Bạn muốn làm rõ mục tiêu, tiến độ và kết quả của dự án của bạn? Nếu vậy, các mẫu kế hoạch Google Sheets sau đây chính là những gì bạn cần.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cận cảnh một số mẫu kế hoạch hàng đầu có sẵn trên Google Sheets và cách bạn có thể sử dụng chúng để tinh giản quy trình quản lý dự án của mình. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về các yếu tố cần thiết của một mẫu tốt và cách tạo một từ đầu.
Đặc điểm của một kế hoạch tốt trên Google Sheets
Mỗi mẫu kế hoạch có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của từng cá nhân. Tuy nhiên, đây là một số danh mục chung bạn có thể tìm kiếm trong một mẫu trực tuyến:
- Tiêu đề kế hoạch
- Các bước quan trọng
- Các ngày quan trọng
- Trạng thái tiến trình
- Mức ưu tiên
- Người chịu trách nhiệm
- Ghi chú
Một số người cho rằng không nên bao gồm các ngày trong một kế hoạch. Thật vậy, có nhiều thay đổi có thể xảy ra trong quá trình dự án. Vì vậy, quan trọng là bạn quyết định liệu bạn cần một mẫu có mục ngày hay không, tùy thuộc vào sở thích của bạn.
5 mẫu kế hoạch tốt nhất trên Google Sheets
Dưới đây là một số mẫu kế hoạch Google Sheets hàng đầu có thể giúp bạn lập kế hoạch và quản lý dự án một cách hiệu quả.
1. Mẫu kế hoạch Kanban
Tiến sĩ Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp cũ tại Toyota, đã phát triển Kanban, một hệ thống quản lý dự án cho phép bạn chia nhỏ các nhiệm vụ của mình dựa trên tiến trình của chúng. Theo nguyên tắc của nó, đây là mẫu kế hoạch Kanban của chúng tôi.
Bên trong mẫu, bạn sẽ tìm thấy hai tab:
- Kanban: Đây là nơi các bước quan trọng của bạn được hiển thị theo danh mục. Chúng được phân chia thành “Đã lập kế hoạch”, “Đang tiến hành”, “Đang được xem xét” và “Hoàn thành”. Bạn không cần phải thay đổi bất kỳ điều gì trong tab này.
- Chi tiết: Đây là nơi bạn liệt kê các yếu tố cụ thể của kế hoạch của mình. Ngoài trường chính để nhập thông tin, bạn cũng có thể chọn hoặc nhập các giá trị trong các trường “Mức ưu tiên”, “Trạng thái” và “Chi tiết”.
2. Mẫu kế hoạch sản phẩm trên Google Sheets
Mẫu tiêu chuẩn của chúng tôi cho kế hoạch sản phẩm cho phép bạn trình bày các bước/phases, từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến việc cải tiến sau này của sản phẩm. Ở đây, bạn có thể phân loại các bước hay hoạt động của mình thành ba phần: “Sản phẩm”, “Bán hàng” và “Tiếp thị”.
Các phân loại này sau đó được phân thành các giai đoạn cụ thể: “Lập kế hoạch”, “Thực hiện” và “Phát triển”. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách sử dụng các phân loại này khi có bản sao của mẫu của chúng tôi.
3. Mẫu kế hoạch dạng danh sách cho dự án
Sử dụng mẫu này nếu mục tiêu cuối cùng của bạn là trình bày kế hoạch dự án của mình một cách dễ nhìn. Vì đây là một danh sách, người đọc của bạn sẽ phải đọc từ trên xuống. Vì vậy, bạn có thể sắp xếp các bước của mình dựa trên độ quan trọng của chúng: đặt những công việc quan trọng nhất ở đầu danh sách và những công việc khác ở cuối danh sách.
Mẫu của chúng tôi cũng bao gồm các phân loại “Mức ưu tiên”, “Người chịu trách nhiệm” và “Chi tiết”. Sử dụng các trường này để xác định những công việc cần hoàn thành trước và những người nào chịu trách nhiệm cho nó.
