Google Sheets là một công cụ bảng tính tuyệt vời, mang đến cho chúng ta những tính năng cao cấp miễn phí, thậm chí vượt trội hơn cả Excel theo một số người. Ngoài ra, nó còn giúp việc chia sẻ và cộng tác dễ dàng, cho phép bạn cấp quyền truy cập khác nhau cho người khác và kiểm soát ai có thể chỉnh sửa dữ liệu của bạn một cách hiệu quả. Vì lý do này, Google đã thêm một tính năng gửi email cho bạn khi một bảng tính được cập nhật.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quan trọng của tính năng này và cách bạn có thể bật thông báo trong Google Sheets. Hãy tiếp tục đọc để biết thêm thông tin về việc thông báo trong Google Sheets.
Tại sao bạn cần thông báo trong Google Sheets?
Khi bạn làm việc với một bảng tính lớn trong một văn phòng nơi hàng chục người cùng làm việc trên cùng một bảng tính, việc theo dõi những thay đổi được thực hiện, thời gian và người thực hiện có thể trở nên rối rắm.
Khi chúng ta bật thông báo Google Sheets, chúng ta sẽ nhận được email thông báo mỗi khi có ai đó chỉnh sửa bảng tính.
Mặc dù chúng ta vẫn có thể kiểm tra xem ai đã thực hiện những thay đổi, nhưng việc duyệt lịch sử phiên bản một cách thủ công có thể chậm và đôi khi chúng ta chỉ muốn được thông báo ngay lập tức mỗi khi có ai đó thay đổi bảng tính. Điều này đặc biệt đúng nếu có nguy cơ ai đó làm hỏng các công thức hoặc định dạng của một bảng quan trọng.
Cách cài đặt thông báo qua email trong Google Sheets
Việc bật thông báo qua email trong Google Sheets chỉ đòi hỏi một vài bước và bạn có thể làm điều đó trong vài giây. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:
- Mở bảng tính mà bạn muốn nhận thông báo.
- Nhấp vào Công cụ trên thanh công cụ trên màn hình.
- Trong menu thả xuống, nhấp vào Quy tắc thông báo.
Điều này sẽ mở cửa sổ Thiết lập quy tắc thông báo. Ở đây, bạn có thể tùy chỉnh cách bạn muốn nhận thông báo qua email. Để minh họa, chúng ta muốn thiết lập thông báo mà chúng ta được thông báo qua email ngay lập tức sau mỗi lần chỉnh sửa.
- Nhấp vào Lưu sau khi bạn đã chọn các thiết lập mong muốn.
Cấu hình này sẽ gửi cho bạn thông báo Google Sheets khi bảng tính của bạn được chỉnh sửa. Nếu nhiều người liên tục thực hiện thay đổi, email thông báo có thể trở nên phiền toái, vì vậy hãy chọn các tùy chọn dựa trên nhu cầu của bạn.
Nếu bạn là một người quản lý nhóm, tóm tắt hàng ngày là một tùy chọn tuyệt vời để kiểm tra tất cả các thay đổi đã được thực hiện một lúc. Hoặc bạn có thể sử dụng mẹo Gmail để di chuyển tất cả các thông báo từ các bảng tính vào một thư mục riêng của chúng.
Thêm, chỉnh sửa và xóa thông báo trong Google Sheets
Nếu bạn thay đổi ý kiến về một quy tắc thông báo cụ thể hoặc muốn xóa nó hoàn toàn, bạn không cần phải lặp lại quá trình đó. Thay vào đó, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Công cụ ở phía trên, sau đó nhấp vào Quy tắc thông báo.
- Bạn sẽ thấy quy tắc mà bạn đã thêm trước đó ở đây. Bạn có thể Chỉnh sửa hoặc Xóa quy tắc tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Bạn cũng có thể nhấp vào Thêm một quy tắc thông báo khác để thêm một quy tắc mới.
- Cuối cùng, nhấp vào Hoàn thành để lưu các thay đổi.
Ý nghĩa của các tùy chọn trong quy tắc thông báo là gì?
Dưới đây là ý nghĩa của mỗi tùy chọn trong menu quy tắc thông báo:
Mọi thay đổi đều được thực hiện
Khi bạn chọn tùy chọn này, mọi thay đổi được thực hiện trên bảng tính sẽ được ghi lại và gửi qua email. Google Sheets sẽ thực hiện việc này ngay lập tức hoặc thông qua một tóm tắt hàng ngày.
Người dùng gửi một biểu mẫu
Tùy chọn này có thể thông báo cho bạn mỗi khi một người hợp tác viên gửi một biểu mẫu. Các biểu mẫu có thể được liên kết với bảng tính bằng cách sử dụng Google Forms. Điều này có thể bao gồm khảo sát hoặc biểu mẫu đăng ký vào một trường đại học.
