Dữ liệu của bạn đang nằm trong Google Sheets mà bạn không cần phải làm công việc thủ công. Rất tuyệt! Nhưng bây giờ, khi chúng có ở đó, bạn dự định làm gì với chúng? Nếu bạn đang bị bế tắc khi nhìn vào một tường văn bản hoặc con số, có một số thủ thuật nhanh mà bạn có thể áp dụng để biến dữ liệu xuất ra của bạn thành một báo cáo vững chắc. Đó là lúc các mẹo trong Google Sheets này ra đời.
Trong các mẹo này, chúng ta sẽ làm việc với một bảng tính chứa dữ liệu được xuất ra từ một bảng Trello sử dụng Unito. Bạn muốn biết cách thao tác? Hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi tại đây.
Bây giờ, hãy xem thử bạn có thể thao tác với dữ liệu trong báo cáo của mình như một chuyên gia.
Mẹo Google Sheets số 1: Sử dụng màu sắc và định dạng có điều kiện
Một trong những cách nhanh nhất để biến dữ liệu xuất ra thành một báo cáo có thể sử dụng là sử dụng màu sắc để mã hóa dữ liệu của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách thêm màu sắc bằng tay hoặc sử dụng định dạng có điều kiện để tự động làm điều đó. Đây là cách để làm điều đó.
Thêm màu vào bảng tính của bạn
Bằng việc mã hóa các ô của bạn theo màu, bạn có thể nhanh chóng thêm một lớp thông tin bổ sung vào dữ liệu của bạn và chỉ mất vài cú nhấp chuột. Đầu tiên, hãy chọn các ô mà bạn muốn thêm màu vào.
Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng cái xô trong thanh công cụ và chọn màu sắc mà bạn muốn sử dụng.
Với sự xuất hiện của màu sắc phù hợp, bạn có thể tạo ra một công cụ quản lý dự án ngay trên bảng tính của mình.
Sử dụng định dạng có điều kiện
Bây giờ bạn đã biết cách thêm màu vào bảng tính của mình, bạn có biết rằng bạn cũng có thể định dạng tự động các cột dữ liệu? Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để thay đổi màu sắc của các ô khi một giá trị cụ thể xuất hiện hoặc bị thiếu. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với một báo cáo xuất ra từ Trello và bạn muốn làm nổi bật tất cả các thẻ Trello mà không có thành viên nào được gán.
Trước tiên, bạn muốn chọn cột mà bạn muốn định dạng.
Tiếp theo, bạn muốn nhấp vào mũi tên nhỏ trong tiêu đề cột.
Sau đó, nhấp vào Định dạng có điều kiện.
Từ đó, tất cả những gì bạn cần làm là chọn mục trong danh sách thả xuống Định dạng ô nếu, với các tùy chọn bao gồm các ô trống, các ô chứa một văn bản cụ thể, các ngày sau một ngày cụ thể và nhiều hơn nữa. Sau khi chọn mục này, bạn có thể sử dụng Kiểu định dạng để thay đổi màu sắc của ô, làm đậm chữ, in nghiêng và nhiều hơn nữa.
Với định dạng thích hợp, bạn có thể làm cho báo cáo của mình trở nên hấp dẫn hơn. Dưới đây là một số cách sử dụng nó trong bảng tính của bạn:
- Làm nổi bật các công việc trễ hạn hoặc sắp đến để nhanh chóng nhận biết các rủi ro trong dự án. Xem hướng dẫn này trên How-To Geek để biết cách thực hiện điều này.
- Trong các bảng tính chứa số liệu như giờ làm việc hoặc chi phí, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các số lớn hơn hoặc nhỏ hơn một ngưỡng nhất định.
- Bạn có thể tái tạo trạng thái công việc bạn thấy trong các công cụ như Trello hoặc Asana bằng cách định dạng màu sắc.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về định dạng có điều kiện? Hãy xem ở đây.
Mẹo Google Sheets số 2: Tạo biểu đồ cơ bản và sparklines
Dữ liệu trong bảng tính của bạn là tuyệt vời, nhưng bạn cũng cần một cách để biểu diễn chúng cho người khác. Đó là lúc các biểu đồ và sparklines ra đời. Chúng rất dễ thêm và có thể hoàn toàn biến đổi dữ liệu của bạn.
Tạo biểu đồ
Google Sheets có sẵn biểu đồ mà bạn có thể thêm vào báo cáo của mình chỉ trong vài cú nhấp chuột. Để bắt đầu, chỉ cần chọn các ô bạn muốn bao gồm trong biểu đồ và nhấp vào nút Biểu đồ trong thanh công cụ của bạn.
