Trong Google Docs và Sheets, bạn có thể thêm các “smart chip” vào tài liệu hoặc trong các ô của bảng tính. Đây là các thành phần tương tác dạng viên thuốc; khi di chuột qua chúng, một thẻ thông tin sẽ hiển thị với các thông tin hữu ích. Ví dụ, bạn có thể chèn một “smart chip” về người, hiển thị thông tin chi tiết về một người từ ứng dụng Google Contacts của bạn, bao gồm tên đầy đủ, chức vụ, địa chỉ email, số điện thoại và hình ảnh.
Để tìm hiểu thêm về cơ bản về “smart chip”, xem hướng dẫn của chúng tôi “Cách sử dụng smart chip trong Google Docs và Sheets”. Hướng dẫn này mô tả các “smart chip” phổ biến nhất và cách sử dụng chúng trong tài liệu hoặc bảng tính của bạn.
Hướng dẫn này cung cấp cho bạn các mẹo bổ sung để làm việc với “smart chip”. Hãy nhớ rằng một số tính năng này chỉ có sẵn khi bạn đăng ký một gói trả phí của Google Workspace.
Chuyển đổi địa chỉ email hoặc liên kết file thành “smart chip”
Khi bạn dán một địa chỉ email từ danh bạ Google của mình vào tài liệu Google Docs hoặc vào một ô trong bảng tính Google Sheets, bạn sẽ được nhắc nhấn phím Tab. Điều này sẽ chuyển đổi địa chỉ email thành “smart chip” người.
Bạn sẽ thấy cùng một lời nhắc khi bạn dán một liên kết web đến một tệp tin lưu trữ trong Google Drive của bạn hoặc được chia sẻ với bạn trong Google Drive. Nhấn Tab để chuyển đổi liên kết thành “smart chip” tệp tin.
Nếu tài liệu hoặc bảng tính của bạn đã chứa địa chỉ email của những người trong danh bạ Google của bạn hoặc liên kết đến các tệp tin trong Google Drive của bạn hoặc tệp tin được chia sẻ với bạn trong Google Drive, bạn có thể chuyển đổi địa chỉ hoặc liên kết thành “smart chip”.
Tuy nhiên, trước tiên, trong Google Docs, hãy đảm bảo rằng địa chỉ email hoặc liên kết tệp tin là một liên kết hoạt động – văn bản của nó sẽ có màu xanh và được gạch chân. Nếu không, hãy đặt con trỏ vào cuối địa chỉ email hoặc liên kết tệp tin và nhấn phím Enter. Điều này sẽ chuyển nó thành một liên kết hoạt động.
Để chuyển đổi một liên kết tệp tin thành “smart chip” tệp tin: Trong Google Docs hoặc Sheets, nhấp vào liên kết tệp tin. Một thẻ thông tin về tệp tin sẽ mở ra. Nhấp vào “Chip” ở cuối thẻ để chuyển đổi liên kết tệp tin thành “smart chip”.
Hoặc, trong Google Sheets, bạn có thể chọn ô chứa liên kết, sau đó trong thanh công cụ trên bảng tính của bạn, chọn “Chèn > Smart chips > Chuyển đổi thành chip tệp tin”. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô, sau đó cuộn qua menu hiển thị và chọn “Smart chips > Chuyển đổi thành chip tệp tin”).
Để chuyển đổi một địa chỉ email thành “smart chip” người: Trong Google Docs, nhấp vào địa chỉ email. Một thẻ thông tin về địa chỉ email sẽ mở ra. Nhấp vào “Thay thế” ở cuối thẻ để chuyển đổi địa chỉ email thành “smart chip”.
Trong Google Sheets, nhấp vào ô chứa địa chỉ email. Trong thanh công cụ trên bảng tính của bạn, chọn “Chèn > Smart chips > Chuyển đổi thành chip người”. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô, sau đó cuộn qua menu hiển thị và chọn “Smart chips > Chuyển đổi thành chip người”).
Sử dụng “smart chips” biến để cập nhật thông tin (Google Docs)
Nếu bạn là người đăng ký một số gói trả phí của Google Workspace, bạn có thể chèn “smart chips” biến vào tài liệu Google Docs của bạn. “Smart chips” này cho phép bạn nhập một từ hoặc đoạn văn mà sau đó bạn có thể chèn vào toàn bộ tài liệu dưới dạng placeholder. Mỗi khi bạn thay đổi văn bản, tất cả các “smart chips” chứa văn bản đó cũng sẽ thay đổi.
