Google Sheets là một công cụ tuyệt vời để quản lý cơ sở dữ liệu. Từ việc theo dõi thông tin khách hàng mới đến việc giám sát các cơ hội kinh doanh, nó đã trở thành một nơi tập trung để thu thập thông tin quan trọng về doanh nghiệp.
Để đảm bảo việc chuyển dữ liệu này một cách đáng tin cậy vào Salesforce – một công cụ CRM, bạn nên xem xét việc kết nối Salesforce với Google Sheets để dễ dàng quản lý việc chuyển dữ liệu giữa hai nền tảng này.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập tích hợp Salesforce Google Sheets để tự động tạo một bản ghi trong Salesforce mỗi khi có một dòng mới được thêm vào Google Sheets. Tôi sẽ bắt đầu bằng cách giải thích cách làm điều này với Salesforce Data Loader và Google Cloud Connector. Sau đó, tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm nhanh hơn bằng cách tự động hóa với Zapier.
Cách sử dụng Salesforce Data Loader
Salesforce Data Loader là một công cụ được Salesforce chứng nhận, được thiết kế để quản lý các giao dịch dữ liệu lớn (chủ yếu là nhập và xuất bản bản ghi) bằng cách sử dụng các tệp CSV. Nó giúp thực hiện các hoạt động khác nhau như chèn, cập nhật, xóa hoặc xuất bản bản ghi trong Salesforce từ các công cụ khác.
Dưới đây là một vài hướng dẫn từng bước để cấu hình nó:
- Nhấp vào biểu tượng “Cài đặt” ở góc trên bên phải của trang Salesforce và chọn “Cấu hình”.
- Tìm kiếm “Data Loader” trong thanh tìm kiếm nhanh của cấu hình và nhấp vào “Tải về”, sau đó làm theo hướng dẫn.
- Cài đặt phiên bản mới nhất của Azul Zulu và làm theo hướng dẫn.
- Tiếp theo, cài đặt Data Loader dưới dạng tệp Zip và di chuyển tất cả nội dung vào thư mục mới.
- Nhấp đúp vào tệp “Data Loader” và nhấp vào “Chạy”.
- Khi Data Loader mở, chọn “Chèn”.
- Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Salesforce của mình và cho phép Data Loader truy cập.
- Nhấp vào “Tiếp theo” và chọn bản ghi (tệp CSV của bạn). Bạn sẽ cần tải Google Sheet của mình dưới dạng tệp CSV để làm việc này.
- Nhấp vào “Tiếp theo” và gán các cột CSV của bạn với các trường Salesforce tương ứng.
- Cuối cùng, tạo một thư mục mới cho các tệp của bạn.
Cách sử dụng Google Cloud Connector cho Salesforce
Một cách khác để kết nối Salesforce với Google Sheets là sử dụng Google Cloud Connector. Phần mở rộng này cho phép bạn trực tiếp chuyển dữ liệu từ Google Sheets (và các ứng dụng Google khác) vào Salesforce.
Bạn có thể nhập, thêm, cập nhật và xóa dữ liệu Salesforce dựa trên các cập nhật trong Google Sheets. Dưới đây là cách cấu hình nó:
- Mở Google Spreadsheet mà bạn muốn sử dụng.
- Nhấp vào “Tiện ích” > “Bổ sung” > “Lấy tiện ích”.
- Tìm và chọn “Salesforce Connector”.
- Nhấp vào “Cài đặt”, sau đó nhấp vào “Tiếp tục”.
- Cho phép tiện ích truy cập vào tài khoản Salesforce của bạn, sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.
Sau khi bạn đã cài đặt tiện ích, bạn chỉ cần cung cấp quyền truy cập cho tài khoản Salesforce của mình để bắt đầu di chuyển dữ liệu. Để làm điều này, quay lại bảng tính Google của bạn và làm theo các bước sau:
- Nhấp vào “Tiện ích” và mở “Salesforce Connector”.
- Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào “Cho phép”, sau đó nhấp vào “Cho phép”.
Bây giờ bạn có thể chọn các tùy chọn khác nhau trong tiện ích của mình, chẳng hạn như di chuyển dữ liệu từ Google Sheets vào Salesforce hoặc thêm dữ liệu Salesforce vào bảng tính Google.
