Bạn đã sử dụng Google Docs chủ yếu để chỉnh sửa nội dung văn bản, nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể mở và chỉnh sửa các tệp PDF không? Ví dụ, bạn có thể chèn một tệp PDF vào tài liệu của mình nếu bạn muốn tham khảo một tệp PDF cho dự án hiện tại của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích các cách khác nhau để chèn PDF vào Google Docs, cách chỉnh sửa chúng, cách đính kèm chúng vào các tệp khác của bạn và cung cấp các giải pháp đơn giản để khắc phục một số vấn đề phổ biến có thể xảy ra khi nhập PDF vào Google Docs.
Cách chèn PDF vào Google Docs
Mặc dù không có phương pháp rõ ràng để chèn PDF của bạn vào một tệp Google Docs hiện có, phương pháp tốt nhất là chuyển đổi chúng thành hình ảnh trước khi nhập chúng vào tài liệu của bạn. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi phổ biến như Adobe Acrobat và Small PDF.
Sau khi bạn đã chuyển đổi các trang thành hình ảnh, hãy truy cập vào không gian làm việc Google Docs của bạn. Nhấp vào “Chèn” > “Hình ảnh”, sau đó chọn nguồn lưu trữ nơi bạn đã lưu các hình ảnh đã chuyển đổi. Ví dụ, bạn có thể chọn “Nhập từ máy tính” nếu bạn đã lưu chúng trên đĩa cục bộ của bạn. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chúng và tiếp tục quá trình nhập.
Và đó là nó! Bạn cũng có thể chụp màn hình PDF của mình nếu bạn chỉ cần chèn một phần của nó. Hãy nhớ rằng việc chèn PDF của bạn bằng cách này có nghĩa là:
- Bạn không thể cuộn, vì mỗi trang được chèn như một bức ảnh.
- Bạn không thể chỉnh sửa PDF trừ khi bạn sử dụng các tính năng chỉnh sửa hình ảnh như cắt và điều chỉnh màu sắc.
Rất tiếc, không có cách nào khác để chèn PDF của bạn dưới dạng một tệp hoàn chỉnh, có thể cuộn và có thể chỉnh sửa. Thay vào đó, bạn có thể đính kèm một tệp PDF vào Google Docs bằng cách sử dụng một liên kết siêu văn bản hoặc kết hợp nó với tài liệu hiện tại của bạn.
Cách chèn PDF vào Google Docs dưới dạng nội dung có thể chỉnh sửa
Google Docs cũng có khả năng chuyển đổi PDF của bạn thành một phiên bản có thể chỉnh sửa mà không cần sử dụng bất kỳ công cụ ngoài nào. Để truy cập vào tính năng này, hãy đến Google Drive và làm theo các bước sau:
- Trên trang chính của Google Drive, nhấp vào “Mới”.
- Chọn “Tải lên tệp”, điều này sẽ mở một cửa sổ hệ thống nơi bạn có thể chọn tệp PDF của mình.
- Chọn tài liệu của bạn và tiến hành tải lên, ví dụ nhấp vào “Mở” đối với người dùng Windows PC.
- Sau khi tải lên, nhấp chuột phải vào PDF của bạn và chọn “Mở bằng” > “Google Docs”.
- Bạn sẽ được chuyển hướng đến một tab mới hiển thị tài liệu có thể chỉnh sửa của bạn.
Trước khi tiếp tục theo cách này, cần lưu ý rằng tệp đã chuyển đổi sẽ không hoàn hảo do một số vấn đề về định dạng. Do đó, phương pháp này nên được sử dụng chủ yếu cho các tài liệu chứa ảnh và các yếu tố đa phương tiện khác. Đối với các tài liệu chỉ dựa trên văn bản, không có vấn đề gì.
Lưu ý: Tệp sẽ không tự động được lưu dưới dạng PDF vì Google Docs tạo ra một bản sao hoàn toàn mới mà bạn có thể chỉnh sửa. Để lưu tệp của bạn dưới dạng PDF, hãy truy cập “Tệp” > “Tải xuống” > “Tài liệu PDF (.pdf)”.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng công cụ chuyển đổi PDF sang DOC để giữ lại hầu hết định dạng ban đầu. Sau khi chuyển đổi, chỉ cần tải lên phiên bản DOC vào Google Drive của bạn và mở nó bằng Google Docs.
Cách đính kèm PDF vào tài liệu Google
Ngoài việc chèn các trang PDF của bạn thành hình ảnh hoặc tạo một bản sao có thể chỉnh sửa của tệp của bạn, bạn cũng có thể chọn đính kèm chúng vào một tài liệu Google hiện có. Khi chúng tôi nói “đính kèm”, chúng tôi muốn nói bao gồm chúng bên trong dưới dạng một tệp riêng biệt mà người đọc của bạn có thể truy cập.
Bao gồm một liên kết chia sẻ
Khá đơn giản. Chỉ cần dán liên kết của tệp PDF của bạn (miễn là nó được lưu trữ trực tuyến) vào tài liệu của bạn. Đây là cách thực hiện:
- Trước tiên, hãy truy cập vào Google Drive và tải lên PDF của bạn.
- Chuột phải vào tệp của bạn và chọn “Chia sẻ”.
- Trong hộp thoại xuất hiện, chuyển sang “Hạn chế” > “Bất kỳ ai có liên kết” để chỉnh sửa quyền xem tệp của bạn.
- Nhấp vào nút “Sao chép liên kết” ở góc dưới cùng bên trái của hộp thoại để sao chép liên kết chia sẻ đến tài liệu của bạn.
- Truy cập vào tài liệu Google hiện tại của bạn và dán liên kết đã tạo.