Ví dụ, một mẫu hợp đồng có thể bao gồm các “smart chips” biến cho tên khách hàng, địa chỉ, ngày bắt đầu, v.v. Khi tạo một hợp đồng mới từ mẫu, tên khách hàng chỉ cần nhập một lần duy nhất, và nó sẽ tự động xuất hiện trong hợp đồng mỗi khi “smart chip” tên khách hàng xuất hiện.
Hoặc bạn có thể sử dụng “smart chips” biến trong các chương trình khuyến mãi hoặc tài liệu tiếp thị. Với “smart chip” biến, một tờ rơi khuyến mãi cho Taco Tuesday có thể dễ dàng được sửa đổi để quảng cáo Wings Wednesday.
“Smart chips” biến có sẵn cho người dùng sử dụng các gói Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus hoặc Nonprofit.
Tạo một “smart chip” biến
Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn văn bản thay thế trong tài liệu của bạn. Trong thanh công cụ ở trên tài liệu của bạn, chọn “Chèn > Smart chips > Biến”. (Hoặc bạn có thể gõ “@” và nhấp vào “Biến” trong menu hiển thị). Một menu nhỏ xuất hiện dưới con trỏ với một mục duy nhất: Chèn biến mới. Nhấp vào nó.
Một bảng điều khiển “Tạo biến” hiện ra; ở đây, bạn có thể tùy ý đặt tên cho “smart chip” biến mới. Nhấp vào “Tạo” để tạo “smart chip” biến.
“Smart chip” mới sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn, và bảng điều khiển “Biến” sẽ mở ra ở bên phải (chúng tôi sẽ thảo luận về nó sau). Nhấp vào “smart chip” mới và gõ văn bản mà bạn muốn.
Chèn “smart chip” biến
Đặt con trỏ trong tài liệu của bạn vào nơi bạn muốn chèn một bản sao khác của “smart chip” biến. Trong thanh công cụ ở trên tài liệu của bạn, chọn “Chèn > Smart chips > Biến”. Hoặc bạn có thể gõ “@” và nhấp vào “Biến” trong menu hiển thị.
Cùng một menu như chúng ta đã thấy trước đó sẽ xuất hiện dưới con trỏ, ngoại trừ nó hiển thị biến bạn đã tạo dưới “Chèn biến mới”. Nhấp vào nó để chèn vào tài liệu của bạn. Nó sẽ hiển thị cùng văn bản mà bạn đã gán cho nó trước đó.
Lưu ý: Một cách nhanh chóng hơn để chèn “smart chip” biến là gõ “@” và sau đó gõ các chữ cái đầu tiên của tên mà bạn đã đặt. Nó sẽ xuất hiện trong menu thả xuống mà hiển thị khi bạn gõ.
Chỉnh sửa “smart chip” biến
Để cập nhật văn bản trên bất kỳ “smart chip” biến nào, nhấp vào bất kỳ bản copy của “smart chip” trong tài liệu của bạn, sau đó chỉnh sửa văn bản bên trong để thay thế bằng một thứ gì khác. Khi bạn hoàn thành, nhấn Enter. Văn bản bên trong tất cả các bản copy khác của “smart chip” biến mà bạn đã chèn vào trong toàn bộ tài liệu cũng sẽ thay đổi.
Quản lý các “smart chip” biến của bạn
Bạn có thể tạo nhiều “smart chip” biến và chèn vào trong toàn bộ tài liệu của bạn. Bảng điều khiển “Biến” giúp bạn quản lý chúng. Mỗi khi bạn tạo một “smart chip” biến mới, bảng điều khiển này sẽ mở ra bên phải tài liệu của bạn. Để mở bảng điều khiển “Biến” khi bạn muốn, trong thanh công cụ ở trên tài liệu của bạn, chọn “Công cụ > Biến”.
Trong bảng điều khiển “Biến”, di chuột qua tên một “smart chip” biến. Bạn có thể xóa hoặc đổi tên (bằng việc nhấp vào biểu tượng thùng rác và biểu tượng bút) biến sử dụng biểu tượng thùng rác và biểu tượng bút. (Xóa một “smart chip” biến sẽ xóa tất cả các bản copy của nó khỏi tài liệu.) Nhấp vào “Chèn” để chèn “smart chip” biến vào tài liệu của bạn tại vị trí con trỏ hiện tại.
Trích xuất và làm nổi bật dữ liệu từ “smart chips” (Google Sheets)
Trong Google Sheets, bạn có thể trích xuất thông tin từ “smart chips” nhân viên, tệp tin hoặc sự kiện lịch và chèn chúng vào các ô khác trong bảng tính của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một bảng chứa một hoặc nhiều “smart chips” nhân viên, bạn có thể hiển thị số điện thoại của mỗi người trong bảng cạnh “smart chip” của họ. Hoặc nếu một bảng chứa các “smart chips” cho các tệp tin liên quan đến một dự án nhóm, bạn có thể liệt kê người sở hữu của mỗi tệp tin cạnh “smart chip” của họ.
