Rien n’est parfait, car l’imperfection est la seule vérité ! Même le puissant Google ne peut pas se débarrasser de toutes les limitations de ses outils. Vous ne croirez peut-être pas qu’il y a tant de limitations dans Google Sheets au premier abord.
La limitation la plus importante dans Google Sheets est la limitation des 10 millions de cellules. De plus, vous ne pouvez pas insérer plus de 50 000 caractères dans une seule cellule, ni attribuer une valeur supérieure à 1.79769E+308. Et si vous parlez des fonctions IMPORT, il est impossible de les utiliser plus de 50 fois dans une seule feuille de calcul.
Mais celles-ci ne sont qu’une poignée parmi tant d’autres limitations dans Google Sheets. Si vous comparez avec MS Excel, les limitations sont encore plus évidentes. Alors, sans plus tarder, découvrons les limitations actuelles de Google Sheets.
Découverte des Limitations de Google Sheets
Google Sheets est un puissant logiciel de tableur, il n’y a aucun doute à ce sujet ! Il nous permet de travailler et de collaborer avec nos coéquipiers en déplacement, même lors de travaux sur des projets de tableur complexes. Mais il n’est pas exempt de limitations. Découvrons-les !
1. Limitations Générales
Vous ne le savez peut-être pas, mais il existe certaines limitations générales, telles que le nombre de lignes que Google Sheets peut gérer ou le nombre de colonnes que vous pouvez incorporer. Nous allons donc commencer par ces limitations de base.
Quelle est la Limite de Cellules dans Google Sheets ?
Lors de son lancement, Google Sheets avait une limite de 2 millions (2 000 000) de cellules. Ils ont ensuite porté cette limite à 5 millions (5 000 000) en 2019. Et récemment, cette limitation est passée à 10 millions.
Vous pouvez désormais avoir jusqu’à 10 000 000 de cellules dans une seule feuille de calcul dans Google Sheets. Ces limitations de cellules s’appliquent non seulement aux fichiers que vous avez créés dans GS, mais également aux fichiers importés.
Dans cette limite de 10 millions de cellules, Google Sheets propose un maximum de 18 278 colonnes (jusqu’à la colonne ZZZ) dans une feuille de calcul. Cependant, si les 10 millions de cellules sont déjà utilisées (en raison d’un numéro de ligne plus élevé), vous ne pourrez pas insérer jusqu’à 18 278 colonnes.
Vous pouvez en savoir plus sur cette limitation sur le blog officiel de Google.
Quelle est la Limite de Caractères dans une Cellule ?
Google Sheets a également certaines limitations en ce qui concerne la valeur maximale de caractères pour une seule feuille de calcul. En 2023, une cellule unique dans Google Sheets peut contenir un maximum de 50 000 caractères.
Cette limite de 50 000 caractères s’applique à toutes les feuilles de calcul nouvelles, importées ou existantes dans GS. Si vous importez un fichier (provenant de MS Excel ou de tout autre programme), toutes les cellules contenant plus de 50 000 caractères seront automatiquement supprimées dans Google Sheets. Vous pouvez trouver une réponse détaillée sur Google Support.
Bonus : Si vous importez un fichier volumineux et complexe, il est préférable d’organiser d’abord les lignes et les colonnes avant de commencer à travailler. Consultez mon dernier guide sur la manière de regrouper les lignes et les colonnes dans Google Sheets pour en savoir plus !
Quelle est la Limite de Valeur dans une Cellule ?
En plus de la limite de caractères, Google Sheets a également une limite de valeur maximale autorisée dans une seule cellule d’une feuille de calcul. Vous pouvez insérer jusqu’à 1.79769E+308 valeur dans une seule cellule cette année.
C’est un nombre énorme, équivalent à 1.79769 x 10^308, que vous pouvez maintenant insérer dans une seule cellule. Donc, à moins d’être un scientifique ou un statisticien, cette limite de valeur dans une cellule unique est plus que suffisante pour travailler !
