Bạn có thể tìm thấy ứng dụng theo dõi cho mọi thứ ngày nay. Mỗi ứng dụng có đặc điểm và giao diện người dùng riêng biệt. Tuy nhiên, đôi khi, sự đơn giản là sự lựa chọn tốt nhất. Google Sheets là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để tạo và quản lý danh sách công việc của bạn. Ứng dụng này đơn giản và dễ sử dụng. Mặc dù có nhiều loại ứng dụng danh sách công việc khác nhau, nhưng ít có ứng dụng nào dễ sử dụng và intuitive như Google Sheets. Một lợi ích khác của việc tạo danh sách công việc trong Google Sheets là bạn dễ dàng đồng bộ danh sách của mình với các ứng dụng G-suite khác và có thể là một số phần mềm khác.
7 Lợi Ích của Việc Tạo Danh Sách Công Việc trong Google Sheets
Có nhiều lợi ích khi tạo danh sách công việc trong Google Sheets, nhưng dưới đây là những lợi ích chính:
- Tiết kiệm tiền: Bạn không cần phải mua một tài khoản hàng tháng hoặc trả phí một lần để sử dụng Google Sheets. Nó hoàn toàn miễn phí.
- Tiết kiệm thời gian: Có sẵn một mẫu sẵn có mà bạn có thể tùy chỉnh và bắt đầu sử dụng ngay lập tức.
- Dễ dàng tùy chỉnh: Bạn có thể thay đổi hoàn toàn ngoại hình và hoạt động của danh sách công việc bằng cách sử dụng định dạng điều kiện.
- Dễ dàng hợp tác: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ danh sách công việc của mình với thành viên trong nhóm của bạn để họ biết những gì bạn đang làm và có thể lập kế hoạch cho các dự án một cách phù hợp.
- Hợp tác mượt mà: Việc có thể dễ dàng chia sẻ danh sách công việc của bạn và truy cập vào danh sách công việc của người khác giúp việc hợp tác giữa các nhóm trở nên dễ dàng hơn.
- Truy cập ngoại tuyến: Bạn chỉ cần xuất lịch trình của mình thành một bảng tính hoặc tệp PDF và sử dụng hoặc chia sẻ ngoại tuyến.
- Đồng bộ dễ dàng: Danh sách công việc của bạn sẽ được đồng bộ với tài khoản Google của bạn và có thể được truy cập từ bất kỳ đâu với kết nối Internet.
Hãy tham khảo bài viết này nếu bạn muốn tạo danh sách công việc trong Excel.
Cách Tạo Danh Sách Công Việc trong Google Sheets
Dưới đây là quy trình đơn giản, hai bước để tạo danh sách công việc trong Google Sheets.
Bước 1: Truy cập spreadsheets.google.com, nhấp vào “Bộ sưu tập mẫu” khi di chuột qua biểu tượng cộng ở góc dưới cùng bên phải. Bạn sẽ thấy một loạt các mẫu. Ở đây, hãy chọn mẫu “Danh sách công việc” trong danh mục “Cá nhân”.
Bước 2: Bằng cách nhấp vào “Danh sách công việc”, bạn sẽ truy cập được mẫu danh sách công việc trống mà bạn có thể tùy chỉnh.
Bạn sẽ nhận thấy rằng mẫu được trang bị:
- Các hộp kiểm để đánh dấu khi bạn hoàn thành một công việc
- Một danh sách đơn giản sẵn sàng sử dụng để bạn thêm tất cả các công việc của mình
- Các cột “ngày” và “nhiệm vụ” đã được điền trước để khởi đầu
Bạn có thể tùy chỉnh tất cả các thông tin này cũng như ngoại hình của danh sách công việc theo nhu cầu của bạn.
Và đó là tất cả! Việc tạo danh sách công việc bằng cách sử dụng Google Sheets mất ít hơn năm phút nếu bạn chọn sử dụng các mẫu có sẵn.
Tùy Chỉnh Danh Sách Công Việc Của Bạn Bằng Cách Sử Dụng Định Dạng Điều Kiện
Tất nhiên, bạn có thể tùy chỉnh danh sách công việc này để nó trở nên độc đáo. Ví dụ, bạn sẽ thấy rằng khi bạn nhấp vào một hộp kiểm, nhiệm vụ sẽ tự động được gạch và màu của ô sẽ chuyển sang màu xám. Điều này được thực hiện thông qua “định dạng điều kiện”. Để xem quy tắc này, nhấp vào “Định dạng” sau đó nhấp vào “Định dạng điều kiện”.
Khi bạn nhấp vào đó, quy tắc sẽ mở ra để bạn xem hoặc chỉnh sửa.
Để thay đổi/tùy chỉnh quy tắc này, nhấp vào nó và nó sẽ mở ra. Ở đây, bạn có thể thay đổi màu sắc bằng cách nhấp vào biểu tượng “màu sắc”. Bạn có thể xóa dấu gạch nếu bạn không thích nó hoặc thay đổi nó thành đậm, nghiêng hoặc gạch dưới theo sở thích của bạn. Khi bạn hài lòng với các thay đổi, nhấp vào “Hoàn tất”.
Mẹo Để Tận Hưởng Tối Đa Danh Sách Công Việc trên Google Sheets
Bạn có thể làm cho danh sách công việc của mình trở nên cá nhân hơn và hiệu quả hơn bằng cách chỉnh sửa và tùy chỉnh nó. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để cá nhân hóa danh sách công việc của mình và làm cho nó hiệu quả hơn.
