Google Sheets cung cấp tính năng Biểu đồ dòng thời gian mới giúp bạn chia sẻ dễ dàng biểu đồ dòng thời gian của dự án nội bộ và bên ngoài công ty. Nếu bạn đã sử dụng Google Workspace, bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng này. Nếu không, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách khác nhau để tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets. Tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm.
Tổng quan nhanh: Cách sử dụng tính năng Biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets
Để sử dụng tính năng Biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets, bạn chỉ cần sử dụng một tài khoản Google Workspace để mở bảng tính, sau đó điều hướng đến Chèn > Biểu đồ dòng thời gian và chọn phạm vi mà bạn muốn tạo biểu đồ dòng thời gian.
Tính năng Biểu đồ dòng thời gian mới trên Google Sheets
Google Sheets đã giới thiệu tính năng dòng thời gian tương tác trong Google Sheets vào năm 2022. Đây là một lớp giao diện mới hiển thị thông tin dự án từ bảng tính. Nó bao gồm thông tin như ngày bắt đầu và kết thúc dự án, mô tả và thông tin chủ sở hữu.
Chi tiết
Tính năng dòng thời gian mới trong Google Sheets cho phép bạn tương tác dễ dàng với thông tin dự án và giúp quản lý dễ dàng biểu đồ dòng thời gian của dự án, chiến dịch tiếp thị, cộng tác trong nhóm, lịch trình và nhiều hơn nữa. Bạn có thể nhấp chuột vào thẻ trong biểu đồ dòng thời gian và hiển thị thông tin về dự án hiện tại trong thanh bên. Bạn có thể định dạng biểu đồ dòng thời gian theo các khoảng thời gian khác nhau như năm, quý, tháng, tuần và ngày.
Chức năng này không có kiểm soát quản trị. Người dùng cuối có thể tạo một biểu đồ dòng thời gian bằng cách điều hướng đến Chèn và nhấp vào Biểu đồ dòng thời gian. Tại đó, họ có thể nhấp vào Chọn phạm vi dữ liệu sau đó sử dụng tùy chọn Cấu hình thuộc tính. Sau khi tạo biểu đồ dòng thời gian, bạn có thể xem biểu đồ dòng thời gian của dự án theo các khoảng thời gian khác nhau và thay đổi giao diện bằng cách thay đổi màu sắc, khoảng cách và các tùy chọn khác.
Sẵn có cho các người dùng
Tính năng dòng thời gian tương tác mới trong Google Sheets có sẵn cho các người dùng của:
- Workspace Essentials
- Business Plus
- Business Standard
- Enterprise Standard
- Enterprise Essentials
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Fundamentals
- Education Plus
- Teaching and Learning
Hiển thị biểu đồ dòng thời gian tương tác không khả dụng đối với các khách hàng sử dụng phiên bản phi lợi nhuận, G-Suite Basic và Business, cũng như người dùng sử dụng tài khoản Google cá nhân.
Tạo biểu đồ dòng thời gian mà không cần tài khoản Google Workspace
Rất tiếc, trừ khi bạn có một tài khoản kinh doanh Google Workspace, bạn không thể sử dụng tính năng mới này của Google Sheets. Nhưng điều này không có nghĩa là bạn không thể tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets. Hãy xem cách bạn có thể làm điều đó.
Biểu đồ dòng thời gian cho quản lý dự án là gì?
Biểu đồ dòng thời gian cho quản lý dự án là một lịch trình cho toàn dự án, từ lập kế hoạch đến thực hiện. Dự án được chia thành các mục tiêu nhỏ hơn và các cột mốc, mỗi mục tiêu và mốc đều có thời hạn. Thông qua biểu đồ dòng thời gian của bạn, bạn và nhóm của bạn có thể nhìn thấy thời gian hoàn thành dự án và các thời hạn của các thành phần cụ thể.
Tại sao Sử dụng Biểu đồ dòng thời gian Google Sheets cho các Dự án?
Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ dòng thời gian dự án trên Google Sheets:
Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về dự án
Biểu đồ dòng thời gian cung cấp cái nhìn tổng thể cho nhóm của bạn, giúp họ nhìn nhận hoạt động cụ thể diễn ra khi nào. Nó giúp thành viên trong nhóm hiểu về ngữ cảnh của các thành phần cụ thể của họ và cách chúng hòa vào nhau. Trước khi bắt đầu dự án, bạn cũng có thể tích cực xác định các rào cản tiềm năng hoặc yêu cầu.
Quản lý nguồn lực hiệu quả hơn
Nguồn lực dự án của bạn bao gồm tiền bạc, công cụ và thời gian của các thành viên trong nhóm. Nếu mọi thứ đều có sẵn khi bạn cần, dự án nên trở thành một công việc dễ dàng, nhưng bạn không thể thực hiện chiến lược này một mình. Nếu bạn biết khi nào các nhiệm vụ cụ thể diễn ra, bạn có thể phân bổ và quản lý nguồn lực dự án của mình hiệu quả hơn. Điều này cho phép bạn chuẩn bị theo cách thích hợp nếu bạn biết một nhà thiết kế đang làm việc cho công ty của bạn sẽ không thể giúp bạn đưa trang web của bạn trở thành hiện thực trước cuối tháng.