Email – Tóm tắt hàng ngày
Khi bạn chọn tùy chọn này, danh sách các thay đổi do một người dùng thực hiện sẽ được gửi vào cuối ngày hoặc vào một thời điểm cụ thể. Điều này rất lý tưởng cho người dùng không muốn được thông báo ngay lập tức về các thay đổi hoặc cho những người làm việc cho một tổ chức lớn nơi hàng loạt các thay đổi được thực hiện hàng ngày trên bảng tính mà họ đang làm việc. Chọn tùy chọn này có nghĩa là bạn sẽ nhận được thông báo muộn hơn so với khi các thay đổi xảy ra.
Email – Ngay lập tức
Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ nhận được một email mỗi khi có thay đổi được thực hiện trên bảng tính của bạn. Điều này rất lý tưởng cho người dùng làm việc với dữ liệu nhạy cảm và muốn nhận thông báo mỗi khi có thay đổi.
Tuy nhiên, giả sử bạn đang làm việc với một tổ chức lớn nơi nhiều người đóng góp vào cùng một bảng tính cùng một lúc. Điều này có thể gây phiền hơn là hữu ích, vì bạn có thể nhận được một email mỗi vài phút.
Các câu hỏi thường gặp về thông báo trong Google Sheets
Thông báo qua email về thay đổi trong Google Sheets là gì?
Thông báo của Google Sheets có thể rất hữu ích nếu bạn muốn được thông báo mỗi khi có thay đổi được thực hiện trên bảng tính. Thông báo qua email của Google Sheets sẽ thực hiện điều đó và bạn có thể chỉ định xem bạn muốn được thông báo ngay lập tức hay nhận một báo cáo hàng ngày cho tất cả các thay đổi trong ngày đó.
Google Sheets có thể thông báo về các thay đổi hay không?
Google Sheets có một tính năng tích hợp giúp bạn nhận được thông báo mỗi khi có thay đổi được thực hiện trên bảng tính của bạn. Tính năng này không được kích hoạt mặc định và bạn có thể bật nó bằng cách nhấp vào Công cụ trên thanh công cụ trên cùng, sau đó nhấp vào Quy tắc thông báo. Sau đó, nhấp vào Thêm một quy tắc thông báo khác và chọn các tùy chọn bạn muốn. Cuối cùng, nhấp vào Hoàn thành để lưu quy tắc.
Làm thế nào để tắt thông báo trong Google Sheets?
Để tắt thông báo, hãy nhấp vào Công cụ > Quy tắc thông báo. Sau đó, nhấp vào Xóa bên cạnh quy tắc bạn muốn xóa và nhấp vào Hoàn thành.
Khi bạn xóa ai đó khỏi bảng tính Google, họ sẽ được thông báo?
Khi bạn cho phép một ai đó truy cập vào bảng tính của mình, họ sẽ nhận được một thông báo qua email. Tuy nhiên, khi bạn xóa ai đó khỏi bảng tính Google của bạn, họ sẽ không nhận được thông báo. Tuy nhiên, khi họ cố gắng truy cập vào bảng tính, Sheets sẽ thông báo rằng họ không có quyền truy cập.
Làm thế nào để tôi rời khỏi một tài liệu Google đã được chia sẻ với tôi?
Nhấp chuột phải vào tệp và chọn Chia sẻ trong danh sách để làm điều này. Danh sách này hiển thị tất cả mọi người có quyền truy cập vào tài liệu này. Nhấp vào biểu tượng chéo (X) bên cạnh tên của bạn. Điều này sẽ loại bỏ bạn khỏi nhóm chia sẻ và bạn sẽ không còn quyền truy cập nếu đó là một tệp riêng tư.
Google Sheets có thể gửi thông báo không?
Google Sheets có thể gửi thông báo qua email cho người dùng mỗi khi có thay đổi được thực hiện trên bảng tính. Điều này có thể được kích hoạt bằng cách nhấp vào Công cụ và sau đó Quy tắc thông báo. Điều này sẽ mở một menu cho phép bạn cấu hình thông báo Google Sheets của bạn.
Kết luận về chức năng thông báo của Google Sheets
Khi được cấu hình đúng cách, thông báo trong Google Sheets có thể là một món quà thực sự đối với chúng ta khi làm việc với các bảng tính lớn mà nhận hàng chục thay đổi mỗi ngày. Mặc dù việc theo dõi các thay đổi rất tiện lợi, nhưng thông báo sẽ tốt hơn trong một số trường hợp vì bạn không cần kiểm tra các thay đổi một cách thủ công. Thay vào đó, bạn sẽ nhận được thông báo qua email mỗi khi có thay đổi.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn có thể cấu hình thông báo qua email và tại sao chúng có thể hữu ích cho bạn. Để biết thêm mẹo và hướng dẫn về Google Sheets, hãy truy cập Crawlan.com.
