Lợi dụng mặc định của Google Sheets cho việc thu thập dữ liệu có thể mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, khi xử lý các nhiệm vụ nhập liệu phức tạp và quy mô lớn, việc phát triển một biểu mẫu nhập liệu tự động sẽ mang lại nhiều lợi ích. Biểu mẫu nhập liệu tự động nâng cao không chỉ tăng tính thân thiện của người dùng mà còn cải thiện tốc độ và độ chính xác, điều này là rất quan trọng.
Mặc dù các ứng dụng phổ biến khác như MS Excel và MS Access có biểu mẫu nhập liệu nguyên bản riêng của mình, việc sử dụng biểu mẫu nhập liệu của Google Sheets sẽ mang lại lợi thế cho bạn. Hãy nhớ rằng Google Sheets cho phép bạn truy cập vào ứng dụng bảng tính tiên tiến nhất mà không cần cài đặt trên hệ thống của bạn.
Điều chúng tôi thích nhất khi sử dụng Google Sheets để tạo biểu mẫu nhập liệu là ứng dụng có sẵn trong đám mây, giúp dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu, mà không bị hạn chế. Hơn nữa, Google Sheets còn giúp dễ dàng hợp tác với bạn bè và thành viên trong nhóm.
Mặc dù hướng dẫn hôm nay về Google Sheets sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu nhập liệu, nhưng bạn cũng sẽ tìm hiểu cách sử dụng Apps Script của Google Sheets để thêm các tính năng nâng cao vào biểu mẫu của mình.
Nếu bạn đã cố gắng tạo biểu mẫu nhập liệu trong Google Sheets nhưng gặp khó khăn, hướng dẫn hôm nay sẽ cung cấp cho bạn mọi thông tin cần thiết.
PS: Biểu mẫu nhập liệu mẫu mà chúng tôi sẽ tạo trong hướng dẫn này sẽ có các tính năng sau:
- Thiết kế giao diện người dùng
- Xác nhận dữ liệu nhập
- Chuyển dữ liệu
- Chức năng tìm kiếm mượt mà
- Chỉnh sửa bản ghi
- Xóa bản ghi
- Đặt lại biểu mẫu người dùng
Tạo biểu mẫu nhập liệu trong Google Sheets: Hướng dẫn từng bước
Bây giờ bạn đã biết các tính năng mà chúng tôi muốn bao gồm trong biểu mẫu nhập liệu mẫu của chúng tôi trong Google Sheets, đã đến lúc chúng ta chuyển sang các khía cạnh thực tế của việc tạo biểu mẫu. Hãy bắt đầu, đúng không?
Bước 1: Tạo một bảng tính mới và đặt tên cho nó
Việc đầu tiên cần làm là tạo một bảng tính mới và đặt tên cho nó là “Biểu mẫu nhập liệu của nhân viên”.
Bước 2: Thêm hai bảng tính mới vào bảng hiện tại
Sau khi tạo một bảng tính mới và đặt tên cho nó một cách thích hợp, chúng ta cần thêm hai bảng tính mới vào bảng tính hiện tại và đặt tên cho chúng tương ứng. Đây là cách thực hiện.
- Di chuột xuống cuối cùng của bảng tính hiện tại và nhấp vào biểu tượng cộng để thêm một bảng tính mới. Vì chúng ta đang thêm hai bảng tính bổ sung, điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ lặp lại quá trình này hai lần.
Bước 3: Đặt tên cho các bảng tính
Sau khi đã thêm hai bảng tính mới, bạn cũng cần đảm bảo rằng tất cả ba bảng tính được đặt tên một cách chính xác. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đặt tên ba bảng tính tương ứng “Biểu mẫu người dùng”, “Cơ sở dữ liệu” và “Bảng hỗ trợ”.
Bước 4: Chỉnh sửa bảng hỗ trợ
Bây giờ chúng ta đã đặt tên cho mỗi bảng tính thành công, chúng ta sẽ cho bạn thấy cách chỉnh sửa từng bảng tính với các dữ liệu thích hợp. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng bảng hỗ trợ, nơi chứa danh sách các phòng ban mà chúng tôi muốn bao gồm trong biểu mẫu nhập liệu của nhân viên.