Tại sao bạn nên sử dụng Zapier thay vì các phương pháp khác
Mặc dù bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên để kết nối Salesforce với Google Sheets, nhưng có một số hạn chế về tính linh hoạt và kích thước dữ liệu.
Ví dụ, Salesforce Data Loader không cho phép đồng bộ dữ liệu tự động theo chu kỳ. Và với một công cụ phát triển, nó không thân thiện như các tùy chọn khác. Mặc dù Google Cloud Connector cho phép bạn lên lịch chuyển dữ liệu, nhưng nó có một tập hợp hạn chế về các tùy chọn khoảng thời gian. Ngoài ra, nó có thể gặp lỗi khi chuyển đổi một lượng lớn dữ liệu.
Mặt khác, việc tạo một tự động hóa với Zapier cho phép bạn chuyển dữ liệu từ Google Sheets trực tiếp vào Salesforce (và ngược lại) một cách tự động. Bạn có thể chuyển đổi dữ liệu theo thời gian thực và lên lịch chuyển đổi định kỳ (bất cứ khi nào bạn muốn), mà không cần sử dụng mã.
Hơn nữa, Zapier kết nối với hàng ngàn ứng dụng, mang đến một giải pháp toàn diện cho các yêu cầu tùy chỉnh và đa dạng trên nhiều nền tảng.
Cách hiệu quả để kết nối Google Sheets với Salesforce và tiết kiệm thời gian
Có nhiều cách để tích hợp Google Sheets và Salesforce. Nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ thủ công mệt nhọc hàng ngày (như thêm các tiềm năng vào Salesforce từ các dòng mới trong Google Sheets), bạn có thể dễ dàng tự động hóa để loại bỏ các nhiệm vụ mệt nhọc. Dưới đây là một số cách phổ biến nhất để tự động hóa Google Sheets và Salesforce:
Gửi dữ liệu tiềm năng từ Google Sheets vào Salesforce
Mặc dù tạo ra và lưu trữ tiềm năng trong Google Sheets đã là một công việc khó khăn, đảm bảo rằng tiềm năng của bạn xuất hiện trong Salesforce là một bước rất quan trọng. Sau tất cả, bạn không muốn bỏ qua bất kỳ ai.
Tuy nhiên, việc tải thông tin của họ lên, định dạng lại và tải lên Salesforce từ Google Sheets không chỉ mất thời gian mà còn dễ gặp lỗi từ phía con người. Và bạn có thể quên việc chuyển đổi lượng lớn dữ liệu trên quy mô lớn.
Thay vì làm như vậy, bạn có thể sử dụng các Zap sau để tự động chuyển dữ liệu từ Google Sheets sang Salesforce theo thời gian thực, tạo một hồ sơ mới hoặc cập nhật hồ sơ hiện có ngay khi có một dòng mới được tạo ra trong Google Sheets.
Ngoài ra, bạn cũng có thể muốn ghi lại dữ liệu Salesforce của mình trong Google Sheets. Việc duy trì một hệ thống tiềm năng được cập nhật trên cả hai ứng dụng cho phép tất cả các thành viên của tổ chức của bạn truy cập vào những thông tin tiềm năng mới nhất, bất kể họ thích làm việc trong Salesforce hay Google Sheets.
Những Zaps này có thể cải thiện đáng kể sự cộng tác và hiệu suất trong nhóm của bạn, đảm bảo mọi người đều đồng ý về quản lý tiềm năng và cơ hội bán hàng.
Cách tích hợp Google Sheets với Salesforce bằng Zapier
Bây giờ, hãy nói về quá trình tích hợp Google Sheets với Salesforce bằng Zapier. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ tập trung vào quy trình làm việc cụ thể: thêm tiềm năng vào Salesforce từ các dòng mới trong Google Sheets.
Nhưng hãy nhớ, có nhiều cách để kết nối hai ứng dụng này dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của bạn.
Trước khi bắt đầu
Trước khi tạo một Zap để tích hợp Google Sheets với Salesforce, bạn cần tạo một tài khoản Zapier nếu bạn chưa có. Đừng lo, việc tạo tài khoản là dễ dàng và miễn phí. Bạn chỉ cần truy cập trang web của Zapier và tạo tài khoản. Bạn cũng cần một tài khoản Google và tài khoản Salesforce. Khi bạn đã đăng nhập, bạn có thể tạo Zaps mới bằng cách sử dụng nút “Tạo Zap” hoặc đi đến zap.new.
