiếm một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn và kết nối tài khoản của bạn.

Bây giờ chúng ta đã xem xét các phương pháp khác nhau bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu vào Google Sheets, hãy xem xét một số ví dụ về việc sử dụng các phương pháp này.

Trong các định dạng dữ liệu nào bạn có thể nhập dữ liệu thủ công vào Google Sheets?

Có nhiều tệp bạn có thể nhập dữ liệu thủ công vào Google Sheets. Đây là những định dạng tệp chính được hỗ trợ:

  • CSV – Các tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.
  • TSV – Các tệp giá trị được phân tách bằng tab.
  • XLS – Các tệp hỗ trợ ngoại vi.
  • XLSX – Các tệp bảng tính Microsoft Excel.
  • XLSM – Các tệp dựa trên XLM và được kích hoạt bởi các macro.
  • TXT – Các tệp văn bản.
  • TSB – Các tệp ảnh 3D.
  • HTM/HTML – Các tệp HTML.
  • ODS – Bảng tính OpenDocument.

Các tệp CSV rất phổ biến trong các bảng tính ngày nay. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ xem cách nhập tệp CSV vào Google Sheets.

Cách nhập tệp CSV vào Google Sheets thủ công?

Đầu tiên, hãy mở Google Sheets từ trình đơn chính của bạn để nhập tệp của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn nhập tệp CSV dữ liệu về việc làm trong công ty của mình.

  • Bấm vào Nhập tệp.
  • Chọn tệp bạn muốn từ Google Drive hoặc tải lên từ máy tính của bạn.
  • Chọn trình phân tách mong muốn trong menu thả xuống.

Google Sheets cho phép bạn tạo dấu phân cách từ tab, dấu phẩy hoặc với một ký tự tùy chọn. Nó cũng có thể tự động phát hiện dấu phân cách nếu bạn không chắc chọn lựa tốt nhất.

Khi nhập tệp này, việc xác định dấu phân cách cho Google Sheets biết cách chia dữ liệu thành các cột dọc. Bước quan trọng này giúp tổ chức dữ liệu của bạn và cung cấp sự rõ ràng cần thiết để lọc, nhóm và phân tích dữ liệu của bạn.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn dấu phẩy làm dấu phân tách.

Sau đó, bấm nút Nhập dữ liệu để nhập tệp của bạn.

Google Sheets sẽ hỏi bạn muốn nhập dữ liệu vào đâu. Bạn có thể chọn để thêm, thay thế, chỉ nhập dữ liệu hoặc tạo một bảng tính mới. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã chọn để tạo một bảng tính mới cho dữ liệu của chúng tôi.

Và đây là kết quả!

Bạn cũng có thể chọn chuyển đổi văn bản thành số, ngày và công thức. Điều này có thể hữu ích nếu dữ liệu của bạn không được định dạng và cần chuyển đổi thành các giá trị số để dễ dàng xử lý dữ liệu. Khi dữ liệu số của bạn được định dạng đúng, bạn có thể trích xuất giá trị, kết hợp chúng hoặc thực hiện các phép toán số học bổ sung.

Nhập dữ liệu bằng các hàm Google Sheets

Bạn cũng có thể sử dụng các hàm Google Sheets để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Dưới đây là một số hàm quan trọng nhất và tham số của chúng:

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng IMPORTHTML

=IMPORTHTML(url, query, index)

Hàm IMPORTHTML của Google Sheets cho phép bạn nhập dữ liệu bảng từ các trang web vào Google Sheets. Nó nhận một URL, một truy vấn và một chỉ mục như các tham số. Dưới đây là một ví dụ về cách hàm này hoạt động:

=importhtml("https://www.marketwatch.com/market-data", "table","0")

  • URL phải bao gồm giao thức http và nằm trong dấu ngoặc kép.
  • Truy vấn mà bạn nhập là “list” hoặc “table”. Trong trường hợp này, bạn phải biết liệu dữ liệu bạn nhập từ trang web có phải là loại bảng hoặc loại danh sách. Truy vấn cũng phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
  • Cuối cùng, chỉ mục chỉ cho Google Sheets biết nơi tìm bảng hoặc danh sách trên trang web.

