Pour les planificateurs de projets compulsivement organisés et visuellement orientés comme moi, il est presque impossible de tout faire sans des listes et des tableaux simples, organisés et (idéalement) codés en couleur. Un tableau Kanban est une méthode agile permettant de suivre l’avancement de plusieurs projets, afin que vous (et vos collègues) n’oubliez aucune tâche importante.
Pour la plupart des gens, l’une des nombreuses applications Kanban dédiées devrait suffire pour créer et partager des tableaux avec des intégrations pratiques et une fonctionnalité de glisser-déposer. Mais pour les fanatiques des feuilles de calcul qui vivent pratiquement dans Google Workspace, il existe une autre option : créer un tableau Kanban dans Google Sheets.
Bien que cela ne soit pas aussi pratique ou fonctionnel que les logiciels Kanban, étant donné que vous ne pouvez pas déplacer les tâches aussi facilement, il est tout de même possible de le faire. Voici comment créer votre propre tableau Kanban sur Google Sheets, ainsi que six modèles préconstruits pouvant être personnalisés pour s’adapter à vos flux de travail de projet.
Comment créer un tableau Kanban dans Google Sheets
Je tiens à souligner que les outils dédiés aux tableaux Kanban sont beaucoup plus conviviaux et complets que les tableaux Kanban de Google Sheets. Je suis un grand fan du glisser-déposer, ce qui est également une caractéristique essentielle des tableaux Kanban, et Sheets peut seulement le faire dans une certaine mesure.
Cela dit, certaines personnes peuvent ne pas vouloir ajouter une 47e application à leur flux de travail ou peuvent être piégées dans l’écosystème Google Workspace comme Barb dans le Monde à l’envers (RIP). Que vous ayez besoin de créer votre propre tableau Kanban dans Sheets ou que vous le souhaitiez simplement, il existe plusieurs façons de le faire. J’ai développé ma propre méthode, qui je pense se rapproche le plus d’un vrai tableau Kanban. Voici l’essentiel.
Étape 1 : Définir les en-têtes des colonnes
La première chose à faire pour créer votre tableau Kanban est d’étiqueter vos colonnes avec les états en les saisissant dans les premières cellules de la ligne 1.
Pour cet exemple, je vais créer un tableau avec la structure Kanban la plus basique – Backlog, En cours, Revue et Terminé – mais vous pouvez ajouter autant d’états que vous le souhaitez et les étiqueter comme vous le souhaitez. Les fans de fantasy, par exemple, pourraient opter pour cette méthodologie Agile inspirée du Seigneur des Anneaux : Hobbit (Backlog), Compagnie (En cours), Tours (Revue) et Roi (Terminé).
Dans la plupart des cas, la plupart des tableaux Kanban auront des en-têtes pour une version quelconque de Backlog/A faire, En cours, Revue/Validation et Terminé/Fait. Mais il n’y a pas de règles strictes et rapides. Ils peuvent varier en termes d’ordre, de nombre ou de formulation pour répondre aux flux de travail spécifiques d’une organisation.
Étape 2 : Mettre en forme les en-têtes
Au cas où vos listes deviendraient assez longues pour nécessiter un défilement vers le bas, il est également conseillé de figer cette ligne pour qu’elle reste toujours en haut. Pour cela, allez dans Affichage > Geler et sélectionnez 1 ligne.
À ce stade, j’aime également agrandir les colonnes pour que les cellules aient plus d’espace. Pour garder une cohérence, sélectionnez les quatre colonnes (maintenez la touche Shift enfoncée, cliquez sur la colonne A, puis cliquez sur votre dernière colonne) et faites glisser le bord pour les élargir de manière équitable.
J’aime aussi mettre le texte des en-têtes en gras et le centrer pour les différencier des autres cellules.
Étape 3 : Mettre en forme le tableau
Ensuite, vous allez définir la taille en plaçant des bordures autour de la zone que vous voulez utiliser visuellement comme tableau. Pour cela, sélectionnez la zone qui deviendra votre tableau, cliquez sur l’icône Bordures (le petit icône en forme de grille à côté du pot de peinture) dans la barre d’outils, puis sélectionnez la première option.
Vous pourriez faire en sorte que votre tableau s’étende indéfiniment dans le néant de Google en appliquant les bordures à l’ensemble des colonnes, mais à des fins visuelles, nous le définirons comme un tableau défini.
Puisque je suis obsédé par les détails imperceptibles, j’aime également ajouter des bordures plus épaisses autour des cases d’en-tête, des colonnes et des bords extérieurs du tableau. (Pour cela, sélectionnez ces cellules, cliquez sur l’icône Bordures, cliquez sur l’icône sous le crayon, puis sélectionnez la ligne solide plus épaisse.)
Enfin, il est temps d’alterner les couleurs pour aider à distinguer visuellement les cellules. Sélectionnez tout le tableau, puis allez dans Format et cliquez sur la fonction Couleurs alternatives au titre prévisible. J’aime ajouter de la couleur, mais vous pouvez laisser en nuances de gris si vous le préférez.
À ce stade, j’aime également augmenter approximativement la hauteur des cellules situées sous les en-têtes pour leur donner suffisamment d’espace pour que le texte ne soit pas coupé. Ensuite, je centre le texte horizontalement et verticalement pour que tout ait l’air propre, intentionnel et cohérent.
Étape 4 : Créer un modèle de cartes de tâches
Maintenant que votre tableau est prêt, il est temps de créer les cartes de tâches qui iront dans les cellules individuelles. Pour imiter la nature du glisser-déposer des logiciels Kanban, j’aime créer une banque de modèles de cartes en dessous du tableau.