Bước 4.1: Chỉnh sửa bảng cơ sở dữ liệu
Giống như chúng tôi đã làm cho bảng hỗ trợ, chúng tôi cũng cần chỉnh sửa bảng cơ sở dữ liệu. Để làm điều này, chúng ta cần tạo các tiêu đề cột cần thiết trong hàng đầu tiên. Chúng ta sẽ bắt đầu từ cột A đến cột H. Dưới đây là các dữ liệu chúng ta cần bao gồm trong các cột này: ID nhân viên, Tên nhân viên, Giới tính, ID Email, Phòng ban, Địa chỉ, Ngày nộp và Được nộp bởi.
Bước 4.2: Thiết kế bảng người dùng
Sau khi đã chỉnh sửa các bảng khác, chúng ta cũng cần làm điều tương tự với bảng “Biểu mẫu người dùng”. Tuy nhiên, ở đây, chúng ta thực sự cần thiết kế biểu mẫu từ đầu, điều này không dễ dàng. Đối với những người không phản đối, đây là cách thực hiện.
Bước 4.2.1: Chọn vùng mà bạn muốn có biểu mẫu
Trước khi bắt đầu thiết kế biểu mẫu của chúng tôi và tạo biểu mẫu nhập liệu trong Google Sheets, chúng ta cần chọn vùng mà chúng ta muốn có biểu mẫu. Vì vậy, hãy truy cập vào bảng tính của bạn và chọn vùng mà bạn dự định có biểu mẫu.
Bước 4.2.2: Chọn màu sắc
Sau khi tạo điểm nhấn cho vùng mà bạn muốn thiết kế biểu mẫu, chúng ta cần chọn màu sắc để phân biệt vùng này khỏi các bảng tính khác. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng màu xanh lá cây.
Để chọn màu sắc, hãy truy cập vào tiểu trình và nhấp vào biểu tượng điền màu. Trong số các tùy chọn có sẵn, hãy chọn màu xanh lá cây.
Nếu bạn đã làm đúng như chúng tôi đã chỉ ra ở trên, bạn nên có cái nhìn như thế này:
Bước 4.2.3: Kết hợp các ô
Sau khi chúng ta đã chọn màu cho biểu mẫu của chúng ta, chúng ta cần kết hợp một số ô. Video ngắn này sẽ cho bạn thấy cách làm điều này:
Sau khi đã kết hợp các ô, chúng ta cần điền vào tiêu đề mà chúng ta muốn. Vì chúng tôi tạo một biểu mẫu nhập liệu của nhân viên, vì vậy chúng tôi sẽ điền vào vùng đã được kết hợp. Ngoài ra, chúng ta cũng cần định dạng nó một cách đúng và chọn kiểu phông chữ và cỡ chữ. Không chỉ vậy, chúng ta cũng cần căn giữa văn bản và căn chỉnh theo chiều dọc.
Chúng tôi biết rằng điều này có thể gây nhầm lẫn, vì vậy chúng tôi đã chuẩn bị hướng dẫn video ngắn này để làm rõ hơn.
Bước 4.2.4: Thêm viền vào khu vực đã kết hợp
Sau khi đã nhập tiêu đề và định dạng nó một cách đúng, bạn cũng cần thêm viền cho khu vực đã kết hợp. Để làm điều này, hãy chọn khu vực đã kết hợp, truy cập vào tiểu trình và chọn biểu tượng để thêm viền. Trong số các tùy chọn, hãy chọn “Tất cả viền”.
Bước 4.2.5: Thêm viền bên ngoài
Sau khi đã thêm viền cho khu vực đã kết hợp, bạn cũng cần thêm viền bên ngoài cho các phần khác của bảng chúng ta đang thiết kế. Và điều này cũng rất dễ dàng. Chỉ cần chọn phần khác của bảng mà không có viền. Sau khi làm điều đó, hãy truy cập vào tiểu trình và nhấp vào biểu tượng viền. Ở đây, bạn muốn chọn “Viền bên ngoài”.
Nếu bạn đã làm chính xác như chúng tôi đã chỉ ra ở trên, bạn nên có một biểu mẫu giống như sau:
Bước 4.2.6: Thêm không gian trống cho câu trả lời
Bây giờ chúng ta đã thêm viền cho các trường tương ứng trong biểu mẫu của chúng ta, chúng ta cần tạo ra không gian trống cho câu trả lời. Ngạc nhiên, điều này rất dễ dàng.
