Ứng dụng quản lý công việc riêng biệt thường rất tiện lợi, nhưng không phải lúc nào cũng thuận tiện. Có thể bạn đang làm việc trên một dự án với một nhóm và cần chia sẻ danh sách đó. Hoặc có thể bạn muốn in danh sách và gắn nó lên tủ lạnh của mình.
Tạo danh sách công việc trong Google Sheets cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn và chia sẻ, in ấn hoặc truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách công việc trong Google Sheets với Google Template, một bản mẫu bên thứ 3 và từ đầu!
Cách tạo danh sách công việc trong Google Sheets với một mẫu
Người dùng Google Sheets có truy cập vào nhiều mẫu miễn phí được tích hợp sẵn. Đây là một cách dễ dàng và tiện lợi để tạo danh sách kiểm tra nhanh chóng bao gồm các ngày đến hạn, mô tả công việc và các ô kiểm cho các mục đã hoàn thành.
Mở mẫu
- Truy cập vào Google Sheets và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
- Nếu có các mẫu gần đây xuất hiện trên trang chính của Google Sheets, hãy chọn “Thư viện Mẫu” (ở phía trên). Nếu không, di chuột qua biểu tượng cộng (+) ở góc dưới cùng bên phải và chọn “Chọn một mẫu”.
-
Điều hướng đến mục “Cá nhân” và chọn mẫu “Danh sách công việc”.
-
Mẫu sẽ mở với dữ liệu mẫu, bao gồm các chi tiết giải thích cách sử dụng mẫu.
-
Bạn có thể đổi tên tùy chỉnh bằng cách chọn “Danh sách công việc” ở phía trên bên trái và nhập tên bạn muốn. Nếu không, bạn có thể tiếp tục sử dụng mẫu.
Nhập công việc và ngày hết hạn
-
Bạn có thể bắt đầu bằng cách xóa các công việc và ngày hết hạn mẫu và bỏ chọn các hộp kiểm nếu bạn muốn. Sau đó, bạn sẽ có một danh sách trống để bắt đầu.
-
Tiếp theo, nhập tên công việc hoặc mô tả đầy đủ công việc cần làm vào cột “Công việc”.
- Bên trái, nhập ngày hết hạn vào cột “Ngày” là tùy chọn. Bạn có thể sử dụng định dạng ngày thường gặp (ví dụ: 1 tháng 5, 1 tháng 5 năm 2024; 5/1/23). Mẫu sẽ tự động chuyển đổi ngày thành định dạng số tháng/ngày (ví dụ: 5/1).
Sắp xếp hoặc lọc theo công việc hoàn thành, ngày hoặc công việc
-
Bạn có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách công việc của mình bằng cách sử dụng một trong các cột. Chọn biểu tượng “Bộ lọc” (ở bên phải của tiêu đề cột) và sau đó sắp xếp theo thứ tự chữ cái, ngày hoặc màu sắc.
-
Chọn biểu tượng “Bộ lọc” và chọn theo màu sắc, điều kiện, giá trị hoặc mục cụ thể ở dưới.
Đánh dấu công việc đã hoàn thành
- Khi bạn hoàn thành một công việc, hãy đánh dấu ô kiểm trong cột A. Văn bản sẽ được định dạng với một phông chữ gạch ngang, và dòng sẽ được mờ mờ màu xám.
- Khi bạn tiến hành trong danh sách, bạn sẽ thấy số công việc đã hoàn thành và tổng số công việc ở phía trên.
- Khám phá thêm mẹo và mẹo hữu ích khác cho Google Sheets để cải thiện mẫu danh sách công việc của bạn!
Sử dụng mẫu danh sách công việc từ bên thứ 3
- Bạn có thể thích ý tưởng sử dụng một mẫu danh sách công việc, nhưng muốn một mẫu cung cấp không gian cho tình trạng hoặc ưu tiên công việc. Mẫu danh sách công việc miễn phí từ Vertex42 là một lựa chọn tuyệt vời.
Tải xuống và sao chép mẫu
- Trên trang web của Vertex42, bạn sẽ thấy mẫu này ở đầu danh sách tùy chọn danh sách công việc. Chọn “Google Sheets” bên phải.