Sử dụng trình chỉnh sửa biểu đồ để điều chỉnh cần thiết.
Và đó là tất cả những gì bạn cần làm để thêm một biểu đồ vào Google Sheets.
Bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, phông chữ và các yếu tố hình ảnh khác của biểu đồ của mình để đáp ứng nhu cầu của bạn, cho dù là làm cho nó hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh hoặc làm nổi bật dữ liệu quan trọng. Để làm điều này, chỉ cần nhấp vào biểu đồ và điều chỉnh trong tab Tùy chỉnh.
Dữ liệu mà bạn xuất từ công cụ quản lý dự án của bạn được dựa trên văn bản, điều này có thể hơi hạn chế với biểu đồ mặc định của Google Sheets. Nhưng bạn vẫn có thể sử dụng các biểu đồ tròn và cột đơn giản để làm nổi bật xu hướng cho các dòng dữ liệu độc nhất. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu đồ tròn với dữ liệu từ cột Gán cho để xem có bao nhiêu công việc được gán cho mỗi người.
Bạn muốn xem một mẫu báo cáo dự án trong Google Sheets như thế nào? Xem nó ở đây.
Tạo sparklines
Sparklines là một cách tuyệt vời để biểu thị xu hướng và mô hình dữ liệu mà không chiếm một phần lớn trong bảng tính của bạn. Chúng phù hợp để làm nổi bật dữ liệu dựa trên con số và thu thập các xu hướng ở mức cao. Chúng dễ chia sẻ, làm cho dữ liệu của bạn dễ đọc hơn và giúp bạn truyền đạt thông tin quan trọng một cách nhanh chóng.
Thêm sparkline vào bảng tính của bạn cực kỳ đơn giản. Chỉ cần chọn ô mà bạn muốn có sparkline và gõ (hoặc sao chép-dán) điều này:
=SPARKLINE([Ô đầu tiên]:[Ô thứ hai])Sau đó, hãy thay thế [Ô đầu tiên] bằng dữ liệu mà bạn muốn sparkline bắt đầu và thay thế [Ô thứ hai] bằng dữ liệu mà sparkline của bạn sẽ kết thúc. Bạn sẽ nhận được một kết quả như sau:
Mẹo Google Sheets số 3: Sử dụng bộ lọc để tập trung vào dữ liệu cụ thể
Bạn đã từng xem một báo cáo và nhận ra rằng có quá nhiều dữ liệu đến nỗi nó hầu như không hữu ích? Hoặc có thể bạn là người xây dựng các báo cáo và bạn có cảm giác rằng đồng nghiệp của bạn không sử dụng chúng càng nhiều càng tốt? Đó là lúc bộ lọc ra đời.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc để giới hạn số lượng dữ liệu hiển thị trong báo cáo của bạn, từ đó bạn có thể làm nổi bật thông tin hữu ích mà không áp đảo người đọc.
Để thêm một bộ lọc vào bảng tính của bạn, chỉ cần sử dụng công thức này:
=FILTER(range, condition 1)Bạn cũng có thể thêm các điều kiện khác vào bộ lọc của mình, bằng cách phân tách chúng bằng dấu phẩy:
=FILTER(range, condition 1, condition 2, condition 3)Phần range là nơi bạn chỉ định dữ liệu mà bạn muốn lọc (ví dụ: A2:B15). Conditions là các tiêu chí mà bạn đặt để dữ liệu của bạn xuất hiện (ví dụ: A2:A26 > 5). Bạn có thể tìm hiểu thêm về việc sử dụng bộ lọc trong tài liệu trợ giúp của Google.
Mẹo Google Sheets số 4: Sử dụng bảng tổng hợp động để tóm tắt và phân tích dữ liệu
Bảng tổng hợp động là một công cụ tuyệt vời để trích xuất dữ liệu từ báo cáo của bạn, tóm tắt và tạo ra các cách nhìn cụ thể và liên quan. Nó có thể nhóm dữ liệu theo các cột cụ thể, tính tổng và trung bình, tạo biểu đồ. Một số bảng chỉ cần vài dòng, trong khi một số khác lớn ngang với bảng tính gốc. Đây là một video hướng dẫn tuyệt vời để tạo bảng tổng hợp động.
Trong tóm tắt, đây là cách bạn có thể tạo một bảng tổng hợp động:
- Chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng.
- Nhấp vào Bảng tổng hợp động trong menu Dữ liệu.
