Bảng tính trên Google Sheets có một công cụ tuyệt vời để trình bày dữ liệu một cách sắp xếp và dễ hiểu. Chúng rất thuận tiện cho việc tạo báo cáo, phân tích dữ liệu và trình bày thông tin trong các cuộc họp. Tuy nhiên, mặc dù bảng tính trên Google Sheets được thiết kế để tự động làm mới dữ liệu, nhưng đôi khi có những trường hợp mà điều này không xảy ra.
Thường thì bạn không cần phải làm mới bảng tính trên Google Sheets thủ công, vì công cụ này sẽ tự động làm điều đó cho bạn. Nhưng nếu bạn muốn làm mới bảng tính trên Google Sheets thủ công, cách nhanh nhất là chỉ cần nhấp vào nút làm mới trên trình duyệt và chờ bảng tính được tải lại. Điều này sẽ không chỉ làm mới bảng tính, mà còn làm mới cả bảng tính của bạn.
Tuy nhiên, có một số tình huống mà việc làm mới không đơn giản là nhấp vào nút làm mới. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây tùy thuộc vào tình huống bạn đang gặp phải, và bảng tính trên Google Sheets của bạn sẽ hiển thị các dữ liệu chính xác một cách nhanh chóng.
Những gì làm cho bảng tính trên Google Sheets không làm mới?
Trong điều kiện bình thường, sau khi bạn đã tạo một bảng tính trên Google Sheets, nó sẽ tự động làm mới để hiển thị các dữ liệu đã cập nhật. Tuy nhiên, có một số tình huống mà bảng tính của bạn không làm mới dù có sự thay đổi trong dữ liệu nó trích xuất. Các tình huống này bao gồm:
- Các bộ lọc trong bảng tính có thể làm cho nó không làm mới đúng cách.
- Dữ liệu nguồn mà bảng tính trích xuất dữ liệu từ có thể cần phải tính toán lại do các hàm cụ thể.
- Có thể có dữ liệu mới được thêm vào vượt quá phạm vi của bảng tính.
Cách làm mới bảng tính trên Google Sheets
Như đã đề cập trước đó, Google Sheets sẽ tự động làm mới bảng tính để giảm công việc cho người dùng. Nhưng nếu bạn muốn làm mới bảng tính theo cách thủ công vì một lý do nào đó, quy trình rất đơn giản. Để làm mới bảng tính trên Google Sheets, bạn chỉ cần mở một tab trên trình duyệt với bảng tính chứa bảng tính của bạn và nhấp vào nút làm mới như được mô tả dưới đây:
- Đầu tiên, hãy mở một tab trình duyệt web hiển thị bảng tính Google chứa bảng tính của bạn.
- Tiếp theo, thực hiện tất cả các thay đổi vào tập dữ liệu hoặc bảng tính của bạn, chẳng hạn như thêm bộ lọc.
- Nhấp vào nút “Làm mới” gần phần trên cùng của cửa sổ trình duyệt và chờ tab tải lại. Bảng tính trên Google Sheets của bạn sẽ được làm mới với tất cả các nội dung trong bảng tính.
Bạn cũng có thể sử dụng phím F5, đó là phím tắt để làm mới tab trình duyệt web của bạn.
Mặc dù cách nhanh nhất để làm mới bảng tính trên Google Sheets là chỉ cần nhấp vào nút làm mới, nhưng các tình huống được đề cập ở phần trước đòi hỏi các phương pháp khác nhau để làm mới bảng tính trên Google Sheets của bạn. Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết để bảng tính trên Google Sheets của bạn hiển thị đúng dữ liệu.
Tình huống 1: Bảng tính không làm mới các dòng dữ liệu mới
Khi sử dụng bảng tính trên Google Sheets, một trong những vấn đề phổ biến mà người dùng gặp phải là khi dữ liệu của các dòng mới không xuất hiện trong bảng. Khi bạn tạo một bảng tính trên Google Sheets, bạn cần chỉ định phạm vi dữ liệu mà bảng sẽ trích xuất dữ liệu từ đó.