4. Kế hoạch Agile
Khái niệm chính của phương pháp Agile là chia nhỏ một kế hoạch lớn thành nhiều phần nhỏ hơn. Phương pháp này thường được sử dụng trong các nhóm phát triển phần mềm, đặc biệt là khi ra mắt các tính năng và cập nhật cho một sản phẩm.
Mẫu kế hoạch của chúng tôi đề xuất các “sprint” (như phương pháp Agile định nghĩa), mà bạn có thể coi là các giai đoạn được hoàn thành một cách tuần tự. Chúng tôi thiết kế nó dưới dạng một mẫu kế hoạch theo quý, mỗi quý bao gồm sáu sprint.
5. Kế hoạch Now-Next-Later
Nếu bạn chỉ muốn sắp xếp các công việc của mình theo thời gian hiện tại và muốn sử dụng kế hoạch dài hạn với phần “Sau này”, mẫu kế hoạch này rất lý tưởng. Nó cũng hoạt động tốt với phương pháp Agile.
Tại sao bạn nên sử dụng các mẫu của chúng tôi?
Ngoài tính tiện ích của chúng, dưới đây là một số lý do bổ sung vì sao bạn nên có một bản sao của các mẫu của chúng tôi:
- Tích hợp các phương pháp quản lý dự án tốt nhất: Khi thiết kế các mẫu, mục tiêu của chúng tôi là tuân thủ các phương pháp quản lý dự án tốt nhất. Bạn có thể thấy điều này trong kế hoạch Agile của chúng tôi và kế hoạch định dạng Kanban.
- Được trang bị các công thức và danh sách thả xuống: Chúng tôi đã sử dụng nhiều chức năng trong các bản sao trang tính để làm cho chúng được tổ chức và dễ sử dụng. Bạn cũng sẽ tìm thấy danh sách thả xuống chứa các giá trị thông thường như “Thấp”, “Trung bình” và “Cao” cho mức ưu tiên.
- Được đã định dạng sẵn để tổ chức tốt: Việc có các kế hoạch rời rạc và không được tổ chức sẽ làm cho chúng trở nên vô ích. Vì vậy, chúng tôi đã đảm bảo rằng các mẫu kế hoạch Google Sheets của chúng tôi chứa định dạng điều kiện và màu sắc đã được chọn trước.
Cách xây dựng một kế hoạch sản phẩm
Một loại mẫu phổ biến là mẫu kế hoạch sản phẩm trên Google Sheets, cung cấp cái nhìn tổng quan về sản phẩm, hướng đi phát triển và lịch trình chung của các giai đoạn từ khi ra mắt cho đến khi cải tiến. Dưới đây là cách bạn có thể xây dựng một:
1. Xác định khán giả của bạn
Bạn thường tạo các kế hoạch sản phẩm để trình bày cho khách hàng, các bên liên quan, các quản lý sản phẩm, v.v. Vì vậy, bạn cần điều chỉnh mẫu kế hoạch của mình để phù hợp với nhu cầu và sở thích cụ thể của mỗi nhóm.
Ví dụ, bạn có thể cần tạo ra một kế hoạch với một đếm ngược chi tiết về các hoạt động khi làm việc với một quản lý sản phẩm. Một ví dụ khác là một kế hoạch cho các chuyên gia tiếp thị, để họ có thể xem các tính năng của sản phẩm được phát hành vào thời điểm nào, đồng thời định hình lại chiến lược của họ theo đúng thời gian đó.
2. Xác định phạm vi của sản phẩm
Xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm bằng cách xác định mục tiêu cuối cùng, khách hàng mục tiêu và đề xuất giá trị của nó. Điều này sẽ giúp bạn xác định các tính năng cần bao gồm trong sản phẩm của mình.
3. Xác định lịch trình
Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc dự án của bạn. Không cần xác định chính xác các ngày trong kế hoạch của bạn. Hãy sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian.