- Trong bảng điều khiển bên, chọn các cột mà bạn muốn sử dụng để nhóm dữ liệu của mình. Bạn có thể thêm cột vào phần Dòng và Cột để nhóm dữ liệu theo cách khác nhau.
- Trong phần Giá trị của bảng điều khiển, chọn các cột mà bạn muốn tính tổng và trung bình. Bạn cũng có thể hiển thị số lượng mục cho mỗi cột.
- Tùy chỉnh bảng của bạn theo nhu cầu của bạn.
Mẹo Google Sheets số 5: Sử dụng các công cụ xác nhận dữ liệu để tránh lỗi
Các quy tắc xác nhận dữ liệu giúp bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào bảng tính của mình để quản lý lỗi nhập liệu và định dạng. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể cấu hình cột chỉ chấp nhận các định dạng ngày giờ hợp lệ, một loại nội dung cụ thể hoặc thậm chí các tùy chọn danh sách thả xuống. Đây là cách để cấu hình quy tắc xác nhận dữ liệu trong Google Sheets:
- Chọn các ô mà bạn muốn thêm quy tắc của mình.
- Chuột phải và nhấp vào Hiển thị thêm hành động trên các ô, theo sau là Xác nhận dữ liệu.
- Nhấp vào + Thêm quy tắc.
- Chọn các tiêu chí mà bạn muốn đặt, chẳng hạn như ngày cụ thể, hộp kiểm, danh sách thả xuống, vv.
- Điền các trường bắt buộc.
Đó là tất cả!
Mẹo Google Sheets số 6: Tận dụng các phím tắt
Bạn sẽ tìm thấy các phím tắt tương tự trong Google Sheets như các công cụ khác như Ctrl + C để sao chép, Ctrl + V để dán, Ctrl + Z để hoàn tác lỗi, vv. Nhưng cũng có những phím tắt đặc biệt cho Google Sheets sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn đáng kể. Dưới đây là một số trong số đó.
- Ctrl + R : Điền sang phải
- Ctrl + D : Điền xuống dưới
- Ctrl + Space : Chọn cột
- Ctrl + ; : Chèn ngày hiện tại
- Ctrl + Shift + ; : Chèn giờ hiện tại
- Ctrl + Shift + H : Tìm kiếm và thay thế
- Alt + Mũi tên lên : Chuyển đến trang trước
- Ctrl + F11 : Thêm một trang mới
- Ctrl + Alt + 9 : Ẩn dòng
- Ctrl + Alt + M : Thêm bình luận
Mẹo Google Sheets số 7: Xuất báo cáo của bạn lên web
Bạn đã biết rằng bạn có thể sử dụng chức năng Xuất báo cáo lên web của Google Sheets để chia sẻ báo cáo mà không cần ai phải sử dụng Google Sheets? Đúng vậy, bạn có thể chia sẻ nội dung của bảng tính của mình với bất kỳ ai, kể cả những người không có tài khoản Google. Bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ bảng tính hoặc chỉ một phần dữ liệu của bạn. Bạn có thể xuất bảng tính của mình dưới dạng trang web, PDF, CSV hoặc thậm chí là bảng tính Excel.
Dưới đây là cách để làm điều này.
Chỉ cần vào menu Tệp, nhấp vào Chia sẻ, sau đó chọn Xuất báo cáo lên web.
Điều này giúp bạn làm cho báo cáo của bạn trở nên dễ nhìn hơn, đồng thời ngăn người khác truy cập vào nó và làm hỏng bảng tính của bạn.
Mẹo Google Sheets số 8: Sử dụng tích hợp để nhập dữ liệu và tiết kiệm thời gian
Google Sheets thường là điểm dừng giữa các công cụ vì hầu hết những người trong nhóm của bạn biết cách sử dụng nó. Nhưng nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến nhiều lỗi và sao chép-dán dữ liệu có thể mất nhiều giờ làm việc mà có thể sử dụng cho các nhiệm vụ khác.
Vậy làm sao bây giờ?
Hãy sử dụng một nền tảng như Unito.
Unito cung cấp các tích hợp hai chiều phức tạp nhất cho một số công cụ phổ biến nhất trên thị trường, bao gồm Google Sheets, Excel, Asana, Jira, Trello, Airtable và nhiều công cụ khác.
Nhận nhiều hơn từ Google Sheets của bạn
Bằng cách xuất dữ liệu từ Trello vào Google Sheets với Unito, bạn đã vượt xa những người vẫn phải nhập dữ liệu của mình. Nhưng với những mẹo này, bạn có thể biến báo cáo tự động của mình thành một nguồn tài liệu thực sự và giúp cả nhóm tiến bộ cùng nhau.
