Curious về cách quản lý dự án của bạn với Google Sheets? Google Sheets là một phần mềm bảng tính rất tiện lợi. Vậy tại sao bạn không tích hợp nó vào quy trình quản lý dự án của mình một cách vĩnh viễn? Nhưng hãy chờ một chút! Điều đó không có nghĩa rằng Google Sheets có thể giải quyết tất cả vấn đề của bạn chỉ vì nó có thể miễn phí quản lý một lượng dữ liệu lớn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích của việc quản lý dự án với Google Sheets, những hạn chế và giới thiệu về một giải pháp tốt hơn. Bắt đầu thôi!
Google Sheets trong quản lý dự án là gì?
Google Sheets là một chương trình bảng tính trực tuyến miễn phí, giống như hầu hết các ứng dụng khác của Google. Và trừ khi bạn sống dưới một tảng đá, chắc chắn bạn đã biết giao diện của Google Sheets. Nói một cách đơn giản, đó là một bảng tính lớn, tương tự như Excel! Bạn muốn biết sự khác biệt giữa hai sản phẩm này? Hãy xem hướng dẫn so sánh giữa Google Sheets và Excel của chúng tôi và bài viết về quản lý dự án với Excel.
Việc sử dụng Google Sheets trong quản lý dự án là sự lựa chọn hàng đầu cho các chuyên gia muốn tạo ra các bộ dữ liệu nguồn mở, thực hiện phân tích cơ bản và giải quyết các vấn đề toán học phức tạp khiến bạn choáng ngợp. Ví dụ, bạn thậm chí có thể tạo một lịch Google Sheets thủ công! Google Sheets cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho quản lý dự án như các mẫu cơ bản cho lịch dự án, kế hoạch, công cụ theo dõi, vv., chức năng biểu đồ Gantt để theo dõi ngày bắt đầu dự án, thời gian thực hiện công việc và ngày kết thúc, biểu đồ như biểu đồ thanh, biểu đồ cột xếp chồng, biểu đồ đường, vv. để trực quan hóa, định dạng có điều kiện, xác thực dữ liệu và bảng dữ liệu tổng hợp cho phân tích dữ liệu nâng cao, cũng như khả năng chia sẻ và cộng tác trực tiếp.
Và quan trọng nhất, Google Sheets tích hợp hoàn hảo với các công cụ quản lý dự án Google khác như Slides, Docs và Gmail. Vì vậy, khi bạn đã trong không gian làm việc, Google sẽ là một chiếc vỏ sò của bạn. Thêm thông tin: Tìm hiểu thêm về quản lý dự án với Google.
3 lợi ích của việc quản lý dự án với Google Sheets
Một bảng tính là một công cụ mạnh mẽ. Và khi nói đến Google Sheets, bạn sẽ nâng cao năng suất của mình một cách đáng kể! Dưới đây là ba lợi ích chính mà chúng tôi cho là bạn sẽ nhận được khi sử dụng Google Sheets trong quản lý dự án.
1. Dễ sử dụng
Google Sheets đơn giản là quá đáng yêu với những người làm thủ công. Miễn là bạn quen với định dạng bảng tính, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với Google Sheets. Nhưng Google không dừng lại ở đó. Họ còn cung cấp các mẫu cho nhiều loại dự án cá nhân và chuyên nghiệp. Bạn vẫn nghĩ rằng bạn sẽ bị mắc kẹt? Bạn luôn có thể “goògle”. Hướng dẫn sử dụng chi tiết trực tuyến của Google và cộng đồng người dùng sáng suốt sẽ luôn ở đó để giúp bạn.
2. Sự cộng tác dễ dàng
Google Sheets là nơi tuyệt vời để cộng tác trên dữ liệu. Nó có thể chứa đến 100 người dùng cùng một lúc, trong khi người sở hữu bảng tính vẫn giữ quyền chỉnh sửa truy cập. Ngay cả khi người dùng không có tài khoản Google hoặc ở ngoài mạng của bạn, Google Sheets sẽ hiển thị họ như “Vô danh tên động vật kỳ lạ“. Thật tiện lợi để cải thiện kiến thức về động vật của bạn!
3. Phần mềm miễn phí
Không ai thích Google Sheets nhiều nếu nó đứng sau một cái tường trình giá. Tất nhiên, bạn có thể phải trả phí cho lưu trữ Google Drive nếu vượt quá giới hạn cá nhân 15GB. Tuy nhiên, cho đến lúc đó, toàn bộ không gian làm việc Google miễn phí cho tất cả mọi người!