Quelle est la Limite de Lignes dans Google Sheets ?
Savez-vous combien de lignes Google Sheets peut gérer ? Vous serez peut-être choqué d’apprendre qu’il existe des limitations pour le nombre maximum de lignes dans Google Sheets !
Vous ne pouvez ajouter que jusqu’à 40 000 nouvelles lignes à la fois dans GS. Mais cela ne signifie pas que votre feuille de calcul aura exactement 40 000 lignes ou moins. Pendant votre travail, vous pouvez continuer à ajouter de nouvelles lignes jusqu’à ce qu’elle atteigne la limite totale de 10 millions de cellules.
Fun Fact : Ajuster la hauteur des lignes est nécessaire dans la plupart des cas, mais assez difficile à exécuter. Donc, pour cela, suivez mon guide complet sur comment changer la hauteur d’une ligne dans Google Sheets.
Quelle est la Limite de Colonnes dans Google Sheets ?
Oui, comme la limite de lignes, il existe également une limite de colonnes dans Google Sheets qui définit combien de colonnes vous pouvez ajouter dans une seule feuille de calcul. Cette année, la limite de colonnes est de 18 278 dans Google Sheets.
Cependant, rappelez-vous que si vous avez dépassé la limite de 10 millions de cellules avant d’atteindre 18 278 colonnes, vous ne pourrez pas en ajouter davantage. Cette règle s’applique également aux fichiers que vous importez.
Bonus : Appliquer une formule à chaque cellule est un travail difficile, il n’y a aucun doute là-dessus ! Mais vous pouvez maintenant appliquer une formule à une colonne entière dans Google Sheets.
Combien d’onglets pouvez-vous avoir dans Google Sheets ?
Vous pouvez avoir jusqu’à 200 onglets dans Google Sheets en même temps. Si vous travaillez avec les paramètres de cellule par défaut d’une nouvelle feuille de calcul, cela restera la limitation. Mais cela peut augmenter ou diminuer en fonction de la taille de chaque onglet.
C’est parce que la limite de cellules revient au premier plan. Vous ne pouvez pas ajouter plus d’onglets si la limite totale de cellules atteint 10 millions.
Note : Si vous travaillez avec trop d’onglets, cela peut poser un problème pour organiser correctement les données. Dans de tels cas, vous devez savoir comment masquer et afficher les onglets dans Google Sheets.
Combien de Feuilles pouvez-vous avoir dans Google Sheets ?
Il existe des limitations dans Google Sheets en termes de nombre de feuilles de calcul que vous pouvez ajouter, bien qu’elle ne soit pas clairement définie par Google.
Ici, la limite de cellules revient encore en jeu ! Par défaut, une seule feuille de calcul comporte 26 colonnes et 100 lignes, ce qui correspond à un total de 26 000 cellules dans une seule feuille. Ainsi, pour la limite de 10 millions de cellules, vous pouvez avoir jusqu’à 384 (10 000 000 / 26 000) feuilles de calcul.
Conseils de travail : Si vous importez plusieurs feuilles de calcul en même temps, vous pouvez avoir des centaines et des milliers de doublons dans les valeurs et les cellules. Vous pouvez simplement supprimer les doublons dans Google Sheets pour consolider les données.
Quelle est la Limite d’Importation dans Google Sheets ?
Il est temps de parler de la limite d’importation imposée sur Google Sheets. Il existe quatre fonctions dans GS qui peuvent vous aider à importer directement dans la feuille de calcul. Ce sont IMPORTDATA, IMPORTFEED, IMPORTHTML et IMPORTXML.
Lors de l’utilisation de l’une de ces fonctions, vous pouvez importer jusqu’à 50 fois dans une seule feuille de calcul. La longueur maximale autorisée pour toute importation est limitée à 50 000 caractères.
