Với Google Sheets, bạn có thể tạo ra những bảng tính phức tạp, cộng tác ở thời gian thực với đội nhóm của mình và thậm chí tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác như Gmail và Google Calendar. Để khai thác triệt để sức mạnh của Google Sheets, hiểu rõ những bí kíp, mẹo và lời tắt tốt nhất là điều quan trọng. Giống như các sách phép thuật chúng tôi đã chia sẻ về cách sử dụng mẹo của Gmail và các phép thuật trong Excel, hướng dẫn này nhằm giúp bạn điều hướng trong Google Sheets một cách dễ dàng.
Google Sheets 101
Di chuyển trên chiếc thảm ma thuật
Trước hết, hãy làm quen với chiếc thảm ma thuật của bạn – Google Sheets. Công cụ bảng tính trực tuyến này, tương tự Excel của Microsoft, có thể thay đổi trò chơi nếu bạn biết cách sử dụng một cách hiệu quả. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các khái niệm cơ bản của giao diện Google Sheets để bạn có lợi thế từ đầu.
Khi bạn mở Google Sheets, bạn sẽ thấy trang chủ. Đó là nơi bạn có thể truy cập vào các bảng tính gần đây, tạo bảng tính mới hoặc mở một mẫu. Giao diện chính của một bảng tính Google bao gồm một lưới ô, được định danh bằng các hàng có số và các cột có số.
Ở phía trên trang, bạn sẽ thấy thanh menu, với các tùy chọn như File, Chỉnh sửa, Xem, Chèn, Định dạng, Dữ liệu, Công cụ và Trợ giúp. Mỗi trong số những menu này sẽ mở ra một danh sách thả xuống các lệnh liên quan đến danh mục đó. Ví dụ, dưới “File”, bạn có thể tạo tệp mới, mở tệp hiện có hoặc lưu công việc hiện tại của mình.
Dưới thanh menu là thanh công cụ tiêu chuẩn. Nó bao gồm các lệnh thông thường như Hoàn tác, Làm lại, In, Thiết lập định dạng và nhiều hơn nữa. Tiếp theo, có thanh công thức, nơi bạn có thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu và công thức trong ô đang chọn.
Ở phía bên phải giao diện, bạn sẽ thấy phần “Cuộc trò chuyện và bình luận” (nếu bạn đang cộng tác với người khác) và nút “Khám phá”, cung cấp thông tin và phân tích về dữ liệu của bạn.
Tạo và lưu một chiếc thảm ma thuật mới
Bây giờ bạn đã quen với giao diện, hãy bước vào việc tạo và lưu một bảng tính Google mới.
Để tạo một bảng tính mới, bạn chỉ cần nhấp vào nút “+ Mới” lớn ở phía trái của trang chủ và chọn “Google Sheets”. Bạn cũng có thể vào “File” trong thanh menu và chọn “Bảng tính mới”.
Đối với việc lưu công việc của bạn, Google Sheets có một tính năng tiện ích tự động lưu mọi thay đổi bạn thực hiện. Bạn không cần nhấn nút lưu sau mỗi vài phút – Google Sheets sẽ lo cho bạn. Tuy nhiên, việc đặt tên phù hợp cho bảng tính của bạn vẫn là điều tốt. Để làm điều này, hãy nhấp vào “Bảng tính chưa có tiêu đề” ở trên và nhập tên mà bạn muốn.
Hãy nhớ rằng việc thành thạo Google Sheets, giống như các công cụ khác, đòi hỏi thời gian và thực hành. Hãy khám phá và thử nghiệm. Và nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các công cụ khác, hãy xem các bài viết về mẹo, lời tắt và mẹo cho Excel và mẹo, lời tắt và mẹo cho Notion. Excel và Notion đều có những tính năng độc đáo riêng có thể bổ sung cho kiến thức về Google Sheets của bạn và giúp bạn trở thành một chuyên gia thực sự về hiệu suất làm việc.
Hãy theo dõi để có thêm nhiều mẹo, lời tắt và mẹo để giúp bạn trở thành một bậc thầy của Google Sheets!
Mẹo Google Sheets
Áp dụng các công thức cơ bản
Để tận hưởng Google Sheets, một trong những cái kỳ quặc đầu tiên để làm quen là sử dụng các công thức cơ bản. Các công thức là thành phần trung tâm của bất kỳ bảng tính nào, mang đến cho bạn khả năng thực hiện các phép tính, phân tích dữ liệu và tự động hóa các tác vụ.
