Sự chính xác trong việc theo dõi thời gian là rất quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào, dù là làm việc từ xa hay không. Vì nhiều lý do như việc thanh toán an toàn hơn, thanh toán đúng hẹn, việc tổ chức hồ sơ, v.v., bạn cần biết nhân viên của bạn làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày/tuần/tháng.
Bạn có thể sử dụng nhiều công cụ theo dõi thời gian khác nhau, nhưng tại sao bạn phải làm phiền khi Google Sheets đã làm cho việc này dễ dàng và miễn phí? Trong số các mẫu Google Sheets khác nhau, chẳng hạn như lịch nội dung hoặc mẫu quản lý dự án, Google Sheets cung cấp một công cụ theo dõi thời gian tuyệt vời dưới dạng một mẫu bảng thời gian.
Trong bài viết này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về việc theo dõi thời gian thông qua Google Sheets, hướng dẫn bạn cách tạo một mẫu tùy chỉnh mới và cung cấp cho bạn một mẫu đã được chuẩn bị sẵn mà bạn có thể sử dụng.
Accédez au modèle trên Crawlan.com
Định nghĩa mẫu bảng thời gian là gì?
Một mẫu bảng thời gian là một tệp mẫu được tổ chức thông qua đó bạn theo dõi thời gian. Ngoài các yếu tố cơ bản, một mẫu bảng thời gian Google Sheets tốt cũng nên bao gồm một cột mà nhân viên của bạn có thể ghi lại các ngày nghỉ của họ. Bạn luôn có thể tùy chỉnh một mẫu để nhắm vào thông tin cụ thể mà bạn có thể cần từ nhân viên của mình. Bảng thời gian luôn quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp.
Tại sao sử dụng mẫu bảng thời gian cho Google Sheets?
Việc sử dụng một mẫu bảng thời gian Google Sheets như một công cụ theo dõi thời gian là một quyết định tuyệt vời.
Không có nhiều đường cong học tập, ngay cả đối với người dùng mới của Google Sheets, vì nó được hiển thị một cách rõ ràng. Một lợi ích chính khác của việc sử dụng mẫu bảng thời gian Google Sheets để tất cả nhân viên của bạn ghi lại giờ là nó cải thiện đáng kể quy trình thanh toán của bạn.
Nhiều công cụ theo dõi thời gian đi kèm với một giá cả cao và làm cho những điều đơn giản nhất trở nên phức tạp, điều này khiến nhiều người dùng khó chịu. Một mẫu bảng thời gian Google Sheets cung cấp một lựa chọn tuyệt vời thay thế cho các tùy chọn không hấp dẫn, phức tạp và tốn kém.
Làm thế nào để tạo một mẫu?
Việc tạo một mẫu bảng thời gian Google Sheets khá đơn giản, nhưng quan trọng là phải xem xét mục tiêu của bảng thời gian của bạn trong Google Sheets. Ví dụ, các doanh nghiệp khác nhau yêu cầu thông tin khác nhau để nhập vào mẫu bảng thời gian Google Sheets, đòi hỏi thêm các cột hoặc hàng riêng biệt để lưu trữ thông tin đó.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một mẫu bảng thời gian hàng tuần bằng cách sử dụng các cột và hàng bạn có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau. Sau khi tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo mẫu này, tôi sẽ cung cấp nó để tải xuống để bạn có thể sử dụng mẫu như nó hoặc tùy chỉnh nó dựa trên nhu cầu của bạn. Có cũng sẽ có mẫu hàng ngày và hàng tháng mà bạn có thể tải xuống sau trong bài viết.
Vậy, hãy bắt đầu:
Bước 1: Tôi sẽ điền các tiêu đề chính như “tổng số giờ làm việc yêu cầu”, điều này đơn giản là số giờ tôi yêu cầu nhân viên làm việc. Thông tin này là quan trọng trong trường hợp này vì nó sẽ giúp tôi tính toán giờ làm thêm (mà tôi sẽ nói về sau trong bài viết). Tôi cũng sẽ đặt tuần trong tháng vào câu hỏi.
Bước 2: Tiếp theo, tôi sẽ thêm các ngày từ thứ hai đến thứ sáu và một cột cuối cùng để tính toán số giờ làm việc trong tuần này.
Bước 3: Tiếp theo, tôi sẽ thêm thông tin mà tôi cần, ví dụ như thời gian bắt đầu ghi lại giờ (đặc biệt hữu ích trong một môi trường làm việc từ xa), thời gian kết thúc ngày làm việc, nếu họ có lấy thời gian riêng trong khoảng thời gian đó và tổng số giờ ghi lại vào cuối ngày.