Mais pour la fonction IMPORTRANGE (avec laquelle vous pouvez importer des données d’une autre feuille de calcul dans Google Sheets), il n’y a pas de limite ! Cependant, si vous essayez d’incorporer cette fonction trop de fois dans une seule feuille de calcul, cela peut renvoyer un message d’erreur interne.
Il vaut donc mieux simplement filtrer les données dans Google Sheets au préalable pour réduire l’utilisation de trop de fonctions d’importation.
Quelle est la Limite de l’API Google Sheets ?
Il est vrai que les limitations de Google Sheets s’appliquent également à son API (interface de programmation d’application). Bien qu’il n’y ait pas de limite particulière sur la taille des fichiers, Google recommande une charge utile maximale allant jusqu’à 2 Mo dans une seule requête d’API.
Il y a également des limites sur les requêtes (lecture et écriture) que vous pouvez traiter via l’API Google Sheets. Le dépassement de cette limite renverra le code d’état “429: Trop de requêtes”. Reportez-vous au tableau ci-dessous pour connaître les demandes de lecture et d’écriture actuelles.
| Type de Requête | Par Minute – Par Projet | Par Minute – Par Utilisateur – Par Projet |
|---|---|---|
| Lecture | 60 | 100 |
| Écriture | 1000 | 500 |
Veuillez noter que si vous envoyez plus de 300 requêtes de lecture ou d’écriture via l’API Google Sheets, cela renverra le code d’état “429” pour toutes les demandes supplémentaires.
Quelle est la Limite de Commentaires dans Google Sheets ?
Encore une fois, il n’y a pas de limite spécifique sur le nombre de commentaires que vous pouvez ajouter à Google Sheets. Mais selon ce fil de discussion sur Stack Exchange, la plupart des applications dans Google Workspace ont une longueur de commentaire maximale autorisée de 2 048 caractères.
Cependant, vous pouvez ajouter des commentaires de plus de cette limite si la taille totale du fichier est faible. Les feuilles de calcul téléchargées ne peuvent pas dépasser 20 Mo dans Google Sheets. Vous ne pouvez donc ajouter des commentaires que jusqu’à ce que le fichier atteigne cette limite de taille maximale.
Limitations des Formules Google Sheets
L’utilisation de formules dans Google Sheets est super facile, parfois même plus facile que dans le traditionnel MS Excel. Mais il existe certaines limitations sur les formules, qui sont les suivantes.
- Formules Google Finance : Jusqu’à 1 000 formules dans une seule feuille de calcul
- Fonction CONCAT : Jusqu’à 50 000 caractères pour la concaténation
- Fonction IMPORTRANGE : Jusqu’à 50 références trans-feuilles
- Autres fonctions d’importation : Jusqu’à 50 formules chacune par feuille de calcul
Il convient de noter que plus vous incorporez de formules dans vos feuilles de calcul Google, plus elles deviennent moins réactives et moins rapides. Essayez donc d’utiliser des formules limitées.
Vous pouvez également verrouiller des plages de cellules dans Google Sheets pour consolider vos données et rendre le traitement plus rapide.
2. Limitations de Collaboration dans Google Sheets
Vous pouvez désormais collaborer facilement avec vos coéquipiers et vos collègues dans Google Sheets pour n’importe quel projet. Cela facilite encore plus le travail d’équipe. Mais il existe certaines limitations en ce qui concerne la collaboration dans Google Sheets. Découvrons-les !
Nombre Maximum d’Utilisateurs Concurrents
Les limitations de Google Sheets s’appliquent également au nombre de personnes avec lesquelles vous pouvez partager et collaborer sur votre projet. Dans l’ancienne version, les documents et les feuilles de calcul Google pouvaient être consultés et modifiés par jusqu’à 10 personnes à la fois.