Để sử dụng một công thức, bạn bắt đầu bằng dấu bằng =, sau đó là tên công thức và các đối số. Ví dụ, =SUM(A1:A10) sẽ cộng tất cả các số trong các ô từ A1 đến A10. Google Sheets cũng hỗ trợ nhiều công thức khác như AVERAGE, COUNT, MIN, MAX và nhiều hơn nữa. Đừng quên rằng bạn luôn có thể sử dụng nút FX gần thanh công thức để đăng ký trợ giúp về cú pháp và đối số.
Nhập dữ liệu
Không có uống thuốc nào hoàn chỉnh mà không có thành phần. Nhập dữ liệu vào Google Sheets là một nhiệm vụ dễ dàng. Nhấp vào File > Nhập và chọn tệp từ thiết bị của bạn, Google Drive hoặc thậm chí qua URL. Google Sheets hỗ trợ nhiều loại tệp, bao gồm .xls (từ Excel), .csv, .txt và nhiều hơn nữa.
Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ một bảng tính Google khác bằng cách sử dụng công thức IMPORTRANGE. Điều này rất hữu ích khi làm việc với nhiều bảng tính và cần lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau.
Định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện là một phép thuật mạnh mẽ trong Google Sheets cho phép bạn thay đổi định dạng của ô, dòng và cột dựa trên nội dung của chúng. Đây là một cách dễ dàng để phân tích dữ liệu một cách trực quan, làm nổi bật xu hướng và nhận ra các giá trị ngoại lệ.
Để sử dụng định dạng có điều kiện, hãy chọn các ô bạn muốn định dạng, sau đó nhấp vào Định dạng > Định dạng có điều kiện. Bạn có thể đặt các điều kiện dựa trên giá trị ô, phạm vi ngày hoặc thậm chí công thức tùy chỉnh. Sau khi định dạng được xác định, chọn kiểu định dạng mà bạn mong muốn (như thay đổi màu ô hoặc kiểu chữ).
Đóng băng hàng và cột
Đóng băng hàng và cột trong Google Sheets giúp bạn giữ các phần đó hiển thị khi bạn cuộn qua các dữ liệu còn lại. Điều này hữu ích khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn và bạn cần giữ các tiêu đề hoặc nhãn.
Để đóng băng một hàng hoặc cột, hãy chọn Xem > Đóng băng. Chọn số hàng hoặc cột bạn muốn đóng băng hoặc chọn tùy chọn để đóng băng đến ô hiện tại.
Đừng quên rằng việc thành thạo những bí kíp này không chỉ cải thiện kỹ năng của bạn với Google Sheets mà còn đáng kể nâng cao năng suất của bạn. Để có thêm mẹo về năng suất, bạn cũng có thể xem những bài viết về mẹo, lời tắt và mẹo cho Excel và mẹo, lời tắt và mẹo cho Notion. Chúc bạn có những bảng tính vui vẻ!
Mẹo và Mẹo Google Sheets nâng cao
Tận dụng tối đa Google Sheets cho phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phần quan trọng của nhiều công việc, và Google Sheets là một cây diều ma thuật mạnh mẽ bạn có thể sử dụng để sắp xếp dữ liệu và trích xuất thông tin có ý nghĩa.
Trước tiên, bảng tổng hợp dữ liệu là một công cụ rất hữu ích khi bạn muốn tóm tắt các bộ dữ liệu lớn. Nó giúp bạn phân tích và hiểu các dữ liệu phức tạp bằng cách cung cấp một phiên bản tóm tắt. Để tạo bảng tổng hợp dữ liệu, hãy chọn phạm vi dữ liệu của bạn, truy cập “Dữ liệu” trong menu và chọn “Bảng tổng hợp”.
Thứ hai, Google Sheets có sẵn nhiều hàm tích hợp như COUNT, SUM, AVERAGE, MAX và MIN, giúp bạn thực hiện các tính toán trên dữ liệu của mình. Những hàm này có thể truy cập qua thanh công thức ở đầu trang bảng tính của bạn.
Cuối cùng, Google Sheets cũng cho phép bạn tạo biểu đồ. Biểu đồ này giúp bạn nhận ra xu hướng, so sánh và rút ra kết luận một cách hiệu quả hơn. Bạn chỉ cần làm nổi bật dữ liệu, nhấp vào “Chèn” trong menu trên cùng và chọn “Biểu đồ”. Từ đó, bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Nếu bạn quen với các mẹo, lời tắt và mẹo cho Excel, bạn sẽ thấy rằng rất nhiều trong số chúng cũng áp dụng cho Google Sheets và có thể giúp cải thiện hiệu suất phân tích dữ liệu.
