Lorsque je travaillais dans un cabinet d’avocats, j’ai édité de nombreux documents modèles, tels que des lettres de mandat, des affidavits et des factures. Parce que la loi est la loi, il n’y avait absolument aucune marge d’erreur. Ma seule stratégie pour m’assurer de remplir chaque document avec précision était simplement d’être très, très prudente. (Je n’ai jamais dit que c’était une excellente stratégie.)
Les traitements de texte tels que Google Docs ont beaucoup évolué depuis. Maintenant, vous pouvez utiliser des variables dans Google Docs pour simplifier le processus de création et de modification de modèles.
Ici, je vais vous montrer comment utiliser des variables dans Google Docs pour créer et remplir votre modèle.
Qu’est-ce que les variables dans Google Docs ?
Les variables dans Google Docs vous permettent d’insérer des données dynamiques, telles que des noms, des dates et des adresses, dans votre document. Vous entrez la valeur de la variable une fois, puis Google Docs met à jour le reste. De cette façon, vous pouvez remplir les champs répétitifs en même temps, en assurant une cohérence tout au long de votre document.
Note : Les variables dans Google Docs sont actuellement disponibles uniquement sur les comptes Google éligibles pour les écoles ou le travail.
Comment utiliser des variables dans Google Docs
Il existe plusieurs façons d’insérer des variables dans Google Docs. D’après mon expérience, voici la méthode la plus rapide pour le faire. (Je vais utiliser une lettre d’adoption de chien comme modèle.)
- Ouvrez votre modèle (ou un nouveau document) dans Google Docs.
- Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer une variable. Tapez @, puis cliquez sur Variable (sous la section Smart Chips) ou entrez Variable.
- Dans le menu Variables, cliquez sur Insérer une nouvelle variable.
- Dans la fenêtre Créer une variable qui apparaît, entrez un Nom de variable reconnaissable. Cliquez ensuite sur Créer.
- Pour définir la valeur de la variable (le texte qui s’affiche pour cette variable dans cette version particulière de votre modèle), cliquez sur la zone où il est indiqué Aucune valeur pour cette variable.
- Google Docs ajoutera un contour épais autour de la première occurrence de cette variable directement dans le document et mettra en évidence les occurrences suivantes. Entrez la valeur dans la première occurrence. Dans cet exemple, j’ai entré le nom du chien qui sera bientôt adopté, Taco.
Note : Google Docs modifie automatiquement le texte de la variable pour correspondre au format du texte environnant. Par exemple, si le texte environnant est en gras, votre texte de variable sera également en gras.
C’est tout ! Il suffit de répéter les étapes ci-dessus pour ajouter de nouvelles variables à votre modèle.
Modifier une variable dans Google Docs
Idéalement, de nombreux chiens sont adoptés. Chaque fois que vous envoyez une lettre d’adoption, il vous suffit de modifier une seule variable dans le document, d’appuyer sur Entrée et chaque autre occurrence sera automatiquement mise à jour pour correspondre.
Note : Vous ne pouvez modifier la valeur de la variable que dans le document, pas dans le panneau Variables.
Cas d’utilisation des variables dans Google Docs
Il existe de nombreuses façons d’utiliser des variables dans Google Docs pour simplifier vos flux de travail quotidiens. Voici quelques idées pour vous aider à commencer.
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Ressources humaines et recrutement : Si vous avez des lettres modèles, telles que des offres d’emploi et des accords de résiliation, utilisez des variables pour mettre à jour le nom du destinataire et la date de début ou de fin.
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Marketing : Mettez à jour les courriels de marketing modèles, tels que les messages de bienvenue et les demandes de commentaires, avec le nom du client et les liens pertinents.
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Comptabilité : Vous envoyez des factures ? Utilisez des variables pour remplir automatiquement les occurrences répétées du montant dû et de la date d’échéance du paiement.
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Commerce électronique : Si vous envoyez des courriels après un achat, tels que des messages de confirmation et des remerciements, utilisez des variables pour mettre à jour le nom du produit et le numéro de commande.
Automatiser Google Docs
Les variables dans Google Docs sont pratiques, mais elles manquent encore de quelques fonctionnalités pour automatiser complètement le processus de remplissage de modèles de documents.
Avec Zapier, vous pouvez connecter Google Docs à des milliers d’autres applications, y compris Google Sheets et Google Forms. De cette façon, vous pouvez automatiquement effectuer des actions telles que remplir un modèle Google Docs et créer de nouveaux modèles en fonction des réponses aux formulaires.
Voici quelques workflows pour vous aider à démarrer.
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