Như một người lao động hiện đại, bạn thường xuyên đối mặt với nhiều nhiệm vụ và dự án hàng ngày. Việc theo dõi thời gian mà bạn đã dành cho mỗi nhiệm vụ hoặc dự án có thể rất khó khăn. May mắn thay, Google Sheets cung cấp một giải pháp dễ dàng để theo dõi giờ làm việc của bạn nhằm quản lý thời gian tốt hơn và tăng năng suất.
Làm thế nào để theo dõi thời gian trên Google Sheets?
Google Sheets không cung cấp trực tiếp tính năng theo dõi thời gian; tuy nhiên, với một chút sáng tạo và hiểu biết cơ bản về các công thức tính toán trên bảng tính, bạn có thể dễ dàng tạo ra một hệ thống theo dõi thời gian giúp bạn theo dõi chính xác thời gian làm việc của mình.
Cấu hình thủ công bằng các công thức
Việc sử dụng các công thức là cách đơn giản và dễ dùng nhất để theo dõi thời gian trên Google Sheets. Đầu tiên, bạn cần tạo một bảng tính với các cột cho các yếu tố sau đây:
- Tên/Mô tả công việc
- Thời gian bắt đầu
- Thời gian kết thúc
- Tổng số giờ làm việc
- Ghi chú (tùy chọn)
Sau đó, sử dụng các công thức đơn giản như “=KẾT_THÚC – BẮT_ĐẦU” trong cột Tổng số giờ để tính toán thời gian làm việc của bạn cho mỗi công việc. Phương pháp này rất lý tưởng cho những người muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống theo dõi của mình mà không phụ thuộc vào các công cụ hoặc ứng dụng bên ngoài.
Sử dụng biểu mẫu Google
Biểu mẫu Google cũng có thể giúp bạn theo dõi thời gian trên Google Sheets một cách nhanh chóng và hiệu quả. Biểu mẫu sẽ yêu cầu người dùng nhập giờ bắt đầu và kết thúc công việc, cũng như bất kỳ thông tin liên quan nào khác như tên dự án hoặc ghi chú.
Các câu trả lời sau đó sẽ tự động được thêm vào một bảng tính Google, mà sau đó có thể được phân tích bằng các công thức như “=KẾT_THÚC – BẮT_ĐẦU” trong cột Tổng số giờ. Phương pháp này rất hữu ích nếu bạn cần thu thập dữ liệu từ nhiều người hoặc nhóm người theo dõi thời gian của riêng họ.
Sử dụng tiện ích mở rộng hoặc addon trên Chrome
Đối với những người muốn một giải pháp theo dõi thời gian dễ dàng hơn, có nhiều tiện ích mở rộng và addon trên Chrome có thể được cài đặt và sử dụng để theo dõi thời gian trên Google Sheets. Những tiện ích mở rộng này cho phép người dùng nhanh chóng bắt đầu và dừng đồng hồ đếm cho các công việc khác nhau, tự động thêm dữ liệu vào bảng tính theo thời gian thực.
Lợi ích tốt nhất của việc sử dụng tiện ích mở rộng Chrome là nó loại bỏ việc nhập liệu thủ công; bạn chỉ cần bắt đầu và dừng đồng hồ của mình theo nhu cầu. Điều này làm cho việc theo dõi giờ làm việc của bạn nhanh chóng, đơn giản và chính xác hơn.
Sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian chuyên dụng
Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian chuyên dụng như Toggl hoặc Harvest cho một giải pháp theo dõi thời gian toàn diện hơn trên Google Sheets. Những ứng dụng này cho phép người dùng nhập các nhiệm vụ, bắt đầu và dừng đồng hồ, tạo báo cáo và theo dõi tiến trình của dự án theo thời gian.
Lợi ích tốt nhất của việc sử dụng ứng dụng chuyên dụng là nó cung cấp các tính năng bổ sung như thông báo, công cụ cộng tác và tùy chọn quản lý nhóm,… Dữ liệu từ những ứng dụng này sau đó có thể dễ dàng xuất ra Google Sheets để phân tích sâu hơn.
Cấu hình Google Sheets để theo dõi thời gian
Nếu bạn cấu hình Google Sheets thủ công để theo dõi thời gian, bạn cần đảm bảo rằng bảng tính của bạn đã được cấu hình đúng. Bắt đầu bằng cách tạo một cột cho mỗi ngày trong tuần và một hàng cho mỗi nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể điền các ô với số giờ làm việc trên nhiệm vụ đó trong mỗi ngày.
