Duyệt qua hàng loạt dữ liệu trong Google Sheets thật mệt mỏi và đau đầu. May mắn thay, Google Sheets cung cấp nhiều tính năng tích hợp giúp bạn tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Một trong số đó là chức năng sắp xếp. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lại dữ liệu theo thứ tự chữ cái, ngày tháng hoặc thứ tự số. Dưới đây là cách thức sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets.
Các loại sắp xếp khác nhau
Google Sheets cung cấp hai tùy chọn sắp xếp cơ bản:
-
Sắp xếp toàn bộ bảng: sắp xếp tất cả dữ liệu trong bảng của bạn dựa trên một cột cụ thể, giữ nguyên thông tin liên quan trên mỗi hàng. Ví dụ, tôi đã áp dụng sắp xếp toàn bộ bảng theo thứ tự tăng dần theo bảng chữ cái cho cột B trong ví dụ dưới đây. Lưu ý cách tiêu đề phim được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái, kèm theo xếp hạng, doanh thu cuối tuần đầu tiên và ngày phát hành.
-
Sắp xếp phạm vi: chỉ sắp xếp phạm vi ô được chọn mà không làm thay đổi phần còn lại của bảng. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy cách tiêu đề phim trong cột B được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, nhưng thông tin khác – xếp hạng, doanh thu mở màn và ngày phát hành – vẫn ở trong ô ban đầu của chúng.
Ngoài ra, nếu bạn tô sáng hai cột và áp dụng sắp xếp toàn bộ bảng hoặc sắp xếp phạm vi, theo mặc định, Google Sheets sẽ sắp xếp tất cả dữ liệu dựa trên cột bên trái nhất trong phần được chọn của bạn.
Trong ví dụ dưới đây, có một cột mới có tên của các diễn viên bên cạnh cột “Phim”. Khi tôi sắp xếp bảng theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên phạm vi ô B3 đến C12 (tiêu đề phim và tên diễn viên), Google Sheets sẽ sắp xếp thông tin dựa trên tiêu đề phim chứ không phải tên diễn viên.
Bây giờ, hãy đi vào các bước để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets.
Cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Google Sheets
Vì bạn thường muốn sắp xếp dữ liệu trên toàn bảng tính của mình, chứ không chỉ trong một phạm vi ô, đây là cách đơn giản nhất để sắp xếp bảng tính của bạn theo thứ tự bảng chữ cái.
Để minh họa, tôi muốn Google Sheets sắp xếp lại bảng tính của mình dựa trên tiêu đề phim theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần.
- Mở bảng tính của bạn.
- Nếu bảng tính của bạn bao gồm một hàng đầu tiên hoặc các tiêu đề cột, đóng băng các hàng này. Điều này sẽ khiến Google Sheets bỏ qua dữ liệu này khi sắp xếp.
- Tô sáng phạm vi ô bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp vào Dữ liệu, sau đó chọn Sắp xếp toàn bộ bảng. Nếu bạn chỉ muốn sắp xếp một phạm vi ô, hãy nhấp vào Sắp xếp phạm vi.
- Chọn Sắp xếp toàn bộ bảng theo [cột đã chọn] (A đến Z) hoặc Sắp xếp toàn bộ bảng theo [cột đã chọn] (Z đến A).
- Đó là tất cả!
Cách sắp xếp theo ngày trong Google Sheets
Việc sắp xếp theo ngày trong Google Sheets không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng tôi đảm bảo rằng nó rất đơn giản.
Hãy tuân thủ các bước tương tự như trên, nhưng khi nhấp vào Sắp xếp toàn bộ bảng theo [cột đã chọn] (A đến Z) để xếp các ngày của bạn từ cũ nhất đến mới nhất (như trong ví dụ dưới đây). Nhấp vào Sắp xếp toàn bộ bảng theo [cột đã chọn] (Z đến A) để xếp từ mới nhất đến cũ nhất.
Công thức tương tự cũng áp dụng nếu bạn muốn xếp các dữ liệu theo giá trị số. “A” được coi là số nhỏ nhất, và “Z” là số lớn nhất.
Cách sắp xếp theo nhiều cột trong Google Sheets
Giờ khi đã nắm vững những kiến thức cơ bản, hãy tìm hiểu về những tùy chọn sắp xếp nâng cao hơn.
Hãy giả sử rằng nhiều bộ phim trong bảng tính Marvel của chúng ta có cùng ngày phát hành. Giờ, tôi muốn liệt kê các bộ phim từ mới nhất đến cũ nhất, và nếu có một số bộ phim chia sẻ cùng một ngày phát hành, tôi muốn liệt kê từ cao nhất đến thấp nhất trong thu nhập cuối tuần đầu tiên.
Dưới đây là cách sắp xếp theo nhiều cột trong Google Sheets.
- Tô sáng phạm vi ô của bạn, bao gồm cả tiêu đề cột.
- Nhấp vào Dữ liệu > Sắp xếp phạm vi > Tùy chọn sắp xếp phạm vi nâng cao.
- Đánh dấu vào ô Phạm vi chứa hàng tiêu đề. Điều này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu mà không cần đông cứng hàng tiêu đề trước. Nó cũng tự động điền các tiêu đề cột mà bạn có thể chọn trong hộp thả xuống Sắp xếp theo ở bước tiếp theo.
- Nhấp vào hộp thả xuống bên cạnh Sắp xếp theo, sau đó chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp. Trong trường hợp này, đó là Ngày phát hành. Sau đó, chọn thứ tự mà bạn muốn hiển thị dữ liệu: A đến Z hoặc Z đến A.
- Nhấp vào Thêm cột sắp xếp khác.
- Nhấp vào hộp thả xuống bên cạnh rồi theo, sau đó chọn cột tiếp theo mà bạn muốn sắp xếp. Trong trường hợp này, đó là Thu nhập cuối tuần đầu tiên. Sau đó, chọn thứ tự mà bạn muốn hiển thị dữ liệu.
- Nhấp vào Sắp xếp.
Và đây là kết quả!
Tự động hóa Google Sheets
Google Sheets là một ứng dụng tuyệt vời để lưu trữ và hiểu dữ liệu, miễn là bạn có thể tiếp tục cung cấp dữ liệu cần thiết cho bảng tính của mình.
Với Zapier, bạn có thể kết nối Google Sheets với các ứng dụng khác của bạn, cho phép bạn tự động thực hiện các hành động như thêm các phản hồi từ một biểu mẫu vào bảng tính hoặc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các ứng dụng bảng tính khác nhau. Tìm hiểu thêm về cách tự động hóa Google Sheets hoặc bắt đầu với một trong những luồng làm việc này.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets, hãy truy cập Crawlan.com ngay hôm nay!
Đó là những bí mật thú vị nhất mà tôi muốn chia sẻ với bạn về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets. Rất hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets một cách hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày của mình.
