by Crawlan.com
Nếu bạn đã từng làm việc với Google Sheets trong Google Workspace, bạn sẽ biết rằng đó là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và phân tích dữ liệu.
Bạn có biết rằng có các phím tắt và công thức hữu ích có thể cải thiện công việc trên các bảng tính? Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá thế giới của các công thức và phím tắt trong Google Sheets.
Dù bạn là sinh viên, nhân viên chuyên nghiệp hay chỉ đơn giản là muốn tìm cách tối ưu hóa công việc trên bảng tính, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua Google Sheets, giúp bạn tiết kiệm thời gian và khai thác toàn bộ tiềm năng của công cụ đáng kinh ngạc này.
Sức mạnh của phím tắt
Phím tắt đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất kỹ thuật số, đặc biệt là trong Google Sheets. Công cụ bảng tính phổ biến này được đánh giá cao bởi các chuyên gia và người dùng hàng ngày. Chỉ với một vài phím nhấn, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các lệnh, thao tác dữ liệu và tận dụng tối đa khả năng của Google Sheets.
Cho dù bạn muốn chuyển đổi tab, định dạng ô hay áp dụng các công thức, các phím tắt này đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp và giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu trong dài hạn.
Kích hoạt phím tắt trong Google Sheets
Trước khi bắt đầu tận hưởng hiệu quả, có một bước quan trọng để bạn có thể truy cập nhiều phím tắt thuận tiện chỉ bằng vài thao tác. Mặc dù Google Sheets có thể không bao gồm một số phím tắt quen thuộc của MS Excel, nhưng có một giải pháp để khắc phục. Để kích hoạt những phím tắt mong muốn này, làm theo các bước sau:
- Tìm tùy chọn Trợ giúp trong menu.
- Chọn Phím tắt trong danh sách thả xuống.
- Một hộp thoại có tên “Phím tắt” sẽ xuất hiện. Bên trong, hãy bật tùy chọn “Cho phép phím tắt tương thích với bảng tính”.
Sau khi kích hoạt thành công các phím tắt này, bạn sẽ có quyền truy cập vào một loạt các lệnh sử dụng các phím tắt Excel quen thuộc, làm cho trải nghiệm của bạn trên Google Sheets trở nên hiệu quả và hiệu suất hơn.
Các phím tắt cần thiết trong Google Sheets
Hãy khám phá các phím tắt cần thiết sẽ cải thiện trải nghiệm của bạn trên Google Sheets và tăng năng suất của bạn. Dù bạn là người dùng lâu năm của bảng tính hay mới bắt đầu, những phím tắt này là những công cụ không thể thiếu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.
Lặp lại hành động một cách dễ dàng
Một phím tắt mà bạn nhất định phải biết là khả năng lặp lại hành động trước đó chỉ bằng một cú nhấn đơn. Chỉ cần nhấn F4 trên máy tính của bạn, bạn có thể dễ dàng tái tạo hành động trước đó, loại bỏ sự cần thiết của công việc lặp lại thủ công.
Bạn muốn áp dụng cùng một định dạng cho nhiều ô? Chỉ cần thực hiện hành động một lần, chuyển đến ô tiếp theo và nhấn F4. Đơn giản như vậy. Hãy nhớ rằng phím tắt này chỉ lặp lại hành động cuối cùng mà bạn đã thực hiện, vì vậy hãy sử dụng nó một cách chiến lược.
Cắt / Sao chép / Dán / Hoàn tác / Làm lại
Nâng cao năng suất và đơn giản hóa quy trình làm việc với các phím tắt không thể thiếu trong Google Sheets, Excel và PowerPoint. Thành thạo những chức năng này giúp bạn làm việc hiệu quả và một cách dễ dàng:
- Cắt: Ctrl + X
- Sao chép: Ctrl + C
- Dán: Ctrl + V
- Hoàn tác: Ctrl + Z
- Làm lại: Ctrl + Y
Chèn dòng hoặc cột
Tổ chức dữ liệu một cách dễ dàng: Tiết kiệm thời gian khi tổ chức dữ liệu của bạn với những phím tắt tiện lợi này:
- Chèn dòng phía trên: ALT + I + R
- Chèn dòng phía dưới: ALT + I + W
- Chèn cột phía trên: ALT + I + C
- Chèn cột phía dưới: ALT + I + G
Xóa dòng hoặc cột
Xóa dòng và cột một cách hiệu quả với những phím tắt tiện lợi này:
- Xóa dòng hiện tại: ALT + E + D
- Xóa cột hiện tại: ALT + E + E
Chọn toàn bộ dòng (hoặc chọn toàn bộ cột)
Chọn nhanh toàn bộ dòng hoặc cột với dễ dàng:
- Chọn toàn bộ dòng: Shift + Space
- Chọn toàn bộ cột: Ctrl + Space
Dễ dàng tìm và thay thế trong Google Sheets
Dễ dàng tìm hoặc thay thế nội dung cụ thể của các ô bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế:
- Tìm kiếm giá trị: Ctrl + F
- Tìm kiếm và thay thế: Ctrl + H
Khi bạn cần tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong bảng tính Google của mình, hộp tìm kiếm là công cụ không thể thiếu. Nằm ở phía trên cùng bên phải của bảng tính, hộp tìm kiếm này sẽ tự động làm nổi bật các ô khớp với văn bản mà bạn đã nhập. Nó còn cung cấp một số lượng ứng dụng, đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.
