Bạn muốn tìm hiểu về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets? Điều này là rất quan trọng, đặc biệt khi bạn đang làm việc với các bộ dữ liệu phức tạp. Hãy để tôi chỉ cho bạn cách sắp xếp nhiều cột một cách dễ dàng và hiệu quả.
Chuẩn bị Google Sheets của bạn cho việc sắp xếp
Để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets, trước tiên bạn cần cấu hình bảng tính một cách chính xác. Bạn phải xác định phạm vi sắp xếp và chuẩn bị dữ liệu để chức năng sắp xếp hoạt động như mong muốn.
Hiểu về tùy chọn phạm vi sắp xếp
“Phạm vi sắp xếp” là một tính năng trong Google Sheets cho phép người dùng xác định một khu vực cụ thể trên bảng tính để sắp xếp theo các tiêu chí nhất định. Bạn có thể sắp xếp theo nhiều cột, bắt đầu bằng cột chính và sau đó là các cột phụ. Để kích hoạt tính năng này, chỉ cần chọn Dữ liệu > Sắp xếp phạm vi. Nếu phạm vi dữ liệu bao gồm “dòng tiêu đề”, cần đánh dấu nó đúng cách để Google Sheets có thể nhận ra và giữ các tiêu đề khi thực hiện việc sắp xếp.
Chuẩn bị dữ liệu cho việc sắp xếp
Trước khi áp dụng chức năng sắp xếp, bạn cần chuẩn bị dữ liệu gốc của mình để tránh sai lệch dữ liệu. Dưới đây là một số bước quan trọng:
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Kiểm tra các ô trống hoặc các loại dữ liệu không đồng nhất trong các cột sắp xếp.
- Làm nổi bật các tiêu đề: Nếu dữ liệu bao gồm các tiêu đề, hãy sử dụng tùy chọn “Dữ liệu chứa dòng tiêu đề” để giữ chúng ở trên cùng.
- Định dạng đồng nhất: Áp dụng định dạng dữ liệu nhất quán, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tiền tệ, để chức năng sắp xếp hiểu chính xác dữ liệu.
Khi dữ liệu được tổ chức đúng, quá trình sắp xếp sẽ mang lại kết quả chính xác và hữu ích nhất.
Sử dụng cú pháp chức năng sắp xếp
Sắp xếp cũng có thể thực hiện thông qua cú pháp chức năng sắp xếp trong Google Sheets, cho phép sắp xếp linh hoạt và tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi. Để sử dụng chức năng sắp xếp, bạn chỉ cần nhập công thức bao gồm phạm vi cần sắp xếp và chỉ mục của cột được sử dụng làm khóa sắp xếp. Ngoài ra, bạn cần một giá trị boolean để chỉ định sắp xếp theo thứ tự tăng dần (TRUE) hoặc giảm dần (FALSE).
Một ví dụ về cú pháp chức năng sắp xếp như sau: =SẮP_XẾP(A2:B9, 1, ĐÚNG)
Trong ví dụ này, A2:B9 đại diện cho dữ liệu, 1 đề cập đến cột đầu tiên trong phạm vi làm khóa sắp xếp và ĐÚNG chỉ định sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Công thức này sẽ tạo ra một phạm vi sắp xếp trong bảng tính.
Thực hiện sắp xếp nhiều cột
Để sắp xếp dữ liệu hiệu quả trong Google Sheets, bạn thường cần sắp xếp theo nhiều tiêu chí. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được hiển thị một cách phù hợp nhất, bất kể là theo thứ tự số, theo thứ tự chữ cái, theo ngày tháng hoặc thậm chí theo màu sắc.
Sắp xếp nhiều cột từng bước một
Để sắp xếp theo nhiều cột trong Google Sheets, bạn cần bắt đầu quá trình từ tab “Dữ liệu”. Bạn có thể tuân thủ các bước sau:
- Chọn phạm vi cần sắp xếp.
- Nhấp vào tab “Dữ liệu” và chọn “Sắp xếp phạm vi”.
- Nếu dữ liệu bao gồm dòng tiêu đề, hãy đánh dấu tùy chọn “Dữ liệu chứa dòng tiêu đề”.
- Đặt cột chính cần sắp xếp (cột sắp xếp 1) và chọn thứ tự tăng dần (true cho is_ascending) hoặc thứ tự giảm dần (false cho is_ascending).
- Nhấp vào “Thêm cột sắp xếp khác” để bổ sung tiêu chí thêm (cột sắp xếp 2, is_ascending2, v.v.).
Tùy chọn sắp xếp nâng cao
Hộp thoại “Sắp xếp phạm vi” cung cấp nhiều cách khác nhau để xác định các điều kiện sắp xếp. Người dùng có thể thực hiện sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc số, thậm chí có thể sắp xếp theo màu trong Google Sheets, mặc dù thường phải sử dụng các hàm hoặc kịch bản sắp xếp bổ sung.
Sắp xếp với các công thức và điều kiện tùy chỉnh
Đối với các sắp xếp phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng các công thức tùy chỉnh:
- Hàm
SẮP_XẾPcho phép người dùng thêm nhiều điều kiện sắp xếp trực tiếp vào một công thức, ví dụ:=SẮP_XẾP(phạm vi, cột_sắp_xếp1, thứ_tự1, [cột_sắp_xếp2], [thứ_tự2], …). - Các sắp xếp có thể được tùy chỉnh cho các điều kiện cụ thể, chẳng hạn như sắp xếp theo ngày trong Google Sheets, bằng cách định nghĩa loại cột tương ứng là “ngày” và xác định thứ tự.
- Trong quá trình “sắp xếp với các công thức tùy chỉnh”, người dùng có thể định nghĩa các điều kiện phức tạp vượt ra ngoài khả năng sắp xếp cơ bản.
Kết luận
Sắp xếp nhiều cột trong Google Sheets sẽ cải thiện khả năng phân tích dữ liệu của bạn. Điều này giúp biến dữ liệu phức tạp thành thông tin rõ ràng và có ích.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao kỹ năng của mình trên Google Sheets? Hãy cài đặt Coefficient để quản lý dữ liệu mạnh mẽ hơn. Bắt đầu từ đây!