- Sau đó, hãy nhấp vào “Lấy mẫu”.
- Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Bạn sẽ thấy một bản xem trước mẫu. Chọn “Sử dụng mẫu” ở góc trên bên phải.
- Mẫu sẽ ở chế độ “Chỉ xem”, chúng tôi đề nghị bạn sao lưu một bản sao của mẫu cho việc sử dụng cá nhân.
-
Chọn “Tệp” > “Tạo bản sao”, đặt tên cho tệp được sao chép, chọn một thư mục Google Drive (tùy chọn) và nhấp vào “Tạo bản sao”.
-
Bản sao của mẫu của bạn sẽ mở trong một tab mới, sẵn sàng cho việc sử dụng.
Nhập công việc và chi tiết của bạn
- Bắt đầu bằng cách nhập các công việc cần làm vào cột “Dự án/Công việc”. Sử dụng các cột bên phải cho các chi tiết bổ sung.
-
Trạng thái: Sử dụng danh sách thả xuống trong cột “Trạng thái” khi bạn tiến triển qua các công việc.
-
Ưu tiên: Đặt mức ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp cho từng công việc.
-
Ngày hết hạn: Nhập ngày hết hạn theo định dạng ngày thông thường. Mẫu sẽ tự động chuyển đổi ngày thành định dạng MM/DD/YYYY.
-
PICK: Theo ý muốn, bạn có thể gán một PICK tương ứng cho mỗi công việc.
-
Chủ sở hữu: Đối với danh sách công việc được chia sẻ, nhập tên người chịu trách nhiệm vào cột “Chủ sở hữu”.
-
Ghi chú: Bao gồm các chi tiết hoặc yếu tố bổ sung.
Tùy chỉnh danh sách trạng thái, ưu tiên và PICK
Để đáp ứng nhu cầu cá nhân của bạn, bạn có thể tùy chỉnh các mục trong danh sách trạng thái, ưu tiên và PICK:
- Truy cập vào tab “Danh sách” ở dưới cùng.
- Bạn sẽ thấy các mục hiện có cho từng danh sách. Bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xóa các mục này để phù hợp với dự án của bạn (hoặc cách bạn quản lý các công việc của mình).
-
Khi bạn thay đổi, nó sẽ được tự động phản ánh trong danh sách tương ứng khi bạn quay lại tab “ToDoList”.
-
Ví dụ, bạn có thể xóa các mục “Chờ phê duyệt” và “Chờ xem xét” bằng cách đơn giản chỉ xóa văn bản.
- Khi quay lại danh sách công việc, danh sách “Trạng thái” sẽ được cập nhật và phản ánh thay đổi này.
Chú ý khi sử dụng định dạng có điều kiện
Ngoài việc tùy chỉnh danh sách như đã mô tả ở trên, mẫu này bao gồm định dạng có điều kiện để nhanh chóng nhận biết các mục:
-
Ưu tiên: “Cao” sẽ làm cho văn bản màu đỏ. “Thấp” sẽ làm cho văn bản màu xanh.
-
Ngày hết hạn: Những ngày đã qua sẽ được hiển thị màu đỏ.
-
PICK: Chọn Easy/High Value và văn bản sẽ trở nên xanh. Đối với Hard/Low Value, văn bản sẽ trở thành màu đỏ.
Với một mẫu danh sách công việc hiệu quả – với các tính năng bổ sung giúp làm cho việc quản lý công việc dễ dàng hơn – mẫu từ Vertex42 là một lựa chọn tuyệt vời.
Nếu bạn muốn tạo và tùy chỉnh danh sách công việc của mình trong Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể tạo một danh sách từ đầu. Tạo một danh sách sử dụng các yếu tố mà bạn cần hoặc muốn. Tiếp tục đọc để học cách sử dụng:
- Các ô kiểm cho các công việc đã hoàn thành
- Các danh sách thả xuống cho trạng thái công việc
- Định dạng có điều kiện cho các công việc đã qua hạn
Nếu bạn thích mẫu chúng tôi đã tạo dưới đây, hãy nhấp vào nút bên dưới và chọn “Tạo bản sao” để mở trong Google Sheets.
