Danh sách thả xuống là một công cụ rất hữu ích trong Excel và Google Sheets. Nó giúp tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả và dễ dàng nhập thông tin. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm danh sách thả xuống vào cả hai chương trình và cách sử dụng tính năng xác thực dữ liệu. Hãy theo dõi hướng dẫn dưới đây để khám phá tất cả các phương pháp và mẹo nhé.
Cách thêm danh sách thả xuống trong Google Sheets
Danh sách thả xuống trong Google Sheets rất dễ thêm vào. Dưới đây là các bước để thực hiện:
- Chọn một ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
- Trên thanh menu phía trên, nhấp vào “Chèn” và chọn tùy chọn “Danh sách thả xuống”.
- Sau đó, bạn có thể nhập dữ liệu mới hoặc sử dụng dữ liệu từ một phạm vi cụ thể.
Google Sheets cung cấp ba cách khác nhau để thêm danh sách thả xuống:
- Sử dụng menu “Chèn”.
- Sử dụng xác thực dữ liệu.
- Sử dụng menu chuột phải.
Tôi sẽ giải thích chi tiết từng phương pháp và cách chỉnh sửa, sao chép và xóa danh sách thả xuống.
Sử dụng menu “Chèn”
Gần đây, Google Sheets đã thêm tùy chọn danh sách thả xuống vào menu “Chèn”. Dưới đây là cách làm:
- Chọn một ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
- Chọn “Chèn” trong menu và chọn “Danh sách thả xuống” để mở menu bên.
- Trong phần “Tiêu chí”, chọn “Lựa chọn 1” và nhập các câu trả lời đã định trước mà bạn muốn thêm vào danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Thêm lựa chọn khác” để thêm nhiều lựa chọn hơn cho danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Hoàn tất” để xác nhận lựa chọn của bạn.
Sau khi tạo danh sách của bạn, một chấm đen sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Khi bạn nhấp vào chấm đen đó, danh sách thả xuống với các lựa chọn đã định trước sẽ hiển thị.
Sử dụng xác thực dữ liệu
Xác thực dữ liệu trong Google Sheets cho phép bạn kiểm soát loại và phạm vi dữ liệu. Hãy làm theo các bước sau để tạo danh sách thả xuống bằng cách sử dụng tính năng xác thực dữ liệu:
- Chọn một ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
- Trên thanh menu, nhấp vào “Dữ liệu” và chọn tùy chọn “Xác thực dữ liệu”. Một menu bên sẽ xuất hiện.
- Trong phần “Tùy chọn 1”, nhập các lựa chọn đã định trước cho danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Thêm lựa chọn khác” để thêm nhiều lựa chọn hơn cho danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Hoàn tất” khi bạn đã hoàn thành.
Sau khi xác nhận các lựa chọn của bạn, một chấm đen (biểu tượng tam giác) sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Khi bạn nhấp vào chấm đen đó, danh sách thả xuống của bạn sẽ hiển thị.
Sử dụng menu chuột phải
Phương pháp thứ ba là thêm danh sách thả xuống trong Google Sheets bằng cách sử dụng menu chuột phải. Hãy làm theo các bước sau để sử dụng menu này:
- Chọn một ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
- Nhấp chuột phải vào ô đó để mở menu chuột phải và chọn tùy chọn “Danh sách thả xuống”.
- Trong phần “Tùy chọn 1”, nhập các câu trả lời đã định trước cho danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Thêm lựa chọn khác” để thêm nhiều lựa chọn hơn cho danh sách của bạn.
- Nhấp vào “Hoàn tất” để xác nhận các lựa chọn của bạn.
Kết luận
Danh sách thả xuống là một công cụ quý giá để tổ chức dữ liệu trong Excel và Google Sheets. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh lỗi nhập liệu và giữ bảng tính của bạn gọn gàng hơn. Hy vọng rằng hướng dẫn này hữu ích cho bạn và bạn có thể thêm và sử dụng danh sách thả xuống trong bảng tính của mình.
Đừng quên ghé thăm trang web của tôi, Crawlan.com, để biết thêm các mẹo và lời khuyên về việc sử dụng Google Sheets và các công cụ trực tuyến khác!