Biến Google Sheets thành cây đèn thần cho quản lý dự án
Google Sheets không chỉ là một công cụ quản lý dữ liệu, mà còn là một nền tảng toàn diện bạn có thể sử dụng để quản lý dự án. Với các kỹ thuật phù hợp, bạn có thể biến Google Sheets thành một công cụ quản lý dự án giúp bạn theo dõi công việc và thời hạn của mình.
Một cách sử dụng Google Sheets cho quản lý dự án là tạo một biểu đồ Gantt. Loại biểu đồ này giúp bạn visualise thời gian của dự án, theo dõi tiến trình và quản lý các công việc. Để tạo biểu đồ Gantt, bạn sẽ cần sử dụng một kết hợp của biểu đồ cột chồng và điều chỉnh màu của loạt dữ liệu đầu tiên thành trong suốt.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các công việc dựa trên trạng thái hoặc hạn chế thời gian. Ví dụ, bạn có thể đặt các quy tắc để thay đổi màu ô nếu công việc bị trễ hoặc hoàn thành.
Cuối cùng, Google Sheets có thể tích hợp với các công cụ khác trong Google Workspace như Google Calendar và Google Tasks. Điều này cho phép bạn đặt nhắc nhở, lập lịch công việc và cuộc họp và theo dõi các hạn chế quan trọng từ trực tiếp trong Google Sheets của bạn.
Để biết thêm mẹo về quản lý công việc và lịch trình của bạn, hãy xem các mẹo, lời tắt và mẹo cho Google Calendar.
Bằng cách học cách sử dụng Google Sheets vượt qua các chức năng cơ bản, bạn có thể khai thác tối đa tiềm năng của nó và cải thiện hiệu suất của mình cả trong phân tích dữ liệu và quản lý dự án. Dù bạn là một nhà phân tích dữ liệu, quản lý dự án hoặc chỉ đơn giản là một người muốn tận dụng tối đa công cụ này, những mẹo và mẹo nâng cao này sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia Google Sheets thực thụ.
Rút gọn Google Sheets
Một trong những lợi ích của việc sử dụng Google Sheets là khả năng truy cập vào nhiều lựa chọn viết tắt, giúp bạn đơn giản hóa công việc và tiết kiệm thời gian quý báu. Hãy cùng khám phá một số viết tắt đó có thể biến bạn thành một nhà phù thuỷ Google Sheets thực sự trong thời gian ngắn.
Viết tắt bàn phím cho điều hướng
Di chuyển giữa các ô và tab có thể là một thử thách. May mắn thay, Google Sheets có một loạt các viết tắt bàn phím để làm cho quá trình này hiệu quả hơn. Dưới đây là một số viết tắt mà bạn có thể sử dụng:
- Di chuyển đến đầu hàng: Ctrl + Mũi tên trái
- Di chuyển đến cuối hàng: Ctrl + Mũi tên phải
- Di chuyển giữa các tab mở: Ctrl + Shift + Page up/Page down
Hãy thử chúng và bạn sẽ dễ dàng điều hướng qua các bảng tính của mình như một chuyên gia!
Viết tắt bàn phím cho nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu có thể là một nhiệm vụ tẻ nhạt, nhưng những viết tắt trong Google Sheets này có thể làm cho nó dễ dàng hơn:
- Điền một phạm vi ô với nội dung của ô hiện tại: Ctrl + Enter
- Bắt đầu một dòng mới trong cùng một ô: Alt + Enter
- Sao chép và dán dữ liệu: Ctrl + C và Ctrl + V tương ứng
Những viết tắt này sẽ làm cho việc nhập dữ liệu của bạn nhanh hơn và ít gặp lỗi hơn.
Viết tắt bàn phím cho lựa chọn
Chọn các ô, hàng hoặc cột là một nhiệm vụ thường xuyên trong Google Sheets. Hãy xem một số viết tắt có thể giúp bạn tiến tới quá trình này:
- Chọn cả một cột: Ctrl + Space
- Chọn cả một hàng: Shift + Space
- Chọn tất cả các ô: Ctrl + A
Sau khi bạn bắt đầu sử dụng những viết tắt này, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào bạn đã làm trước khi không sử dụng chúng!