- Google Docs cũng có thể đề xuất biến liên kết tài liệu của bạn thành một dấu đầu dòng, bạn có thể kích hoạt nó bằng chuột hoặc nhấn phím “Tab” trên bàn phím.
Kết hợp các PDF của bạn với tài liệu Google hiện tại
Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn đính kèm nội dung của PDF của bạn vào bên trong tài liệu của bạn, điều này có thể hữu ích nếu người đọc của bạn không gần kết nối Wi-Fi. Để làm điều này, bạn cần sử dụng một công cụ kết hợp PDF.
Tuy nhiên, trước tiên, bạn cần tải tài liệu Google của mình dưới dạng PDF. Chỉ cần nhấp vào “Tệp” > “Tải xuống” > “Tài liệu PDF (.pdf)”.
Sau khi bạn đã tải tài liệu của mình, hãy vào bất kỳ công cụ kết hợp PDF nào bạn thích sử dụng. Một số phần mềm phổ biến và miễn phí bao gồm Adobe Acrobat, mà chúng tôi sẽ sử dụng làm ví dụ ở đây. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ nào bạn thích, nhưng hãy đảm bảo rằng nó an toàn khi sử dụng.
Làm theo các bước này để kết hợp các PDF của bạn:
- Đầu tiên, hãy truy cập vào công cụ kết hợp PDF của Adobe Acrobat.
- Tải lên các tệp PDF của bạn – tệp mà bạn muốn đính kèm và tài liệu mà bạn vừa tải xuống.
- Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự các tệp PDF của mình.
- Sau đó, nhấp vào “Kết hợp” khi bạn đã sẵn sàng.
- Adobe Acrobat sẽ xử lý tài liệu của bạn.
- Khi hoàn thành, bạn sẽ thấy một xem trước được tạo ở phía bên và bạn có thể nhấp vào nút “Tải xuống”.
Các vấn đề phổ biến ngăn bạn tải lên PDF vào Google Docs
Google Docs không phải là ứng dụng hoàn hảo để xem và chỉnh sửa PDF của bạn và bạn có thể gặp một số vấn đề khi nhập PDF của mình vào phần mềm. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách khắc phục chúng:
1. Không đủ không gian lưu trữ trong Google Drive
Thỉnh thoảng sẽ xảy ra tình trạng không đủ không gian lưu trữ, làm cho giải pháp trở nên khá đơn giản. Bạn có thể xóa các tệp cũ không cần thiết khỏi không gian lưu trữ của mình để giải phóng không gian. Bạn cũng có thể sử dụng tài khoản khác hoặc quyết định mua nhiều không gian hơn.
2. Kích thước tệp PDF quá lớn
Các tệp PDF thường được nhúng với các phông chữ bạn sử dụng cùng với các yếu tố đa phương tiện khác, điều này có thể dễ dàng làm tăng kích thước chúng. Bạn có thể thử chia nhỏ tệp của mình thành nhiều tài liệu để giảm yêu cầu lưu trữ của từng tệp. Bạn cũng có thể nén tệp PDF của mình.
3. Vấn đề về kết nối
Vấn đề kết nối thường liên quan đến các tệp PDF lớn. Làm việc với băng thông thấp thường dẫn đến việc tải lên thất bại, đặc biệt là khi đó là các tệp lớn. Cách giải quyết tốt nhất là tắt tất cả các thiết bị khác khi tải lên. Giữ kích thước PDF nhỏ cũng sẽ thân thiện hơn với kết nối của bạn.
4. Hạn chế bảo mật
Các tệp PDF có thể bị khóa và mã hóa, điều này giúp bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của chúng. Những biện pháp bảo mật này có thể ngăn bạn tải lên chúng vào Google Docs. Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể mở khóa PDF của mình bằng một công cụ trực tuyến bên thứ ba hoặc sử dụng một phiên bản không có các hạn chế.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đính kèm một tệp PDF vào một tài liệu Google?
Có, bạn có thể đính kèm PDF vào tài liệu Google của mình qua nhiều cách:
- Bạn có thể thử dán liên kết chia sẻ tệp PDF của bạn vào tài liệu hiện tại của bạn.
- Sử dụng phần mềm chuyển đổi PDF chuyên dụng, chẳng hạn như công cụ kết hợp PDF, và chuyển đổi các trang của tệp thành hình ảnh, sau đó chèn chúng vào Google Docs.
Làm sao để chèn PDF vào Google Docs mà không mất định dạng?
Nếu tài liệu của bạn chứa hình ảnh và các yếu tố khác, hãy chờ đợi chúng di chuyển sau khi chèn vào Google Docs. Để giữ nguyên định dạng của PDF khi mở trong phần mềm, bạn cần đảm bảo rằng nó chỉ chứa văn bản hoặc sử dụng một công cụ chuyển đổi PDF sang DOC của bên thứ ba.
Kết luận
Học cách chèn PDF vào Google Docs rất tiện lợi, đặc biệt khi bạn cần thực hiện chỉnh sửa nhanh chóng và sử dụng nó như một tài liệu tham khảo cho dự án của bạn. Bạn có thể dễ dàng làm điều này bằng cách chèn liên kết chia sẻ, chuyển đổi các trang thành hình ảnh có thể chèn vào Google Docs và kết hợp nó với một tệp PDF khác.
Để giúp bạn làm điều này dễ dàng, nhóm Crawlan.com có thể giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng Google Sheets và các công cụ G Suite khác. Hãy ghé thăm trang web của chúng tôi Crawlan.com để tìm hiểu thêm về dịch vụ và các mẹo mới nhất để tăng năng suất của bạn trong thế giới công nghệ số.
Lưu ý: Bài viết này là phiên bản dịch thuật từ bài viết gốc “How to Insert a PDF into Google Docs [Easy Guide]” được đăng trên Spreadsheet Point.