Bạn không biết cách sử dụng Google Sheets cho quản lý dự án? Hãy để những mẫu này giải quyết nó cho bạn.
10 mẫu quản lý dự án Google Sheets
Tăng tốc quản lý dự án của bạn với Google Sheets với những mẫu đơn giản này.
-
Theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheets
Mỗi xu rất quan trọng. Nhưng không phải khi bạn không theo dõi một cách rõ ràng chi phí. Đơn giản hóa cuộc sống của bạn với mẫu theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheets này. Tải về mẫu theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheets này để tạo một danh sách giá cho đội của bạn! -
Mẫu thông báo dự án Google Sheets
Thông báo dự án là một tài liệu cơ bản cho bất kỳ doanh nghiệp mới nào. Hãy đảm bảo bạn có đủ thông tin với mẫu thông báo dự án này trên Google Sheets. Tải về mẫu thông báo dự án Google Sheets này. -
Mẫu kế hoạch dự án Google Sheets
Đừng lấp đầy nhiều sổ tay với kế hoạch dự án lớn của bạn. Đây là một mẫu kế hoạch dự án toàn diện bao gồm hầu hết mọi thứ bạn cần. Tải về mẫu quản lý dự án Google Sheets này. -
Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trên Google Sheets
Biểu đồ Gantt có thể là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản này là một khởi đầu tốt nếu bạn mới làm quen với biểu đồ Gantt.
Tải về mẫu biểu đồ Gantt đơn giản này. -
Mẫu biểu đồ Gantt cho kế hoạch sự kiện trên Google Sheets
Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể gây căng thẳng! Sử dụng mẫu biểu đồ Gantt cho kế hoạch sự kiện trên Google Sheets này để quản lý mọi khía cạnh của sự kiện của bạn!
Tải về mẫu biểu đồ Gantt cho kế hoạch sự kiện trên Google Sheets này. -
Mẫu bảng điều khiển theo dõi dự án trên Google Sheets
Có một nơi bạn có thể nhìn thấy toàn bộ dự án của mình chỉ bằng một cái nhìn. Mẫu bảng điều khiển theo dõi dự án Google Sheets này cho phép bạn nhìn thấy mỗi phần của dự án của mình chỉ với một cái nhìn.
Tải về mẫu bảng điều khiển theo dõi dự án Google Sheets này. -
Mẫu lịch trình hàng ngày Google Sheets
Có một lịch trình hàng ngày có thể giúp đội của bạn luôn đúng hẹn. Mẫu lịch trình hàng ngày Google Sheets này giúp bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch cho ngày của mình.
Tải về mẫu lịch trình hàng ngày Google Sheets này. -
Mẫu biểu đồ Gantt cho xây dựng trên Google Sheets
Nếu bạn quản lý một nhóm xây dựng, việc sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án của bạn là một lựa chọn tuyệt vời.
Tải về mẫu biểu đồ Gantt cho xây dựng trên Google Sheets này. -
Mẫu theo dõi lưu lượng truy cập trang web trên Google Sheets
Nếu bạn quản lý một trang web, quan trọng để luôn cập nhật thông tin về lưu lượng và phân tích trang web của bạn. Mẫu lưu lượng truy cập trang web Google Sheets này hiển thị lưu lượng truy cập của trang web của bạn trên một bảng điều khiển dễ hiểu.
Tải về mẫu bảng điều khiển lưu lượng truy cập trang web Google Sheets này. -
Mẫu CRM Google Sheets
Mẫu quản lý dự án này giúp bạn tổ chức và cập nhật dễ dàng danh sách liên hệ của doanh nghiệp của bạn.
Tải về mẫu CRM Google Sheets này.
Dù có mẫu hay không, Google Sheets thực sự tuyệt vời. Tuy nhiên, nó còn nhiều điều để học. Mặc dù nó có thể phù hợp với dự án cá nhân và đam mê của bạn, quản lý dự án quy mô lớn chuyên nghiệp là một trò chơi hoàn toàn khác. Và đó là lúc mà Google Sheets có những hạn chế.
Giới hạn của Google Sheets như công cụ quản lý dự án (với giải pháp)
Dù bạn làm gì, Google không thể mở rộng bảng tính của mình để đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý dự án của bạn. Nhưng đừng lo lắng. ClickUp, phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên thế giới, đã có mặt để khắc phục những thiếu sót của Google Sheets trong quản lý dự án. Tại sao? Đơn giản vì dự án của bạn không thể chỉ dừng lại ở bảng tính.
Dưới đây là những gì Google Sheets không thể làm và cách ClickUp khắc phục những vấn đề đó.