Trích xuất thông tin từ “smart chips” nhân viên
Nhấp vào ô chứa “smart chip” nhân viên. Trong thanh công cụ ở trên bảng tính của bạn, chọn “Dữ liệu > Trích xuất dữ liệu”. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô, sau đó cuộn qua menu hiển thị và chọn “Trích xuất dữ liệu”). Một bảng điều khiển “Trích xuất dữ liệu” sẽ mở ra bên phải.
Sử dụng bảng điều khiển “Trích xuất dữ liệu” để chọn loại dữ liệu muốn trích xuất và vị trí muốn đặt kết quả.
Trường “Trích xuất từ” hiển thị vị trí của ô chứa “smart chip” nhân viên mà bạn đã chọn.
Dưới “Dữ liệu để trích xuất”, bạn có thể nhấp vào các hộp kiểm để trích xuất thông tin về người đó. Người dùng tài khoản Google miễn phí và gói bắt đầu Google Workspace có thể trích xuất email hoặc tên của người đó, hoặc cả hai. Người dùng của hầu hết các gói trả phí Google Workspace doanh nghiệp và giáo dục cũng có thể trích xuất dữ liệu vị trí, số điện thoại và chức vụ.
Trường “Đặt đến” cho biết ô nơi dữ liệu trích xuất sẽ được đặt. Mặc định, nó chọn ô bên phải ô chứa “smart chip”, nhưng bạn có thể thay đổi nó thành ô khác bằng cách nhấp vào biểu tượng lưới bên phải trong trường “Đặt đến”, sau đó chọn một ô đích mới trên bảng hoặc nhấp vào OK. Bạn cũng có thể chọn chữ cái cột/số dòng cho ô đích (E6 trong ví dụ trên) và gõ một chữ cái cột/số dòng mới.
Nếu bạn chọn các hộp kiểm để trích xuất nhiều loại dữ liệu, các loại dữ liệu bổ sung sẽ xuất hiện trong các ô bên phải ô liệt kê trong hộp kiểm đó.
Nếu bạn muốn đặt các thông tin trích xuất này trên một trang khác trong tệp tính của bạn, hãy thay đổi số sau “Bảng” trong hộp “Đặt đến”.
Khi bạn đã hoàn thành các lựa chọn của mình, hãy nhấn vào nút “Trích xuất”.
Lưu ý: Bạn có thể chọn nhiều “smart chips” nhân viên có trong các dòng liền kề trong bảng tính của bạn để trích xuất thông tin. (Đảm bảo chọn tất cả ô “smart chip” trước khi chọn “Dữ liệu > Trích xuất dữ liệu”.) Khi làm điều này, thông tin cho người thứ hai và tất cả người tiếp theo sẽ được thêm vào ô (hoặc các ô) nằm dưới ô liệt kê trong trường “Đặt đến”.
Để trích xuất thông tin từ “smart chips” sự kiện lịch hoặc tệp tin
Chức năng trích xuất dữ liệu này cũng hoạt động với “smart chips” sự kiện lịch hoặc “smart chips” tệp tin. Khi di chuột qua bất kỳ “smart chip” nào, thẻ hiển thị hình ảnh nhỏ và thông tin khác về sự kiện hoặc tệp tin sẽ hiển thị. Nhấp vào “Trích xuất dữ liệu” ở góc dưới bên phải. Hành động này sẽ mở ra bảng điều khiển “Trích xuất dữ liệu”, hoạt động theo cách đã mô tả ở trên cho “smart chips” nhân viên.
Từ “smart chips” sự kiện lịch, người dùng tài khoản Google miễn phí và gói bắt đầu Google Workspace có thể trích xuất mô tả của sự kiện định kỳ và liên kết web đến sự kiện trên Google Calendar. Người dùng của hầu hết các gói trả phí Google Workspace doanh nghiệp và giáo dục cũng có thể trích xuất dữ liệu về người tạo sự kiện, mô tả, ngày và giờ, địa điểm và người tham gia.
Từ “smart chips” tệp tin, người dùng tài khoản Google miễn phí và gói bắt đầu Google Workspace có thể trích xuất tên tệp tin, loại tệp và URL nơi tệp tin được lưu trữ trong Google Drive. Người dùng của hầu hết các gói trả phí Google Workspace doanh nghiệp và giáo dục cũng có thể trích xuất dữ liệu về chủ sở hữu tệp tin, thời gian tạo, người cuối cùng chỉnh sửa và ngày chỉnh sửa cuối cùng.