Bước 4: Ở cuối bảng, tôi sẽ thêm ngày nghỉ và dòng trạng thái giờ. Dòng trạng thái giờ là nơi giờ làm thêm hoặc thiếu sẽ được tính toán cho tôi.
Tùy chỉnh mẫu bảng thời gian Google Sheets của bạn
Để làm cho việc thuận tiện và thẩm mỹ hơn, bạn có thể thêm các công thức khác nhau, chẳng hạn như định dạng điều kiện màu sắc khi nhân viên vượt quá hoặc không đạt được thời gian yêu cầu, tính tự động số giờ tổng cộng, v.v.
Đối với mẫu của tôi, tôi muốn thêm định dạng điều kiện cho các ô trong dòng trạng thái giờ. Tôi cũng muốn thêm một công thức để tính tự động số giờ tổng cộng.
Tính tự động:
Có ba nơi tôi muốn thêm chức năng tính tự động. Đầu tiên là trong ô “tổng số giờ”, sau đó là trong ô “tổng số giờ làm việc trong tuần” và cuối cùng là trong ô “dòng trạng thái giờ”.
Bước 1: Để thêm chức năng tính tự động vào ô “tổng số giờ”, tôi sẽ thêm công thức =(phạm vi ô) vào ô. Phạm vi ô trong trường hợp này sẽ là =(thời gian kết thúc - thời gian bắt đầu) - thời gian riêng.
Bước 2: Để thêm công thức vào ô “tổng số giờ làm việc trong tuần”, tôi sẽ sử dụng công thức =sum(phạm vi ô). Phạm vi ô sẽ là phạm vi ô “tổng số giờ” cho mỗi ngày trong tuần này.
Bước 3: Đối với dòng trạng thái giờ, tôi sẽ thêm công thức =MOINS(phạm vi ô). Thông tin mà tôi cần trừ sẽ là “tổng số giờ – tổng số giờ làm việc yêu cầu”.
Định dạng điều kiện:
Tôi sẽ thêm định dạng điều kiện vào các ô trong dòng trạng thái giờ để tôi có thể nhanh chóng nhận ra các giờ dưới hoặc trên giờ mà nhân viên của tôi đã ghi lại.
Bước 1: Tôi sẽ chọn các ô chứa dòng trạng thái giờ.
Bước 2: Tôi sẽ nhấp chuột phải, chọn “Hiển thị nhiều hành động trên ô”, sau đó chọn “Định dạng điều kiện”.
Bước 3: Tôi sẽ thêm một “Quy tắc mới”. Tôi sẽ chọn dải và thêm màu sắc tùy chỉnh màu đỏ nếu giờ nhỏ hơn 8 giờ và màu xanh nếu giờ lớn hơn.
Không cần phải nói rằng đây chỉ là một số tùy chỉnh mà bạn có thể thực hiện. Còn nhiều cách khác để làm cho mẫu bảng thời gian của bạn trở nên tuyệt vời để sử dụng, bao gồm sử dụng biểu đồ và bảng để theo dõi giờ đã ghi lại.
Mẫu bảng thời gian cho Google Sheets
Dưới đây là một số mẫu bảng thời gian Google Sheets miễn phí:
Mẫu bảng thời gian hàng ngày
Mẫu bảng thời gian hàng ngày có thể sử dụng mỗi ngày để theo dõi toàn bộ thời gian làm việc trong ngày. Nó cho phép bạn ghi lại công việc mà bạn thực hiện từng giờ và bất kỳ giờ nghỉ nào bạn có trong suốt ngày làm việc của mình.
Mẫu bảng thời gian này hoàn hảo cho người làm việc tự do hoặc những người làm việc tại nhà.
Mẫu bảng thời gian hàng tuần
Bạn đã quen thuộc với mẫu bảng thời gian hàng tuần Google Sheets của chúng tôi, sẵn sàng để ghi lại sự hiện diện của bạn trong tuần làm việc.
Mẫu đi kèm với các công thức được điền sẵn, vì vậy bạn chỉ cần thêm giờ của bạn và phần còn lại sẽ được tính tự động.
Nó cũng được mã hóa theo màu để hiển thị sự khác biệt giữa giờ bình thường, giờ làm thêm và khi bạn làm việc chậm trễ. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một mẫu bảng thời gian hai tuần.
Mẫu bảng thời gian hàng tháng
Mẫu bảng thời gian hàng tháng là một mẫu hiệu quả giúp bạn theo dõi giờ làm việc trong một tuần.
Mẫu này cũng đi kèm với các công thức được điền sẵn để tính thời gian cho bạn. Nó cũng bao gồm một lịch thả xuống cho các ngày bắt đầu và kết thúc để giúp bạn điền các ngày dễ dàng.
Tại sao sử dụng mẫu bảng thời gian của chúng tôi?
Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng mẫu bảng thời gian của chúng tôi:
- Mẫu bảng thời gian của chúng tôi đi kèm với các công thức được điền sẵn để tự động tính toán tất cả các phép tính cho bạn, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc sử dụng các công thức.
- Với các mẫu bảng thời gian của chúng tôi, bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng mà bạn đã tiêu tốn để tạo một từ đầu.
- Việc sử dụng và tùy chỉnh các mẫu bảng thời gian của chúng tôi rất dễ dàng trong Google Sheets, một phần mềm bảng tính thân thiện với người dùng.
- Tất cả các mẫu của chúng tôi đều dễ dàng tùy chỉnh và có thể sử dụng trong Google Sheets, Microsoft Excel, Word và nhiều ứng dụng khác.
- Thiết kế của các mẫu bảng thời gian của chúng tôi đơn giản, chuyên nghiệp và hấp dẫn.
Kết luận
Cuối cùng, mẫu bảng thời gian Google Sheets của chúng tôi đã sẵn sàng để tải xuống và sử dụng. Tôi nghĩ rằng mẫu này có thể đáp ứng được nhu cầu theo dõi thời gian hàng tuần và hàng tháng. Tuy nhiên, đây chỉ là một mẫu bảng thời gian cơ bản, mời bạn thêm cột, hàng và bảng khác để nhắm vào bất kỳ khía cạnh cụ thể nào mà bạn muốn. Hy vọng bạn có thể tận dụng tốt mẫu này!
Câu hỏi thường gặp:
Có cung cấp một mẫu bảng thời gian Google không?
Có, Google Sheets cung cấp các mẫu bảng thời gian khác nhau đã sẵn sàng để sử dụng. Mỗi mẫu có những lợi ích riêng của nó và nhắm vào thông tin cụ thể. Trong bài viết này, tôi đã chia sẻ một số mẫu bảng thời gian Google để bạn có thể sử dụng. Mẫu mà tôi đã chia sẻ có thể hoạt động trong nhiều ngữ cảnh. Bạn có thể sử dụng nó cho việc theo dõi thời gian hàng tuần cũng như theo dõi thời gian hàng tháng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu hiện có này để đáp ứng nhu cầu của bạn. Có cũng có nhiều tùy chỉnh khác mà bạn có thể thực hiện để làm cho thông tin trên bảng thời gian dễ đọc. Ví dụ: sử dụng biểu đồ.
Làm thế nào để tạo một bảng thời gian hàng tuần trong Google Sheets?
Tạo một bảng thời gian hàng tuần trong Google Sheets rất đơn giản. Đơn giản là thêm thông tin cơ bản như các ngày trong tuần, số giờ ghi lại mỗi ngày trong tuần, số giờ bị thiếu hoặc có trong tuần và cuối cùng là số giờ làm việc tổng cộng trong tuần này, tính bằng cách trừ số giờ thiếu khỏi số giờ làm việc yêu cầu. Để hiểu chi tiết về cách tạo bảng thời gian hàng tuần trong Google Sheets, vui lòng tham khảo bài viết của chúng tôi, trong đó chúng tôi chi tiết từng bước.
Làm thế nào để tạo một bảng thời gian trong Google Sheets?
Bảng thời gian mà Google Sheets cung cấp cho phép bạn tạo bảng thời gian của riêng bạn hoặc sử dụng các mẫu có sẵn. Có nhiều mẫu khác nhau để chọn và tải xuống, sau đó tùy chỉnh theo sở thích của mình. Nếu bạn muốn bắt đầu từ đầu, tôi đề xuất bạn đọc bài viết này. Trong đó, tôi giải thích chi tiết từng bước để thực hiện và cũng cho một số gợi ý về cách bạn có thể tùy chỉnh bảng thời gian. Tất cả các tính năng tuyệt vời này của Google Sheets đều miễn phí. Bạn có thể bắt đầu theo dõi thời gian ngay bây giờ với bảng thời gian Google Sheets.
Làm thế nào để ghi lại giờ trong Google Sheets?
Thêm thời gian hoặc ghi lại giờ trong một mẫu bảng thời gian cho Google Sheets rất đơn giản. Bạn chỉ cần hai thông tin để ghi lại thời gian. Đầu tiên, thời điểm bạn bắt đầu công việc và thứ hai, thời điểm bạn kết thúc ngày làm việc của mình. Sau khi bạn đã thêm hai thông tin này, bạn có thể sử dụng công thức =(B1-A1) để ghi lại số giờ làm việc của bạn. Giá trị B1 sẽ là thời điểm bạn kết thúc ngày làm việc, trong khi giá trị A1 sẽ là thời điểm bạn bắt đầu công việc của mình.