Mais Google a augmenté la limite depuis. Maintenant, vous pouvez partager un document ou une feuille de calcul avec jusqu’à 200 utilisateurs simultanés (éditeurs et spectateurs combinés) en même temps. Jusqu’à 100 personnes peuvent modifier la feuille de calcul et y laisser des commentaires simultanément. Vous pouvez trouver plus de détails sur cette page d’assistance Google.
Il existe une solution de contournement pour contourner ces limitations de collaboration. Vous pouvez simplement “publier” votre feuille de calcul sur Internet via Google Sheets pour créer un lien permanent. Et chaque personne à qui vous avez partagé le lien pourra accéder à ce fichier. Il n’y a aucune limite pour les fichiers publiés !
Bonus : Le partage et la collaboration peuvent être un peu difficiles si vous êtes un novice ou si vous apprenez les véritables astuces de GS. Suivez mon dernier guide sur le partage et la collaboration dans Google Sheets pour en savoir plus.
Limitations de Modification en Temps Réel
Bien qu’il soit possible de partager une feuille de calcul avec jusqu’à 200 personnes dans Google Sheets, tout le monde ne peut pas modifier ou commenter simultanément, car il s’agit de la limite de visualisation. Techniquement, jusqu’à 200 personnes peuvent “visualiser” cette feuille de calcul sans aucun droit de modification.
Parmi celles-ci, seules 100 personnes ou coéquipiers peuvent modifier ou commenter en même temps. C’est parce que Google Sheets prend en charge jusqu’à 100 onglets ouverts en même temps.
Si vous avez plus de 100 personnes présentes dans une feuille de calcul, seuls le propriétaire et les personnes ayant un accès de modification auront la permission de modifier ou de commenter. Vous pouvez autoriser les autres personnes à visualiser le fichier (sans modifications) autant que vous le souhaitez en le publiant sur le Web.
Limitations des Permissions et du Contrôle d’Accès
Il n’y a pas de limitations spécifiques dans Google Sheets concernant les autorisations et le contrôle d’accès. Cependant, vous pouvez accorder l’accès à la modification, au téléchargement ou aux deux dans Google Sheets. Et les étapes sont les suivantes !
- Étape 1 : Lancez la feuille de calcul dans Google Sheets.
- Étape 2 : Cliquez sur le bouton “Partager” en haut à droite.
- Étape 3 : Cliquez sur le menu déroulant sous l’en-tête “Accès général”.
- Étape 4 : Sélectionnez “Restreint” pour bloquer tout accès.
- Étape 5 : Cliquez sur “Terminé” pour enregistrer les paramètres.
Il existe un autre type d’accès que vous pouvez accorder où les personnes peuvent “voir” votre feuille de calcul mais ne peuvent pas la télécharger ou la modifier. Les étapes sont mentionnées ci-dessous !
- Étape 1 : Ouvrez votre feuille de calcul dans Google Sheets.
- Étape 2 : Cliquez sur le bouton “Partager” situé en haut à droite.
- Étape 3 : Cliquez sur le bouton “Paramètres” (icône d’engrenage).
- Étape 4 : Décochez l’option “Les spectateurs et les commentateurs peuvent voir l’option de téléchargement, d’impression et de copie”.
- Étape 5 : Appuyez sur le bouton “Retour” (←) puis cliquez sur “Terminé” pour l’enregistrer.
Veuillez noter que l’attribution de nouvelles autorisations limitées ne reflétera que la manière dont chacun peut voir, modifier ou télécharger dans Google Drive. Il est difficile de restreindre cela si la personne utilise d’autres moyens pour télécharger.
Limitations de l’Historique des Révisions
Google Sheets vous offre la possibilité de réviser et de restaurer n’importe quelle version de votre feuille de calcul. Cependant, il n’y a pas de limite spécifique au nombre de révisions autorisées dans GS.
Si vous parlez de l’API Google Sheets, vous pouvez définir n’importe quelle révision sur “Conserver pour Toujours” dans votre compte. Et vous pouvez attribuer ce statut à jusqu’à 200 révisions pour une seule feuille de calcul.
