Bảng Pivot, còn được gọi là Pivot Table, là một trong những công cụ tuyệt vời nhất để thống kê dữ liệu trong Google Sheets – ứng dụng bảng tính mạnh mẽ mà bạn sử dụng trực tiếp trên trình duyệt web của mình. Pivot Table cho phép bạn trình bày dữ liệu trong một tập hợp các ô tính toán với cách thức dễ hiểu và thú vị hơn.
Tại sao nên sử dụng Pivot Table?
Cách tốt nhất để giải thích Pivot Table là thông qua ví dụ. Dưới đây là một bảng tính chứa dữ liệu nguyên thuỷ chưa được sắp xếp. Lưu ý hai cột liệt kê tên sản phẩm và số lượng của mỗi sản phẩm đã bán. Doanh số cho các sản phẩm cùng tên đã được nhập nhiều lần, vì vậy không thể nhanh chóng nhìn thấy tổng doanh số cho mỗi loại sản phẩm.
Đây là một Pivot Table được tạo từ bảng tính này. Nó được thiết kế để tóm tắt tổng số lượng của mỗi loại sản phẩm đã bán. Bảng Pivot tổng hợp tất cả dữ liệu từ cột “TÊN SẢN PHẨM” và cột “SỐ LƯỢNG BÁN”, xếp chúng một cách trật tự để nhìn rõ số lượng của mỗi sản phẩm đã bán – những dữ liệu khó nhìn thấy trong bảng tính gốc.
Trong ví dụ thứ hai về Pivot Table, chúng tôi thấy giá trị trung bình của tổng số sản phẩm bán được ghi vào từng người bán. Một lần nữa, Pivot Table trích xuất thông tin không thể nhanh chóng có được từ bảng tính gốc.
Chuẩn bị bảng tính của bạn cho Pivot Table
Để tạo Pivot Table hữu ích trong Google Sheets, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị bảng tính của mình một cách thích hợp. Bảng tính nên có các yếu tố định dạng lý tưởng sau:
- Nó chứa dữ liệu nguyên thuỷ, tức là không chứa biểu đồ, đồ họa, bảng hay các yếu tố khác.
- Không có các cột hoặc dòng trống giữa các cột hoặc dòng chứa dữ liệu trong ô.
- Các cột hoặc dòng mà bạn chọn để trích xuất dữ liệu từ Pivot Table có tiêu đề rõ ràng. Mặc dù bạn có thể chọn bằng tay các cột hoặc dòng cụ thể, tốt hơn hết là cho phép Pivot Table trích xuất tất cả dữ liệu từ các ô xuất hiện trong một bảng tính. Tiêu đề rõ ràng giúp làm cho việc này dễ dàng hơn.
Nói chung, bảng tính của bạn càng đơn giản và trực tiếp thì càng tốt.
Để chuẩn bị bảng tính của bạn để dễ dàng tạo ra Pivot Table, bạn có thể bắt đầu bằng cách sao chép tệp của bảng tính hoặc nhân bản tờ chứa dữ liệu ô bạn muốn xử lý thành Pivot Table.
Để sao chép bảng tính của bạn:
– Mở bảng tính trong Google Sheets.
– Trên cùng bên trái, chọn Tệp> Tạo một bản sao.
– Trong bảng điều khiển hiện ra, nhập tên mới cho bản sao và nhấp vào Tạo bản sao.
– Một tab trình duyệt mới sẽ mở ra với bản sao mới của bảng tính của bạn.
Để nhân bản một tờ trong bảng tính của bạn:
– Mở bảng tính trong Google Sheets.
– Ở cuối bảng tính của bạn, nhấp vào mũi tên xuống trên tab tờ bạn muốn nhân bản.
– Trong menu xuất hiện, chọn Nhân bản.
– Một bản sao của tờ này sẽ được thêm vào bảng tính của bạn, bên phải tờ gốc.
Để đặt tên độc đáo cho bản sao mới của tờ, nhấp vào mũi tên xuống trên tab của nó. Trong menu xuất hiện, chọn Đổi tên và nhập tên mới.
Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa bản sao của bảng tính hoặc tờ mà không làm thay đổi bản gốc. Xóa bỏ tất cả các biểu đồ, đồ họa, bảng và các yếu tố khác. Xóa các cột và dòng trống. Và kiểm tra và cập nhật các tiêu đề cột và dòng.
Sử dụng công cụ Khám phá để tạo Pivot Table
Khi bảng tính của bạn được mở trong Google Sheets, biểu tượng Khám phá ở góc dưới cùng bên phải có thể hiển thị màu xanh lá cây. Điều này có nghĩa là Google Explorer đã đề xuất một Pivot Table cho bạn. Bằng cách nhấp vào biểu tượng này, thanh bên của Explorer sẽ mở ra ở phía bên phải.
Di chuyển xuống phần BẢNG PIVOT của thanh bên để xem một hình ảnh thu nhỏ của Pivot Table được tạo bởi Google Sheets. Bằng cách nhấp vào NỮA (nếu từ này xuất hiện, có thể không có), bạn sẽ thấy các Pivot Table khác được tạo bởi Google Sheets.