Bạn cũng cần tạo các công thức tính toán số giờ bạn đã dành cho mỗi nhiệm vụ hoặc dự án trong một tuần hoặc một tháng. Ví dụ, nếu bạn muốn biết bạn đã dành bao nhiêu giờ làm việc cho nhiệm vụ A trong tháng 5, hãy nhập “=SUM(A1:A31)” vào ô B32, và nó sẽ tự động tính tổng của tất cả các giá trị được tìm thấy trong các ô A1 đến A31.
Thêm các khoảng giờ nghỉ vào dữ liệu theo dõi thời gian của bạn
Bạn cũng có thể cấu hình Google Sheets thủ công để theo dõi các khoảng giờ nghỉ bạn đã có trong ngày hoặc tuần. Tạo một cột có tiêu đề “Nghỉ” và nhập thời gian (theo phút) bạn đã nghỉ vào mỗi ô. Sau đó, bạn có thể sử dụng các công thức để tính tổng thời gian nghỉ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Bạn cũng có thể sử dụng các cột “Bắt đầu nghỉ” và “Kết thúc nghỉ” và sử dụng các công thức để tính toán thời gian nghỉ theo phút giữa hai ô này.
Hiển thị và tạo báo cáo từ dữ liệu theo dõi thời gian
Google Sheets cũng cho phép bạn tạo biểu đồ từ dữ liệu theo dõi. Điều này giúp bạn trực quan hóa và phân tích dữ liệu theo dõi thời gian của mình dưới dạng biểu đồ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo các báo cáo từ dữ liệu theo dõi thời gian bằng cách sử dụng một số công cụ tích hợp sẵn trong Google Sheets như bảng tích điều chỉnh và bộ lọc.
Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng nhiều công thức khác như IF, VLOOKUP, AVERAGE và SUMIF để phân tích dữ liệu hoặc tìm ra thông tin từ dữ liệu theo dõi thời gian.
Suivi thời gian với Google Sheets: Lợi ích và hạn chế
Việc sử dụng Google Sheets để theo dõi thời gian mang lại nhiều lợi ích và hạn chế. Hãy cùng xem xét cả hai khía cạnh này.
Lợi ích của việc theo dõi thời gian trên Google Sheets
-
Miễn phí: Lợi ích rõ nhất của việc sử dụng Google Sheets để theo dõi thời gian là nó miễn phí. Bạn không cần trả bất kỳ chi phí nào để sử dụng ứng dụng này, và bạn có thể bắt đầu theo dõi thời gian ngay lập tức.
-
Không cần cài đặt hoặc công cụ bổ sung: Bạn không cần cài đặt phần mềm hoặc công cụ bổ sung để bắt đầu sử dụng Google Sheets để theo dõi thời gian. Bạn chỉ cần một máy tính có kết nối internet và truy cập vào tài khoản Google của bạn.
-
Chia sẻ tệp một cách dễ dàng: Điều này cũng rất dễ dàng để chia sẻ tệp giữa nhiều thiết bị, giúp việc cộng tác giữa các nhóm hoặc đồng nghiệp làm việc trên cùng một dự án dễ dàng hơn.
-
Dễ dàng khởi đầu: Với Google Sheets, bạn có thể bắt đầu theo dõi thời gian chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bạn chỉ cần mở một bảng tính mới và thêm các cột cho dữ liệu bạn muốn theo dõi (ví dụ: tên công việc, giờ làm việc). Nếu bạn quen thuộc với các công thức cơ bản của Google Sheets, bạn cũng có thể cấu hình tính toán tự động cho tổng số giờ làm việc.
Hạn chế của việc theo dõi thời gian trên Google Sheets
Mặc dù Google Sheets không tốn phí sử dụng, nhưng nó không phải là công cụ theo dõi thời gian dễ hiểu nhất. Dưới đây là nhược điểm của việc sử dụng Google Sheets để theo dõi thời gian:
-
Không tự động hóa: Mỗi khi bạn muốn ghi lại thời gian đã dành cho một dự án, bạn phải nhập dữ liệu một cách thủ công vào Google Sheets.
-
Phức tạp: Tạo bảng tính thời gian trong Google Sheets có thể là công việc khá phức tạp và tốn nhiều thời gian.
-
Sự phức tạp khi sử dụng trên nhiều nền tảng: Cũng khá phức tạp khi sử dụng trên nhiều nền tảng vì mỗi nền tảng có định dạng khác nhau.