Je formate cette banque exactement comme les cellules du tableau, je donne un nom générique à la cellule modèle et je laisse une case vide en dessous de la cellule modèle. J’ajoute également une note à la cellule modèle (cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule, puis cliquez sur Insérer une note) et j’y saisis des détails supplémentaires qui s’appliqueront à la carte, tels que :
- Priorité
- Date d’échéance
- Description
- Estimation du temps
- Personne assignée
Les notes ne sont malheureusement pas très dynamiques. Mais bien que vous ne puissiez pas appliquer nativement de mise en forme conditionnelle aux données dans les notes, vous pouvez éventuellement utiliser des modules complémentaires Sheets qui le permettent. Cela vous permettrait de faire des choses comme attribuer des étiquettes à des personnes ou mettre à jour les couleurs lorsque la date d’échéance est dépassée.
Lorsqu’il est temps de créer une nouvelle carte, il vous suffit de copier le modèle, de le coller dans la cellule ci-dessous et de remplir toutes les informations. Lorsque vous êtes prêt à ajouter cela au tableau, survolez le bord de la cellule, et vous pouvez le glisser et le déposer. (Cela fera également apparaître la note que vous avez laissée, affichant des détails supplémentaires sur la carte.) Faites de même pour déplacer la carte entre les colonnes.
N’oubliez simplement de copier et de coller votre modèle chaque fois que vous créez une nouvelle carte. Vous pouvez même étendre votre banque de modèles pour ajouter de nouveaux modèles de cartes si vous avez des informations différentes à insérer dans la note.
6 modèles de tableau Kanban sur Google Sheets
Si créer votre propre tableau Kanban vous semble toujours trop compliqué, c’est parce que c’est le cas. Et c’est pourquoi j’en ai préparé six pour vous.
Chacun de ces modèles de tableau Kanban sur Google Sheets est adapté à différents types de flux de travail, avec des degrés de complexité variables. Si votre flux de travail spécifique n’est pas représenté, choisissez simplement le plus proche et modifiez-le selon vos préférences.
Trouvez celui que vous aimez et cliquez sur le bouton pour faire une copie de la feuille de calcul que vous pourrez ensuite modifier à votre guise.
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Modèle de tableau Kanban basique : Ce tableau Kanban général est un point de départ parfait pour les débutants en Agile (distinctement différent des débutants agiles, qui sont juste des personnes très athlétiques mais inexpérimentées). Utilisez cela pour un flux de travail standard qui prend les cartes d’une banque de tâches à venir jusqu’à leur achèvement.
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Modèle de tableau Kanban détaillé : Une extension du modèle de base, ce modèle plus détaillé comprend deux colonnes supplémentaires. Après la banque de cartes en attente, la colonne « Histoires » est destinée aux cartes dédiées à un objectif utilisateur essentiel, selon la méthodologie Agile. Cela ajoute également une colonne « À faire » avant la colonne « En cours », ajoutant ainsi une étape plus nuancée entre les cartes en attente et les cartes que vous vous apprêtez à traiter.
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Modèle de tableau Kanban basé sur l’avancement : Pour les flux de travail avec plusieurs phases d’approbation pour chaque tâche, essayez le modèle de tableau Kanban basé sur l’avancement. Les cartes passent de la banque de tâches en attente à travers quatre sous-étapes de la colonne « En cours ». Ajustez les en-têtes des sous-étapes selon vos besoins. Pour ajuster le nombre de sous-étapes, ajoutez ou supprimez simplement des colonnes.
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Modèle de tableau Kanban basé sur le temps : Pour les flux de travail basés sur des blocs de temps, envisagez un modèle plus structuré comme celui-ci. Les cartes passent de la banque de tâches en attente dans la colonne correspondant à la période de temps pertinente : « Aujourd’hui » pour les tâches en cours, ou « Cette semaine », « Ce mois-ci » ou « Le mois prochain » pour les délais moins urgents.
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Modèle de tableau Kanban basique pour le développement de produits : Le développement de produits est complexe, mais ce modèle de base simplifie les flux de travail en cinq étapes essentielles. Les concepts de produits passent du « Backlog » à l’« Analyse » puis au « Développement » – tous deux avec des sous-étapes pour la colonne « En cours » et « Approuvé » – et se terminent par les colonnes « Test » et « Déploiement ».
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Modèle de tableau Kanban pour le déploiement d’une fonctionnalité Agile : Ce tableau Kanban complexe utilise des colonnes spécifiques au déploiement d’une fonctionnalité Agile. Les cartes progressent d’un « Backlog » général à travers les étapes « Concept de fonctionnalité » et « Concept d’histoire », puis « Développement d’histoire » et « Développement de fonctionnalité », pour finir avec les colonnes « Déploiement » et « Livraison ».
Automatisez vos tableaux Kanban sur Google Sheets
Maintenant que vous savez comment créer un tableau Kanban sur Google Sheets, vous êtes prêt pour la prochaine étape : l’automatisation de Google Sheets.
Zapier peut intégrer Google Sheets à des milliers d’autres applications pour effectuer des tâches utiles avec votre tableau Kanban, comme envoyer des messages Slack à chaque mise à jour de ligne ou générer des événements de calendrier à partir de nouvelles lignes. Apprenez-en davantage sur la façon d’automatiser Google Sheets ou commencez avec l’un de ces workflows préconfigurés.
Et si vous finissez par adopter une application Kanban dédiée, Zapier peut également automatiser celles-ci. Lisez-en plus sur la façon d’automatiser votre tableau Kanban.
