Mặc dù có rất nhiều tính năng tiên tiến, Google Sheets vẫn có thể gây khó khăn trong công việc của bạn, đặc biệt khi làm việc với các tệp tin lớn. Ngoài việc hoạt động chậm và hạn chế tính năng ngoại tuyến, Sheets cũng có thể gặp sự cố khi tệp của bạn trở nên quá lớn. Nó cũng có thể bắt đầu chậm lại (và cuối cùng đóng băng) nếu bạn làm việc với quá nhiều công thức hoặc cộng tác với nhiều người dùng cùng một lúc.
Bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi tại sao Google Sheets vẫn gặp sự cố? Bài viết này sẽ giải thích tất cả các nguyên nhân có thể khiến Google Sheets gặp sự cố và cung cấp một giải pháp vững chắc cho vấn đề này.
Những giới hạn của Google Sheets
Hơn 900 triệu người sử dụng Google Sheets hàng tháng. Trong số lượng người dùng khổng lồ này, một số người dùng thường xuyên gặp vấn đề về hiệu suất và sự cố của ứng dụng.
Hãy đi sâu vào bốn nguyên nhân chính.
1. Tệp tin lớn và nhiều trang có thể làm quá tải nền tảng
Mặc dù Google Sheets cung cấp giao diện và tính năng linh hoạt, nó bị giới hạn mạnh mẽ về số liệu mà nền tảng có thể xử lý. Nếu bảng tính của bạn trở nên quá lớn, tiệm cận ngưỡng tối đa 10 triệu ô, Google Sheets sẽ bắt đầu chậm lại và cuối cùng làm đóng.
Nếu bảng tính của bạn có quá nhiều trang, công thức phức tạp được áp dụng trên các tab khác nhau hoặc các hành động kiểm tra dữ liệu nâng cao, trình duyệt của bạn sẽ bị chậm lại trước khi trở thành không phản ứng.
2. Bộ nhớ cache trong trình duyệt có thể làm chậm hiệu suất
Vì Google Sheets là một nền tảng dựa trên trình duyệt, một lượng nhất định bộ nhớ được cấp cho tab Sheets của bạn. Nền tảng này xử lý các hành động của bạn theo thời gian thực. Quá trình này chậm lại nếu bộ nhớ được cấp phát đã hết và tab cuối cùng bị đóng.
Bên cạnh đó, trình duyệt của bạn cũng tích lũy dữ liệu khi bạn duyệt trên mạng và thực hiện các hành động khác nhau. Càng nhiều bộ nhớ cache tích lũy trong trình duyệt của bạn, Google Sheets càng mất nhiều thời gian để xử lý dữ liệu theo thời gian thực. Kết quả là hiệu suất chậm và sự cố thường xuyên.
3. Nhiều người dùng hoạt động cùng một lúc có thể tạo áp lực
Một vấn đề lớn khác khi sử dụng Google Sheets có thể là chức năng cộng tác. Khi nhiều người dùng làm việc cùng một lúc trên một bảng tính, nền tảng phải nhanh chóng xử lý nhiều dữ liệu và thực hiện các cập nhật cần thiết. Quá trình tính toán và xử lý dữ liệu liên tục này làm chậm hệ thống của bạn, dẫn đến sự cố.
4. Sử dụng quá nhiều công thức có thể làm quá tải hệ thống
Sử dụng công thức trong Google Sheets cũng có thể gây ra vấn đề hiệu suất. Mỗi khi bạn thay đổi một ô liên quan đến một công thức, nền tảng sẽ tính toán lại công thức cho tất cả các ô liên quan. Nếu bạn thay đổi nhiều ô trong một bảng tính có nhiều công thức, nền tảng phải liên tục tính toán lại dữ liệu. Điều này tạo ra một tải công việc quá lớn cho hệ thống.
Ngoài ra, sử dụng công thức với các phụ thuộc giữa các trang khác nhau cũng có thể kích hoạt một chuỗi tính toán to lớn hơn. Điều này tạo ra một tác vụ xử lý to lớn, mất thời gian và cần sức mạnh tính toán.
Tại sao kích thước tệp Google Sheets của tôi trở nên quá lớn?
Bảng tính của bạn gặp sự cố liên tục, nhưng bạn không chắc chắn rằng tệp Google Sheets của bạn trở nên quá lớn (và gây rắc rối). Đây là một số nguyên nhân có thể xảy ra:
- Tệp của bạn chứa một lượng lớn dữ liệu, tiệm cận giới hạn về số hàng, cột hoặc ô của Google Sheets.
- Bạn đã nhúng hình ảnh độ phân giải cao hoặc định dạng đa phương tiện khác vào bảng tính của mình.
- Bạn đã áp dụng định dạng tùy chỉnh nặng và các kịch bản bổ sung bằng cách sử dụng tích hợp.
- Tệp của bạn bao gồm nhiều công thức phức tạp và trong bảng, có các phụ thuộc khác nhau.
- Bạn đã tạo các quy tắc kiểm tra dữ liệu phức tạp tham chiếu đến nhiều ô.
Đây là phần khó khăn: tìm và giải quyết từng vấn đề này sẽ mất rất nhiều thời gian, thậm chí cả ngày.
Vì vậy, nếu Google Sheets vẫn gặp sự cố với bạn, cái gì là giải pháp tốt nhất, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với các tệp bảng tính lớn?
Một cách dễ dàng để làm việc với bảng tính quá lớn cho Google Sheets
Nếu bạn cần một nền tảng bảng tính không bị gián đoạn để:
- Làm việc với các bảng tính lớn.