Di chuột qua hình ảnh thu nhỏ của một Pivot Table. Hai biểu tượng sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của hình ảnh:
- Biểu tượng lưới: Điều này sẽ đặt Pivot Table đề xuất vào bảng tính của bạn. Bạn có thể chọn đặt Pivot Table trên tờ đang xem hoặc trên một tờ mới.
- Biểu tượng kính lúp: Điều này sẽ mở hình ảnh thu nhỏ của Pivot Table trên bảng tính của bạn. Điều này cho bạn một cái nhìn trước tốt hơn về Pivot Table được đề xuất.
Tạo Pivot Table từ đầu
Nếu bạn không thấy một Pivot Table bạn muốn tạo trong thanh bên Explorer, tạo bảng của riêng bạn rất dễ dàng. Bạn có thể chọn cột hoặc dòng trong bảng tính mà bạn muốn Pivot Table trích xuất dữ liệu (bao gồm tiêu đề của chúng) hoặc thử bỏ qua bước này, đặc biệt nếu bạn đã thay đổi định dạng của bảng tính thành định dạng được đề xuất đã mô tả trước đó.
Sau đó, trong thanh menu phía trên bảng tính của bạn, chọn Chèn> Bảng Pivot. Một bảng “Tạo bảng Pivot” sẽ xuất hiện. Nếu bạn đã chọn một số ô trong bảng để trích xuất dữ liệu, lựa chọn này sẽ xuất hiện trong ô “Dải dữ liệu”. Nếu bạn không chọn bất kỳ dữ liệu nào, ô này sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.
Đúng như đã đề cập ở trên, tốt nhất là chèn Pivot Table của bạn vào một tờ mới, vì vậy hãy để “Tờ mới” được chọn và nhấp vào Tạo.
Bạn sẽ được chuyển đến một tờ mới với thanh bên “Trình biên tập Pivot Table” mở ra ở phía bên phải. Trình biên tập có hai cột. Cột bên phải chứa một ô tìm kiếm ở phía trên. Dưới đó, nó liệt kê các tiêu đề của các cột hoặc dòng từ đó bạn đã chọn Pivot Table để trích xuất dữ liệu từ các ô – hoặc, nếu bạn không chọn bất kỳ cột hoặc dòng nào, nó liệt kê toàn bộ tiêu đề của bảng tính. Cột tìm kiếm này hữu ích để tìm một tiêu đề cụ thể trong bảng tính của bạn mà bạn muốn bao gồm vào Pivot Table của mình, đặc biệt nếu bảng tính của bạn cực kỳ lớn.
Trong cột bên trái của trình biên tập Pivot Table, bạn có thể thấy một số gợi ý về Pivot Table mà Google Sheets đã phân tích từ dữ liệu của bạn. Đó có thể là cùng những lời gợi ý đã xuất hiện trong thanh bên Explorer trước đây. Trong ví dụ của chúng tôi về doanh số, Sheets đề xuất “Trung bình GIÁ CẢ cho mỗi NGƯỜI BÁN”, “Tổng SỐ LƯỢNG BÁN cho mỗi TÊN SẢN PHẨM” và “Trung bình DOANH SỐ TỔNG cả NGƯỜI BÁN”. Nhấp vào một trong số chúng để xem toàn bộ Pivot Table
Dưới đó, bạn sẽ thấy bốn loại mục bạn có thể thêm vào Pivot Table bằng tay:
Rangs và Cột
Khi nhấp vào nút Thêm bên cạnh các mục “Rangs” hoặc “Cột”, một menu sẽ mở ra với các tiêu đề của các cột và dòng trong dải dữ liệu cho Pivot Table này. Dữ liệu trong các ô dưới tiêu đề mà bạn chọn sẽ được thêm vào Pivot Table của bạn như các rang và cột.
Một cách khá rắc rối, nếu bạn thêm một mục “Rangs”, một cột sẽ được tạo cho tiêu đề bạn chọn và dữ liệu ô sẽ xuất hiện dưới dạng các dòng bên dưới. Nếu bạn thêm một mục “Cột”, một dòng sẽ được tạo cho tiêu đề bạn chọn và dữ liệu ô sẽ xuất hiện dưới dạng các cột bên phải nó.
Các mục “Rangs” và “Cột” không thực hiện các phép tính khi chúng được thêm vào Pivot Table, nhưng chúng loại bỏ các giá trị trùng nhau.
Trong ví dụ của chúng tôi về doanh số, nhấp vào “Rangs”, nhấp vào Thêm bên cạnh nó và chọn TÊN SẢN PHẨM trong menu. Một cột “TÊN SẢN PHẨM” với tên các sản phẩm sẽ xuất hiện dưới dạng các hàng phía dưới. Chỉ có một hàng cho mỗi tên sản phẩm.