1. Khả năng giao việc
Tất nhiên, bạn có thể sử dụng ô và hàng trong Google Sheets để thực hiện các phép tính cơ bản về dữ liệu và kế hoạch dự án. Tuy nhiên, sau đó… không có gì nữa. Tôi có nghĩa là ai sẽ thực hiện kế hoạch nếu bạn không thể giao việc cho mọi người từ bảng tính Google?
Bạn chỉ có hai cách để giải quyết vấn đề này:
- Giao việc thủ công (qua giao tiếp cá nhân), HOẶC
- Sử dụng một phần mềm quản lý công việc khác.
Và nếu bạn hỏi tôi, đó là một bước quá nhiều.
Giải pháp ClickUp: Giao việc, Phụ tác và Bình luận
ClickUp không chỉ mơ mộng mà còn làm việc chăm chỉ. Sẵn sàng khởi động công việc chỉ bằng một cú nhấp chuột vào dấu “+” trong không gian làm việc ClickUp của bạn. Trong công việc của mình, bạn có thể thêm mô tả, phụ việc, danh sách kiểm tra và phụ thuộc công việc. Sau đó, chỉ cần giao việc cho người (hoặc nhóm) phù hợp và để họ tiếp tục. Hãy thử mẫu quản lý công việc ClickUp để quản lý công việc của bạn! Mỗi công việc có một phần bình luận riêng biệt dành cho các cuộc trò chuyện riêng biệt với công việc. Bạn cũng có thể đề cập đến một người tham gia trong một bình luận và biến nó thành một công việc để thực hiện. Đó là một cuộc trò chuyện hiệu quả!
2. Tạo bảng điều khiển phức tạp là rắc rối
Một bảng điều khiển giống như một bảng kết quả cho dự án của bạn. Nếu không có nó, làm sao bạn biết bạn đã đi được bao xa? Tuy nhiên, tạo bảng điều khiển vật lý dễ hơn là vượt qua các rào cản trên bảng điều khiển của Google Sheets!
Bạn phải xây dựng dữ liệu backend của bảng điều khiển đầy đủ và cập nhật nó thủ công. Và ngay cả khi bạn làm điều đó, vấn đề về việc yêu cầu mọi người cập nhật tiến độ công việc của họ vẫn còn.
Lần nữa, Google Sheets – 0, ClickUp – 1.
Giải pháp ClickUp: Bảng điều khiển và Widget Sprint
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị tất cả các số liệu quan trọng về dự án chỉ với một cái nhìn. Từ tiến trình đạt được mục tiêu cho đến tổng thời gian đã trôi qua, bạn có thể thấy tất cả trên bảng điều khiển của mình. Và nếu bạn quản lý một dự án theo phong cách Agile, bạn may mắn. Sử dụng không gian trên bảng điều khiển để tích hợp các widget Sprint như:
- Biểu đồ tốc độ: để theo dõi năng lực của nhóm.
- Biểu đồ tiến trình: để xem công việc đã hoàn thành.
- Biểu đồ thành tích: để xem công việc còn lại.
- Biểu đồ luồng tích lũy: để theo dõi chai lợ bottleneck của dự án.
Hãy thử mẫu quản lý dự án Agile của ClickUp! Mẫu này sẽ giúp bạn lập kế hoạch các sprint, lập kế hoạch công việc tiếp theo và theo dõi tiến độ từng tính năng. Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề hoặc chậm trễ trong quy trình và điều chỉnh cho phù hợp. Quản lý danh sách công việc đang chờ xử lý, ưu tiên công việc và đảm bảo mọi người cùng nhau hoàn thành đúng hạn. Bắt đầu với quản lý dự án Agile của ClickUp.
3. Yêu cầu cập nhật công việc thủ công
Các thành viên của bạn có thường xuyên nhảy múa để ăn mừng khi hoàn thành một công việc? Hei, không ai đánh giá. Chúng tôi nghĩ rằng đó là một cách hoàn toàn lành mạnh để nói “đã xong!” Nhưng trong trường hợp bạn muốn một lựa chọn một chút “truyền thống” hơn, Google Sheets không cung cấp. Và mà không có các cập nhật này, không thể biết dự án đang ở đâu.