Ví dụ, bạn có thể sắp xếp các giai đoạn của việc ra mắt các tính năng khác nhau của sản phẩm mới của bạn. Để cụ thể hơn, bạn có thể chỉ định các quý trong năm khi bạn sẽ ra mắt chúng.
4. Chọn một bố cục cho kế hoạch của bạn
Sau khi bạn đã xác định tất cả các yếu tố này, hãy chọn một bố cục cho kế hoạch của bạn. Cấu trúc “Bây giờ, Tiếp theo, Sau đó” có thể lý tưởng khi bạn dự định phát hành nhiều phiên bản của sản phẩm của mình. Ngược lại, một mẫu kế hoạch theo dạng danh sách sẽ phù hợp nếu bạn muốn trình bày các bước của mình một cách dễ đọc.
Cách tạo một mẫu kế hoạch
Chúng tôi đã đề cập đến các mẫu kế hoạch Google Sheets khác nhau ở trên. Nhưng nếu bạn không tìm thấy một mẫu phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, dưới đây là cách tạo một kế hoạch từ đầu:
Bước 1. Tạo một bảng tính mới
- Truy cập https://sheets.google.com/, sau đó tạo một bảng tính mới.
- Nhập tên tệp vào trường “Bảng tính chưa có tiêu đề”.
Bước 2. Chèn tiêu đề cột
- Trên dòng đầu tiên của mỗi cột, nhập các tiêu đề sau đây:
- Bước quan trọng
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Trạng thái
- Mức ưu tiên
- Chọn tiêu đề cột và nhấn “Ctrl” + “B” (hoặc “Command” + “B” trên Mac) để làm cho chúng đậm.
- Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng “B” trên thanh công cụ ở trên cùng.
Bước 3. Thêm ô kiểm và danh sách thả xuống
Ở đây, ý tưởng là cung cấp tiến trình hiện tại và mức độ khẩn cấp của các bước quan trọng của bạn. Chúng tôi đã đơn giản hóa các trạng thái thành các ô kiểm bạn có thể đánh dấu sau khi hoàn thành một bước. Đối với các mức độ ưu tiên, chúng tôi đã chỉ ra cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets dưới đây.
- Chọn các ô dưới cột “Trạng thái”.
- Nhấp vào “Chèn” > “Ô kiểm”.
- Chọn các ô dưới “Mức ưu tiên”.
- Đi đến “Dữ liệu” > “Xác nhận dữ liệu”.
- Nhấp vào “Thêm quy tắc” trong bảng điều khiển bên.
- Nhập các mục sau vào các trường được cung cấp dưới “Tiêu chí”:
- Thấp
- Trung bình
- Cao
- Nhấp vào “Hoàn thành”.
Bước 4. Tùy chỉnh mẫu của bạn
Bước cuối cùng là tùy chỉnh bảng tính mới của bạn với màu sắc và kiểu chữ mà bạn thích.
Tóm lại, các mẫu kế hoạch Google Sheets cung cấp sự trợ giúp đáng giá để biểu đạt sự tiến triển của dự án. Để bắt đầu, chỉ cần lấy một bản sao của một trong các mẫu kế hoạch đã được đề cập ở trên.
Bạn muốn truy cập các mẫu cao cấp hơn? Khám phá các mẫu bảng tính cao cấp của chúng tôi và sử dụng mã “SSP” để nhận ưu đãi giảm giá 50%.
Như vậy, bạn cũng có thể sử dụng Google Sheets cho các khía cạnh khác của công việc của bạn. Hãy xem khóa học “Google Forms and Sheets Masterclass” của chúng tôi để bắt đầu làm chủ nó ngay hôm nay!
Bài viết liên quan:
- Hướng dẫn tạo biểu đồ thời gian trên Google Sheets
- 5 mẫu quản lý dự án Google Sheets hữu ích [miễn phí]
- 9 mẫu Google Sheets tốt nhất để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn
- 9 mẫu báo cáo tiến độ dự án trên Google Sheets