Cấu hình trình kích hoạt Google Sheets
Sau khi vào trình chỉnh sửa Zap, bạn phải đầu tiên tạo trình kích hoạt, đó là sự kiện kích hoạt Zap của bạn. Tìm và chọn “Google Sheets” làm ứng dụng kích hoạt và “Dòng mới trong bảng tính” là sự kiện kích hoạt. Nhấp vào “Tiếp tục”.
Tiếp theo, kết nối tài khoản Google Sheets của bạn với Zapier nếu chưa có. Nhấp vào “Tiếp tục”.
Bây giờ, chọn bảng tính và bảng tính cụ thể bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp của tôi, tôi sẽ chọn bảng tính tôi đã định cấu hình để lưu trữ tất cả các tiềm năng của mình.
Nhấp vào “Tiếp tục”.
Sau đó, kiểm tra trình kích hoạt của bạn. Zapier sẽ tìm kiếm dòng bảng tính gần đây trong bảng tính Google của bạn, dựa trên cách bạn đã cấu hình trình kích hoạt trước đó. Bạn sẽ sử dụng những gì Zapier tìm thấy để cấu hình phần còn lại của Zap của bạn.
Khi bạn đã kiểm tra kết quả kiểm tra của mình, hãy đảm bảo bạn có dữ liệu bạn muốn. Nếu có gì đó không đúng, điều chỉnh các tiêu chí kích hoạt của bạn nếu cần thiết và kiểm tra lại lần nữa cho đến khi bạn nhận được thông tin mong muốn. Khi hài lòng với kết quả, nhấp vào “Tiếp tục với dòng được chọn”.
Cấu hình hành động Salesforce của bạn
Bây giờ đến lượt cấu hình hành động, đó là sự kiện mà Zap của bạn thực hiện khi nó được kích hoạt. Tìm và chọn “Salesforce” làm ứng dụng hành động và chọn “Tạo bản ghi” làm hành động. Nhấp vào “Tiếp tục”.
Tiếp theo, kết nối tài khoản Salesforce của bạn nếu chưa có, hoặc chọn một tài khoản Salesforce hiện có từ menu thả xuống và nhấp vào “Tiếp tục”.
Bây giờ, bạn cần chỉ cho Zap của bạn cách cấu hình tiềm năng Salesforce mới. Dưới “Đối tượng Salesforce”, nhấp vào “Tiềm năng”.
Bạn có thể lấy dữ liệu từ các bản ghi Google Sheets của mình bằng cách nhấp vào bất kỳ trường rỗng nào bạn muốn dữ liệu đi và chọn một tùy chọn từ menu thả xuống “Chèn dữ liệu”. Điều này bao gồm thông tin cá nhân về tiềm năng của bạn, như tên, họ, địa chỉ email, v.v.
Sau khi bạn hoàn thành việc tùy chỉnh các trường này, nhấp vào “Tiếp tục”.
Bây giờ đến lượt kiểm tra hành động của bạn. Khi bạn nhấp vào “Kiểm tra và xem xét” hoặc “Kiểm tra và tiếp tục”, Zapier sẽ tạo ra một bản ghi trong Salesforce dựa trên cách bạn đã tùy chỉnh các trường.
Khuyến nghị kiểm tra Zap của bạn để kiểm tra xem bản ghi Salesforce của bạn có chính xác không. Nếu bạn muốn bỏ qua kiểm tra, chỉ cần nhấp vào “Bỏ qua kiểm tra” ở góc dưới bên phải. Nếu kiểm tra của bạn thành công, Zap của bạn sẵn sàng được kích hoạt. Nếu có gì không ổn, quay lại và điều chỉnh cài đặt cho đến khi mọi thứ hoàn hảo.
Xây dựng một tích hợp Google Sheets Salesforce
Dù bạn có tích hợp Google Sheets với Salesforce bằng bất kỳ cách nào, kết nối hai nền tảng này để tự động trao đổi dữ liệu cho phép bạn xây dựng hệ thống quản lý tiềm năng tối ưu mà toàn bộ tổ chức của bạn có thể tận dụng.
Và nếu bạn tích hợp Google Sheets với Salesforce thông qua Zapier, bạn sẽ có tối đa tính linh hoạt để tạo ra các quy trình tự động tùy chỉnh làm hết công việc cho bạn.