Một lần nữa, bạn phải làm điều đó thủ công. Hoặc…
Giải pháp ClickUp: Trạng thái công việc tùy chỉnh
Trạng thái công việc tùy chỉnh của ClickUp là một giải pháp toàn diện. Bạn không chỉ có thể cập nhật trạng thái công việc mỗi khi nó thay đổi, mà còn có thể thiết kế những trạng thái này sao cho phù hợp với các dự án phức tạp. Ví dụ, nếu bạn là một giám đốc nguồn nhân lực quản lý quy trình tuyển dụng, bạn có thể gắn nhãn công việc của mình bằng trạng thái tùy chỉnh như “Ứng tuyển”, “Đạt phỏng vấn”, “Tuyển dụng”, vv. Bạn có thể chọn từ các mẫu có sẵn của ClickUp hoặc tạo quy trình làm việc tùy chỉnh của riêng mình.
4. Không có chỗ để tạo tài liệu chi tiết
Đôi khi, ngay cả những chuyên gia bảng tính kinh nghiệm nhất cũng cảm thấy một chút lạc hướng trong Google Sheets. Vì có những lúc bạn cần hơn chỉ những hàng và cột cho ý tưởng của mình. Khi điều đó xảy ra, bạn sẽ cảm thấy như nhân vật trong Westworld… tất cả bị mắc kẹt trong mê cung. Nhưng đây là vấn đề: không cần phải bắt đầu đánh máy trong một tài liệu Google mới. Hãy thử ClickUp.
Giải pháp ClickUp: Văn bản, Bút chì và Bản đồ tư duy
Hãy viết nhiều như bạn muốn trong ClickUp Docs. Tạo tài liệu chi tiết chứa ý tưởng nguyên thô hoặc kế hoạch được phát triển hoàn toàn với các tính năng mạnh mẽ phù hợp với các nhà văn. Bạn sẽ có:
- Soạn thảo văn bản phong phú cho các tài liệu định dạng đẹp mắt.
- Các tùy chọn chia sẻ linh hoạt để bảo vệ tài liệu của bạn.
- Tùy chọn nhập khẩu tệp PDF, Markdown và HTML.
- Các trang lồng nhau để dễ dàng tổ chức.
- Lưu ý: Bạn không phải luôn luôn cần viết một kiệt tác. Đôi khi, chỉ một ghi chú nhanh là đủ. Đừng mất thời gian để tìm một cây bút và một tờ giấy lần tiếp theo bạn đang trong quá trình sáng tạo. Hãy sử dụng ClickUp Notepad. Nhấp vào biểu tượng “bốn chấm” trong không gian làm việc của bạn và bắt đầu ghi chú. Nó sẽ cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn soạn thảo văn bản phong phú mà phần còn lại của ClickUp cung cấp, trong một hình thức ngắn gọn hơn.
Và nhờ tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của ClickUp, bạn có thể dễ dàng tìm lại các ghi chú cũ. Cuối cùng, đối với các ý tưởng đang được phát triển, bạn có thể sử dụng ClickUp Mind Maps. Tạo ra những chuỗi sự kiện đơn giản hoặc mạng lưới phức tạp của suy nghĩ và ý tưởng, với tốc độ làm việc trong một ngày làm việc với ClickUp Mind Maps thông minh.
5. Không có tính năng theo dõi thời gian
Bạn có nghe thấy tiếng đồng hồ đếm ngược gần đến hạn chót? Không có trong Google Sheets. Vì nó không đo thời gian! Nếu bạn tính phí cho khách hàng theo giờ hoặc chỉ muốn theo dõi số giờ làm việc cho dự án để đánh giá hiệu suất, Google Sheets không thể giúp bạn. Mặc dù bạn có thể đặt giới hạn thời gian, bạn sẽ cần một công cụ khác để xem liệu bạn có tuân thủ những giới hạn đó hay không. Trừ khi bạn sử dụng…
Giải pháp ClickUp: Theo dõi thời gian tích hợp sẵn
Hãy không lãng phí thời gian quý báu trên dự án của bạn! Bởi vì ClickUp Timer tích hợp sẵn sẽ theo dõi bạn mọi lúc mọi nơi. Bật ứng dụng theo dõi thời gian ClickApp để thêm biểu tượng bấm giờ lên trên mỗi công việc trong không gian làm việc của bạn. Mỗi khi bạn bắt đầu một công việc mới, chỉ cần nhấp vào Bắt đầu để ghi lại thời gian cần thiết để hoàn thành. Và vì đây là một Timer Toàn cấu, bạn có thể theo dõi thời gian trên ứng dụng web của chúng tôi, tạm dừng và tiếp tục theo dõi thời gian trên ứng dụng desktop hoặc di động của chúng tôi!