Google Sheets conservera également jusqu’à 100 révisions si vous n’avez pas attribué le tag “Conserver pour Toujours” pendant 30 jours. Après cette période, ces 100 révisions seront remplacées par les 100 dernières révisions. Vous pouvez trouver plus de détails dans ce guide du développeur.
Cependant, si vous souhaitez nommer une révision, Google Sheets autorise jusqu’à 40 versions révisées nommées en 2023. Vous pouvez donc attribuer des noms individuels à jusqu’à 40 versions révisées.
Bonus : Vous pouvez désormais facilement vérifier et restaurer vos modifications grâce à l’option d’historique dans GS. Pour en savoir plus en détail, consultez mon dernier guide sur l’historique des modifications dans Google Sheets.
Limitations de l’Accès Hors Ligne
Vous devez déjà savoir que vous pouvez maintenant accéder à Google Sheets en mode hors ligne, comme n’importe quelle autre application de Google Workspace. Mais il y a certaines limitations aussi.
Fonctionnalités Limitées en Hors Ligne
Tout d’abord, vous ne pouvez pas utiliser tous les outils disponibles en mode hors ligne. De plus, vous ne pouvez pas collaborer en temps réel. Si le fichier que vous essayez d’ouvrir est de grande taille, cela peut même poser un problème.
Un thread d’assistance de Google a déjà souligné ce problème avec les fichiers volumineux dans Google Sheets.
Mais pour avoir un accès hors ligne, vous devez activer l’option dans les paramètres de votre Google Drive. Les étapes sont faciles, cependant !
- Étape 1 : Allez sur drive.google.com depuis votre navigateur.
- Étape 2 : Connectez-vous à votre compte Google associé.
- Étape 3 : Une fois connecté, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite.
- Étape 4 : Cliquez sur l’option “Paramètres” dans le menu.
- Étape 5 : Une fois redirigé vers une nouvelle page, cochez la case en face de l’option “Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil en mode hors ligne.”
- Étape 6 : Quittez la page des paramètres.
Veuillez noter que cette fonctionnalité hors ligne est spécifique à l’appareil. Vous ne pouvez donc pas accéder à tous les fichiers depuis d’autres appareils en mode hors ligne, sauf si vous les pré-autorisez.
Problèmes de Synchronisation et Risque de Perte de Données
La perte de données est une menace sérieuse ! Selon IT Compliance Group, près de 22 % des entreprises subissent une perte de données sensibles chaque année. Et les choses ne sont pas différentes chez Google, surtout si vous travaillez en mode hors ligne.
Tout le travail que vous avez fait en mode hors ligne ne sera pas enregistré en temps réel tant que vous n’aurez pas une connexion Internet active. En mode hors ligne, il ne conservera qu’une copie dans votre navigateur.
Donc, si plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul où vous avez fait quelque chose en mode hors ligne, il y a toujours un risque de perte de données. Les problèmes de synchronisation seront également un gros casse-tête si vous travaillez sur un fichier volumineux.
Bonus : L’analyse des données peut être plus facile et plus rationalisée si vous vous basez sur des plages nommées. Pour en savoir plus en détail, consultez mon dernier guide sur les plages nommées dans Google Sheets.
Comment Contourner les Limitations de Google Sheets ?
Bien que Google Sheets présente tant de limitations, c’est encore le programme de tableur en ligne le plus populaire en 2023. Mais si vous êtes agacé par ces limitations, ou si vous avez besoin de plus de contrôle et de plus de polyvalence, il existe des solutions de contournement faciles !
Utilisez Plusieurs Feuilles de Calcul
La limitation principale de Google Sheets est la limite de 10 millions de cellules. Si vous incorporez plus de cellules dans une seule feuille de calcul, cela se rapprochera de la limite, rendant ainsi la feuille moins réactive et moins rapide.