Và nếu bạn có nhiều bảng trên trang web và không chắc về các chỉ mục chính xác của danh sách hoặc bảng? Xin vui lòng đừng nản lòng. Đây là những gì bạn có thể làm:

  • Mở cửa sổ Ứng dụng phát triển của trình duyệt của bạn.
  • Để tìm hiểu chỉ mục của bảng hoặc danh sách mà bạn muốn, hãy tạo một lệnh tương tự trong cửa sổ đó:
var index = 1; [].forEach.call(document.querySelectorAll("ul,ol"),function(elements) { console.log("Index: " + index++,elements);});

Chúng tôi sẽ quay lại hàm này khi xem xét cách nhập dữ liệu trực tiếp vào Google Sheets sau đây. Hoặc bạn có thể xem bài viết trên blog của chúng tôi về IMPORTHTML trong Google Sheets.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng IMPORTDATA

=IMPORTDATA(url)

Hàm IMPORTDATA trong Google Sheets cho phép bạn lấy dữ liệu từ các tệp CSV hoặc TSV trực tuyến đã được xuất bản. Nó lấy một URL, bao gồm giao thức http, làm tham số truy vấn để trả dữ liệu vào một bảng tính. Tuỳ ý, bạn có thể chỉ định một dấu phân cách để phân tích dữ liệu của mình, chẳng hạn như dấu phẩy hoặc tab, và một mã ngôn ngữ hoặc vị trí. Hai tham số cuối cùng không bắt buộc và Google Sheets sẽ sử dụng giá trị mặc định. Dưới đây là cách nó có thể trông như:

  • Truy cập vào vị trí tệp của bạn và sao chép địa chỉ.
  • Trong Google Sheets, nhập hàm với địa chỉ URL vào ô A1 như sau:

=IMPORTDATA("địa chỉ của tệp của bạn")

  • Lưu dữ liệu mới nhập vào với một tên nếu bạn muốn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về IMPORTDATA trong Google Sheets trong bài viết trên blog của chúng tôi.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng IMPORTXML

=IMPORTXML(url, xpathQuery)

Hàm IMPORTXML trong Google Sheets cho phép bạn nhập dữ liệu XML vào bảng tính. Nó lấy một URL, bao gồm giao thức http, làm tham số truy vấn và một truy vấn xpath để trả lại dữ liệu trong định dạng .xml. Truy vấn xpath có thể lấy các thông tin XML như tiêu đề, tiêu đề, href, liên kết và siêu dữ liệu. Giá trị của tham số này phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

Mã ngôn ngữ và khu vực là tùy chọn. Nếu không được chỉ định, Google Sheets sẽ sử dụng giá trị mặc định cho khu vực và múi giờ của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về IMPORTXML trong Google Sheets trong bài viết trên blog của chúng tôi.

Nhập dữ liệu vào Google Sheets bằng IMPORTFEED

=IMPORTFEED(url, sheetName, query, startRow, numItems)

Hàm này nhập một nguồn cấp dữ liệu RSS hoặc ATOM. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhập dữ liệu từ các trang web thường sử dụng cấp dữ liệu rất đơn giản. Nó nhận vào:

  • Địa chỉ URL của trang web trong dấu ngoặc kép.
  • Tên bảng tính bạn muốn nhập dữ liệu vào.
  • Tên cấu trúc dữ liệu bạn muốn nhập, ví dụ như danh sách.
  • Hàng bắt đầu hoặc địa chỉ ô bạn muốn nhập dữ liệu vào.
  • Số hàng trong trang web mà bạn muốn nhập.