1. Truy Cập vào Danh Sách Công Việc của Bạn Ngoại Tuyến
Bạn có thể chỉnh sửa và sử dụng danh sách công việc của mình ngoại tuyến mà không cần tải xuống. Để làm điều này, bạn chỉ cần bật tính năng này trong trình duyệt Google Chrome của bạn. Dưới đây là quy trình từng bước:
Bước 1: Bắt đầu bằng cách cài đặt tiện ích mở rộng Google Docs ngoại tuyến.
Bước 2: Truy cập vào docs.google.com và nhấp vào menu ở góc trên cùng bên trái. Sau đó, nhấp vào “Cài đặt”.
Bước 3: Bật tùy chọn “Ngoại tuyến”.
Điều này cho phép bạn truy cập vào danh sách công việc của mình ngoại tuyến, ví dụ như khi bạn đang trên máy bay hoặc trên đường với kết nối Internet hạn chế.
Đóng Băng Các Dòng hoặc Cột Cụ Thể
Bạn có thể đóng băng một hoặc nhiều dòng hoặc một cột để mỗi khi bạn cuộn, dòng hoặc cột này sẽ không bao giờ bị mất khỏi tầm nhìn. Ví dụ, bạn có thể đóng băng dòng trên cùng để khi bạn cuộn xuống để xem các công việc của mình, bạn sẽ biết cột nào tương ứng với điều gì.
Làm theo các bước sau để đóng băng dòng và cột:
Bước 1: Chọn dòng hoặc cột mà bạn muốn đóng băng.
Bước 2: Nhấp vào “Hiển thị” trong menu trên cùng.
Bước 3: Chọn “Đóng băng> 1 dòng” hoặc “1 cột” để đóng băng dòng hoặc cột cụ thể.
Để đóng băng hơn hai dòng hoặc cột, trong menu đóng băng, nhấp vào “Đến dòng hiện tại (x)” hoặc “Đến cột hiện tại (x)”. “X” sẽ đại diện cho số dòng hoặc cột mà bạn đã chọn ô.
Ẩn Dòng hoặc Cột
Việc ẩn dòng hoặc cột giúp tập trung chỉ vào những gì bạn muốn nhìn thấy. Ví dụ, trong danh sách công việc của bạn, nếu bạn muốn ẩn một công việc cụ thể không còn liên quan, bạn có thể làm như sau:
Bước 1: Chọn dòng hoặc cột mà bạn muốn ẩn.
Bước 2: Nhấp chuột phải.
Bước 3: Chọn “Ẩn”.
Việc ẩn dòng và cột cụ thể khác với việc xóa chúng. Trong trường hợp đầu tiên, bạn vẫn có thể truy cập vào thông tin này; chúng chỉ bị ẩn khỏi tầm nhìn hiện tại của bạn. Trong trường hợp thứ hai, bạn xóa dữ liệu một cách vĩnh viễn.
Tại Sao Chọn Google Sheets để Tạo Danh Sách Công Việc
Một trong những lý do chính để chọn Google Sheets để tạo danh sách công việc là sự dễ sử dụng. Bạn có thể dễ dàng kết nối bảng tính của mình với các ứng dụng và nguồn khác, nó dễ tạo, tùy chỉnh và truy cập. Bạn cũng có thể chia sẻ nó dễ dàng và xử lý thông tin theo nhiều cách khác nhau. Ít có ứng dụng danh sách công việc vật lý và kỹ thuật số nào khác cung cấp tính linh hoạt như vậy.
Cách Sử Dụng Friday Như Danh Sách Công Việc và Kế Hoạch
Nếu Google Sheets có vẻ quá phức tạp để cập nhật, bạn có thể sử dụng Friday.
Hãy có một trung tâm điều khiển cá nhân có thể giúp bạn tận dụng tối đa ngày làm việc của mình. Với kế hoạch hàng ngày, bạn có thể đồng bộ lịch và danh sách công việc của mình với các cuộc họp hàng ngày của bạn. Với Friday, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về những gì bạn cần hoàn thành tiếp theo.
Trích tác phẩm nhiệm vụ từ các ứng dụng quản lý nhiệm vụ bạn đã sử dụng như Asana, Todoist và Trello.
Điều này giúp bạn theo dõi mọi chi tiết về quản lý dự án và tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành.
Friday cũng cung cấp tính năng công bố, nơi bạn có thể viết thông báo, ý tưởng, ghi chú cuộc họp, v.v. Bằng cách kết nối với các ứng dụng quản lý nhiệm vụ khác, bạn có thể dễ dàng chèn các nhiệm vụ của mình vào lịch trình hàng ngày để tạo thành một danh sách công việc tuyệt vời.
Friday có tất cả những gì bạn cần cho ngày của mình.
-
Được tổ chức bằng cách giữ tất cả các nhiệm vụ quan trọng, cho cuộc sống và công việc, ở cùng một nơi.
-
Thêm một nhiệm vụ đơn giản trực tiếp trong Friday hoặc tích hợp nó với phần mềm quản lý nhiệm vụ yêu thích của bạn.
-
Tiện ích Chrome của Friday giúp bạn giữ kỷ luật bằng cách hiển thị lịch trình và danh sách công việc cần hoàn thành, đồng thời chặn những điều làm lạc lối.
-
Chuyển sang chế độ tập trung để tập trung và hoàn thành công việc của bạn.
-
Bắt đầu danh sách công việc miễn phí của bạn và lập kế hoạch cho ngày của mình với Friday.
