Những gì về định dạng số?
Mỗi khi bạn làm việc với một bảng tính, việc sử dụng định dạng số phù hợp cho dữ liệu của bạn là vô cùng quan trọng. Định dạng số cho biết loại dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính của mình, chẳng hạn như phần trăm (%), tiền tệ ($), giờ, ngày tháng, và còn nhiều hơn nữa.
Tại sao sử dụng định dạng số?
Định dạng số không chỉ giúp bảng tính của bạn dễ đọc hơn, mà còn giúp dễ sử dụng hơn. Khi bạn áp dụng một định dạng số, bạn đang cho bảng tính biết loại giá trị được lưu trữ trong một ô. Ví dụ, định dạng ngày tháng cho biết bảng tính rằng bạn đang nhập các ngày cụ thể. Điều này giúp bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và tính toán chính xác của công thức.
Nếu bạn không cần sử dụng một định dạng số cụ thể, bảng tính thường áp dụng định dạng tự động mặc định. Tuy nhiên, định dạng tự động có thể làm thay đổi nhỏ về định dạng dữ liệu của bạn.
Làm thế nào để áp dụng định dạng số?
Tương tự như các loại định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn các ô và chọn tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn một định dạng số:
- Bấm vào một trong các lệnh định dạng số nhanh trong thanh công cụ.
- Bạn cũng có thể chọn từ các tùy chọn khác trong menu thả xuống “Khác” liền kề.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng định dạng tiền tệ, hiển thị ký hiệu tiền tệ ($) và hai chữ số thập phân cho tất cả các giá trị số.
Nếu bạn chọn các ô với định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực sự của ô trong thanh công cụ công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và tính toán khác.
Sử dụng đúng định dạng số
Có nhiều điều để biết về định dạng số hơn là chỉ chọn các ô và áp dụng định dạng. Trong thực tế, các bảng tính có thể tự động áp dụng nhiều định dạng số dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn cần phải nhập dữ liệu sao cho chương trình có thể hiểu và sau đó đảm bảo các ô đó sử dụng đúng định dạng số. Ví dụ, hình ảnh dưới đây cho thấy cách sử dụng đúng định dạng số cho ngày tháng, phần trăm, và giờ:
Bây giờ bạn đã biết cách hoạt động của định dạng số, chúng ta cùng xem một số ví dụ cụ thể.
Định dạng phần trăm
Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị giá trị dưới dạng phần trăm, như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền boa. Khi bạn nhập ký hiệu phần trăm (%) sau một số, định dạng phần trăm sẽ tự động được áp dụng cho ô đó.
Như bạn có thể nhớ từ suốt thời gian học toán, một phần trăm cũng có thể được viết dưới dạng thập phân. Vì vậy, 15% là cùng với 0,15, 7,5% là 0,075, 20% là 0,20, 55% là 0,55, và cetera. Bạn có thể xem bài học này trong hướng dẫn toán học của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách chuyển đổi phần trăm thành thập phân.
Có nhiều tình huống mà định dạng phần trăm sẽ hữu ích. Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, bạn sẽ thấy cách tỷ lệ thuế bán hàng được định dạng khác nhau cho từng bảng tính (5, 5%, và 0,05):
Như bạn có thể thấy, tính toán trong bảng tính bên trái không hoạt động đúng. Nếu thiếu định dạng phần trăm, bảng tính của chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi muốn nhân $ 22,50 với 5, chứ không phải 5%. Và mặc dù bảng tính bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm, bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.
Định dạng ngày tháng
Mỗi khi bạn làm việc với các ngày tháng, bạn cần sử dụng định dạng ngày tháng để cho bảng tính biết rằng bạn đang tham chiếu đến các ngày cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2016. Định dạng ngày tháng cũng cho phép bạn làm việc với một tập hợp mạnh mẽ các hàm ngày tháng sử dụng thông tin thời gian và ngày để tính toán một kết quả.
Bảng tính không hiểu thông tin giống như con người. Ví dụ, nếu bạn nhập “Tháng Mười” vào một ô, bảng tính sẽ không biết rằng bạn đang nhập một ngày, vì vậy nó sẽ xử lý nó như một đoạn văn bản bình thường. Thay vào đó, khi bạn nhập một ngày, bạn cần sử dụng một định dạng cụ thể mà bảng tính của bạn hiểu, chẳng hạn như ngày/tháng/năm (hoặc tháng/ngày/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ nhập “12/10/2016” cho ngày 12 tháng 10 năm 2016. Bảng tính của chúng tôi sẽ tự động áp dụng định dạng ngày cho ô.