ClickUp thu thập thông tin về thời gian đã qua để tạo ra báo cáo sử dụng chi tiết mà bạn có thể sử dụng để thưởng và cải thiện hiệu suất của đội của bạn. Nếu bạn đã sử dụng một phần mềm theo dõi thời gian bên thứ ba, hãy đồng bộ hóa nó với không gian làm việc ClickUp của bạn thông qua một trong nhiều tích hợp của chúng tôi cho Time Doctor, Clockify, Pomodoro Timer và nhiều hơn nữa!
6. Hạn chế về tích hợp
Google Workspace là một vũ trụ riêng biệt. Cần một biểu đồ? Chọn từ hàng chục loại biểu đồ mà nó cung cấp. Bạn muốn một hình minh họa? Google Sheets sẽ giúp bạn. Tuy nhiên, đến một thời điểm nào đó, bạn sẽ cần nhiều hơn. Nhiều công cụ hơn. Nhiều chức năng hơn. Google sẽ cố gắng hết sức mình để đáp ứng nhu cầu của bạn với nhiều tiện ích mở rộng. Chúng tuyệt vời, không còn nghi ngờ gì. Nhưng chúng chỉ là những tiện ích mở rộng. Không phải là các phần mềm đủ sức mạnh để xử lý công việc phức tạp.
Giải pháp ClickUp: Tích hợp
Ở ClickUp, chúng tôi tự hào làm đáp ứng tất cả nhu cầu quản lý dự án. Đó là lý do tại sao chúng tôi cung cấp nhiều tích hợp tuyệt vời. Kết hợp cuộc trò chuyện Slack, video màn hình Loom và nhiều hơn nữa với không gian làm việc ClickUp của bạn. Đây là một số tùy chọn tích hợp phổ biến nhất của ClickUp:
- GitHub
- Toggl
- OneDrive
- Outlook
- Google Calendar
- Zendesk
- Calendly
Và danh sách tiếp tục!
7. Hạn chế của ứng dụng di động
Một số thứ không chỉ dành cho màn hình điện thoại di động, chẳng hạn như việc tự sướng vào một ngày tóc hư tổn hoặc tờ tính trên ứng dụng di động Google Sheets. Chúc may mắn khi truy cập dữ liệu của bạn trên một màn hình điện thoại nhỏ khi bạn đang ngồi trong một chiếc ô tô hoặc trên xe điện ngầm. Khúc mắc mắt, cuộn trang, lặp đi lặp lại.
Cắt cút Google ứng dụng bàn là ClickUp.
Giải pháp ClickUp: Ứng dụng di động
Ứng dụng di động của ClickUp không chỉ nhẹ nhàng mà còn đầy đủ tính năng. Trên thực tế, bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì so với phiên bản máy tính. Nó hoạt động một cách hiệu quả trên cả nền tảng Android và iOS và được tối ưu hoàn hảo cho thiết bị di động của bạn. Đây là công cụ sản xuất đầy đủ!
ClickUp sẽ không phải là một công cụ quản lý dự án đầy đủ tính năng nếu chỉ có như vậy, đúng không?
Dưới đây là một số tính năng khác mà chúng tôi yêu thích:
- Tự động hóa: Chọn một trong hơn 50 cách ClickUp để tự động hóa những nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
- Pulse: Theo dõi hoạt động của nhóm của bạn trong suốt cả ngày.
- Biểu đồ Gantt View: Xây dựng một thời gian dự án hoàn chỉnh.
- Hồ sơ: Xem qua công việc trước, hiện tại và tương lai của các thành viên trong nhóm của bạn.
- Xem ClickUp: Quản lý dự án của bạn thông qua nhiều giao diện như danh sách công việc, bảng và nhiều hơn nữa.
- Ước tính thời gian: Tính toán ngày kết thúc dự án dựa trên ước tính thời gian cho từng công việc.
Hãy nhảy vào tương lai của quản lý dự án
Google Sheets giống như các bánh xe luyện tập cho những người mới bắt đầu. Chúng là cơ sở của quản lý dữ liệu cơ bản và đặt nền tảng cho kế hoạch phức tạp. Nhưng bạn không thể đi quá xa với bánh xe luyện tập, phải không? Nếu bạn muốn trở thành một ngôi sao quản lý dự án, bạn sẽ cần sức mạnh của một công cụ mạnh mẽ, và đó là những gì ClickUp mang lại. Tận dụng tính năng vượt trội quản lý công việc, giao tiếp và quản lý dự án linh hoạt của ClickUp để tiến đến đích. Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ, hãy thử ClickUp miễn phí và quản lý dự án và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan với tốc độ của ánh sáng.
Khám phá các chủ đề bài viết:
Note: The original article contains external links and contact information which have been removed as per the given guidelines.