Sử dụng “smart chips” của bên thứ ba
Dù bạn là người đăng ký các gói trả phí của Google Workspace hay bạn có tài khoản Google miễn phí, bạn có thể cài đặt “smart chips” của bên thứ ba vào Google Docs và Sheets. Những “smart chips” này được tạo bởi các nhà phát triển phần mềm khác và cho phép bạn dễ dàng thêm nội dung và thông tin khác từ ứng dụng của họ vào tài liệu hoặc bảng tính Google của bạn.
Ví dụ, những công cụ hợp tác trực tuyến như Figma và Miro. Nhà phát triển của những ứng dụng này cung cấp “smart chips” để bạn dễ dàng nhúng nội dung bạn đã tạo trên các nền tảng của họ vào tài liệu và bảng của bạn.
Cài đặt một tiện ích của bên thứ ba
Để bắt đầu sử dụng “smart chips” từ một ứng dụng bên thứ ba, bạn cần cài đặt tiện ích mở rộng cho ứng dụng đó trong Google Docs hoặc Sheets. Trong thanh công cụ ở trên tài liệu hoặc bảng của bạn, nhấp vào “Tiện ích > Tiện ích bổ sung > Lấy tiện ích bổ sung”. Trong bảng điều khiển hiển thị, sử dụng thanh tìm kiếm để tìm tên ứng dụng cung cấp tính năng “smart chips”. (Hiện tại không có nhiều lựa chọn, nhưng theo Google, các tiện ích mở rộng Atlassian, Figma, Miro và Whimsical đều có thành phần “smart chip”.) Hoặc gõ “smart chip” vào thanh tìm kiếm để xem danh sách các tiện ích mở rộng cung cấp “smart chips”.
Nhấp vào thẻ mô tả của tiện ích mà bạn muốn; trên trang tiếp theo mô tả tiện ích, nhấp vào “Cài đặt” – hoặc nếu bạn là quản trị viên của tài khoản Workspace của mình, bạn có thể cài đặt nó cho toàn bộ người dùng của tài khoản đó. Bạn sẽ được hướng dẫn thông qua một số bước bổ sung nơi bạn cần cho phép tiện ích truy cập vào tài khoản Workspace của bạn trước khi nó cuối cùng được cài đặt.
Thêm một “smart chip” của bên thứ ba vào doc hoặc bảng của bạn
Sau khi cài đặt một tiện ích cho một ứng dụng bên thứ ba, hãy dán một liên kết từ ứng dụng vào một tài liệu hoặc một ô trong bảng tính. Docs hoặc Sheets sẽ hỏi bạn có muốn thay thế liên kết bằng một “smart chip” không.
Giống như khi bạn chuyển đổi một địa chỉ email hoặc liên kết tệp tin thành “smart chip”, chỉ cần nhấn phím Tab và liên kết sẽ trở thành “smart chip” trong tài liệu hoặc bảng của bạn. Đặt con trỏ lên “smart chip” và một thẻ hiển thị hình ảnh nhỏ và thông tin khác từ ứng dụng nguồn sẽ xuất hiện. Nhấp vào tiêu đề của “smart chip” để mở ứng dụng trong trình duyệt của bạn.
Tất nhiên, chức năng “smart chips” thường chỉ là một phần nhỏ của các tính năng mà những tiện ích này của bên thứ ba cung cấp. Để tận dụng tối đa một tiện ích, bạn sẽ cần tham khảo hướng dẫn từ nhà cung cấp.
Để gỡ bỏ một tiện ích
Trên thanh công cụ ở trên tài liệu hoặc bảng của bạn, nhấp vào “Tiện ích > Tiện ích bổ sung > Quản lý tiện ích”. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải của thẻ mô tả tiện ích, sau đó chọn “Gỡ bỏ”.
Nếu tiện ích đã được cài đặt cho tất cả người dùng, bạn sẽ cần gỡ bỏ nó thông qua bảng điều khiển quản trị của Google Workspace. Truy cập Trang chủ > Ứng dụng > Các ứng dụng trong Google Workspace Marketplace > Danh sách ứng dụng.
Chú ý: Bài viết này được viết cho trang web Crawlan.com. Crawlan.com là một trang web mang tính chất quảng cáo và là nền tảng chuyên sâu về SEO. Hãy truy cập vào đây để tìm hiểu thêm về các công cụ SEO và các chiến lược tối ưu hóa tìm kiếm.
