Ngày nay, việc tổ chức và lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn là rất quan trọng, cho dù đó là để quản lý các dự án dài hạn hay chỉ để sắp xếp ngày làm việc hàng ngày. Vì vậy, chúng tôi đã dành thời gian để giới thiệu cho bạn cách tạo danh sách công việc với Google Sheets, lợi ích của việc sử dụng Google Sheets cho danh sách công việc của bạn, và cách để tạo danh sách công việc mơ ước của bạn.
Điều gì là danh sách công việc với Google Sheets?
Các ứng dụng bảng tính như Google Sheets thường được sử dụng để tổ chức và biểu diễn dữ liệu, nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể tạo danh sách công việc bằng các công cụ này? Vì vậy, một danh sách công việc với Google Sheets là một bảng tổng hợp tất cả các công việc và hoạt động cần thực hiện. Tạo một danh sách công việc đầy đủ với Google Sheets sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả mọi công việc và nâng cao năng suất hàng ngày của bạn.
Với Google Sheets, bạn có thể tạo một danh sách công việc mà hoàn toàn có thể tùy chỉnh và đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Bạn không cần tuân thủ một mẫu cố định hoặc sử dụng các giải pháp đã được định sẵn có thể không hoạt động tốt như bạn mong muốn. Bạn có thể tạo một danh sách công việc đơn giản, với mỗi công việc được liệt kê trên một dòng riêng biệt, và thêm các cột bổ sung để theo dõi thông tin bổ sung như ngày đến hạn, thứ tự ưu tiên và tiến độ. Bạn thậm chí có thể màu sắc từng dòng hoặc cột để phân biệt công việc cấp bách nhất so với những công việc ít quan trọng hơn.
Việc tạo một danh sách công việc với Google Sheets rất đơn giản. Bạn chỉ cần mở một tài liệu mới và tạo một bảng với các cột mà bạn muốn theo dõi. Sau đó, bạn có thể thêm các công việc của mình vào cột đầu tiên và điền thông tin tương ứng cho mỗi công việc vào các cột khác. Lợi ích của việc sử dụng Google Sheets để tạo danh sách công việc là nó cho phép bảng của bạn được chi tiết và phức tạp như bạn muốn. Bạn cũng có thể sử dụng một trong các mẫu đã được định sẵn để dễ dàng tạo danh sách công việc tối ưu.
Tại sao sử dụng Google Sheets cho danh sách công việc của bạn?
- Truy cập ngoại tuyến
- Đồng bộ dễ dàng
- Miễn phí
- Tùy chỉnh
Truy cập ngoại tuyến
Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng Google Sheets cho danh sách công việc của bạn là khả năng truy cập ngoại tuyến. Nhờ tính năng này, bạn có thể xem và chỉnh sửa bảng của mình mà không cần kết nối Internet. Để sử dụng Google Sheets ngoại tuyến, bạn cần cài đặt tiện ích Google Drive ngoại tuyến trên trình duyệt Chrome của mình. Sau khi cài đặt tiện ích và kích hoạt truy cập ngoại tuyến, bạn có thể mở Google Sheets và tạo và chỉnh sửa danh sách công việc mà không cần kết nối Internet. Tất cả các thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ tự động với tài khoản của bạn và sẽ xuất hiện ngay khi bạn kết nối lại Internet.
Đồng bộ dễ dàng
Google Sheets được thiết kế để dễ dàng đồng bộ trên nhiều thiết bị và nền tảng. Khi bạn thay đổi một bảng Google Sheets trên một thiết bị, những thay đổi đó sẽ tự động được phản ánh trên một thiết bị khác. Vì vậy, bạn không cần phải lo lắng về thông tin không chính xác có thể không cập nhật. Bạn cũng có thể dễ dàng chuyển từ một thiết bị sang thiết bị khác mà vẫn tiếp tục làm việc trên cùng một bảng. Nhờ đồng bộ hóa dễ dàng này, nhiều người có thể làm việc đồng thời trên cùng một bảng, tạo điều kiện cho việc cộng tác thời gian thực.
Miễn phí
Các tài nguyên và công cụ để tăng năng suất có thể tốn kém, vì vậy việc tìm kiếm các công cụ miễn phí là rất quan trọng. Google Sheets hoàn toàn miễn phí trong khuôn khổ bộ công cụ năng suất Google Workspace, bao gồm các ứng dụng như Google Docs, Google Slides và Google Forms. Bạn có thể truy cập vào mỗi công cụ này thông qua tài khoản Google của mình, có nghĩa là bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, bài thuyết trình và bảng miễn phí. Lưu ý rằng các tính năng này là miễn phí, nhưng cũng có một phiên bản nâng cấp của Google Workspace là trả phí.
Tùy chỉnh
Google Sheets là một công cụ có thể tùy chỉnh cao, cho phép bạn tạo danh sách công việc đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Bạn có thể sử dụng một trong số rất nhiều mẫu đã được định trước để tạo và tăng tốc quá trình tạo danh sách công việc với Google Sheets, hoặc bạn có thể bắt đầu từ đầu và tạo danh sách tùy chỉnh của riêng bạn. Các tùy chọn tùy chỉnh bao gồm áp dụng định dạng có điều kiện, kích hoạt truy cập ngoại tuyến, ẩn các dòng hoặc tô màu danh sách công việc của bạn.
Cách tạo danh sách công việc với Google Sheets
Hãy tuân thủ các bước dưới đây để tạo danh sách công việc của bạn với Google Sheets:
- Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
- Mở Google Sheets và duyệt qua các mẫu có sẵn.
- Mở mẫu “Danh sách công việc” trong danh mục cá nhân.
- Tùy chỉnh danh sách công việc theo nhu cầu của bạn.
1. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn
Để sử dụng Google Sheets, bạn cần có một tài khoản Google trước. Hãy đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và truy cập vào ứng dụng Google Sheets. Nếu bạn chưa có tài khoản Google, bạn sẽ cần tạo một trước khi có thể tiếp tục. Để biết thêm thông tin về cách tạo tài khoản Google, hãy nhấp vào đây.
2. Mở Google Sheets và duyệt qua các mẫu có sẵn
Sau khi đã đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và trên ứng dụng Google Sheets, bạn có thể bắt đầu duyệt qua các mẫu có sẵn để tìm mẫu phù hợp nhất với bạn. Nếu không có mẫu nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo danh sách công việc tùy chỉnh từ đầu.
3. Mở mẫu “Danh sách công việc” trong danh mục cá nhân
Để mở một bảng tính Google mới và sử dụng mẫu “Danh sách công việc” trong danh mục cá nhân, hãy bắt đầu bằng cách truy cập vào Google Drive và chọn nút “+ Mới”, sau đó chọn “Google Sheets” trong menu thả xuống. Sau đó, bạn có thể tạo một bảng tính mới bằng cách nhấp vào nút “+” ở phía dưới trang hoặc nhấp chuột phải vào tab bảng tính ở cuối trang và chọn “Chèn một bảng tính”.
4. Tùy chỉnh danh sách công việc của bạn
Có nhiều cách để tùy chỉnh danh sách công việc của bạn để đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của bạn. Bạn có thể thêm các cột bổ sung cho thông tin như ngày đến hạn hoặc mức độ ưu tiên và áp dụng định dạng để dễ đọc, tổ chức và điều hướng trong danh sách của mình. Các tùy chọn tùy chỉnh khác bao gồm áp dụng định dạng có điều kiện, kích hoạt truy cập ngoại tuyến, ẩn các dòng hoặc tô màu danh sách công việc của bạn.
-
Định dạng có điều kiện cho phép bạn làm nổi bật một số giá trị hoặc làm cho một số ô dễ nhận biết. Vì vậy, ngoại hình của các ô của bạn sẽ thay đổi dựa trên điều kiện hoặc tiêu chí cố định. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi nhất quán cho ngoại hình hoặc định dạng danh sách công việc của mình.
-
Kích hoạt truy cập ngoại tuyến đảm bảo rằng bạn luôn có quyền truy cập vào danh sách công việc của mình. Không chỉ bạn luôn có quyền truy cập vào danh sách của mình mà bạn còn có thể thay đổi nó mà không cần truy cập Internet. Nếu bạn thường xuyên di chuyển, bạn chắc chắn muốn kích hoạt truy cập ngoại tuyến!
-
Ẩn các dòng cho phép bạn tạo một mẫu hoàn toàn tùy chỉnh. Nếu một dòng không liên quan đến bạn, bạn có thể ẩn nó và không sử dụng nó. Bạn cũng có thể thêm các dòng nếu bạn muốn tùy chỉnh danh sách công việc của mình nhiều hơn với Google Sheets.
-
Màu sắc theo cách mã màu là một cách tuyệt vời để tạo danh sách công việc của bạn được tùy chỉnh với Google Sheets. Bằng cách áp dụng màu sắc cho các cột cụ thể, bạn sẽ tổ chức và giữ lịch trình của mình. Nó cũng làm dễ dàng tìm kiếm thông tin quan trọng chỉ bằng một cái nhìn duy nhất.
Sử dụng Fellow cho danh sách công việc của bạn
Nhiều công việc danh sách công việc nguồn gốc từ cuộc họp. Khi bạn họp với nhóm của mình, nhiều công việc mới có thể nảy sinh. Nếu điều này xảy ra, Fellow có thể là công cụ hoàn hảo cho bạn. Fellow là một công cụ quản lý cuộc họp và năng suất giúp các nhóm quản lý cuộc họp và làm việc cộng tác hiệu quả hơn. Hơn nữa, Fellow cũng có thể được sử dụng để tạo danh sách công việc đầy đủ sau mỗi cuộc họp, giúp bạn theo dõi và hoàn thành công việc và hành động trong thời hạn quy định.
Việc ghi chú các hành động trong cuộc họp không có ý nghĩa nếu bạn không làm gì để theo dõi chúng – đó là lúc Fellow xuất hiện. Fellow giúp theo dõi các hành động sau cuộc họp bằng cách tổ chức chúng theo dự án và/hoặc mức độ ưu tiên. Sau đó, bạn có thể sử dụng tính năng hành động như một danh sách công việc và sắp xếp chúng theo sở thích để dễ dàng tìm kiếm hành động. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp các hành động theo ngày đến hạn và theo quy trình. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các mẫu của Fellow để tạo danh sách công việc đã định trước cho các dự án hoặc quy trình cụ thể, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo tính nhất quán trong công việc của bạn.
Bằng cách tạo một danh sách công việc đầy đủ, bạn sẽ cải thiện năng suất của mình. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì sự tổ chức và tiến độ, mà còn giúp bạn không quên bất kỳ chi tiết hoặc hạn chế quan trọng nào. Khi tạo danh sách công việc trong tương lai, hãy xem xét các lợi ích của việc sử dụng Fellow, một công cụ toàn diện cho phép bạn làm tất cả mọi thứ tại một nơi duy nhất. Với Fellow, bạn có thể tạo công việc và chỉ định chúng cho các thành viên cụ thể trong nhóm của bạn, đặt các ngày hết hạn, thêm nhận xét và ghi chú và theo dõi tiến độ công việc.
Hãy tạo ngay hôm nay danh sách công việc mơ ước của bạn bằng cách sử dụng Google Sheets và Fellow! Đừng để bất kỳ công việc hoặc hành động nào trôi qua và nâng cao năng suất của bạn.