Chỉ cần chọn ô mà bạn muốn có câu trả lời, sau đó thay đổi màu xanh lá cây sang màu trắng.
Để làm rõ hơn, hãy xem video dưới đây:
Bước 4.2.7: Tạo danh sách thả xuống
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, chúng tôi cần tạo danh sách thả xuống cho các phòng ban và giới tính. Dưới đây là cách thực hiện.
Chọn trường cho giới tính. Truy cập vào menu Dữ liệu và chọn tùy chọn Xác nhận dữ liệu. Hành động này sẽ tự động mở một trình chỉnh sửa xác nhận dữ liệu ở phía bên phải của bảng tính của bạn.
Bước 4.2.8: Đặt quy tắc xác nhận dữ liệu cho giới tính
Sau khi đã chọn tùy chọn xác nhận dữ liệu, bạn cần thêm một quy tắc. Vì vậy, hãy di chuyển đến phía bên phải của bảng tính của bạn. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để thêm một quy tắc ở đó.
Khi bạn nhấp vào tùy chọn để thêm một quy tắc, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn. Thay đổi Tùy chọn 1 thành “Nam” và Tùy chọn 2 thành “Nữ”. Bạn cũng có thể thêm một tùy chọn thứ ba và đặt tên là “Khác”.
Video dưới đây sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng hơn về cách làm điều này:
Nếu bạn đã thực hiện những bước trên, bạn sẽ thấy rằng trường giới tính trong biểu mẫu người dùng của bạn đã được cập nhật để bao gồm một danh sách thả xuống. Hãy nhìn vào những gì chúng tôi có:
Bước 5: Thêm các trường liên quan
Bây giờ chúng ta đã có một phác thảo của biểu mẫu của chúng tôi, chúng ta cần thêm các trường liên quan mà chúng ta muốn có trong biểu mẫu của mình. Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng thông tin từ bảng cơ sở dữ liệu của chúng ta. Vậy hãy truy cập vào bảng người dùng của bạn và nhập các chi tiết sau đây:
- ID nhân viên: BUS1094
- Tên nhân viên: Kimberly Webber
- Giới tính: Nữ
- ID Email: [email protected]
- Phòng ban: Logistique
- Địa chỉ: HK Groove, Allée
Sau khi điền các chi tiết nhân viên như trên, hãy nhấp vào nút “Enregistrer” (Lưu).
Nếu mọi thứ suôn sẻ, bạn sẽ thấy cảnh báo này. Để xem xem chi tiết đã được lưu chưa, hãy truy cập vào bảng cơ sở dữ liệu và kiểm tra xem thông tin có được lưu không. Dưới đây là hình ảnh của bảng cơ sở dữ liệu của chúng tôi:
Nếu bạn xem kỹ hình ảnh trên, bạn sẽ thấy rằng nút “Enregistrer” của chúng tôi hoạt động rất tốt. Bây giờ hãy lặp lại quá trình đối với các nút khác chính xác như chúng tôi đã đề cập ở trên và kiểm tra xem chúng có hoạt động không.
Thêm tất cả các chức năng khác
Ngoài chức năng “submitData” cho nút “Enregistrer”, bạn cần thêm các chức năng khác cho các nút khác. Bạn chỉ cần sao chép và dán các mã chức năng khác cho các nút “Modifier”, “Supprimer” và “Effacer” từ nguồn gốc. Đừng quên lưu và gán chúng cho các nút tương ứng.
Xác minh dữ liệu nhập
Ngoài các chức năng đã tạo cho tất cả các nút của chúng ta, nếu chúng ta không thêm một chức năng để xác minh dữ liệu nhập liệu, chúng ta sẽ gặp thông báo lỗi khi cố gắng thực hiện chức năng bằng cách sử dụng các nút trên biểu mẫu nhập liệu của chúng ta trong Google Sheets. Vì vậy, chúng ta cần xác minh biểu mẫu nhập liệu của chúng ta để tránh biểu mẫu của chúng ta hiển thị thông báo lỗi.
Để làm điều này, hãy truy cập vào trình chỉnh sửa Apps Script mà bạn đã sử dụng cho dự án này, sau đó sao chép và dán mã dưới đây vào cửa sổ mã.
// Hàm để xác minh dữ liệu nhập của người dùng