Bạn cũng sẽ thấy các hộp tham số cho các mục bạn đã thêm dưới “Rangs” hoặc “Cột” trong trình biên tập Pivot Table. Bạn có thể điều chỉnh các mục này một số cách:
- Sắp xếp: Bằng cách nhấp vào menu thả xuống này, bạn có thể chọn “Tăng dần” hoặc “Giảm dần”. Ví dụ: Nếu dữ liệu các ô dưới tiêu đề này là các số, thì giá trị của chúng sẽ được sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Nếu các ô chứa văn bản, chúng sẽ được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái (tăng dần) hoặc thứ tự bảng chữ cái ngược (giảm dần).
- Sắp xếp theo: Nếu có hai hoặc nhiều mục rang hoặc cột trong Pivot Table của bạn, bạn có thể chọn một mục để có trọng số cao nhất cho chức năng Sắp xếp và các mục rang hoặc cột khác sẽ theo sau. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chỉ có một cột, chúng tôi sẽ quay lại chức năng này sau.
- Hiển thị tổng: Nếu dữ liệu của các ô dưới tên này là các số và bạn đánh dấu vào ô này, một hàng hoặc cột sẽ được thêm vào Pivot Table liệt kê tổng của các số đó.
- Để xóa một mục rang hoặc cột, hãy nhấp vào biểu tượng X ở góc trên bên phải của hộp tham số của nó.
Giá trị
Để thực hiện các phép tính trên dữ liệu trong Pivot Table, bạn sẽ cần thêm mục “Giá trị”. Khi bạn nhấp vào nút Thêm bên cạnh phần “Giá trị”, một menu sẽ hiển thị với các tiêu đề cột và dòng trong dải dữ liệu cho Pivot Table này. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn chọn một tiêu đề cho một cột hoặc dòng chứa các giá trị số.
Khi bạn chọn một tiêu đề, một cột với tiêu đề này sẽ được thêm vào Pivot Table của bạn. Dữ liệu của các ô dưới tiêu đề này sẽ được tính toán bằng cách sử dụng một công thức bạn chọn.
Khi bạn thêm một cột giá trị vào Pivot Table, một hộp tham số cho nó sẽ xuất hiện trong phần “Giá trị” của trình biên tập Pivot Table, với các chức năng sau đây:
- Tóm tắt bởi: Bằng cách nhấp vào menu thả xuống này, một menu các kiểu tính toán sẽ mở ra. Những cái bạn có thể sử dụng nhất là TỔNG và TRUNG BÌNH. Nếu dữ liệu của các ô dưới tiêu đề bạn đã chọn là các số, thì TỔNG sẽ cộng các số này lại. TRUNG BÌNH sẽ tính trung bình của các số này.
- Hiển thị dưới dạng: Theo mặc định, Sheets hiển thị các tính toán trong một cột giá trị dưới dạng số. Menu thả xuống này cho phép bạn hiển thị các giá trị tính toán dưới dạng phần trăm – đại diện cho một phần trăm của hàng hoặc cột chứa số đó, hoặc một phần trăm của tổng chung.
- Để xóa cột giá trị, hãy nhấp vào biểu tượng X ở góc trên bên phải của hộp tham số của nó.
Bây giờ chúng ta đã có hai cột được hiển thị trong ví dụ về Pivot Table của chúng tôi, hãy tạm thời quay lại hộp tham số cho mục “Rangs” mà chúng tôi đã thêm. Các mục trong cột “TÊN SẢN PHẨM” được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần. Nhưng nếu chúng tôi đặt Giá trị tính theo “TỔNG SỐ LƯỢNG BÁN”, thì các con số dưới cột “TỔNG SỐ LƯỢNG BÁN” sẽ được liệt kê theo thứ tự tăng dần. Thứ tự các mục trong cột “TÊN SẢN PHẨM” sẽ được thay đổi để phù hợp chính xác với các con số doanh số tương ứng của chúng.
Quản lý Pivot Table của bạn
-
Sửa một Pivot Table: Mỗi khi bạn cần chỉnh sửa các tham số của một Pivot Table, bạn chỉ cần di chuột qua Pivot Table và nhấp vào nút Chỉnh sửa xuất hiện ngay dưới. Thanh bên trình biên tập Pivot Table sẽ mở ra ở phía bên phải. Để đóng thanh bên, hãy nhấp vào biểu tượng X ở góc trên bên phải của nó.
-
Giữ các Pivot Table trên các tờ riêng biệt: Đừng quên rằng thông thường nên đặt mỗi Pivot Table trên một tờ riêng để giảm sự rối rắm. Điều này cũng có thể giúp làm cho bảng tính của bạn linh hoạt hơn: bạn có thể tạo nhiều Pivot Table – mỗi Pivot Table đặt trên một tờ riêng biệt tổng hợp dữ liệu nguyên thuỷ từ tờ chính của bạn một cách khác nhau. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi giữa các Pivot Table bằng cách nhấp vào các tab tương ứng của chúng.
Hãy đọc tiếp: [Google Sheets power tips: How to use drop-down lists](https://crawlan.com)
Article nguồn tại đây bởi Crawlan.com