Đối với khả năng tìm kiếm và thay thế nâng cao hơn, tùy chọn Tìm kiếm và thay thế mở ra một hộp thoại đầy đủ các tùy chọn, cho phép bạn điều chỉnh tìm kiếm và thay thế văn bản một cách dễ dàng.
Công thức mạnh mẽ của Google Sheets
Công thức là rốn của việc xử lý và tính toán dữ liệu trong Google Sheets. Giống như các phương trình toán học, công thức được tạo thành từ các hàm, toán tử và tham chiếu đến các ô, cho phép người dùng tự động hóa tính toán và thu được thông tin quý giá.
Với công thức, bạn có thể tổng các giá trị, tìm giá trị trung bình, thực hiện tính toán có điều kiện và nhiều hơn thế nữa. Bằng cách tận dụng sức mạnh của công thức, cá nhân và doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc phân tích dữ liệu, đưa ra quyết định thông minh và nâng cao năng suất tổng thể.
Hãy sẵn sàng để khai thác tiềm năng thực sự của Google Sheets với phép màu của các công thức!
Sử dụng Google Dịch trong Google Sheets
Google Dịch đã cách mạng hóa việc hiểu các ngôn ngữ trong Google Sheets, giúp dễ dàng dịch văn bản sang nhiều ngôn ngữ khác nhau. Tính năng động này đã tăng cường đáng kể khả năng của Google Sheets, dễ dàng vượt qua rào cản ngôn ngữ và mở ra những cơ hội mới.
Để sử dụng chức năng này, hãy tuân theo cú pháp sau:
GOOGLETRANSLATE (văn bản, [ngôn ngữ nguồn, ngôn ngữ đích])
Trong cấu trúc này, GOOGLETRANSLATE hoạt động như là ID của hàm. Tham số “văn bản” chỉ ra văn bản cụ thể đòi hỏi dịch, trong khi tham số “ngôn ngữ nguồn” chỉ ra ngôn ngữ ban đầu của văn bản.
Cuối cùng, tham số “ngôn ngữ đích” xác định ngôn ngữ mục tiêu mong muốn dịch.
- văn bản: Văn bản cụ thể đòi hỏi dịch.
- ngôn ngữ nguồn – [TÙY CHỌN – giá trị mặc định là “tự động”]
- ngôn ngữ đích – [TÙY CHỌN – giá trị mặc định là ngôn ngữ hệ thống]
Hãy chắc chắn rằng giá trị của văn bản được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản mong muốn dịch.
- ngôn ngữ nguồn – [TÙY CHỌN – giá trị mặc định là “tự động”]
- ngôn ngữ đích – [TÙY CHỌN – giá trị mặc định là ngôn ngữ hệ thống]
Sự quản lý hiệu quả dữ liệu với chức năng Lọc của Google Sheets
Mở khóa toàn bộ tiềm năng của Google Sheets và quản lý dữ liệu hiệu quả đã trở nên dễ dàng với chức năng lọc mạnh mẽ. Bắt đầu bằng cách chọn phạm vi dữ liệu mong muốn, sau đó truy cập vào tab “Dữ liệu” trong menu và nhấp vào “Tạo bộ lọc”.
Ngay lập tức, các mũi tên lọc sẽ hiển thị bên cạnh tiêu đề mỗi cột. Bằng cách chỉ cần nhấp vào mũi tên của cột được chọn, bạn có thể đặt các tiêu chí và áp dụng bộ lọc, cho phép sắp xếp và phân tích dữ liệu dễ dàng dựa trên các điều kiện cụ thể.
Chức năng lọc cho phép áp dụng nhiều bộ lọc trên nhiều cột khác nhau, cung cấp quy trình đơn giản để quản lý dữ liệu và nâng cao khả năng làm việc hiệu quả với dữ liệu trên Google Sheets của bạn.
Tóm tắt
Việc làm chủ Google Sheets là cách làm việc thông minh, không phải là làm việc chăm chỉ. Quen dần với các phím tắt và hiểu rõ về các công thức sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa công việc trên bảng tính.
Dù bạn là sinh viên đang làm bài tập, nhân viên quản lý dữ liệu hay chỉ đơn giản là muốn tối ưu hiệu suất của bảng tính, Google Sheets cho phép bạn tận dụng tối đa dữ liệu của mình.
Liên quan: The Ultimate Excel Skills Guide: Google Sheets for Beginners