Vous ne pouvez également pas insérer plus de 50 fonctions IMPORT ou de formules de finance dans une seule feuille de calcul. Mais dans la vie réelle, vous constaterez que votre feuille de calcul devient moins réactive après avoir inséré la formule plus de 20 à 25 fois.
Il est donc préférable d’utiliser plusieurs feuilles de calcul en divisant vos données. De cette manière, vous vous assurerez de ne pas atteindre la limite de 10 millions de cellules. De plus, vous pourrez également vous assurer que chaque feuille de calcul contient moins de formules et de fonctions pour augmenter la réactivité et la vitesse de traitement.
Bonus : Si vous avez de grandes ou de grandes valeurs mixtes dans une cellule, il est préférable de les diviser en différentes colonnes pour les rendre plus concises. Pour ce faire facilement, suivez mon dernier guide sur la séparation du texte et des données en colonnes dans Google Sheets.
Utilisez Google Data Studio
Google Data Studio (maintenant Looker Studio), le dernier outil de visualisation de données en ligne de Google, est extrêmement fiable pour générer des résumés et des rapports faciles à comprendre. Vous pouvez également créer votre tableau de bord personnalisé pour une visualisation des données plus rationalisée.
Vous pouvez également comparer les performances dans le temps avec différentes ensembles de données sur Data Studio. Une fois que vous avez lancé cet outil en ligne, vous pouvez simplement cliquer sur l’option “Créer | Rapport” pour sélectionner une source de données spécifique.
Vous pouvez importer des données non seulement de Google Sheets, mais aussi de Google Analytics, YouTube Analytics, MySQL, BigQuery et bien d’autres. De plus, vous pouvez même importer directement des fichiers CSV dans Data Studio.
Donc, si vous travaillez avec un ensemble de données étendu ou si vous avez besoin de rapports et de flux de travail rationalisés, il est préférable d’utiliser Looker Studio plutôt que Google Sheets, car il a beaucoup moins de limitations que GS.
Utilisez un Autre Programme de Tableur
Bien que Google Sheets soit l’application de tableur en ligne la plus populaire, ce n’est pas la seule ! Il existe des centaines d’applications de tableur payantes et gratuites que vous pouvez également utiliser.
Gigasheet est notre meilleure recommandation car il peut gérer plus de lignes et de colonnes que Google Sheets. De plus, il n’a pas non plus cette limite de 10 millions de cellules. Vous pouvez même traiter plus de 50 formules et incorporer autant d’onglets que vous le souhaitez avec cet outil. Les modèles d’abonnement gratuit et premium sont disponibles.
Proofhub est notre prochaine recommandation si vous êtes dans la gestion de projet. Cet outil au style Kanban rationalisera votre flux de travail et vos tâches en un rien de temps.
Smartsheet est notre dernière recommandation, car c’est également un excellent outil en ligne pour la gestion de projet et le flux de travail rationalisé. Vous pouvez projeter vos données visuellement avec cet outil. Et en plus de la version Web en ligne, vous pouvez même y accéder via l’application smartphone.
Conclusion
Il est indéniable que Google Sheets présente de nombreuses limitations qui peuvent parfois être agaçantes, surtout lorsqu’il s’agit de travailler avec un grand ensemble de données. Vous devrez peut-être supprimer manuellement des lignes dans Google Sheets pour vous débarrasser des limitations de cellules.
Outre les limitations que nous avons énumérées ci-dessus, il y a de nombreux autres problèmes avec GS, tels que le nombre extrêmement bas de raccourcis disponibles ou les options de personnalisation limitées.
Les options de formules sont également très limitées dans Google Sheets, et il n’y a aucun moyen d’incorporer des formules personnalisées. Parfois, Google Sheets semble relativement moins performant que le puissant MS Excel.
Mais d’un autre côté, Google Sheets offre une meilleure fiabilité et une meilleure sécurité des données. Et au fil du temps, ce programme de tableur unique devient de plus en plus optimisé et moins restrictif.