Nếu dữ liệu của các dòng mới không xuất hiện trong bảng tính, có khả năng rằng những dòng này không được bao gồm trong phạm vi của bảng. Để khắc phục điều này, bạn chỉ cần chỉnh sửa phạm vi dữ liệu mà bảng tính trích xuất dữ liệu và bao gồm các dòng mới mà bạn muốn hiển thị trong bảng.
Hơn nữa, để tránh tình huống này trong tương lai, bạn có thể bao gồm một số dòng trống trong phạm vi của bảng tính nếu bạn dự định thêm dữ liệu vào trong tương lai. Giả sử dữ liệu của bạn hiện chỉ sử dụng bốn dòng, nhưng bạn biết rằng sẽ có thêm dữ liệu trong tương lai. Bạn chỉ cần chọn một số dòng trống bổ sung, có thể là mười, hai mươi hoặc thậm chí một trăm dòng trống bổ sung, khi bạn quyết định phạm vi dữ liệu của bảng tính.
Như vậy, ngay cả khi có dữ liệu mới được thêm vào tập dữ liệu của bạn, chúng sẽ được làm mới trong bảng tự động mà không cần thêm dòng thủ công mỗi khi bạn muốn thêm thông tin mới.
Nhược điểm duy nhất của giải pháp này là các dòng trống cũng sẽ xuất hiện trong bảng tính của bạn, điều này có thể làm cho nó không đẹp mắt. May mắn thay, điều này có thể được giải quyết một cách dễ dàng bằng cách áp dụng bộ lọc trong bảng để ẩn các dòng trống và chỉ hiển thị những dòng chứa giá trị.
Tình huống 2: Bộ lọc ngăn cản bảng tính trên Google Sheets làm mới đúng cách
Khi sử dụng bảng tính trên Google Sheets với bộ lọc, đôi khi dữ liệu được hiển thị trong bảng không làm mới khi thông tin trong tập dữ liệu của bạn thay đổi. Đây là một trong những khuyết điểm hiển nhiên của công cụ bảng tính trên Google Sheets mà không thể tránh được. Cách duy nhất để khắc phục trong tình huống như vậy là xóa bỏ bộ lọc trước, sau đó sửa đổi dữ liệu trong tập dữ liệu trước khi khôi phục lại bộ lọc.
Dưới đây là các bước để thực hiện điều này:
- Trước tiên, di chuột qua bảng tính và nhấp vào nút “Sửa” để mở bảng điều chỉnh bên phải cửa sổ.
- Điều hướng đến phần “Bộ lọc” của bảng điều chỉnh và nhấp vào nút “x” ở góc trên bên phải của mỗi bộ lọc đã được thêm. Lưu ý rằng điều này sẽ xóa các bộ lọc này, vì vậy bạn nên ghi lại các bộ lọc trước khi tiếp tục để không gặp khó khăn khi khôi phục lại các bộ lọc đã được thêm ban đầu.
- Sau khi đã làm điều này, quay lại tập dữ liệu và thực hiện tất cả các thay đổi theo ý muốn.
- Sau khi đã thay đổi tập dữ liệu, quay trở lại bảng điều chỉnh và nhấp vào nút “Thêm” dưới phần “Bộ lọc” để tạo lại tất cả các bộ lọc đã bị xóa ở bước 2.
Tình huống 3: Một số công thức trong tập dữ liệu ngăn cản bảng tính trên Google Sheets làm mới
Nếu tập dữ liệu của bạn chứa các công thức với các chức năng cần được làm mới theo mặc định, điều này chắc chắn sẽ gây ra vấn đề cho bảng tính của bạn. Những chức năng này bao gồm RAND, tạo số ngẫu nhiên trong khoảng xác định, và TODAY, chèn giá trị ngày hiện tại vào một ô.
Bởi vì giá trị của loại chức năng này thay đổi tự nhiên trong tập dữ liệu của bạn, bảng tính không thể phản ánh các thay đổi này. Tin tức không tốt ở đây là hiện tại chưa có giải pháp để phản ánh chính xác loại chức năng này trong bảng tính. Tùy chọn tốt nhất của bạn trong các tình huống như vậy là tránh các chức năng này và tìm các phương pháp thay thế để đạt được các kết quả mong muốn.
Kết luận
Bây giờ bạn đã biết cách làm mới bảng tính trên Google Sheets. Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này đã hữu ích cho bạn! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy để lại một bình luận dưới đây.