Nhập dữ liệu bằng công cụ ETL của bên thứ ba

Các công cụ ETL bao gồm các ứng dụng quản lý doanh nghiệp, kế toán, bán hàng và dịch vụ khách hàng có thể tích hợp với Google Sheets để cải thiện tính năng và giúp bạn tìm ra các giải pháp cho nhu cầu xử lý dữ liệu của mình. Với các công cụ này, bạn có thể tận hưởng nhiều lợi ích liên quan đến việc nhập dữ liệu, chẳng hạn như:

  • Tích hợp với nhiều ứng dụng có thể gửi dữ liệu đến bảng tính Google của bạn.
  • Cung cấp các công cụ tiên tiến để giúp bạn duy trì các tác vụ nhập dữ liệu của mình.
  • Loại bỏ các bản sao và lỗi dữ liệu.

Để bắt đầu với một giải pháp từ bên thứ ba, bạn có thể tìm kiếm một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn và kết nối tài khoản của bạn.

Bây giờ chúng ta đã xem xét các phương pháp khác nhau bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu vào Google Sheets, hãy xem xét một số ví dụ về cách sử dụng các phương pháp này.

Những gì bạn có thể làm với dữ liệu vừa được nhập vào?

Có rất nhiều cách để sử dụng dữ liệu vừa được nhập vào, nhưng tất cả phụ thuộc vào cách bạn muốn xử lý và nơi bạn muốn lưu trữ nó.

  • Thêm các biểu đồ và hình ảnh: Thêm biểu đồ, sơ đồ và hình ảnh để nâng cao câu chuyện dữ liệu của bạn.

  • Làm sạch dữ liệu của bạn: Sử dụng các hàm để loại bỏ các dữ liệu không liên quan hoặc trùng lặp để dữ liệu của bạn trở nên chính xác và chất lượng hơn khi xử lý sau đó.

  • Định dạng điều kiện: Sử dụng câu lệnh IF và các điều kiện khác để thử nghiệm các phương trình, tự động điền các ô và tăng tốc xử lý dữ liệu của bạn. Bạn có thể tạo ra các quy tắc quy định cách các ô được mã hóa màu sắc hoặc được tính toán, giúp bạn phát hiện các mẫu lặp lại trong dữ liệu của mình.

  • Phân tích dữ liệu: Bạn có thể hưởng lợi từ phân tích dữ liệu bằng cách tạo báo cáo, biểu đồ và bảng điều khiển để dịch dữ liệu và giúp bạn khám phá những tri thức ẩn trong dữ liệu của mình. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu, các chuyên gia của chúng tôi có thể giúp bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu phân tích dữ liệu nâng cao mà bạn có thể cần.

  • Kho dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào các kho dữ liệu lớn hơn và các nền tảng phân tích như BigQuery hoặc Microsoft BI. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng truy vấn trí tuệ nhân tạo và doanh nghiệp để khám phá sâu hơn vào dữ liệu và thu được tri thức mà bạn không thể có được trong Google Sheets về hành vi của người tiêu dùng, dự báo tài chính, sự hài lòng của khách hàng và nhiều hơn nữa.

Tận hưởng tích hợp với Google Sheets

Việc chọn phương pháp tốt nhất để nhập dữ liệu của bạn có thể là một thách thức đôi khi. Nếu bạn cảm thấy thoải mái với Apps Script hoặc thậm chí quy trình nhập dữ liệu thủ công đơn giản, tuyệt vời! Nhưng có thể bạn muốn làm việc với dữ liệu danh sách? Trong trường hợp đó, hàm IMPORTHTML của Google Sheets là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn. Tuy nhiên, việc viết script mới mỗi lần hoặc phải quản lý hàng trăm nhập liệu thủ công có thể trở nên tốn thời gian và gây lỗi. Nếu bạn cảm thấy tự động hóa dữ liệu là phong cách của bạn, thì có lẽ Coupler.io có thể giúp giảm bớt lo âu về nhập dữ liệu của bạn. Tất nhiên, quyết định cuối cùng luôn nằm trong tay bạn.

Cảm ơn bạn đã đọc và chúc may mắn với việc nhập dữ liệu của bạn!

GiGiKing

Related posts