Giữ Dự án trên Đúng Hướng
Biểu đồ dòng thời gian dự án có nhiều lợi ích, trong đó có giữ bạn trên đúng hướng. Nếu một thành phần duy nhất chậm trễ, toàn bộ dự án của bạn có nguy cơ bị trễ. Xác định các hố hẹp hoặc khoảng cách và theo dõi tiến trình bằng cách chia nhỏ chúng thành các thành phần nhỏ hơn dễ dàng hơn. Nhờ sự hiểu biết của mỗi người về ai chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ và khi nó đến hạn, biểu đồ dòng thời gian cũng khuyến khích sự chịu trách nhiệm trong nhóm của bạn.
Làm cho các Dự án To lớn Dễ quản lý hơn
Nhờ vào biểu đồ dòng thời gian dự án, các dự án khổng lồ trở nên dễ quản lý hơn. Trước khi tạo biểu đồ dòng thời gian của mình, bạn phải chia dự án của mình thành các bước quản lý. Điều này mang lại kế hoạch chiến lược mà bạn và nhóm của bạn có thể sử dụng để tiến lên mà không cảm thấy bị áp đảo.
Cách tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets
Bạn có thể sử dụng một mẫu biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets hoặc tạo một biểu đồ dòng thời gian dự án từ đầu. Đầu tiên, hãy xem cách bạn có thể sử dụng mẫu do Google cung cấp.
Tạo biểu đồ dòng thời gian bằng Cách sử dụng Thư viện mẫu
Đây là cách sử dụng một mẫu sẵn có để tạo biểu đồ dòng thời gian dự án:
- Truy cập Google Sheets.
- Trên màn hình chính, nhấp vào tùy chọn Thư viện mẫu ở góc trên bên phải màn hình.
- Cuộn xuống để tìm tùy chọn Biểu đồ dòng thời gian dự án bởi Smartsheet. Nhấp vào nó và mẫu sẽ được tải trong một bảng tính mới.
- Mẫu biểu đồ dòng thời gian cho phép bạn thêm Tiêu đề Dự án, Quản lý Dự án, Tên Công ty và Ngày.
- Mẫu có nhiều cột đại diện cho các ngày, cho phép bạn thêm một dự án và thay đổi chiều rộng ô để biểu thị thời gian của nhiệm vụ cụ thể đó. Giả sử giai đoạn biểu đồ dòng thời gian của dự án bắt đầu từ tuần đầu tiên của tháng Một và kéo dài đến cuối tháng Hai. Để hiển thị điều này, hãy chọn tất cả các ô, nhấp vào Định dạng ở thanh trên cùng và sau đó nhấp vào Hợp nhất ô và sau đó Hợp nhất tất cả.
Mặc dù mẫu này có thể phù hợp với sinh viên hoặc các nhóm nhỏ, bản chất tĩnh của nó có nghĩa là bạn phải làm tất cả các công việc theo cách thủ công, điều này có thể mất rất nhiều thời gian. Hãy xem cách bạn có thể tạo biểu đồ dòng thời gian dự án của riêng bạn trên Google Sheets.
Tạo mẫu Biểu đồ dòng thời gian của riêng bạn
Đây là cách tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets:
- Truy cập vào trang sheets.new để mở một bảng tính mới.
- Bước đầu tiên là thêm các bước quản lý quan trọng và ngày của chúng vào bảng tính. Hãy đảm bảo các bước ngắn gọn và dễ đọc. Ví dụ, cột đầu tiên chứa tên bước, cột thứ hai chứa ngày và cột thứ ba chứa vị trí của nó.
-
Sau khi bạn đã hoàn thành việc thêm dữ liệu, hãy nhấp và kéo để chọn các ô dữ liệu và tạo một biểu đồ. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào Chèn sau đó Biểu đồ.
-
Bây giờ, để tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets, nhấp vào tùy chọn Phân tán dưới Loại biểu đồ và sau đó chọn Biểu đồ hình bọt.
-
Bây giờ, hãy định dạng biểu đồ để đảm bảo tính nhìn nhận của nó. Điều đầu tiên bạn cần làm là loại bỏ sự chồng chéo bằng cách điều chỉnh Cài đặt tùy chỉnh trong trình soạn thảo biểu đồ. Ở đó, nhấp vào Trục dọc.
- Ở đây, hãy trừ 1 khỏi vị trí thấp nhất và ghi vào ô văn bản Nhỏ nhất. Sau đó thêm 1 vào vị trí cao nhất và ghi vào ô văn bản Tối đa.
- Giả sử bạn muốn theo dõi tiến độ của dự án của mình. Bạn có thể chỉ định trạng thái bằng cách sử dụng màu sắc. Để làm điều này, hãy truy cập vào Trình soạn thảo biểu đồ và nhấp vào Thêm loạt.
- Bấm vào các ô nhỏ bên cạnh khung tìm kiếm, điều này sẽ mở cửa sổ Chọn phạm vi dữ liệu. Thêm phạm vi ô và nhấp vào nút xanh lá cây OK. Google Sheets sẽ tự động chọn màu. Bạn có thể thay đổi chúng bằng cách vào phần Tùy chỉnh của Trình soạn thảo biểu đồ.
Cuối cùng, tính năng biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets là cách đơn giản nhất để tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets. Rất tiếc là nó chỉ dành cho người dùng của Google Workspace. Nhưng có nhiều cách khác để tạo biểu đồ dòng thời gian trên Google Sheets. Hãy khám phá chúng ở trên và sử dụng phương pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn chưa đăng ký Google Workspace, bạn chỉ cần một địa chỉ email doanh nghiệp. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị bạn đăng ký nếu bạn có một.