Bây giờ chúng ta đã định dạng ngày đúng, chúng ta có thể làm nhiều điều khác nhau với các dữ liệu này. Ví dụ, chúng ta có thể sử dụng tay cầm sao chép để tiếp tục các ngày trong cột, sao cho mỗi ô có một ngày khác nhau:
Nếu định dạng ngày không tự động áp dụng, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã nhập “15 tháng 3”. Bảng tính không hiểu rằng chúng tôi đang tham chiếu đến một ngày, vì vậy định dạng tự động xử lý ô này như một đoạn văn bản.
Ngoài ra, nếu chúng ta nhập “15 tháng 3” (không có “th”), bảng tính sẽ nhận ra nó là một ngày. Vì nó không bao gồm năm, bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại vào để ngày chứa đầy đủ thông tin cần thiết. Chúng ta cũng có thể nhập ngày theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như “15/3”, “15/3/2016”, hoặc “15 tháng 3 năm 2016”, và bảng tính vẫn nhận ra chúng như là một ngày.
Để kiểm tra xem Google Sheets có nhận dạng đầu vào của bạn như một ngày hay không, hãy xem trong thanh công cụ công thức. Giá trị của ô trong thanh công cụ sẽ được chuyển đổi thành một định dạng số như “15/3/2016”, nhưng sẽ được hiển thị trong bảng tính dưới dạng bạn đã nhập ban đầu.
Các tùy chọn định dạng ngày khác
Để truy cập vào các tùy chọn định dạng ngày khác, hãy chọn menu thả xuống “Khác” trong thanh công cụ, sau đó chọn “Thêm định dạng” ở cuối và chọn “Thêm định dạng ngày và giờ”.
Hộp thoại “Định dạng ngày và giờ tùy chỉnh” sẽ xuất hiện. Từ đó, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mà bạn muốn. Đây là các tùy chọn để hiển thị ngày theo cách khác nhau, chẳng hạn như bao gồm ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.
Như bạn có thể thấy trong thanh công cụ công thức, một định dạng ngày tùy chỉnh không thay đổi thực sự giá trị trong ô, nó chỉ thay đổi cách hiển thị của ô.
Mẹo định dạng số
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất với định dạng số:
-
Áp dụng định dạng số cho một cột: Nếu bạn dự định sử dụng một cột cho một loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như ngày tháng hoặc phần trăm, có thể dễ dàng hơn để chọn cả cột bằng cách nhấp vào chữ cái của cột và áp dụng định dạng số mong muốn. Do đó, tất cả dữ liệu bạn thêm vào cột này trong tương lai sẽ đã có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.
-
Kiểm tra giá trị sau khi áp dụng định dạng số: Nếu bạn áp dụng định dạng số cho các dữ liệu hiện có, bạn có thể nhận được kết quả không mong muốn. Ví dụ, áp dụng định dạng phần trăm cho một ô với giá trị là 5 sẽ cho ra 500%, không phải là 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại giá trị đúng trong từng ô.
-
Nếu bạn tham chiếu đến một ô có định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng một định dạng số cho ô mới. Ví dụ, nếu bạn sử dụng một giá trị có định dạng tiền tệ trong một công thức, giá trị tính toán sẽ cũng sử dụng định dạng tiền tệ.
-
Nếu bạn muốn dữ liệu của bạn hiển thị đúng như bạn nhập vào, bạn cần sử dụng định dạng văn bản thuần. Định dạng này đặc biệt hữu ích đối với các số mà bạn không muốn thực hiện tính toán, chẳng hạn như số điện thoại, mã bưu chính hoặc các số bắt đầu bằng 0, như “02415”. Để đạt được kết quả tốt nhất, bạn nên áp dụng định dạng văn bản trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.
Tăng giảm số thập phân
Các lệnh Tăng số thập phân và Giảm số thập phân cho phép bạn kiểm soát số lượng chữ số thập phân hiển thị trong một ô. Những lệnh này không thay đổi giá trị của ô, mà chỉ hiển thị giá trị với số lượng chữ số thập phân xác định.
Giảm số lượng chữ số thập phân sẽ hiển thị giá trị làm tròn đến số lượng chữ số thập phân đó, nhưng giá trị thực tế trong ô sẽ vẫn được hiển thị trong thanh công cụ công thức.
Các lệnh Tăng/Giảm số thập phân không hoạt động với một số định dạng số, chẳng hạn như ngày tháng và phân số.
Bây giờ bạn đã hiểu tất cả các bí mật nhỏ về định dạng số trong Google Sheets, bạn có thể tạo ra các bảng tính chuyên nghiệp và hấp dẫn. Để biết thêm mẹo và thủ thuật về Google Sheets và các chủ đề khác thú vị, hãy truy cập Crawlan.com để khám phá tất cả những gì bạn cần biết!
Đừng quên chia sẻ những bí mật này với bạn bè thân thiết của bạn để họ cũng trở thành chuyên gia về Google Sheets!