- Duyệt qua các tập dữ liệu rất lớn.
- Cộng tác với đội ngũ của bạn.
- Sử dụng các công thức phức tạp.
- Thực hiện kiểm tra dữ liệu.
Vậy bạn đến đúng nơi.
Gigasheet được thiết kế đặc biệt để cho phép người dùng như bạn tận hưởng sự tiện lợi của các bảng tính với tốc độ của dữ liệu lớn để làm việc với bất kỳ tập dữ liệu nào. Bạn có thể tải lên hoặc tạo tệp tin với đến 1 tỷ hàng và tổ chức dữ liệu của bạn một cách hiệu quả.
Dưới đây là một ví dụ khi tôi tải lên một tệp tin với 4,3 triệu ô vào Gigasheet và nó được xử lý trong vài giây.
Hãy đọc bài viết về lần tôi tải lên một tệp tin hơn 140 GB vào Gigasheet và kết quả của trải nghiệm của tôi!
Với Gigasheet, bạn có thể làm mọi thứ có thể trong Google Sheets và vượt xa với API Gigasheet để vận hành dữ liệu của bạn. Các trợ lý bảng được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo và các tính năng tùy chỉnh của Gigasheet là những tính năng khác mà bạn có thể thử.
Vì vậy, nếu bạn muốn làm việc trên một bảng tính lớn nhưng không có thời gian sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu phức tạp, Gigasheet có thể làm phần lớn công việc xử lý dữ liệu của bạn nhanh chóng và chính xác.
Làm thế nào để giảm kích thước tệp Google Sheets trong 4 bước
Hãy xem một số cách đã được chứng minh để giảm kích thước tệp tin của bạn và tránh sự cố Google Sheets lặp đi lặp lại.
1. Giới hạn định dạng và chọn sự nhẹ nhàng
Mặc dù định dạng có thể giúp bạn tổ chức dữ liệu và làm cho bảng tính của bạn dễ nhìn hơn, nó cũng có thể làm cho tệp tin của bạn nặng nề hơn. Có quá nhiều quy tắc định dạng điều kiện có nghĩa rằng trình duyệt của bạn cần nhiều bộ nhớ hơn để xử lý tất cả các quy tắc này.
Làm cho bảng tính của bạn thoải mái bằng cách loại bỏ các điều kiện định dạng không cần thiết và giảm kích thước tệp tin bằng cách sử dụng các tùy chọn định dạng tối thiểu. Nếu bạn sử dụng một chủ đề, hãy loại bỏ nó và kiểm tra các quy tắc định dạng điều kiện của bạn để giải quyết các vấn đề quan trọng nhất.
2. Tránh áp dụng quá nhiều công thức
Một lưu ý thực hành khác để duy trì kích thước bình thường của tệp tin Google Sheets của bạn là giảm số lượng công thức bạn sử dụng trong toàn bộ bảng tính của mình. Bạn có thể sử dụng các hàm tích hợp thay vì áp dụng công thức để duy trì hiệu suất tối ưu.
Bạn cũng nên cẩn thận khi sử dụng công thức trong bảng nâng cao vì chúng áp dụng cho các dải lớn và có thể tiêu thụ quá nhiều công suất xử lý. Hơn nữa, bạn có thể thử tạo một số công thức tổng hợp áp dụng cho một dải ô thay vì sử dụng quá nhiều công thức cho mỗi hành động nhỏ.
3. Giảm số lượng bảng tính trong bảng tính
Một tệp tin Google Sheets duy nhất có thể thu thập nhiều dữ liệu khi được chia sẻ giữa nhiều người dùng. Lịch sử phiên bản và bình luận thường làm tăng kích thước tệp tin và gây ra sự cố thường xuyên.
Nếu bạn sử dụng một tệp tin trong việc cộng tác, hãy đảm bảo kiểm tra lại bảng tính của mình và chỉ giữ lại dữ liệu cần thiết một cách đều đặn. Bạn cần làm sạch bảng tính của mình thường xuyên để duy trì kích thước tốt mà không quá tải.
4. Tối ưu hóa hình ảnh và phương tiện truyền thông
Bạn cũng có thể giảm kích thước tệp tin bảng tính của mình bằng cách nén hình ảnh và các yếu tố truyền thông khác. Một hình ảnh độ phân giải cao có thể rất nặng và mất quá nhiều thời gian để xử lý. Khi bạn nén hình ảnh này, Google Sheets có thể xử lý nhanh chóng mà không sử dụng quá nhiều bộ nhớ.
Bạn cũng có thể thử liên kết hình ảnh thay vì thêm chúng vào tệp tin của bạn. Điều này sẽ định tuyến người dùng đến hình ảnh chính xác bên ngoài bảng tính của bạn và giữ kích thước tệp tin ở mức bình thường.
Hãy biến Google Sheets trở thành trò chơi dễ dàng!
Google Sheets là một nền tảng bảng tính mạnh mẽ, cho đến khi nó bắt đầu gặp sự cố.
Dù bạn đang làm việc trên một tệp tin lớn hay với quá nhiều người, điều đó có thể là lý do thực sự đằng sau sự cố Google Sheets.
Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp vĩnh viễn cho những vấn đề lặp đi lặp lại này, hãy thử Gigasheet. Đó là nhanh chóng, chính xác và không phiền toái. Hãy thử miễn phí ngay!
Để tìm hiểu thêm về các phương pháp tốt nhất của Google Sheets và những mẹo khác để nâng cao năng suất của bạn, hãy truy cập Crawlan.com.