-
Quá trình nhập liệu phức tạp: Việc nhập dữ liệu vào bảng tính của bạn phức tạp và đòi hỏi sự suy nghĩ cẩn thận về dữ liệu và vị trí của nó. Điều này làm cho việc có được một biểu đồ chính xác về giờ làm việc của bạn trở nên khó khăn.
-
Rủi ro lỗi: Luôn có nguy cơ xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu, điều này có thể dẫn đến thông tin không chính xác và kết quả thiên vị.
Các ứng dụng tốt nhất cho việc theo dõi thời gian trên Google Sheets
Nếu bạn muốn đơn giản hóa quy trình theo dõi thời gian, có nhiều ứng dụng kèm theo tiện ích mở rộng trên Chrome có sẵn để giúp bạn. Sau đây là một số ứng dụng tốt nhất:
-
Day.io – Sự thay thế tốt nhất cho theo dõi thời gian trên Google Sheets
Day.io là một ứng dụng chuyên dụng dựa trên đám mây cho việc theo dõi thời gian một cách nhanh chóng và dễ dàng trên Google Sheets. Nó cung cấp nhiều tính năng như báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển trực quan và nhập liệu thời gian chi tiết.
Day.io cung cấp cả các công cụ theo dõi dự án và theo dõi sự hiệu quả, giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của đội ngũ của mình. Nó cũng có một tiện ích mở rộng dành cho Chrome để bạn có thể nhanh chóng kết nối và ngắt kết nối với các nhiệm vụ và theo dõi thời gian một cách chính xác trên Google Sheets.
Tính năng
- Đồng hồ đếm với kết nối/ngắt kết nối thủ công hoặc tự động
- Theo dõi công việc với nhập liệu thời gian chi tiết
- Công cụ theo dõi dự án và sự hiệu quả
- Báo cáo dự án tùy chỉnh
- Quản lý chữ ký số
- Tạo bảng thời gian và hóa đơn
Giá cả
- Theo dõi thời gian và sự hiệu quả: 4 USD/người dùng/tháng
- Theo dõi thời gian dự án: 6 USD/người dùng/tháng
-
actiTIME – Theo dõi thời gian kết hợp với phân tích hiệu suất
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng theo dõi thời gian toàn diện, actiTIME là giải pháp hoàn hảo. Nền tảng này dựa trên đám mây cung cấp phân tích hiệu suất chi tiết, cho phép bạn theo dõi mọi khía cạnh của công việc của đội ngũ và tối ưu hóa năng suất của họ.
Tính năng
- Theo dõi thời gian thực với nhật ký hoạt động
- Công cụ quản lý dự án và công việc
- Phân tích hiệu suất với biểu đồ
- Nhắc nhở tự động cho công việc, dự án và bảng thời gian
- Tùy chọn lưu trữ đám mây hoặc tự lưu trữ
Giá cả
- 1-3 người dùng: Miễn phí với các tính năng hạn chế
- 1-40 người dùng: 7 USD/người dùng/tháng
- 41-200 người dùng: 6 USD/người dùng/tháng
-
Elorus – Theo dõi thời gian kết hợp với lập hóa đơn dễ dàng
Elorus là một phần mềm toàn diện cho việc theo dõi thời gian và chi phí, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa việc lập hóa đơn. Elorus cũng tích hợp với nhiều hệ thống kế toán phổ biến như QuickBooks, Xero và FreshBooks. Điều này giúp bạn xem ngân sách của dự án của mình theo thời gian thực và tự động tạo hóa đơn cho khách hàng.
Tính năng
- Theo dõi công việc và dự án
- Theo dõi thời gian với nhập liệu thời gian chi tiết
- Nhắc nhở tự động cho công việc và dự án
- Lập hóa đơn dễ dàng với mẫu tùy chỉnh
- Báo cáo và phân tích thời gian thực
Giá cả
- Miễn phí: 0 USD, hỗ trợ tối đa năm khách hàng hoạt động
- Starter: 7 USD/người dùng/tháng
- Standard: 15 USD/người dùng/tháng
- Premium: 30 USD/người dùng/tháng
Google Sheets là một công cụ tuyệt vời để theo dõi thời gian của bạn, tuy nhiên, nó có thể trở nên phức tạp. May mắn thay, có nhiều ứng dụng và tiện ích mở rộng có sẵn để giúp việc theo dõi giờ làm việc của bạn dễ dàng hơn và tăng năng suất của bạn.
Với các công cụ phù hợp, việc ghi chép chính xác thời gian đã dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Hãy thử Day.io ngay hôm nay để có một công cụ theo dõi thời gian chính xác và tiện ích.