Nhớ rằng việc thành thạo những viết tắt này không chỉ cải thiện kỹ năng của bạn với Google Sheets mà còn giúp bạn trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Nếu bạn đã thấy những viết tắt này hữu ích, bạn cũng có thể xem các hướng dẫn của chúng tôi về mẹo, lời tắt và mẹo cho Excel hoặc mẹo, lời tắt và mẹo cho Notion để nâng cao hơn nữa bộ công cụ hiệu suất của bạn!
Kết luận: Sử dụng Magical để tự động điền các bảng
Google Sheets, với tính linh hoạt và giao diện thân thiện của nó, là một đồng minh mạnh mẽ trong bộ công cụ hiệu suất của bạn. Và với Magical, bảng tính của bạn sẽ được tự động điền thông tin từ tab đang mở chỉ với một nhấp chuột. Không cần sao chép-dán hoặc công việc lặp đi lặp lại. Nó hoạt động… như thần kỳ.
Magical là một tiện ích mở rộng miễn phí cho Chrome giúp cải thiện Google Sheets. Với Magical, bạn có thể điền toàn bộ bảng tính với thông tin từ tab đang mở chỉ với một nhấp chuột duy nhất. Không còn cần sao chép-dán hoặc nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Nó hoạt động… như phép thuật.
Hãy tải tiện ích Chrome Magical miễn phí ngay bây giờ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, lưu các mẫu tin nhắn mà bạn có thể sử dụng ở bất kỳ đâu và tự động điền vào biểu mẫu hoặc bảng tính bằng cách trích xuất thông tin từ tab đang mở. (Không cần sao chép-dán nữa!) Hãy thử ngay bây giờ để khám phá cách bạn có thể tiết kiệm trung bình 7 giờ mỗi tuần.
Tôi có thể sử dụng Google Sheets ở chế độ ngoại tuyến không?
Tất nhiên! Google Sheets cung cấp chế độ ngoại tuyến cho phép bạn tiếp tục làm việc trên các bảng tính của mình ngay cả khi không kết nối Internet. Để kích hoạt tính năng này, bạn cần vào cài đặt Google Drive và chọn “Hoạt động ngoại tuyến”. Đừng quên thiết lập điều này khi bạn vẫn đang kết nối Internet. Khi đã kích hoạt, các tệp mới nhất sẽ được đồng bộ hóa và sẵn có ngoại tuyến. Tuy nhiên, tất cả các thay đổi trên chế độ ngoại tuyến chỉ được đồng bộ hóa khi bạn kết nối lại Internet.
Google Sheets có an toàn không?
Đảm bảo rằng Google Sheets đảm bảo an toàn dữ liệu của bạn. Google sử dụng phương pháp mã hóa mạnh để bảo vệ dữ liệu của bạn trong quá trình “yên ngủ” trong trung tâm dữ liệu của họ và trong quá trình “truyền” giữa trung tâm dữ liệu và thiết bị của bạn. Họ cũng cung cấp xác thực hai yếu tố để bảo vệ thêm. Tuy nhiên, tương tự như bất kỳ nền tảng trực tuyến nào khác, bạn cần tuân thủ các thói quen bảo mật tốt như thay đổi mật khẩu đều đặn và cẩn thận với các email hoặc liên kết đáng ngờ. Để biết thêm mẹo về an ninh trực tuyến, hãy xem các mẹo, lời tắt và mẹo cho Gmail của chúng tôi.
Google Sheets có thể xử lý các bộ dữ liệu lớn không?
Google Sheets hoàn toàn có thể xử lý các bộ dữ liệu lớn. Hiện tại, một tài liệu Google Sheets đơn có thể chứa đến 5 triệu ô. Tuy nhiên, khi bảng tính của bạn phát triển, bạn có thể gặp phải hiệu suất chậm. Điều này sẽ phụ thuộc chủ yếu vào sự phức tạp của dữ liệu và các công thức bạn sử dụng. Nếu bạn thấy Google Sheets chạm chán với các bộ dữ liệu lớn, bạn có thể xem xét sử dụng Excel cho phân tích dữ liệu mạnh mẽ hơn. Để nâng cao kỹ năng Excel của bạn, đừng ngần ngại xem trang của chúng tôi về mẹo, lời tắt và mẹo cho Excel.
Hãy nhớ rằng Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ, nhưng không có công cụ nào hữu ích trừ khi bạn biết cách sử dụng nó. Tiếp tục thực hành, giữ tinh thần tò mò và khám phá thêm nhiều mẹo, lời tắt và mẹo nữa!
